Antecedentes de la denuncia

1. El denunciante, diputado al Parlamento Europeo, deseaba información sobre los contactos que la Comisión Europea mantuvo con empresas privadas de TI para preparar su propuesta de Directiva sobre el registro de nombres de los pasajeros (PNR) ^{de la UE [1].} A tal fin, solicitó, en virtud del Reglamento de la UE sobre el acceso a los documentos (Reglamento (CE) no 1049/2001)^[2], «todos los documentos de la Comisión correspondientes a reuniones y contactos de grupos de presión de comisarios y funcionarios de la Comisión con (...) empresas especializadas en la creación y el mantenimiento de sistemas de registro de nombres de los pasajeros (PNR) o de información avanzada sobre los pasajeros (API) entre 2010 y la actualidad».

2. La Comisión concedió acceso parcial, tras la expurgación de datos personales [3], a tres cartas entre ella y una empresa y a dos informes sobre reuniones con partes interesadas del sector organizadas por la Dirección General de Migración y Asuntos de Interior (DG HOME) de la Comisión.

3. El denunciante solicitó una revisión [4] de la decisión de la Comisión y señaló que la Comisión no había identificado ningún correo electrónico que entrase en el ámbito de aplicación de la solicitud.

4. Tras una búsqueda renovada y específica de correos electrónicos, la Comisión identificó otros diecinueve documentos que entran en el ámbito de aplicación de la solicitud del reclamante, a saber, correos electrónicos intercambiados entre la DG HOME y varias empresas. Tras consultar a los autores de algunos de los correos electrónicos [5] y haber llevado a cabo su propio examen, la Comisión concedió un amplio acceso parcial a los documentos recientemente identificados, a reserva de la redacción de datos personales y sensibles desde el punto de vista comercial.

5. En un correo electrónico concreto, de 9 de febrero de 2015, enviado por una empresa informática a un miembro del personal de la DG HOME, la Comisión expurgó parte del contenido. La frase redactada en el correo electrónico publicado dice lo siguiente: «Recientemente hemos firmado un acuerdo para proporcionar [redactado]». La Comisión alegó que la expurgación estaba justificada en virtud de la excepción para la protección de los intereses comerciales del Reglamento (CE) no 1049/2001 [6].

6. La Comisión explicó que «las partes expurgadas se refieren a los clientes» de dicha empresa «y a sus contactos». Consideró que «esta información tiene valor comercial, en particular en el contexto competitivo en el que varias empresas compiten por un contrato», y que su divulgación socavaría los «intereses comerciales de la empresa en lo que respecta a sus clientes y su estrategia comercial, que son fundamentales en sus operaciones comerciales».

7. La Comisión dijo que había examinado si existía un interés público en la divulgación que pudiera prevalecer sobre los intereses comerciales protegidos por la excepción y justificar la divulgación del correo electrónico completo. La Comisión dijo que la demandante no había identificado ningún interés público de este tipo en su solicitud de reconsideración y que la Comisión tampoco podía identificar ningún interés público de este tipo. Así pues, la Comisión concluyó que, «en este caso, el interés público se beneficia mejor manteniendo las partes de los documentos [...] no divulgadas de conformidad con los intereses protegidos por la excepción del artículo 4, apartado 2, primer guion, del Reglamento 1049/2001».

8. El 24 de octubre de 2016, el demandante se dirigió al Defensor del Pueblo.

La investigación

9. La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre las siguientes cuestiones:

i) La Comisión se negó erróneamente a dar pleno acceso público a un correo electrónico que recibió de una empresa informática durante la preparación de la propuesta de Directiva PNR de la Comisión.

ii) La Comisión, tras haber identificado otros documentos pertinentes sobre la revisión, no ofreció al denunciante la oportunidad de solicitar una nueva revisión de su decisión de denegar el pleno acceso al correo electrónico en cuestión.

10. El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo llevó a cabo una inspección del expediente de la Comisión y celebró dos reuniones de seguimiento con la Comisión. Posteriormente, el Defensor del Pueblo preguntó a la Comisión si consideraría la posibilidad de divulgar parte de la información expurgada. La Comisión respondió a esta solicitud y, posteriormente, el denunciante envió observaciones sobre la respuesta de la Comisión.

