ANTECEDENTES DE LA DENUNCIA

1. La presente queja fue presentada al Defensor del Pueblo Europeo por Internationaler Hilfsfonds e.V., una organización no gubernamental alemana ("ONG") que presta apoyo a los refugiados y a las víctimas de guerras y catástrofes.

2. El 14 de diciembre de 2004, el Defensor del Pueblo dio por concluida su investigación de la reclamación 1874/2003/GG presentada por el mismo demandante. Este asunto se refería a la tramitación de una solicitud de acceso al expediente de la Comisión Europea relativo a un contrato que la Comisión había celebrado con el denunciante («contrato LIEN 97-2011»). La investigación se cerró con un comentario crítico, después de que el Defensor del Pueblo hubiera dirigido sin éxito un proyecto de recomendación a la Comisión.

3. Los días 28 y 31 de agosto de 2009, el denunciante solicitó a la Comisión acceso a las partes del expediente antes mencionado que aún no habían sido divulgadas. La respuesta de la Comisión no satisfizo al denunciante.

4. El 15 de octubre de 2009, el denunciante presentó una solicitud confirmatoria de acceso.

5. El 10 de noviembre de 2009, la Comisión informó al denunciante de que el plazo de respuesta debía prorrogarse otros quince días hábiles.

6. Este plazo adicional expiró el 1 de diciembre de 2009. Ese día, la Comisión informó al denunciante de que, lamentablemente, aún no estaba en condiciones de enviar su respuesta. Se informó al demandante de que, por lo tanto, tenía derecho a interponer un recurso ante el Tribunal General o a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo. Sin embargo, la Comisión añadió que su respuesta estaba casi lista y que se esperaba que pudiera enviarse en breve. Pidió disculpas por cualquier inconveniente que pudiera derivarse de este retraso.

7. El 17 de diciembre de 2009, el denunciante preguntó a la Comisión cuándo podía esperarse su respuesta.

8. El 7 de enero de 2010, el demandante se dirigió al Defensor del Pueblo.

EL OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN

9. El denunciante presentó inicialmente las siguientes alegaciones y la siguiente alegación:

Alegaciones:

1. La Comisión no respondió a la solicitud confirmatoria del reclamante dentro de los plazos previstos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001.
2. La Comisión retrasó deliberadamente la tramitación del asunto.

Reclamación:

La Comisión debe decidir sin más demora sobre la solicitud confirmatoria del denunciante.

10. En su dictamen, la Comisión informó al Defensor del Pueblo de que el demandante había interpuesto un recurso ante el Tribunal General contra su supuesta negativa implícita a conceder pleno acceso a los documentos solicitados (asunto T-36/10). A continuación, el Defensor del Pueblo informó al reclamante de las disposiciones pertinentes del artículo 228 del TFUE, así como del artículo 1, apartado 3, y del artículo 2, apartado 7, del Estatuto del Defensor del Pueblo, que establecen que el Defensor del Pueblo no puede tramitar reclamaciones relativas a cuestiones que hayan sido resueltas por los órganos jurisdiccionales o que estén pendientes ante un órgano jurisdiccional.

11. En su respuesta, el demandante pidió al Defensor del Pueblo que limitara su investigación al examen de la siguiente alegación:

La Comisión ignoró deliberadamente los plazos para responder a su solicitud de acceso al expediente pertinente, a pesar de que se había comprometido a hacerlo.

El autor subrayó que había retirado todas las demás alegaciones y reclamaciones.

12. Por lo tanto, la presente investigación se refiere únicamente a la alegación expuesta en el punto 11 de las presentes conclusiones.

LA INVESTIGACIÓN

13. El 27 de enero de 2010, el Defensor del Pueblo solicitó a la Comisión un dictamen sobre las alegaciones y la alegación que el demandante había presentado inicialmente. La Comisión envió su dictamen el 31 de marzo (original en inglés) y el 8 de abril de 2010 (traducción al alemán).

