Antecedentes de la investigación por iniciativa propia

1. En 2010, la EPSO introdujo un "nuevo modelo" de oposiciones para la selección de personal permanente para las instituciones de la UE, que se compone de pruebas TCC de admisión y pruebas del centro de evaluación (pruebas finales). Este nuevo modelo se introdujo con el fin de acelerar todo el procedimiento de competencia [1].

2. En las oposiciones "antiguo modelo", los documentos justificativos de los candidatos se verificaron antes de que se emitieran las invitaciones para el examen final (exámenes escritos/orales). Esto significaba que todos los candidatos invitados al examen final podían ser incluidos en la lista de reserva si superaban dicho examen.

3. El procedimiento de la EPSO en las oposiciones «nuevo modelo» consiste en que los tribunales de oposición comprueben los documentos justificativos únicamente de los candidatos que superen las pruebas finales de una oposición, es decir, en las pruebas realizadas en el Centro de Evaluación. Si los tribunales de oposición no aceptan los documentos justificativos de los candidatos seleccionados, estos serán rechazados y no se incluirán en la lista de reserva.

4. Podría decirse que sería mejor para los candidatos que fueran informados de la decisión de los comités de selección sobre sus documentos justificativos antes de presentarse a las pruebas del centro de evaluación, para las que suelen prepararse, e invertir tiempo, esfuerzo e incluso dinero. Este es el caso, en particular, porque la pertinencia de la experiencia profesional de los candidatos, a la que se hace referencia en sus documentos justificativos, para las funciones del puesto de trabajo para el que solicitan (un requisito de admisibilidad en las oposiciones de la EPSO) no siempre es objetivamente evidente. Si los candidatos no son conscientes de la relevancia de la experiencia profesional para las funciones, en última instancia no tendrán éxito en la oposición, incluso si tienen éxito en el Centro de Evaluación.

5. También parece que la participación en las pruebas del centro de evaluación de candidatos que finalmente son rechazados debido a la falta o insuficiencia de documentos justificativos podría no estar justificada desde un punto de vista económico. Las invitaciones al Centro de Evaluación implican costes de la UE que podrían evitarse si se verificaran los documentos justificativos de los candidatos antes de que se emitan las invitaciones al Centro de Evaluación.

6. La información facilitada por la EPSO en su sitio web [2] y en la Guía de las oposiciones generales [3] no aclara por qué el procedimiento actual prevé la comprobación de los documentos justificativos solo en el último momento, es decir, cuando los candidatos seleccionados ya hayan sido identificados después de las pruebas del centro de evaluación.

7. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo consideró que las cuestiones mencionadas anteriormente debían ser aclaradas por la EPSO. El artículo 228 del TFUE faculta al Defensor del Pueblo Europeo para llevar a cabo investigaciones de oficio sobre posibles casos de mala administración en las actividades de las instituciones y órganos comunitarios. Así pues, el Defensor del Pueblo decidió abrir la presente investigación de oficio para dar a la EPSO la oportunidad de explicar el calendario de los tribunales de selección para evaluar las cualificaciones de los candidatos sobre la base de los documentos justificativos adjuntos.

Objeto de la investigación de oficio

8. En su carta de apertura de la presente investigación de oficio, el Defensor del Pueblo se refirió a una reclamación contra la EPSO relativa a la oposición general EPSO/AST/112/10 y declaró que los hechos de dicha reclamación llamaban su atención sobre las cuestiones objeto de la presente investigación de oficio. Pide a la EPSO que indique si, en las oposiciones en las que no más de 100 candidatos reúnan las condiciones para presentarse a las pruebas en el Centro de Evaluación, el tribunal de oposición puede verificar los documentos justificativos, en particular los relativos a la educación y la experiencia profesional, antes de cursar las invitaciones al Centro de Evaluación.

9. La Defensora del Pueblo pidió a la EPSO que tuviera en cuenta, en su respuesta, i) los posibles ahorros para el presupuesto de la UE derivados de este enfoque; ii) el interés de los candidatos en ser informados si su experiencia profesional no se considera pertinente antes de invertir tiempo y esfuerzo en las pruebas del centro de evaluación; y iii) el hecho de que, en las oposiciones del "modelo antiguo", los documentos justificativos se verificaron antes de que se publicaran las invitaciones a los exámenes escritos y orales.

