Antecedentes de la denuncia

1. La reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo se refiere a la negativa de la EPSO a entregar al reclamante una copia de la hoja de evaluación de un tribunal de oposición.

2. El denunciante participó en la oposición general EPSO/AD/181-182/. No fue invitada a participar en la fase del centro de evaluación porque solo obtuvo 40 puntos por sus calificaciones (la nota de aprobación fue de 41 puntos).

3. La demandante solicitó una revisión del resultado y una copia de la hoja de evaluación relativa a sus cualificaciones. La EPSO respondió afirmando que su solicitud se había presentado una vez expirado el plazo para presentar una solicitud de información o una solicitud de revisión (la EPSO declaró que las solicitudes deberían haberse presentado en un plazo de diez días naturales a partir de la fecha de publicación de los resultados).

Objeto de la investigación

4. La demandante alegó [1] que la EPSO le había denegado erróneamente el acceso a la hoja de evaluación del tribunal en relación con sus cualificaciones.

5. La demandante alegó que la EPSO debía facilitarle una copia de la hoja de evaluación utilizada por el comité de selección para evaluar su candidatura.

La investigación

6. El Defensor del Pueblo inició una investigación el 23 de mayo de 2012 y pidió a la EPSO que emitiera un dictamen sobre la reclamación a más tardar el 30 de septiembre de 2012. El dictamen se remitió al denunciante con una invitación a presentar observaciones antes del 30 de noviembre de 2012. El denunciante no presentó ninguna observación.

7. En su carta de apertura de la investigación, el Defensor del Pueblo pidió a la EPSO que, al elaborar su dictamen, considerara si el plazo de diez días para solicitar información está justificado a la luz de las siguientes consideraciones.

8. En primer lugar, aunque un plazo de diez días para solicitar una revisión parece justificado por razones prácticas ,, no existe tal justificación para imponer un plazo breve para solicitar información.

9. En segundo lugar, limitar en el tiempo el derecho de una persona a acceder a su expediente restringe directamente dos derechos fundamentales, a saber, el derecho de acceso al propio expediente, establecido en el artículo 41 de la Carta de los Derechos Fundamentales, y el derecho de acceso a los datos recogidos que le conciernen y (en caso necesario) a su rectificación, establecido en el artículo 8, apartado 2, de la Carta de los Derechos Fundamentales.

10. En tercer lugar, el breve plazo para solicitar información también restringe indirectamente los derechos fundamentales a interponer un recurso judicial y a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo. El Defensor del Pueblo señaló a este respecto que un candidato no está obligado a solicitar una revisión interna antes de acudir a los tribunales o recurrir al Defensor del Pueblo. El plazo respectivo de dos meses o dos años se aplica en lo que respecta al ejercicio de estos derechos fundamentales.

11. El Defensor del Pueblo señaló que si un candidato solicita información dentro del plazo de 10 días, es poco probable que la respuesta llegue lo suficientemente rápido como para que el candidato pueda tomar una decisión bien informada sobre si solicitar o no una revisión. Dado que el breve plazo para solicitar una revisión es razonable, la única manera de hacer efectivo el proceso de revisión sería proporcionar automáticamente a todos los candidatos la hoja de evaluación relativa a sus cualificaciones (en relación con la fase de admisión) y las respuestas a sus pruebas escritas/prácticas (en relación con la fase del centro de evaluación).

12. Además, dado el breve plazo para solicitar una revisión, el Defensor del Pueblo pidió a la EPSO que le informara si había considerado la posibilidad de establecer un sistema que generase correos electrónicos automáticos a los candidatos informándoles de que se había facilitado nueva información en sus perfiles de la EPSO.

13. El 8 de julio de 2013, el Defensor del Pueblo presentó un proyecto de recomendación a la EPSO en relación con la reclamación, solicitando el dictamen detallado de la EPSO. La EPSO envió su dictamen detallado el 30 de septiembre de 2013, y el 29 de octubre de 2013 facilitó información adicional. El dictamen detallado de la EPSO sobre el proyecto de recomendación se remitió a la reclamante con una solicitud para que presentara sus observaciones, en su caso, a más tardar el 30 de noviembre de 2013. El Defensor del Pueblo no recibió ninguna observación del demandante.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

A. La negativa a dar acceso a la hoja de evaluación

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

14. La demandante alegó que debía tener acceso a la hoja de evaluación utilizada para evaluar su solicitud, de modo que pudiera ver qué criterios se consideraba que no cumplía.