14. El 13 de abril de 2010, el Defensor del Pueblo pidió al demandante que comentara la pertinencia del asunto T-36/10 para la presente investigación. El denunciante envió su respuesta el 22 de abril de 2010.

15. El 26 de abril de 2010, el Defensor del Pueblo informó a la Comisión de que el demandante había retirado sus alegaciones y reclamaciones iniciales y le solicitó un dictamen sobre la alegación expuesta en el punto 11.

16. La Comisión envió su nuevo dictamen el 30 de junio (original en inglés) y el 7 de julio de 2010 (traducción al alemán). Este dictamen se remitió al denunciante, que envió sus observaciones el 15 de julio de 2010.

ANÁLISIS Y CONCLUSIONES DEL PUEBLO

A. Denuncia de incumplimiento deliberado de los plazos

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

17. El denunciante alegó que la Comisión ignoró deliberadamente los plazos para responder a su solicitud de acceso al expediente pertinente, a pesar de que había prometido hacerlo.

18. En su dictamen sobre esta alegación, la Comisión señaló que la solicitud confirmatoria del denunciante enviada el 15 de octubre de 2009 se registró el 19 de octubre de 2009. El plazo de 15 días hábiles para responder al mismo expiró el 10 de noviembre de 2009. Sin embargo, el mismo día, de conformidad con el artículo 8, apartado 2, del Reglamento 1049/2001, la Comisión prorrogó este plazo otros 15 días hábiles hasta el 1 de diciembre de 2009. La Comisión señaló que, el 1 de diciembre de 2009, informó al denunciante de que aún no estaba en condiciones de dar su respuesta definitiva a la solicitud confirmatoria y de que estaba llevando a cabo una revisión detallada de todos los documentos a los que aún no se había concedido acceso. En esta carta, la Comisión explicó además que, dado el gran número de documentos que debían examinarse, necesitaba más tiempo para completar su análisis, lo que requería consultas internas entre los servicios de la Comisión.

19. La Comisión señaló que no excedió deliberadamente los plazos normales para tramitar las solicitudes confirmatorias de acceso a los documentos. Sostuvo que concede igualdad de trato a todas las solicitudes de acceso a documentos y que no discrimina a los solicitantes. La Comisión subrayó que la única razón para no cumplir los plazos normales había sido el trabajo administrativo que implicaba el análisis muy detallado de un voluminoso expediente que contenía una variedad de documentos, varios de los cuales se duplicaban en diferentes secciones o se adjuntaban a otros documentos.

20. La Comisión señaló que, en su dictamen de 31 de marzo de 2010 sobre la reclamación original, había informado al Defensor del Pueblo de que tenía por objeto proporcionar al demandante la respuesta a su solicitud confirmatoria en la primera quincena de abril de 2010. La respuesta se envió el 29 de abril de 2010. En esta respuesta, se dio acceso total a 43 documentos y acceso parcial a 41 documentos. La Comisión añadió que se había denegado el acceso a 11 documentos y que los 15 documentos restantes no entraban en el ámbito de aplicación de la solicitud del denunciante.

21. La Comisión señaló que lamentaba no poder tramitar la solicitud confirmatoria en el plazo de 30 días hábiles previsto en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Añadió, sin embargo, que consideraba que un plazo ampliado estaba justificado cuando una solicitud requería un análisis detallado de un gran número de documentos. La Comisión reiteró que la solicitud del denunciante no se había retrasado deliberadamente, sino que se había tramitado lo antes posible teniendo debidamente en cuenta todos los intereses en juego.

22. En sus observaciones, el denunciante alegó que la Comisión había actuado sistemáticamente no solo para impedir la transparencia, sino también para desgastar al denunciante.

23. El denunciante alegó que la Comisión podría muy bien haber tratado el asunto dentro de los plazos previstos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Destacó que la cuestión del acceso al expediente pertinente ya se había planteado en el pasado y que, por lo tanto, la Comisión estaba claramente familiarizada con ella. El denunciante alegó además que la declaración de la Comisión de que lamentaba el retraso no era auténtica.

