Antecedentes de la denuncia

1. En octubre de 2015, el denunciante solicitó a la Agencia Ejecutiva del Consejo Europeo de Investigación [2] («la Agencia») que le concediera acceso a determinados documentos en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. La Agencia concedió acceso parcial a siete documentos y acceso total a un documento. Precisó que, en virtud del Reglamento 1049/2001, solo pueden tomarse en consideración los documentos que obren en poder de la Agencia, es decir, los documentos procedentes de la Agencia o recibidos por ella y que obren en su poder.

2. En noviembre de 2015, el denunciante solicitó a la Agencia que le concediera acceso, entre otros documentos, a dos correos electrónicos enviados desde la cuenta de correo electrónico privada del presidente del Consejo Científico de la Agencia a los miembros del Consejo Científico [3].

3. En diciembre de 2015, la Agencia respondió al denunciante afirmando que los dos correos electrónicos en cuestión no estaban en su poder, ya que habían sido enviados desde la cuenta de correo electrónico privada del presidente. Por lo tanto, la Agencia no pudo conceder acceso a esta correspondencia al reclamante.

4. Insatisfecho con la respuesta de la Agencia, y teniendo en cuenta que los correos electrónicos enviados desde la cuenta de correo electrónico privada del presidente estaban relacionados con el trabajo, el reclamante recurrió al Defensor del Pueblo Europeo para quejarse de la negativa de la Agencia a divulgar los correos electrónicos.

La investigación

5. La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre las siguientes cuestiones planteadas en la reclamación:

1) La ERCEA debe solicitar los correos electrónicos en disputa enviados desde la cuenta de correo electrónico privada del Presidente a los miembros del Consejo Científico.

2) A continuación, la AECEI debe conceder al reclamante acceso a esos correos electrónicos.

6. En el curso de la investigación, la Agencia obtuvo las copias de los dos correos electrónicos en cuestión del Presidente y posteriormente concedió acceso parcial a ellos. A raíz de la comunicación de esta información al Defensor del Pueblo, el equipo de investigación del Defensor del Pueblo llevó a cabo una inspección en los locales de la Agencia.

Evaluación del Defensor del Pueblo

7. De conformidad con los principios de buena administración, la Agencia obtuvo del Presidente copias de los dos correos electrónicos en cuestión y los entregó al denunciante, aunque en una versión expurgada. Como tal, la Agencia ha resuelto los problemas identificados inicialmente.

8. Sin embargo, sigue existiendo la cuestión de si la Agencia actuó correctamente al conceder al reclamante solo un acceso parcial a los dos correos electrónicos en cuestión.

9. La Agencia declaró que la divulgación parcial estaba justificada sobre la base del artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001. Esta disposición establece que las instituciones denegarán el acceso a un documento cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de la intimidad y la integridad de la persona, en particular de conformidad con la legislación de la UE en materia de protección de datos personales. La Agencia, tras obtener copias de los dos correos electrónicos, consultó al Presidente sobre su posible divulgación. El Presidente está de acuerdo en principio con la divulgación de los correos electrónicos. Además, la Agencia tuvo que redactar determinadas partes de los correos electrónicos para proteger los datos personales de otras personas, en particular los nombres y las direcciones de correo electrónico de los destinatarios de los correos electrónicos, así como los nombres de las personas mencionadas en el texto de los correos electrónicos.

10. En sus observaciones sobre la respuesta anterior de la Agencia, el reclamante acusó recibo de los dos correos electrónicos en una versión expurgada. Pensó, sin embargo, que los dos correos electrónicos estaban tan fuertemente redactados que era difícil darles sentido. También sospechaba que se había ocultado mucho más que los datos personales y, por lo tanto, deseaba obtener los correos electrónicos en su totalidad, excepto los datos personales, habida cuenta del interés público en este asunto.

11. A continuación, el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo llevó a cabo una inspección del expediente de la Agencia, que contenía las versiones no expurgadas de los dos correos electrónicos en cuestión, y también celebró una reunión con los representantes de la Agencia para formular determinadas preguntas relacionadas con la inspección.

12. Tras inspeccionar la versión completa de los dos correos electrónicos, el Defensor del Pueblo observa que las partes expurgadas constituyen efectivamente el tipo de información y declaraciones que pueden estar cubiertas por la excepción destinada a proteger la privacidad y la integridad de las personas. En este contexto, cabe señalar que esto está enmarcado en términos imperativos y, por lo tanto, las instituciones están obligadas a denegar el acceso a los documentos que entran en su ámbito de aplicación. En cuanto a la obligación de motivación relativa a la aplicabilidad de la excepción invocada, el Defensor del Pueblo señala que, si bien corresponde a la institución de que se trate demostrar que los documentos a los que se solicita el acceso están comprendidos efectivamente en la excepción invocada, a veces puede ser imposible motivar plenamente la necesidad de confidencialidad sin revelar el contenido exceptuado del documento y, por lo tanto, privar a la excepción de su propia finalidad.

13. En cuanto al deseo del reclamante de que los dos correos electrónicos se divulguen en su totalidad teniendo en cuenta el interés público en el asunto, el Defensor del Pueblo señala que la excepción pertinente, en el artículo 4, apartado 1, letra b), no está sujeta, a diferencia de otras excepciones del Reglamento 1049/2001, a un interés público superior en la divulgación. Es una excepción absoluta.[4]

14. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que la Agencia aplicó correctamente las disposiciones del Reglamento 1049/2001 cuando decidió conceder solo un acceso parcial a los dos correos electrónicos en cuestión. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Agencia.

15. Por último, el Defensor del Pueblo señala que la Agencia actuó correctamente al considerar que los correos electrónicos enviados y recibidos de cuentas de correo electrónico privadas entran en el ámbito de aplicación del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 si se refieren a cuestiones profesionales relacionadas con las funciones de la Agencia. Acoge con satisfacción el compromiso declarado de la Agencia con los principios de apertura y transparencia.

Conclusión

Sobre la base de la investigación, el Defensor del Pueblo archiva este asunto con la siguiente conclusión:

El Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Agencia.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Agencia Ejecutiva del Consejo Europeo de Investigación.

Emily OŸReilly Defensora del Pueblo
Europeo

Estrasburgo, 21.12.2017

[1] Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43). Disponible en: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[2] La Agencia Ejecutiva del Consejo Europeo de Investigación (ERCEA) aplica la estrategia del Consejo Europeo de Investigación (ERC), establecida por el Consejo Científico, y se encarga de la administración cotidiana de las subvenciones. Más información disponible en: https://erc.europa.eu/about-erc/erc-executive-agency-ercea.

 [3] El Consejo Científico es el órgano rector del Consejo Europeo de Investigación y define la estrategia y las metodologías de financiación científica. Actúa en nombre de la comunidad científica en Europa para promover la creatividad y la investigación innovadora. Los miembros del Consejo Científico son nombrados por la Comisión Europea, siguiendo las recomendaciones de un comité independiente. El presidente del Consejo Científico es el presidente del Consejo Europeo de Investigación. La Agencia Ejecutiva del CEI aplica la estrategia del CEI establecida por el Consejo Científico y se encarga de la administración cotidiana de las subvenciones.

[4] Podrá divulgarse si se ajusta a lo dispuesto en el Reglamento (CE) n.o 45/2001 sobre protección de datos.