11. La Comisión se negó inicialmente a divulgar más de la condena en cuestión. Sin embargo, tras haber vuelto a consultar y obtener el acuerdo de la empresa informática pertinente, la Comisión finalmente acordó divulgar parte de la información expurgada. A este respecto, se trataba del socio contractual de la empresa y de la finalidad del acuerdo mencionado en las partes ya divulgadas . La Comisión reiteró que la parte restante no divulgada de dicha frase, que se refería a la estrategia comercial de la empresa, no podía divulgarse por las razones expuestas en su Decisión.

12. La decisión del Defensor del Pueblo tiene en cuenta los argumentos y puntos de vista presentados por las partes en todas las fases de la investigación.

Negativa de la Comisión a dar pleno acceso público a un correo electrónico que recibió durante la preparación de la Directiva sobre el registro de nombres de los pasajeros

13. La Defensora del Pueblo reconoce que la Comisión ha revelado, tras su intervención, más partes de la condena a las que la demandante solicitó pleno acceso. Tras inspeccionar el documento, el Defensor del Pueblo puede confirmar que la información no divulgada restante está relacionada con la estrategia comercial de la empresa. Acepta las razones aducidas por la Comisión para justificar su opinión de que la divulgación de esta información perjudicaría los intereses comerciales de la empresa.

14. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión ha tomado las medidas adecuadas para resolver la primera cuestión planteada por el reclamante y ha satisfecho este aspecto de la reclamación, a saber, la no divulgación de parte del correo electrónico.

Oportunidad de solicitar una nueva revisión de la decisión por la que se deniega el acceso a los documentos

15. El denunciante alegó que, siempre que la Comisión identifique nuevos documentos a raíz de una solicitud de reconsideración y deniegue el acceso total o parcial a ellos, debe ofrecer al solicitante la oportunidad de una nueva revisión de su decisión relativa a dichos documentos.

Evaluación del Defensor del Pueblo

16. El Reglamento 1049/2001 establece un procedimiento en dos fases. Cuando la respuesta inicial de la institución a una solicitud de acceso a documentos no dé lugar a una divulgación completa, el solicitante tendrá derecho a solicitar que la institución reconsidere su posición [7].  La posición definitiva adoptada entonces podrá ser objeto de control externo por parte del Tribunal de Justicia de la UE o del Defensor del Pueblo.

17. Es posible, como en el caso de autos, que, al reconsiderar su respuesta inicial, la institución identifique más documentos en el ámbito de la solicitud de acceso inicial. En opinión del reclamante, en tales casos, los solicitantes deben tener la oportunidad de volver a examinar los documentos o partes de documentos recientemente retenidos.

18. El Defensor del Pueblo señala que el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 no contiene ninguna disposición de este tipo. Aunque el punto de vista del reclamante es comprensible y lógico, no refleja las disposiciones claras del Reglamento. La disponibilidad de una revisión externa, recogida por la reclamante en su contacto con el Defensor del Pueblo, ofrece a los reclamantes la oportunidad de impugnar y comentar la negativa de la institución. El proceso de revisión externa requiere que la institución justifique su posición, lo que lleva implícitamente a la institución a revisar su decisión de retener el documento relevante o cualquier parte del mismo.

19. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo no encuentra mala administración por parte de la Comisión por no ofrecer al reclamante una nueva revisión de las partes retenidas de los documentos recientemente encontrados. En circunstancias diferentes, la adecuación de la búsqueda original de documentos en el ámbito de aplicación de la solicitud inicial con arreglo al Reglamento 1049/2001 podría ser objeto de una reclamación, pero en este caso no está justificada una investigación sobre este aspecto.

Conclusiones

Sobre la base de la investigación de esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

La Comisión ha tomado las medidas adecuadas para resolver la primera cuestión planteada por el reclamante, tras la intervención del Defensor del Pueblo.

No hubo mala administración por parte de la Comisión en lo que respecta a la segunda cuestión planteada por el denunciante.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión.

Emily OŸReilly Defensora del Pueblo
Europeo

Estrasburgo, 19.12.2017

^[1] Directiva (UE) 2016/681 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativa a la utilización de datos del registro de nombres de los pasajeros (PNR) para la prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de los delitos de terrorismo y de la delincuencia grave (DO L 119 de 4.5.2016, p. 132).

[2] Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).

[3] De conformidad con el artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001.

^[4] Presentando una «solicitud confirmatoria» con arreglo al Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

[5] Tal como exige el artículo 4, apartado 4, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

[6] Artículo 4, apartado 2, primer guión.

[7] El artículo 7, apartado 2, del Reglamento 1049/2001 otorga al solicitante el derecho a solicitar una revisión de la decisión de la institución mediante una «solicitud confirmatoria».