24. El denunciante añadió que la respuesta de la Comisión de 29 de abril de 2010 era de nuevo incompleta y engañosa. Además, el denunciante subrayó que en esta respuesta la Comisión le había obligado de nuevo a solicitar acceso a determinados documentos a los que ya había solicitado acceso en 2009.

Evaluación del Defensor del Pueblo

25. Antes de examinar el objeto de la presente reclamación, el Defensor del Pueblo considera oportuno examinar las observaciones formuladas por el demandante en relación con la carta de la Comisión de 29 de abril de 2010. Estas observaciones parecen referirse tanto al fondo, es decir, al contenido de la decisión así adoptada, como a la forma en que la Comisión interpretó la solicitud confirmatoria del denunciante en lo que respecta a determinados documentos. En cuanto al fondo, procede recordar que la cuestión de la negativa de la Comisión a conceder el pleno acceso a los documentos solicitados constituye el objeto del asunto T-36/10. Por lo tanto, esta cuestión no forma parte de la presente investigación. Por lo que se refiere a los aspectos procedimentales, el Defensor del Pueblo señala que, en su decisión de 29 de abril de 2010, la Comisión consideró que la solicitud confirmatoria había ampliado el alcance de la solicitud inicial en lo que respecta a determinados documentos. En este sentido, la Comisión consideró que la solicitud confirmatoria debía considerarse una solicitud inicial de acceso. Cabe señalar que esta interpretación ha dado lugar a una nueva reclamación del demandante (reclamación 1577/2010/GG), en la que el Defensor del Pueblo ha iniciado recientemente una investigación. Por lo tanto, no es necesario abordar esta cuestión en la presente investigación.

26. Por lo que se refiere al objeto de la presente reclamación, el Defensor del Pueblo considera que la alegación formulada por el demandante debe entenderse en el sentido de que abarca dos aspectos. En primer lugar, el denunciante alega que la Comisión cometió mala administración al no tramitar su solicitud de acceso dentro de los plazos previstos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. En segundo lugar, el denunciante alega que la Comisión ignoró deliberadamente estos plazos.

27. Por lo que se refiere al primer aspecto, la Comisión explicó que la solicitud confirmatoria del denunciante se registró el 19 de octubre de 2009, que el plazo de 15 días hábiles para responder a ella expiró el 10 de noviembre de 2009 y que había prorrogado este plazo otros 15 días hábiles hasta el 1 de diciembre de 2009. El Defensor del Pueblo considera que el demandante no ha demostrado que la decisión de la Comisión de prorrogar el plazo hasta el 1 de diciembre de 2009 constituya una mala administración.

28. Es una buena práctica administrativa tramitar las solicitudes de acceso del público dentro de los plazos previstos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. En el presente asunto, la Comisión no respondió a la solicitud confirmatoria hasta el 29 de abril de 2010, es decir, casi cinco meses después de la expiración del plazo ampliado de 1 de diciembre de 2009. Se trata de un retraso muy grave.

29. Ninguno de los argumentos expuestos por la Comisión en este contexto es convincente.

30. En su dictamen, la Comisión señalaba que lamentaba no poder tramitar la solicitud confirmatoria en el plazo de 30 días hábiles previsto en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Añadió, sin embargo, que consideraba que un plazo ampliado estaba justificado cuando una solicitud requería un análisis detallado de un gran número de documentos. Esto parece sugerir que la Comisión supone que no es necesario respetar los plazos establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 en los casos relativos al acceso a un gran número de documentos. El Defensor del Pueblo no puede aceptar ninguna sugerencia de este tipo. Los plazos previstos en el Reglamento 1049/2001 son claramente obligatorios. Además, el artículo 8, apartado 2, del Reglamento 1049/2001 establece explícitamente que, en casos excepcionales, «por ejemplo, en el caso de una solicitud relativa a un número muy elevado de documentos», el plazo para responder a una solicitud confirmatoria puede prorrogarse otros quince días hábiles. De este modo, el propio Reglamento 1049/2001 deja claro que solo se dispone de una prórroga limitada en situaciones como la a la que se refiere la Comisión.

