Tato praktická doporučení slouží jako vodítko pro správní útvary EU ohledně používání 24 úředních jazyků EU při komunikaci s veřejností. Vyplývají z veřejné konzultace provedené evropskou veřejnou ochránkyní práv a zohledňují připomínky orgánů, institucí a jiných subjektů EU k návrhu doporučení.

Jednotlivé orgány, instituce a jiné subjekty EU by měly:

1. zavést jasně definovanou politiku používání úředních jazyků EU, v níž budou stanoveny jednotlivé jazyky, které se používají v konkrétních typech situací (například při veřejných konzultacích, správních postupech, kontaktech s tiskem nebo používání sociálních médií);

2. zveřejnit tuto politiku na svých internetových stránkách ve všech úředních jazycích ve snadno přístupném formátu;

3. zajistit, aby tato politika byla dodržována a důsledně uplatňována v celé organizaci, například přidělením tohoto úkolu oddělení nebo týmu, vytvořením funkce specializovaného „pracovníka pro jazyky“ nebo prostřednictvím zvláštního oddílu ve výroční zprávě;

4. zajistit, aby případná omezení používání úředních jazyků byla objektivní, přiměřená a transparentní. Jazyková omezení by se neměla ukládat výhradně kvůli nákladům nebo nedostatku času, ale především po posouzení dopadů a významu informací pro konkrétní skupiny zúčastněných stran a veřejnost;

5. pokud se uplatňují jazyková omezení, zveřejnit souhrny klíčových otázek ve všech úředních jazycích, nebo pokud možno v co největším počtu úředních jazyků;

6. zpřístupnit ve všech úředních jazycích ty části internetových stránek, které jsou předmětem zvláštního zájmu veřejnosti. To by se mělo týkat minimálně domovské stránky a stránek s informacemi o roli dané organizace a jejími kontaktními údaji;

7. zajistit, aby občané, kteří píší správnímu útvaru EU v úředním jazyce podle svého výběru, v přiměřené lhůtě obdrželi odpověď v témže jazyce;

8. usilovat o zpřístupnění veřejných konzultací ve všech úředních jazycích na začátku konzultačního postupu. Pokud není možné zveřejnit všechny dokumenty související s konzultací ve všech úředních jazycích, jasně uvést, že příspěvky jsou přijímány ve všech úředních jazycích;

9. pokud možno sdílet překladatelské zdroje s cílem snížit náklady a zajistit, že občané získají více informací ve více jazycích;

10. co nejvíce využívat veškeré dostupné překladatelské nástroje a technologie.