Recomendación del Defensor del Pueblo [1] (2016)

1. En su recomendación, la Defensora del Pueblo pidió a la Comisión que dejara de exigir a todos los solicitantes que facilitaran su dirección postal si se facilitaba una dirección alternativa adecuada para la correspondencia.

2. También recomendó que la Comisión registrara la solicitud del reclamante y la tramitara con prontitud.

3. Por último, sugiere que se mejore la posibilidad de que la Comisión considere sistemas alternativos en línea o medios electrónicos para comunicar sus decisiones sobre las solicitudes de acceso público a los documentos.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras la recomendación

4. La Comisión rechazó la recomendación del Defensor del Pueblo de dejar de exigir a todos los solicitantes que facilitaran su dirección postal si se facilitaba una dirección alternativa adecuada para la correspondencia. En esencia, reiteró los argumentos de sus observaciones anteriores y subrayó que «[l]a Comisión señala respetuosamente que es libre de decidir sobre el uso del sistema más adecuado para la notificación de decisiones en virtud del Reglamento 1049/2001, siempre que dicho sistema cumpla los requisitos legales [...]».

5. La Comisión informó al Defensor del Pueblo de que no había dado curso a la recomendación del Defensor del Pueblo de registrar la solicitud del reclamante y tramitarla sin demora. Sin embargo, declaró que, si el denunciante seguía interesado en que se registrara su solicitud, lo haría ahora.

6. La Comisión respondió a la sugerencia del Defensor del Pueblo de sistemas alternativos en línea afirmando que «si bien la Comisión no excluye ningún posible cambio futuro en la forma en que notifica sus decisiones administrativas, actualmente no existen formas alternativas satisfactorias de garantizar la seguridad jurídica, evitando el abuso del derecho de acceso del público [...]».

7. En resumen, la Comisión no ha aceptado las recomendaciones del Defensor del Pueblo ni su sugerencia de mejora.

8. La Defensora del Pueblo lamenta la posición de la Comisión en este caso, que considera errónea en cuanto a los hechos y la ley. Le preocupa especialmente que la respuesta de la Comisión contradiga su propio dictamen de que la propia administración de la UE abarca plenamente la era digital y maximiza el uso de la comunicación electrónica.

9. El Defensor del Pueblo ha apoyado plenamente la práctica de verificar, caso por caso, la identidad de las personas que presentan solicitudes de acceso público a documentos cuando existen motivos para sospechar que se está abusando del ejercicio de ese derecho. Sin embargo, proceder sobre esa base en todos los casos es una falta de respeto a los ciudadanos y a sus derechos fundamentales en virtud de la Carta de la UE. En esta investigación, la Defensora del Pueblo ha brindado asesoramiento sobre métodos de trabajo alternativos, y lo ha hecho en el ejercicio de su mandato basado en el Tratado de descubrir la mala administración y formular recomendaciones con miras a ponerle fin. El Defensor del Pueblo lamenta profundamente que la Comisión Europea haya refutado este asesoramiento, lo que implica claramente que, mientras sus sistemas y procedimientos sean «legales», considera que no es necesario considerar mejoras en beneficio de los ciudadanos y en cumplimiento de los principios generales de buena administración.

10. Al concluir esta investigación, la Defensora del Pueblo, además de confirmar sus conclusiones sobre mala administración, hace una nueva sugerencia de mejora.

11. Por lo que se refiere a la solicitud específica de acceso público a los documentos presentada en este caso, el Defensor del Pueblo puede confirmar que el demandante sigue interesado en los documentos solicitados. Una vez más, el Defensor del Pueblo lamenta profundamente que la Comisión haya optado por ignorar todos los indicios muy claros del continuo deseo de acceso público a los documentos solicitados. Insistir en nuevas solicitudes y formalidades procedimentales, cuando son innecesarias y no sirven para ningún propósito útil obvio, muestra una falta de respeto de los derechos fundamentales de los ciudadanos. Por consiguiente, se ruega a la Comisión que registre formalmente la solicitud en la recepción de la presente Decisión y que la tramite rápidamente y, en cualquier caso, dentro del plazo previsto en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

Conclusiones

Sobre la base de la investigación de esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con las siguientes conclusiones:

El requisito de la Comisión de que todas las personas que soliciten el acceso del público a los documentos deben facilitar su dirección postal para su envío postal en papel es una mala administración.

La falta de registro y de respuesta por parte de la Comisión a la solicitud de acceso del reclamante a los documentos fue un caso de mala administración.

Además de las conclusiones anteriores, el Defensor del Pueblo hace la siguiente sugerencia de mejora:

El Defensor del Pueblo pide a la Comisión que solicite la revisión inter pares de las cuestiones en este caso en el comité interinstitucional previsto en el artículo 15 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

El artículo 15 establece:

«1. Las instituciones desarrollarán buenas prácticas administrativas para facilitar el ejercicio del derecho de acceso garantizado por el presente Reglamento.

2. Las instituciones crearán un comité interinstitucional para examinar las mejores prácticas, abordar posibles conflictos y debatir la evolución futura del acceso del público a los documentos.».

El Defensor del Pueblo sugiere que, en lo que respecta a las solicitudes recibidas por correo electrónico, se acuerde que la responsabilidad de la fiabilidad de este medio de comunicación recae en la persona que presenta la solicitud, lo que significa, por ejemplo, que corresponde a dicho remitente elegir un sistema de correo electrónico fiable, informar a la institución de los posibles problemas relacionados con los límites de volumen y comprobar si la correspondencia recibida por la institución se filtra como spam. Esto debería aliviar las preocupaciones que las instituciones puedan tener con respecto a la notificación de las decisiones en cuestión.

Si persiste la opinión de que el envío de decisiones por correo electrónico no es coherente con los requisitos legales, el Defensor del Pueblo sugiere que se lleve a cabo una revisión inter pares de este punto de vista en el Comité del artículo 15, apartado 2, que también podría abordar específicamente la alegación de que actualmente no hay alternativa al envío de decisiones por correo impreso. Al hacerlo, se anima a la Comisión a tener en cuenta, por ejemplo, la ambiciosa «Agenda Digital» de la UE lanzada por la Comisión hace siete años. Además, se anima a tener en cuenta el uso generalizado de los sistemas de comunicación electrónica en línea, incluidas las firmas electrónicas, utilizados en toda Europa por las administraciones públicas.

El Defensor del Pueblo desea que se le informe del resultado de dicha revisión inter pares antes de que finalice el primer trimestre de 2018.

Los demás participantes en dicho Comité del apartado 2 del artículo 15 (Parlamento y Consejo) serán informados por separado de la presente Decisión y de las sugerencias.

Se informará de esta decisión al demandante y al presidente de la Comisión Europea.

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

Estrasburgo, 19.12.2017

[1] Para más información sobre los antecedentes de la reclamación, los argumentos de las partes y la investigación del Defensor del Pueblo, véase el texto completo de la propuesta de solución y recomendación del Defensor del Pueblo, así como las opiniones y observaciones conexas, disponibles en:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark

La recomendación siguió a un intento de resolver el caso a través de una propuesta de solución, la parte principal de la cual, sin embargo, fue rechazada por la Comisión. La Comisión se limitó a suprimir el requisito de solicitar a las personas que indicaran su ámbito de actividad profesional al presentar solicitudes de documentos.