31. La Comisión también invocó el trabajo administrativo que implicaba el análisis muy detallado de un expediente voluminoso y la necesidad de proceder a consultas internas para justificar el tiempo que había tardado en responder a la solicitud confirmatoria del denunciante. Sin embargo, y como observó acertadamente el denunciante, ya había solicitado acceso al expediente pertinente en el pasado. Por lo tanto, la Comisión debería haber podido, al menos en cierta medida, basarse en los trabajos preparatorios que había realizado al tramitar esta solicitud de acceso anterior. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión no ha proporcionado una explicación creíble de por qué no fue posible tramitar la solicitud confirmatoria en el presente caso dentro del plazo de 30 días hábiles permitido por el Reglamento 1049/2001, pero requirió casi cinco meses más.

32. En opinión del Defensor del Pueblo, el hecho de que este nuevo retraso fuera excesivo también queda confirmado por el contenido de la carta de la Comisión de 1 de diciembre de 2009 en la que se informaba al demandante de que se produciría algún retraso. En esta carta, la Comisión señalaba que su respuesta estaba casi lista y que se esperaba que pudiera enviarse en breve. El Defensor del Pueblo señala que la Comisión se ha abstenido de abordar esta afirmación en su dictamen, a pesar de que la redacción de la alegación sobre la que se le pidió que formulara observaciones aludía claramente a ella.

33. En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo llega a la conclusión de que la Comisión incurrió en un grave retraso al responder a la solicitud confirmatoria del demandante sin poder presentar argumentos convincentes que justificaran el tiempo que había tardado. Esto constituye un caso de mala administración.

34. El Defensor del Pueblo señala que, en su carta de 29 de abril de 2010, la Comisión se disculpó por el retraso que se había producido. En opinión del Defensor del Pueblo, presentar tales disculpas a un ciudadano es normalmente una reacción suficiente en los casos en que se han producido retrasos en el pasado en la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos. En tales casos, por lo tanto, normalmente no hay motivos para que el Defensor del Pueblo adopte nuevas medidas. El Defensor del Pueblo observa, sin embargo, que el dictamen de la Comisión en el presente asunto no contiene ninguna disculpa, sino que se limita a afirmar que la Comisión lamenta el retraso. Además, a esta declaración le sigue inmediatamente la afirmación de que la solicitud confirmatoria del reclamante se tramitó lo antes posible teniendo debidamente en cuenta todos los intereses en juego. A la vista de estas declaraciones, el Defensor del Pueblo considera que las disculpas contenidas en la carta de 29 de abril de 2010 no son suficientes para remediar la mala administración ocurrida en este caso. Por lo tanto, a continuación se hará una observación crítica en este contexto.

35. Por lo que se refiere al segundo aspecto de la alegación formulada por el demandante, el Defensor del Pueblo señala que la Comisión negó haber excedido deliberadamente los plazos normales para tramitar las solicitudes confirmatorias de acceso a los documentos.

36. El Defensor del Pueblo entiende que el retraso excesivo que se ha producido en el presente caso ha llevado al demandante a presumir que la Comisión actuó deliberadamente. Sin embargo, y aunque este retraso constituye claramente una mala administración, el denunciante no ha presentado ninguna prueba concreta que demuestre que la Comisión actuó de mala fe. Por lo tanto, no se aprecia mala administración en este aspecto del asunto.

B. Conclusiones

Sobre la base de su investigación sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente observación crítica:

Es una buena práctica administrativa tramitar las solicitudes de acceso del público dentro de los plazos previstos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. En el presente asunto, la Comisión no respondió a la solicitud confirmatoria del denunciante hasta el 29 de abril de 2010, es decir, casi cinco meses después de que expirara el plazo ampliado del 1 de diciembre de 2009, sin poder presentar argumentos convincentes que justificaran el tiempo que había tardado. Esto constituye un caso de mala administración.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Hecho en Estrasburgo, el 19 de agosto de 2010.