La investigación

10. El 19 de enero de 2012, el Defensor del Pueblo solicitó un dictamen a la EPSO. El 31 de mayo de 2012, la EPSO presentó su respuesta.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

A. Calendario de los tribunales de selección para evaluar las cualificaciones de los candidatos sobre la base de documentos justificativos

Argumentos de la EPSO

11. La EPSO se refirió a la oposición general EPSO/AST/112/10 («la oposición»). Precisó que el tribunal calificador elaboró la lista de los candidatos que obtuvieron las puntuaciones totales más altas en las pruebas de admisión y que, a la luz de la información facilitada en su candidatura en línea, cumplían los requisitos generales y específicos enumerados en la convocatoria de oposición. A continuación, se invitó a estos candidatos a las pruebas del centro de evaluación. Según la EPSO, «esto significa que todos los candidatos invitados a las pruebas del centro de evaluación cumplieron, sobre la base de la información contenida en su solicitud en línea, las condiciones generales y específicas exigidas por la Comunicación».

12. Tras la verificación de los documentos justificativos, el tribunal podría considerar que los documentos justificativos de determinados candidatos no confirman o validan la información facilitada en su candidatura en línea, o no lo hacen suficientemente. Refiriéndose a la oposición mencionada anteriormente, la EPSO explicó: "Esta no es una cuestión de si ... La experiencia profesional [de los candidatos] era relevante para las funciones descritas en la Comunicación, sino más bien una cuestión de aportar pruebas de la información facilitada en la solicitud en línea. El tribunal calificador ya había decidido, sobre la base de esta información, que su experiencia profesional era relevante para admitir a los candidatos, sin embargo, a condición de que esta información fuera posteriormente respaldada por la prueba documental necesaria." En opinión de la EPSO, los candidatos sabían cómo redactar la información en su solicitud en línea de tal manera que convenciera al tribunal calificador de que podían ser admitidos en el concurso, pero algunos no apoyaron esa información con la documentación requerida.

13. La fase en la que se verifican los documentos justificativos podría pasar de la competencia a la competencia, pero solo en casos muy excepcionales una institución sigue insistiendo en que la convocatoria se redacte de manera que los documentos se verifiquen en una fase anterior. En el caso de las oposiciones con un elevado número de candidatos en particular, es más rentable y eficiente en términos de tiempo realizar la verificación completa "solo antes de incluir a los candidatos seleccionados en la lista de reserva".

14. La EPSO realizó una comparación entre los costes generados por los dos enfoques procedimentales: el primer enfoque, en el que los documentos justificativos se verificaron antes de las pruebas finales; y el enfoque actual, en el que solo se verifican después de esas pruebas. En el concurso, un total de 499 candidatos fueron invitados a participar en las pruebas del centro de evaluación, y solo 193 fueron seleccionados. En el sistema actual, en el que solo se comprueban los documentos justificativos de los candidatos seleccionados en las pruebas del centro de evaluación, el tribunal solo tenía que verificar 193 expedientes, en lugar de los 499 expedientes que habría tenido que comprobar con arreglo al primer enfoque. Esto dio lugar a que se necesitaran menos de la mitad de las horas-hombre para llevar a cabo la verificación. La verificación de los documentos justificativos requiere mucho tiempo y «trabajo intensivo». La experiencia demuestra que solo un número muy limitado de candidatos no puede proporcionar la prueba necesaria de la información que proporcionan en su solicitud en línea. En el caso de la oposición, solo once candidatos (de un total de 193) no pudieron, en última instancia, presentar los documentos justificativos necesarios que justificaran la información facilitada en su candidatura en línea. La EPSO está convencida de que el método actual genera ahorros reales para el presupuesto de la UE en comparación con el enfoque anterior.

15. Además, la convocatoria de oposición definió el número de candidatos que debían ser convocados a las pruebas del centro de evaluación como un múltiplo (2,5 veces) del número de candidatos que podían ser incluidos en la lista de reserva. Por lo tanto, ese número era "más o menos fijo ". Por esa razón, verificar los documentos justificativos antes de enviar las invitaciones a las pruebas del centro de evaluación no habría reducido el número de candidatos invitados y, por lo tanto, no habría dado lugar a mayores ahorros para el presupuesto de la UE. Para la oposición en cuestión, habría dado lugar a una situación en la que, en lugar de los once candidatos que finalmente no pudieron presentar los documentos justificativos necesarios, se habría invitado a otros once candidatos.

16. La EPSO llegó a la conclusión de que, por lo que respecta a los candidatos invitados al Centro de Evaluación, el tribunal calificador decidió su admisibilidad y los admitió a las pruebas del centro de evaluación sobre la base de la información que habían facilitado en sus solicitudes en línea. Limitar la comprobación de los criterios de admisibilidad a los documentos de los candidatos que pueden ser incluidos en la lista de reserva supone una considerable ganancia de tiempo y reduce, por tanto, la duración de la fase de admisión.

17. Antes de invertir tiempo y esfuerzo en las pruebas del centro de evaluación, los candidatos tienen interés en ser informados de si su experiencia profesional se considera relevante o no. La EPSO está convencida de que este es el caso en el sistema actual. Si los candidatos, de conformidad con la declaración jurada que firman, presentan documentos que respalden la información facilitada en línea, la verificación de dichos documentos no modificará su admisibilidad.

