El fondo

1. El 16 de diciembre de 2013, el Defensor del Pueblo inició una investigación por iniciativa propia en la que invitaba a la Agencia Ejecutiva de Competitividad e Innovación (EACI) a considerar la posibilidad de establecer un procedimiento que permita a los solicitantes que no estén satisfechos con la forma en que se han tramitado las convocatorias de propuestas recurrir a una comisión de revisión o recurso independiente. La Defensora del Pueblo señaló que la EACI podría recurrir a los procedimientos de revisión establecidos en la Agencia Ejecutiva de Investigación (REA) y la Agencia Ejecutiva del Consejo Europeo de Investigación (ERCEA). Con efectos a partir del 1 de enero de 2014, la EACI fue sustituida y sucedida por la EASME [2].

Establecimiento de un procedimiento de revisión en el marco de la EASME

Proyecto de recomendación del Defensor del Pueblo

2. La opinión del Defensor del Pueblo es que cada institución de la UE que esté en contacto frecuente con personas que puedan tener motivos para presentar una reclamación debe establecer un procedimiento que prevea que las reclamaciones sean atendidas y resueltas rápidamente por la propia institución, antes de que dichas personas puedan recurrir a otros mecanismos de recurso, como el Defensor del Pueblo y los tribunales. Debido a su mandato, la EASME está en contacto frecuente con los solicitantes que responden a las convocatorias de propuestas en el marco de varios programas de la UE [el Programa Horizonte 2020 (H2020), los programas COSME, LIFE y FEMP].

3. Por lo que se refiere al alcance de la revisión, el Defensor del Pueblo señaló que el procedimiento de revisión previsto en el artículo 16 del Reglamento Horizonte 2020 es similar a los establecidos por la AECEI y la AEI, que se limitan a «aspectos procedimentales» y no abarcan la evaluación del fondo de las propuestas. Sin embargo, el hecho de que esta disposición limite el examen por el comité de examen de la evaluación a los "aspectos de procedimiento" no debe significar que el examen deba limitarse a elementos puramente formalistas. Si ese fuera el caso, el derecho de revisión obviamente no tendría mucho valor. En este contexto, el Defensor del Pueblo señaló que hay tres motivos que deberían dar lugar a una reevaluación completa de una propuesta: i) si un solicitante presenta pruebas de errores de procedimiento, por ejemplo, si está claro que se ha pasado por alto una fase del procedimiento; ii) si un solicitante presenta pruebas de errores de hecho, por ejemplo, si los expertos hacen referencia a una propuesta incorrecta; o iii) si un solicitante aporta pruebas de un error manifiesto de apreciación. El Defensor del Pueblo consideró que el procedimiento de revisión que establecerá la EASME en el contexto del programa Horizonte 2020 debería abarcar estas tres situaciones. El Defensor del Pueblo también consideró que la EASME debería adoptar las medidas necesarias para establecer un procedimiento de revisión similar para las convocatorias de propuestas en el marco de los demás programas de la UE.

4. Por consiguiente, el 17 de octubre de 2014, el Defensor del Pueblo formuló a la EASME los dos proyectos de recomendaciones siguientes:

"1. De conformidad con el artículo 16 del Reglamento (UE) n.o 1290/2013 y el anexo I de la Decisión C(2013) 9414 final de la Comisión, la EASME debe adoptar, lo antes posible, las medidas necesarias para establecer un procedimiento de revisión de la evaluación para los solicitantes que respondan a convocatorias de propuestas en el marco del programa Horizonte 2020 e informar al Defensor del Pueblo de la fecha en que se establecerá el procedimiento de revisión.

Este procedimiento de revisión debe abarcar los casos en que los solicitantes presenten alegaciones de i) errores de procedimiento, ii) errores de hecho o iii) un error manifiesto de apreciación.

2. La EASME debe adoptar las medidas necesarias para establecer un procedimiento de revisión similar para los solicitantes que respondan a convocatorias de propuestas lanzadas en el marco de los demás programas de la UE e informar al Defensor del Pueblo de la fecha en que estará en vigor el procedimiento de revisión.

5. Al dirigir los proyectos de recomendaciones a la EASME, la Defensora del Pueblo tuvo en cuenta los argumentos y el dictamen presentados por la EASME.

