¿Tiene una reclamación contra una institución u órgano de la UE?
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Decisión en el asunto 139/2015/PMC, relativo al tratamiento de datos personales por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF)
Decisión
Caso 139/2015/PMC - Abierto el Lunes | 09 febrero 2015 - Decisión de Lunes | 11 julio 2016 - Institución concernida Oficina Europea de Lucha contra el Fraude ( No se constató mala administración , Resolución por la institución , No se justifican medidas de investigación adicionales ) - País Alemania
La denuncia se refería al tratamiento supuestamente ilícito por parte de la OLAF de los datos personales del reclamante.
El Defensor del Pueblo constató que la OLAF había tomado medidas para corregir un error relativo a los datos personales del reclamante. También constató que no había cometido mala administración en relación con la transferencia de los datos personales del reclamante, que había sido realizada por la Comisión Europea y no por la OLAF.
Dado que el Supervisor Europeo de Protección de Datos adoptó una decisión en abril de 2015 sobre la política de conservación de datos personales de los solicitantes de acceso a los documentos por parte de la OLAF y la considera desproporcionada, el Defensor del Pueblo no consideró adecuado seguir investigando la política de conservación de datos de la OLAF.
Antecedentes de la denuncia
1. La reclamación se refiere a la alegación de que la OLAF se había puesto en contacto con lo que consideraba el empleador del denunciante, una universidad alemana. Lo hizo porque deseaba verificar su identidad y cuál era su profesión [1].
2. El demandante no estaba satisfecho de que la OLAF se hubiera puesto en contacto con una universidad a la que no tenía ninguna conexión. Por lo tanto, presentó una queja al Defensor del Pueblo sobre esta cuestión. Presentó una denuncia, pero contra dos organismos (OLAF y la Comisión Europea). A efectos de sus investigaciones, el Defensor del Pueblo ha registrado dos reclamaciones: la presente contra la OLAF y una reclamación similar contra la Comisión [2].
La investigación
3. El Defensor del Pueblo inició una investigación sobre la alegación de que la OLAF había tratado ilegalmente los datos personales del reclamante.
4. En el curso de la investigación, el Defensor del Pueblo recibió el dictamen de la OLAF sobre la reclamación y, posteriormente, los comentarios del reclamante en respuesta al dictamen de la OLAF.
Alegación de tratamiento ilícito de los datos personales del reclamante
Argumentos presentados al Defensor del Pueblo
5. El demandante alegó que la OLAF tenía a) información incorrectamente registrada sobre su actividad profesional, b) transfería sus datos personales a un tercero sin su consentimiento, y c) conservaba datos personales en su base de datos durante un período de tiempo desproporcionado.
6. En su dictamen, la OLAF declaró que había introducido en su base de datos información sobre el denunciante que tenía vínculos profesionales con una universidad alemana. Esto probablemente se hizo debido a un error administrativo. La OLAF lamentó cualquier inconveniente causado al reclamante y declaró que había suprimido la información.
7. La OLAF negó haber transferido los datos personales del demandante a la universidad.
8. En cuanto al período de conservación de datos supuestamente desproporcionado, la OLAF explicó que las solicitudes de acceso a documentos relacionados con las investigaciones de la OLAF se conservan durante quince años en el expediente pertinente de su base de datos. La OLAF declaró que el reclamante había presentado una reclamación al Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) en relación con esta cuestión en particular. En esa fase todavía estaba pendiente una decisión [3].
9. En sus observaciones, el demandante alegó que, al no verificar si sus registros eran exactos y correctos, la OLAF había incumplido su deber de diligencia. También remitió al Defensor del Pueblo una carta que le envió la Comisión, de 4 de febrero de 2014, en la que la Comisión declaraba que había revelado su nombre a la universidad [4].
10. El denunciante sostuvo que el período máximo de conservación de la OLAF de 15 años es desproporcionado. Presentó una copia de la decisión del SEPD sobre su reclamación relativa al período de conservación, que había estado disponible entretanto.
Evaluación del Defensor del Pueblo
11. Es probable que la información incorrecta sobre el denunciante que trabajaba para una universidad alemana se haya introducido en la base de datos como consecuencia de un error administrativo de la OLAF. Dado que la OLAF ha lamentado el error y corregido los datos, el Defensor del Pueblo considera que este aspecto de la alegación del reclamante se ha resuelto.
12. La OLAF declaró que no había transferido los datos personales del demandante, es decir, su nombre, a la universidad alemana en la que pensaba que trabajaba. La carta de la Comisión de 4 de febrero de 2014 al demandante [5] muestra que fue la Comisión, y no la OLAF, la que reveló el nombre del demandante a la universidad [6]. Por lo tanto, nada indica que la OLAF haya cometido mala administración en relación con este aspecto de la denuncia.
13. En cuanto al período de conservación supuestamente desproporcionado de los datos personales, el Defensor del Pueblo señala que el SEPD ha llegado a la conclusión de que el período de conservación de la OLAF es desproporcionado. El memorando de entendimiento entre el Defensor del Pueblo y el SEPD [7] establece que deben evitarse duplicaciones innecesarias de procedimientos y enfoques divergentes. Por lo tanto, la Defensora del Pueblo considera que no sería adecuado que formulara su propia conclusión sobre este aspecto de la reclamación, que ya ha sido tratado por el SEPD. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no investigará más a fondo este asunto.
Conclusión
Sobre la base de la investigación de esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con las siguientes conclusiones:
Al rectificar la información incorrectamente registrada sobre la actividad profesional del demandante en la base de datos pertinente, se ha resuelto este aspecto de la queja del demandante.
No hubo mala administración por parte de la OLAF en relación con la transferencia de los datos personales del reclamante.
El Defensor del Pueblo no considera adecuado seguir investigando la cuestión del período de conservación de los datos personales por parte de la OLAF.
Se informará de esta decisión al denunciante y a la OLAF.
Emily O'Reilly
Estrasburgo, 11.7.2016
[1] La institución solicitó estos datos a los solicitantes para tramitar sus solicitudes de acceso público a los documentos.
[2] Asunto 2063/2014/PMC.
[3] Asunto 2012-1026 del SEPD.
[4] La Comisión también envió esta carta al reclamante en el contexto de la investigación del Defensor del Pueblo sobre la reclamación 2310/2013/JAS.
[5] La carta - que está escrita en alemán - dice explícitamente que "en relación con su actividad profesional, usted indicó a la OLAF que estaba trabajando para el Instituto de Derecho Internacional y Europeo de [una universidad alemana]. Sin embargo, este Instituto no existe bajo dicho nombre. A raíz de nuestra solicitud [es decir, la Comisión], la universidad señaló que no tenía ningún empleado con el nombre [«Sr. X»]», es decir, con el nombre del denunciante.
[6] En su decisión en el asunto 2063/2014/PMC contra la Comisión, la Defensora del Pueblo concluyó que divulgar el nombre del reclamante a la universidad sin una justificación válida era una mala administración grave.
[7] Memorando de entendimiento entre el Defensor del Pueblo Europeo y el Supervisor Europeo de Protección de Datos (DO 2007, C 27, p. 21).