Evaluación del Defensor del Pueblo

18. En primer lugar, el Defensor del Pueblo señala que, de conformidad con las normas vigentes en materia de oposiciones, los documentos justificativos sujetos a control por el tribunal calificador después de las pruebas del centro de evaluación son, por lo general, los que confirman las declaraciones que los candidatos hacen en su candidatura en línea en relación con: i) Ciudadanía; ii) experiencia profesional; y iii) títulos académicos.[4]

19. El Defensor del Pueblo ya ha recibido reclamaciones en las que se alega que, incluso si un candidato se refería a documentos justificativos en su poder y, al hacerlo, incluía información en la solicitud en línea sobre sus certificados específicos [5] o sus contratos de trabajo específicos y/o facturas relativas a períodos de actividad por cuenta propia [6] (sobre cuya base fue posteriormente aceptado en el CBT), el tribunal calificador, al verificar los documentos justificativos en la fase final de la oposición, no consideró estos documentos como pruebas suficientes de las cualificaciones requeridas.

20. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no está totalmente convencido de la opinión de la EPSO, en esencia, de que i) la indicación de la experiencia o los diplomas profesionales pertinentes en la solicitud en línea y ii) la disponibilidad de los mismos datos en los documentos justificativos que obran en poder de los candidatos, constituyen garantías efectivas para los candidatos de que el tribunal calificador considerará que estos documentos son suficientes al comprobarlos uno por uno, una vez que hayan tenido lugar las pruebas de evaluación. En este contexto, el Defensor del Pueblo desea recordar aquí el argumento expuesto por la EPSO en muchas de las investigaciones del Defensor del Pueblo (y que no cuestiona), a saber, que los tribunales de oposición tienen un amplio margen de apreciación en lo que respecta a la pertinencia de los documentos justificativos, un margen de apreciación reconocido por la jurisprudencia de los tribunales de la Unión.

21. De ello se deduce que los candidatos que deciden participar en un concurso y están en posesión de documentos justificativos específicos pueden no estar siempre seguros de la evaluación final de dichos documentos por parte de los tribunales. En este contexto, cabe señalar que los candidatos deben prepararse para las pruebas de evaluación. Hacerlo implica una inversión de tiempo y, a menudo, de dinero. Por lo tanto, habría sido mejor para ellos si, antes de realizar tal inversión, hubieran podido saber cuál es la decisión final del tribunal calificador sobre sus documentos justificativos.

22. La misma situación también se puede ver desde una perspectiva diferente. Si un candidato proporciona primero en su solicitud en línea la información sobre sus cualificaciones, es aceptado en la OTC sobre la base de esta información, pasa por la OTC y el procedimiento de pruebas de evaluación con éxito y, al final, el tribunal decide que sus documentos justificativos no son suficientes, este candidato de hecho ocupa el lugar, en el Centro de Evaluación, de otro candidato cuyos documentos justificativos podrían ser suficientes pero que obtuvo resultados en las pruebas OTC que están justo por debajo del umbral establecido para que se invite a un número fijo de candidatos al centro de evaluación. A este respecto, el Defensor del Pueblo toma nota de la declaración de la EPSO en su opinión de que el número de candidatos admitidos en el centro de evaluación es «... más o menos fijo. Por este motivo, la verificación de los documentos justificativos antes de enviar las invitaciones a las pruebas del centro de evaluación no habría reducido el número de candidatos invitados y, por tanto, no habría supuesto un mayor ahorro para el presupuesto de la UE. Para la oposición en cuestión, habría dado lugar a una situación en la que, en lugar de los 11 candidatos que finalmente no pudieron presentar los documentos justificativos necesarios, se habría invitado a otros 11 candidatos". En opinión del Defensor del Pueblo, tal situación, aunque hipotética, puede suscitar dudas en cuanto a si la oposición ofrece efectivamente una oportunidad para que los candidatos más merecedores sean incluidos en la lista de reserva.

23. El Defensor del Pueblo agradece que, en su opinión, la EPSO siguiera su sugerencia original y presentara argumentos en apoyo de su procedimiento en cuestión en relación con i) posibles ventajas financieras para el presupuesto de la UE y ii) un posible ahorro de tiempo. Sin embargo, el Defensor del Pueblo tampoco está totalmente convencido de todos estos argumentos.

24.  La alegación de la EPSO (citada en el punto 22 supra) de que el número de candidatos que deben ser invitados a las pruebas del centro de evaluación es más o menos fijo tiene sus méritos para demostrar que el momento en que se comprueban los documentos justificativos no tiene ninguna incidencia en los costes de la UE, como los relacionados con los gastos de viaje y estancia de los candidatos. Independientemente de que los justificantes se comprueben antes o después de las pruebas del centro de evaluación, los gastos de viaje y estancia de los candidatos serán siempre los mismos, ya que se invitará al mismo número fijo de candidatos al centro de evaluación.