6. La EASME aceptó ambos proyectos de recomendación y describió las medidas que había adoptado para aplicarlos:

7. Por lo que se refiere al primer proyecto de recomendación relativa al programa Horizonte 2020, la EASME declaró que había establecido dos procedimientos de revisión, a saber: i) el Comité de Revisión de Admisibilidad y Elegibilidad, y ii) el Comité de Revisión de Evaluación:

i) El Comité de Examen de Admisibilidad y Elegibilidad

8. El Comité de Revisión de Admisibilidad y Elegibilidad se creó mediante Decisión del Director de la EASME de 30 de julio de 2014. Este comité interno se convoca después de que se hayan recibido quejas o solicitudes de revisión sobre la admisibilidad y elegibilidad de las propuestas. El Comité examina únicamente las denuncias presentadas antes de una evaluación, en caso de incumplimiento de los criterios de admisibilidad o de admisibilidad. El solicitante no seleccionado dispone de 30 días a partir del envío de la carta de rechazo por parte de la EASME para presentar una reclamación o solicitar una revisión a través de un enlace web específico (https://webgate.ec.europa.eu/redress-frontoffice/work.iface).

9. La comisión está compuesta por el jefe de unidad o el coordinador de la convocatoria, un asesor jurídico y un coordinador de la convocatoria de otra convocatoria. De conformidad con el artículo 6 de la Decisión, el Comité formulará una recomendación motivada al ordenador. En caso de que el Comité considere que la propuesta cumple todos los criterios de admisibilidad y/o admisibilidad, recomendará que se evalúe el fondo de la propuesta (artículo 8). El ordenador adopta una decisión definitiva sobre la base de la recomendación del Comité.

10. La carta al reclamante sobre el resultado de la solicitud de revisión incluirá información sobre las vías de recurso, incluido el recurso al Defensor del Pueblo o al Tribunal General. La EASME también señaló que su Manual de Procedimiento para Horizonte 2020 tiene un capítulo específico sobre el Comité de Revisión de Admisibilidad y Elegibilidad.

ii) El Comité de Examen de la Evaluación

11. El Comité de Revisión de la Evaluación se creó mediante Decisión del Director de la EASME de 31 de julio de 2014. Este Comité interno examina las solicitudes de revisión recibidas tras la evaluación de una propuesta. De conformidad con el artículo 4 de la Decisión, las solicitudes de revisión solo pueden basarse en deficiencias de procedimiento (la evaluación del fondo de la propuesta queda fuera del ámbito de aplicación del Comité). El capítulo pertinente del Manual de Procedimiento de la EASME ofrece ejemplos de deficiencias de procedimiento, como i) falta de competencia técnica de los expertos, ii) errores de hecho en el informe de síntesis de la evaluación; iii) conflictos de intereses, y iv) falta de coherencia entre puntuaciones y comentarios. Sin embargo, la EASME subrayó que, como señaló el Defensor del Pueblo, el concepto de deficiencias de procedimiento no se limita a elementos puramente formalistas y abarca los tipos de errores mencionados en el proyecto de recomendación, a saber: i) errores de procedimiento, ii) errores de hecho o iii) error manifiesto de evaluación.

12. El solicitante no seleccionado dispone de 30 días después de que se le hayan comunicado los resultados de la evaluación para presentar una reclamación o solicitar una revisión a través de un enlace web específico. El Comité está compuesto por al menos cuatro miembros, a saber, dos miembros permanentes (un oficial jurídico y un jefe de finanzas sectoriales) y dos miembros flotantes. De conformidad con el artículo 8 de la Decisión, el Comité formulará una recomendación motivada al ordenador. Hay tres posibles resultados: a) falta de pruebas en relación con la supuesta falta de procedimiento; b) pruebas de un fallo de procedimiento, pero sin relación causal con el supuesto resultado de la evaluación; y c) pruebas de un fallo de procedimiento con una relación causal con el resultado de la evaluación. Según lo recomendado por el Defensor del Pueblo, en caso de que el Comité encuentre pruebas de un fallo de procedimiento (como un error de procedimiento, un error de hecho o un error manifiesto de apreciación), los méritos de la propuesta serán reevaluados por evaluadores independientes. El ordenador adoptará una decisión definitiva sobre la base de la recomendación del Comité.

13. La carta al reclamante sobre el resultado de la solicitud de revisión incluirá información sobre las vías de recurso, incluido el recurso al Defensor del Pueblo o al Tribunal General. La EASME también señaló que el Servicio Jurídico y de Apoyo Central de la Comisión elaboró un Vademécum (manual/manual) que contiene la información pertinente para el procedimiento de revisión en Horizonte 2020 y es vinculante para la EASME. En caso de discrepancia entre el Vademécum de la Comisión y el Manual de la EASME, prevalecerán los términos del Vademécum.

14. Por lo que se refiere al segundo proyecto de recomendación relativa a un procedimiento de revisión de las convocatorias de propuestas en el marco de los programas COSME, LIFE y FEMP, la EASME declaró que, mediante nota de 16 de diciembre de 2014, el director solicitó la opinión y la aprobación de las Direcciones Generales (DG) matrices pertinentes de la Comisión para establecer un Comité de Revisión interno para estos programas. La nota se refería a la recomendación del Defensor del Pueblo. Las direcciones generales competentes aprobaron la creación de un comité de revisión. El proyecto de «Decisión sobre la creación de un Comité de Revisión de la Evaluación para COSME, LIFE y el FEMP»(que hace referencia a la investigación por iniciativa propia del Defensor del Pueblo) es similar a la Decisión sobre el procedimiento de revisión de Horizonte 2020.

15. El Comité de Revisión de la Evaluación examinará las quejas y solicitudes de revisión de los solicitantes no seleccionados cuyas propuestas hayan sido rechazadas después de su evaluación. La revisión se limitará a los aspectos procedimentales de la evaluación. La EASME indicó que la Decisión por la que se establecen los comités de revisión de los tres programas se adoptaría en febrero de 2015 y que su aplicación comenzaría inmediatamente después.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras el proyecto de recomendaciones

16. La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción la aceptación por parte de la EASME de sus proyectos de recomendaciones y considera que la EASME ha adoptado medidas oportunas y adecuadas para aplicarlas, tanto en lo que respecta a las convocatorias de propuestas en el marco del programa Horizonte 2020 como a las convocatorias en el marco de los programas COSME, LIFE y FEMP. La rapidez con la que la EASME ha tomado estas medidas es en sí misma un ejemplo de buena administración y merece elogios completos. Esto es aún más loable teniendo en cuenta que la propia EASME se ha establecido recientemente.

17. Al haber actuado de esta manera, EASME ha demostrado que está comprometida con un verdadero proceso de revisión para los solicitantes insatisfechos.

18. No obstante, el Defensor del Pueblo señala que, mientras que para el programa Horizonte 2020, la EASME creó tanto un Comité de Revisión de Admisibilidad y Elegibilidad como un Comité de Revisión de Evaluación, en el caso de los otros tres programas (COSME, LIFE y FEMP) solo se refiere a un Comité de Revisión de Evaluación. El Defensor del Pueblo opina que, por razones de coherencia, tendría sentido que, también para estos otros programas, la EASME considerara la creación de un Comité de Revisión de Admisibilidad y Elegibilidad. Por lo tanto, hará una observación más a continuación.

19. El Defensor del Pueblo señala, además, que la EASME explicó en su dictamen al Defensor del Pueblo que el concepto de «deficiencias de procedimiento» no se limita a elementos puramente formalistas, y que abarca i) errores de procedimiento, ii) errores de hecho o iii) errores manifiestos de evaluación. Sin embargo, los solicitantes de convocatorias de propuestas pueden no ser conscientes de que el concepto de deficiencias de procedimiento también puede abarcar errores manifiestos de evaluación. Por lo tanto, sería útil informarles en consecuencia e indicarlo claramente en el capítulo pertinente del Manual de Procedimiento de la EASME (sección 2.6, "Resultado del Comité de Examen"), así como en todos los demás documentos destinados a los solicitantes. El Defensor del Pueblo hará una segunda observación más adelante.

Conclusión

La Defensora del Pueblo concluye esta investigación de propia iniciativa con la siguiente conclusión:

La EASME ha adoptado los dos proyectos de recomendaciones del Defensor del Pueblo y ha adoptado medidas adecuadas y oportunas para aplicarlas.

Se informará de esta decisión a la EASME.

Observaciones adicionales

1. Por razones de coherencia con el Programa Horizonte 2020, la EASME podría considerar la creación de un Comité de Revisión de Admisibilidad y Elegibilidad para los programas COSME, LIFE y FEMP.

2. La EASME podría considerar la posibilidad de enmendar los capítulos pertinentes del Manual de Procedimiento y otros documentos destinados a los solicitantes para dejar claro que el examen de las supuestas "deficiencias de procedimiento" también puede abarcar errores manifiestos de evaluación.

Emily O'Reilly

Estrasburgo 25.3.2015

[1] COSME es el programa de la UE para la competitividad de las empresas y las pequeñas y medianas empresas; LIFE es el programa de la UE para el medio ambiente y la acción por el clima; El FEMP es el Fondo Europeo Marítimo y de Pesca.

[2] Para más información sobre los antecedentes de la reclamación, los argumentos de las partes y la investigación del Defensor del Pueblo, véase el texto completo del proyecto de recomendación del Defensor del Pueblo disponible en: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/58120/html.bookmark