15. En su dictamen, la EPSO declaró que, el 20 de agosto de 2010, se informó a la demandante de que no había sido invitada al centro de evaluación de la oposición porque, al evaluar sus cualificaciones, el tribunal le había concedido menos puntos que el mínimo exigido. Tras haber solicitado una revisión y una copia de la ficha de evaluación y haber sido informada de que sus solicitudes habían prescrito, la demandante volvió a solicitar, por correo electrónico de 15 de septiembre de 2010, que se le facilitara la ficha de evaluación utilizada por el tribunal de selección para evaluar su candidatura. Mediante correo electrónico de 12 de noviembre de 2010, la EPSO informó a la demandante de que su solicitud había sido remitida a la secretaría de la oposición.

16. En opinión de la EPSO, los argumentos de la demandante implican que cree que no se le dieron razones suficientes para denegarle el acceso a la ficha de evaluación. No obstante, la obligación de motivación establecida en el artículo 296 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea debe conciliarse con el respeto del secreto que se aplica a los procedimientos de los tribunales de oposición en virtud del artículo 6 del anexo III del Estatuto. La salvaguarda de este secreto impide revelar la posición adoptada por los miembros individuales de los tribunales o cualquier detalle relacionado con las evaluaciones personales o comparativas de los candidatos.

17. La EPSO añadió que, cuando se examina la idoneidad de los candidatos, los procedimientos del tribunal calificador son, ante todo, de carácter comparativo y, por lo tanto, están amparados por el secreto que rodea a dichos procedimientos. Por consiguiente, según reiterada jurisprudencia, la comunicación de las marcas obtenidas constituye una motivación suficiente de las resoluciones de los tribunales de oposición y permite a los órganos jurisdiccionales de la Unión ejercer un control jurisdiccional adecuado. Además, según reiterada jurisprudencia, no puede exigirse a un tribunal de selección que, al motivar el fracaso de un candidato en una prueba, especifique cuáles de las respuestas del candidato se consideraron inadecuadas o explique por qué. Esta motivación detallada no es necesaria para permitir al Tribunal de Justicia (y, por tanto, a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos) ejercer su control y, en consecuencia, al candidato determinar si procede o no presentar una reclamación o, en su caso, interponer un recurso ante el órgano jurisdiccional.

18. Por lo tanto, la EPSO consideró que el reclamante recibió toda la información que la legislación aplicable define como necesaria para cumplir la obligación de motivación. No obstante, la EPSO se disculpó por no haber respondido al correo electrónico del demandante de 12 de noviembre de 2010.

19. En respuesta a las preocupaciones del Defensor del Pueblo sobre el plazo de diez días, la EPSO declaró que el derecho de los candidatos a recibir información prevé que los candidatos no seleccionados puedan recibir, sin comprometer el secreto de los procedimientos del tribunal calificador, información y documentos que les permitan tomar una decisión informada sobre la utilidad de impugnar la decisión del tribunal calificador. Según jurisprudencia reciente, el plazo de diez días está justificado porque permite a los candidatos no seleccionados obtener información y documentos al menos un mes antes de que expire el plazo para interponer un recurso ante el Tribunal o para presentar una reclamación ante la EPSO [2]. Por lo tanto, la EPSO no vio ninguna restricción indirecta del derecho fundamental a interponer un recurso judicial o presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo.

20. Según la EPSO, el derecho de acceso a los datos recogidos que le conciernen y a que se rectifiquen, establecido en el artículo 8, apartado 2, de la Carta de los Derechos Fundamentales, no puede verse afectado, dado que, de conformidad con el artículo 14 del Reglamento (CE) no 45/2001 relativo a la protección de datos personales [3], el interesado tiene derecho, sin demora, a que se rectifiquen los datos personales inexactos o incompletos. De conformidad con el punto 3.9 del dictamen del SEPD [4] «Dictamen sobre una notificación de control previo recibida del delegado de protección de datos de la Comisión Europea sobre el sistema de contratación, por concurso, de personal permanente para las instituciones europeas o para los órganos y organismos comunitarios», de 24 de febrero de 2006, «el derecho de rectificación [...] sólo puede aplicarse, evidentemente, a los datos fácticos. Las marcas asignadas no podrían en ningún caso estar abiertas a un derecho de rectificación por parte del interesado.

21. Por lo que se refiere a la sugerencia de facilitar automáticamente a todos los candidatos las fichas de evaluación relativas a sus cualificaciones en la fase de admisión, así como las respuestas a sus pruebas escritas o prácticas en la fase del centro de evaluación, la EPSO alegó una vez más que, cuando se determina la idoneidad de los candidatos, los procedimientos del tribunal son de carácter comparativo y, por lo tanto, están cubiertos por el secreto que rodea a dichos procedimientos.