25. Por otra parte, aun suponiendo que los costes operativos del Centro de Evaluación no se vean afectados por el hecho de que los documentos justificativos se comprueben antes o después de la invitación a las pruebas del centro de evaluación porque el Centro de Evaluación se mantiene operativo en todo momento en la sede de la EPSO en Bruselas, cabría alegar que existe un mal uso del tiempo y del dinero si los miembros del tribunal de selección realizan pruebas de evaluación para candidatos que no deberían haber sido admitidos si sus documentos justificativos se hubieran comprobado antes y que, en cualquier caso, no podrían incluirse en las listas de reserva, incluso si hubieran superado dichas pruebas.

26. Además, la EPSO alegó, en esencia, que los tribunales de oposición necesitan más tiempo para comprobar los expedientes de todos los candidatos convocados a las pruebas del centro de evaluación que para comprobar los expedientes únicamente de aquellos que superan dichas pruebas.

Sin embargo, esta declaración de la EPSO debe analizarse en el contexto de la duración del procedimiento para toda la oposición, es decir, alrededor de 6-8 meses. En este contexto, no existe una diferencia significativa en términos de tiempo si el tribunal comprueba los documentos justificativos antes y después de que se realicen las pruebas del centro de evaluación. El Defensor del Pueblo considera razonable suponer que un miembro experimentado de un tribunal de selección profesional debería poder comprobar fácilmente alrededor de 100 expedientes (documentos justificativos) durante un día laborable. De ello se deduce que habría una diferencia bastante mínima entre el número de días necesario para comprobar 499 expedientes (los expedientes de todos los candidatos convocados a las pruebas del centro de evaluación en la oposición a la que se refiere el dictamen de la EPSO) en lugar de solo 193 expedientes (los expedientes de todos los candidatos seleccionados en dichas pruebas). Por lo tanto, el tiempo ahorrado con esta forma de proceder parece ser mínimo [7]. Obviamente, si más de un miembro del tribunal de selección estuviera a cargo de esos controles (que debería ser el caso normal), el tiempo ahorrado sería mínimo, especialmente si se compara con el tiempo necesario para que los «candidatos inadmisibles» pasen por las largas y costosas pruebas del centro de evaluación.

27. A la luz de las conclusiones anteriores, el Defensor del Pueblo considera que la aclaración de la EPSO sobre las ventajas del procedimiento de comprobación de los documentos justificativos tras la realización de las pruebas de evaluación no es del todo convincente. Sin embargo, dado que, como señaló la EPSO, este procedimiento se lleva a cabo por voluntad expresa de las instituciones para las que la EPSO organiza las oposiciones, el Defensor del Pueblo considera que en este caso no están justificadas nuevas investigaciones sobre la EPSO.

B. Conclusiones

Por consiguiente, la Defensora del Pueblo concluye la presente investigación por iniciativa propia con la siguiente conclusión:

No se justifican más investigaciones sobre este asunto.

Se informará a la EPSO de esta decisión.

P. Nikiforos Diamandouros

Hecho en Estrasburgo, el 19 de diciembre de 2012.

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] DO 2011, C 315A, pp. 1-14. Lo mismo ocurre con la versión más reciente de la Guía (DO 201270A).

[4] Guía de las oposiciones generales, punto 6.1.4.

[5] Por ejemplo, la denuncia 962/2011/AN se refiere a documentos justificativos que acreditan cualificaciones académicas o equivalentes. El demandante participó en una oposición de la EPSO que requería un título que acreditara la finalización de un año de formación en el ámbito pertinente. El denunciante poseía un certificado profesional que demostraba la duración de la formación en el ámbito pertinente, expedido por el Institut du Monde Arabe. Ella mencionó esto en su formulario de solicitud. Después de superar las pruebas del centro de evaluación con excelentes calificaciones, fue excluida de la lista de reserva porque su certificado de formación profesional supuestamente no podía considerarse un diploma expedido por una escuela. El Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución amistosa, que fue rechazada. El caso aún no está cerrado.

[6] La denuncia 2518/2011/MHZ se refiere a documentos justificativos de la experiencia profesional. El denunciante tuvo éxito en las pruebas del centro de evaluación. Sin embargo, el tribunal decidió, sobre la base de los documentos aportados, que su experiencia profesional no era suficiente para su inclusión en la lista de reserva. Tras recibir el dictamen de la EPSO y las observaciones del demandante, el Defensor del Pueblo decidió llevar a cabo nuevas investigaciones, que están en curso.

[7] Seguramente no más de dos o tres días si sólo una persona haría la comprobación.