22. Con respecto a la sugerencia de que podrían generarse correos electrónicos automáticos para informar a los candidatos de que hay nueva información en sus perfiles de la EPSO, la EPSO declaró que ha desarrollado una notificación de «robomail» que alerta a los candidatos cuando tienen un nuevo mensaje en su cuenta de la EPSO. La EPSO señaló, sin embargo, que se trata de un servicio adicional del que los candidatos no pueden derivar ningún derecho.

Evaluación del Defensor del Pueblo que dio lugar a un proyecto de recomendación

23. La EPSO alegó, en suma, que no podía concederse a la demandante acceso a la ficha de evaluación de sus cualificaciones debido al secreto que rodea a los procedimientos de los tribunales de oposición en virtud del artículo 6 del anexo III del Estatuto. A este respecto, el Defensor del Pueblo reiteró su conclusión en el contexto de su investigación de oficio OI/5/2005/PB [5]: la disposición estatutaria que establece que las actuaciones de los tribunales de oposición serán secretas no impide que se comuniquen a los candidatos los criterios de evaluación o el desglose detallado de las puntuaciones correspondientes a una prueba determinada. El resultado de esta investigación de oficio fue que la EPSO se comprometió a facilitar a los candidatos una hoja de evaluación en la que se indicara no solo la puntuación final global, sino también los criterios de evaluación utilizados y las puntuaciones parciales concedidas para cada criterio.

24. A este respecto, el Defensor del Pueblo señaló además que, según la nota a pie de página 1 de la convocatoria de oposición correspondiente, "los candidatos no invitados al centro de evaluación pueden obtener una copia de la hoja de evaluación del tribunal calificador relativa a sus cualificaciones presentando una solicitud en un plazo de diez días a partir de la notificación de los resultados." En consecuencia, la propia EPSO ha adoptado la posición de que la hoja de evaluación no estaba cubierta por el secreto que rodeaba las actuaciones del tribunal calificador durante los diez días siguientes a la comunicación de sus resultados a los candidatos. Si la hoja de evaluación no estaba cubierta por el secreto que rodeaba los procedimientos del tribunal de selección durante ese período, lógica y necesariamente, el Defensor del Pueblo no entendió el proceso de razonamiento mediante el cual podría haber quedado cubierto por el secreto que rodeaba los procedimientos del tribunal de selección después de ese período.

25. Con respecto a la referencia de la EPSO a la jurisprudencia reciente, el Defensor del Pueblo señaló que la sentencia a la que se refería la EPSO subraya la obligación de la EPSO de respetar los plazos para responder a las solicitudes de información presentadas por los candidatos con el fin de permitirles ejercer el derecho a tomar una decisión con conocimiento de causa sobre si impugnar o no las decisiones adoptadas por los tribunales de oposición [6]. Aunque la sentencia también se refiere al breve plazo para que los candidatos presenten solicitudes de información [7], no sugiere que se excluya el derecho de los candidatos a obtener información más allá de ese plazo.

26. Sobre la base de lo anterior, el Defensor del Pueblo no consideró convincentes los argumentos de la EPSO en apoyo de su negativa a facilitar a la reclamante acceso a la hoja de evaluación del tribunal calificador relativa a sus cualificaciones, limitando así su derecho fundamental de acceso a su expediente [8] y a los datos recogidos sobre ella [9]. El Defensor del Pueblo abordó la denegación injustificada de la EPSO, que constituye un caso de mala administración, formulando el siguiente proyecto de recomendación:

Teniendo en cuenta las conclusiones del Defensor del Pueblo, la EPSO debe facilitar a la reclamante una copia de su ficha de evaluación relativa a sus cualificaciones.

27. El Defensor del Pueblo reconoció la mejora, en lo que respecta a la información de los candidatos, introducida por el sistema «robomail». Sin embargo, no excluye la posibilidad de que se puedan introducir nuevas mejoras. Dada la falta de razones válidas aducidas por la EPSO para mantener en secreto la ficha de evaluación, y con vistas a permitir a los candidatos el máximo derecho posible a la revisión, la EPSO podría reconsiderar la posibilidad de facilitar automáticamente a todos los candidatos sus fichas de evaluación. El Defensor del Pueblo declaró que seguiría examinando esta cuestión al evaluar el dictamen motivado de la EPSO sobre el proyecto de recomendación y que agradecería la posición de la EPSO también a este respecto.

Los argumentos presentados al Defensor del Pueblo tras el proyecto de recomendación

28. En su dictamen detallado sobre el proyecto de recomendación, la EPSO declaró que actualmente está ejecutando un proyecto destinado a mejorar la calidad de su comunicación con los candidatos. Esto implica establecer directrices claras y de política pública para, entre otros, casos como el del reclamante. La EPSO hace hincapié en que considera que la transparencia en sus procesos es de la mayor importancia. Esto se pone de manifiesto en la introducción de la nueva metodología de la oposición, con un nuevo modelo de convocatorias de oposición y una Guía de las oposiciones generales, que contiene las normas comunes aplicables a todos los procedimientos de oposición.

29. La EPSO declaró que, desde la organización de la oposición en la que participó el denunciante, ha revisado su política y ahora proporciona automáticamente a los candidatos que se presentan a las oposiciones generales información sobre la evaluación de su evaluador de talentos. La EPSO declaró que, por lo tanto, tendría en cuenta el proyecto de recomendación del Defensor del Pueblo y enviaría al reclamante la información solicitada.

30. Posteriormente, la EPSO facilitó al Defensor del Pueblo una copia de su carta a la reclamante en la que le facilitaba la hoja de evaluación en la que se indicaban los criterios, la ponderación y los puntos concedidos por sus cualificaciones.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras el proyecto de recomendación

31. La EPSO ha facilitado a la demandante una copia de su ficha de evaluación relativa a sus cualificaciones. La EPSO también ha modificado su política general a este respecto y ahora proporciona automáticamente a los candidatos información sobre la evaluación de sus cualificaciones. Por lo tanto, la EPSO ha aceptado plenamente el proyecto de recomendación y ha abordado las preocupaciones del Defensor del Pueblo sobre la información a los candidatos. El Defensor del Pueblo agradece a la EPSO su enfoque constructivo y transparente al respecto.

B. Conclusiones

Sobre la base de su investigación sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

La EPSO ha aceptado el proyecto de recomendación del Defensor del Pueblo.

Se informará de esta decisión al reclamante y a la EPSO.

Emily O'Reilly

Hecho en Estrasburgo, el 23 de enero de 2014.

[1] La denunciante también alegó que la EPSO la excluyó erróneamente de la participación en la oposición general y alegó que la EPSO debería: 1) Reevaluar su solicitud; y 2) En caso de que la reevaluación solicitada en la solicitud (1) demostrara que debería haber sido invitada a esa fase de la oposición, permitirle asistir a la fase del centro de evaluación. Sin embargo, el Defensor del Pueblo consideró que no había motivos suficientes para incluir esta alegación y estas reclamaciones en su investigación por las siguientes razones. Dadas las limitaciones organizativas y de tiempo que implica la organización de las oposiciones, el Defensor del Pueblo consideró razonable que la EPSO estableciera plazos estrictos y breves para las solicitudes de revisión en las diferentes fases de las oposiciones. El objetivo de la alegación y las reclamaciones conexas solo podrían alcanzarse dejando de lado estas razones válidas para fijar plazos estrictos.

[2] Sentencia de 18 de septiembre de 2012, Martorell/Comisión (F-96/09, aún no publicada en la Recopilación), apartado 47.

[3] Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000

relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por la Comunidad

instituciones y organismos y sobre la libre circulación de estos datos (DO 2001, L 8, p. 1).

[4] Supervisor Europeo de Protección de Datos.

[5] La decisión está disponible en: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Asunto F-96/09, Martorell/Comisión, citado en la nota 3 supra. El apartado 48 de la sentencia tiene el siguiente tenor: «Del análisis que acaba de hacerse se desprende que el estricto respeto por parte de la EPSO del derecho específico reconocido a favor de los candidatos, tanto en lo que respecta al contenido de este derecho como al plazo de respuesta, refleja las obligaciones que se derivan del principio de buena administración, del derecho del público a acceder a los documentos y del derecho a la tutela judicial efectiva, de conformidad con los artículos 41, 42 y 47 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea. En consecuencia, además de llevar posiblemente a los candidatos eliminados a interponer un recurso o presentar una reclamación sin disponer de información suficiente, el incumplimiento por parte de la EPSO del derecho específico reconocido a favor de los candidatos puede constituir un acto ilícito en el ejercicio de funciones públicas que, en algunas circunstancias, podría dar lugar a un derecho a indemnización por parte del candidato" (traducción no oficial y énfasis añadido).

[7] Asunto F-96/09, Martorell/Comisión, citado en la nota 3 supra, apartado 47.

[8] Artículo 41, apartado 2, letra b), de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea.

[9] Artículo 8, apartado 2, de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea