ANTECEDENTES DE LA DENUNCIA

1.         En 2001, el denunciante, una empresa italiana, y la Comisión firmaron un contrato de servicios financiado por el Fondo Europeo de Desarrollo (FED). El contrato se titulaba «Gestión del proyecto de suministro de agua de Monrovia y las zonas rurales». Su objetivo era proporcionar un suministro adecuado de agua a los repatriados y desplazados en Liberia durante un período de 24 meses (octubre de 2001 a octubre de 2003).

2.         Para ejecutar las tareas previstas en el contrato de servicios, se encomendó al demandante, entre otras cosas, la gestión de una administración de anticipos, que había establecido en un banco local. El proyecto comenzó en diciembre de 2001 y al mismo tiempo se pusieron fondos a disposición de la administración de anticipos.

3.         En mayo de 2003, debido al deterioro de la situación de la seguridad interior, la Comisión aconsejó oficialmente a sus asociados en la ejecución que participaran en el programa que consideraran la posibilidad de suspender las actividades. Sin embargo, el demandante decidió seguir trabajando en el proyecto.

4.         El 6 de junio de 2003, el mencionado banco local cesó sus actividades debido al estallido de la guerra civil en Monrovia. Esto impidió la transferencia de fondos a los bancos de Liberia. Por consiguiente, la Comisión aprobó la creación de una administración de anticipos alternativa en Italia.

5.         Más tarde, en 2003, la Comisión llevó a cabo una auditoría y una revisión del proyecto. Esto dio lugar a varios litigios con el denunciante sobre cuestiones técnicas y financieras.

6.         El 7 de abril de 2004, el denunciante presentó sus informes finales sobre el proyecto.

7.         A pesar de varios intercambios posteriores de correspondencia con la Comisión, el denunciante todavía tenía una serie de quejas con ella. Por consiguiente, el 4 de noviembre de 2005 recurrió al Defensor del Pueblo Europeo.

EL OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN

8.        El Defensor del Pueblo inició su presente investigación sobre las siguientes alegaciones y reclamaciones del demandante.

Alegaciones

(1) Durante un período de quince meses, del 24 de julio de 2003 al 19 de octubre de 2004, la Comisión no respondió a las reiteradas solicitudes del demandante de reposición de la administración de anticipos.

(2) Teniendo en cuenta que en ningún momento durante la ejecución del contrato la Comisión acusó al denunciante de rendimiento técnico o financiero inadecuado, y que el importe, la justificación y la validez contractual de la tasa de anticipos nunca fueron cuestionados, se infringieron gravemente las expectativas legítimas del denunciante, ya que no podía haber imaginado que la Comisión impugnaría retroactivamente la tasa de anticipos, un año completo después de la finalización del proyecto.

(3) La Comisión tardó un año completo después del final del proyecto en notificar al demandante cualquier problema, a pesar de que la cuestión había sido puesta en su conocimiento mucho antes por contables contratados.

(4) La Comisión ignoró las solicitudes del denunciante de: a) el análisis coste/beneficio posterior al proyecto y la evaluación técnica; y b) la devolución al denunciante de sus cuentas que la Comisión había decidido no pagar.

(5) Debido a los retrasos irrazonables de la Comisión en la reposición de la administración de anticipos, el denunciante prefinanciaba el 30 % del proyecto.

(6) El denunciante fue objeto de un trato inusual e injusto durante el cierre del proyecto, ya que el cierre del proyecto y los informes técnicos y financieros finales tuvieron que llevarse a cabo a expensas del denunciante una vez finalizado el proyecto, aunque el contrato no lo preveía.

Reclamación por valor de 161.086,99 euros, presentada en relación con tres cargos

a) El pago de facturas pendientes que hayan sido declaradas y gravadas en su totalidad en la presentación financiera anual del reclamante a las autoridades fiscales:

       - Gastos de anticipos prefinanciados (2 facturas): 75 931,95 USD

       - Gastos de asistencia técnica y retención (1 factura): 38 880,53 EUR

b) Intereses de demora e intereses compensatorios más devaluación de las facturas retrasadas y prefinanciación de anticipos (importes aplicables hasta finales de diciembre de 2005):

       - Asistencia técnica: 4 847,49 EUR

       Pérdidas por devaluación de la prefinanciación de la administración de anticipos: 8.495,18 dólares de los EE.UU.

       - Intereses de demora/compensatorios sobre la prefinanciación de anticipos: 20 988,75 USD

c) Obligaciones imprevisibles y extracontractuales posteriores al proyecto:

       Costes y gastos sufragados tras la finalización del proyecto: 27 774,21 EUR

LA INVESTIGACIÓN

9.         El 31 de enero de 2006, el Defensor del Pueblo solicitó a la Comisión que presentara un dictamen, lo que hizo el 28 de julio de 2006. El dictamen fue remitido al denunciante para que formulara sus observaciones, que envió el 26 de septiembre de 2006. El 10 de julio de 2007, el Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución amistosa. La Comisión respondió a esta propuesta el 8 de enero de 2008. La respuesta se remitió al denunciante, que presentó sus observaciones el 25 de enero de 2008. El Defensor del Pueblo remitió las observaciones del demandante a la Comisión, que envió una respuesta adicional el 26 de junio de 2006. El 31 de julio y el 8 de septiembre de 2008, respectivamente, el demandante y la Comisión informaron al Defensor del Pueblo del acuerdo final que habían alcanzado para resolver el caso.

ANÁLISIS Y CONCLUSIONES DEL PUEBLO

Observaciones preliminares

10.      Esta investigación ha concluido con un acuerdo satisfactorio entre las partes, basado en una propuesta de solución amistosa emitida por el Defensor del Pueblo. Dicha propuesta se refería a la parte a) de la pretensión expuesta en el punto 8 de las presentes conclusiones.

11.      A la luz del resultado satisfactorio de la presente investigación y de los considerables esfuerzos de ambas partes por llegar a una solución amistosa, la parte principal de la presente decisión se centra en las cuestiones que fueron objeto de la propuesta del Defensor del Pueblo de una solución amistosa. En cuanto a las cuestiones adicionales, cuya evaluación completa ya se ha comunicado a las partes en la propuesta de solución amistosa del Defensor del Pueblo, basta con señalar lo siguiente.

12.      Con respecto a la primera alegación antes mencionada, el Defensor del Pueblo consideró en su propuesta de solución amistosa que la Comisión parecía no haber respondido a dos solicitudes de reposición de la administración de anticipos creada para el proyecto, y que este incumplimiento parecía ser incompatible con las normas contractuales pertinentes. En su respuesta a la propuesta de solución amistosa, la Comisión subrayó, en resumen, lo que consideraba circunstancias excepcionales y que se habían producido retrasos, en particular debido a la necesidad de controles adicionales para proteger los intereses financieros de la Comunidad. El denunciante no presentó observaciones específicas en respuesta a estas observaciones adicionales formuladas por la Comisión. En este punto, procede señalar que la Comisión no refutó específicamente la conclusión antes mencionada del Defensor del Pueblo de que las normas contractuales no se cumplían estrictamente. Sin embargo, dado el carácter secundario de esta parte del asunto y el hecho de que se ha llegado a un acuerdo, el Defensor del Pueblo no considera necesario seguir examinando este asunto.

13.      Con respecto a las alegaciones restantes, el Defensor del Pueblo no constató mala administración en relación con las alegaciones segunda, tercera, quinta y sexta. Con respecto a la cuarta alegación, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión de que no había motivos suficientes para nuevas investigaciones. En relación específicamente con la quinta alegación, el denunciante presentó material adicional posterior a la propuesta de solución amistosa, en apoyo de sus argumentos. Sin embargo, tener en cuenta este material para una segunda evaluación de esta parte del caso requeriría más investigaciones, un paso que no sería apropiado en este momento. Además, el Defensor del Pueblo señala que, por iniciativa propia de la Comisión y a pesar de su constatación de que no existía mala administración, el acuerdo incluía una decisión de pagar una indemnización en interés de una solución amistosa del problema (véase el punto 28 infra).

14.      Con respecto a la reclamación, el Defensor del Pueblo no encontró ninguna alegación justificada que correspondiera a las partes b) y c) de la misma. Por lo tanto, no podían aceptarse.

A. Reclamación de pago

Hechos y apreciación

15.       Como se ha señalado anteriormente, el denunciante alegó, entre otras cosas, lo siguiente:

a) Pago de facturas pendientes que hayan sido declaradas y gravadas en su totalidad en la presentación financiera anual del reclamante a las autoridades fiscales.  Estos fueron los siguientes:

- Gastos de anticipos prefinanciados (2 facturas): 75 931,95 USD

- Gastos de asistencia técnica y retención (1 factura): 38 880,53 EUR

16.       Con respecto a esta alegación, la Comisión señaló en su opinión que había intentado sin éxito liquidar el pago pendiente con el denunciante. Una verificación de los gastos totales arrojó un total de 1 927 868,92 dólares de los EE.UU. Las reposiciones recibidas ascendieron a 1.856.703,09 dólares de los EE.UU. El saldo a favor del autor era de 71.165,83 dólares de los EE.UU. adeudados en la administración de anticipos. También había una factura pendiente de 38 880,53 EUR. La Comisión declaró que estaba dispuesta a aceptar que el contrato firmado con el denunciante previera una tasa por la gestión de la administración de anticipos, además de la remuneración proporcionada a través del contrato de servicios. En este contexto, precisó además que las disposiciones del anexo II A del contrato de servicios establecen una tasa específica por un importe de 216 000 euros a tal efecto (que figura en el anexo II C). Sin embargo, también señaló que se trataba de un error manifiesto cometido por sus servicios, ya que el mismo servicio nunca debía remunerarse dos veces y esa fue la razón por la que los auditores concluyeron que las alegaciones debían rechazarse. Además, señaló que, antes de que se pudiera liquidar esa suma, debía resolverse la cuestión de la justificación de los gastos de equipo y mobiliario comprados con cargo a los fondos del proyecto y utilizados en la residencia del reclamante. De hecho, había intentado sin éxito cerrar las cuentas instando al denunciante a resolver la cuestión de los gastos injustificados.

17.       El Defensor del Pueblo abordó la cuestión de la tasa por la gestión de la administración de anticipos de la siguiente manera.

18.       El contrato en cuestión se titula «Gestión del proyecto de suministro de agua de Monrovia y de las zonas rurales». Según el formulario de contrato, el precio del contrato es de 270 180 EUR. Cuando exista una divergencia entre las disposiciones de los distintos documentos, deben interpretarse de conformidad con el orden de precedencia indicado en el artículo 3 de las condiciones particulares del contrato. Según este artículo:

«El orden de precedencia de los pliegos de condiciones será el siguiente:

- El formulario de contrato,

- Las Condiciones Particulares del Contrato,

- Anexo I T/A Pliego de condiciones.

- Anexo IIA Procedimientos de gestión presupuestaria.

- Anexo IIB Prescripciones técnicas.

- Anexo IIC Estimación de costes de la cuenta de anticipos.

- Anexo III Desglose de precios del contrato.

- Anexo IV Régimen fiscal y aduanero.

Condiciones generales aplicables a los contratos de servicios financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo (anexo IV de la Decisión no 3/90 del Consejo de Ministros ACP/CEE de 29 de marzo de 1990)"

19.       Con arreglo al artículo 2, el Derecho belga es aplicable al contrato. De conformidad con el anexo I del contrato, su duración sería de "[u]p a 360 días-hombre en Liberia y hasta 120 días en Italia, durante un período de 24 meses." El párrafo 1 del anexo IIA del contrato dispone, entre otras cosas, lo siguiente:

"El contrato se destina a la gestión y supervisión a través de una cuenta de anticipos del programa para mejorar el acceso a aguas limpias en Monrovia y las zonas rurales (...) Los recursos del FED se pondrán a disposición a través de una cuenta de anticipos garantizada (...) La estimación de costes en EUR se adjunta en el anexo IIC (...)".

20.       El punto 2.4.2 del anexo IIA establece que "[f]o la gestión de la(s) cuenta(s) de anticipos y el coste de los recursos financieros específicos, el Contratista recibirá la tasa establecida en el anexo IIC. Esta tasa no estará sujeta a retención y podrá extraerse proporcionalmente de la cuenta al final de cada ejercicio sobre el que se informe.».

21.       El anexo IIC contiene una sección «E», titulada «GESTIÓN DEL PROGRAMA», que prevé un importe de 216 000 EUR (24 meses x 9 000 EUR). El anexo IIC no contiene ninguna disposición que haga referencia explícita a una tasa por "la gestión de la administración de anticipos". La tasa por la gestión de la administración de anticipos mencionada en el punto 2.4.2 del anexo IIA, por lo tanto, parece referirse al importe indicado en la sección E del anexo IIC para la gestión del programa, teniendo en cuenta que el anexo IIC no contiene una disposición separada relativa a una tasa por la gestión de la administración de anticipos y que el contrato se refería a la gestión, a través de una administración de anticipos, de un programa de suministro de agua.

22.       El anexo III, titulado «Desglose de los precios de los contratos», incluye, en particular, los siguientes datos:

                   "Honorarios (decomiso) por días-hombre de servicio

a) Servicios del Sr. Craig Smith:

en Liberia: EURO

Tarifas por hombre/día durante 300 días a EUR 425/día 127.500

Dietas por persona/día durante 300 días a 138 EUR/día 41 400 EUR

en Italia:

Tarifas por hombre/día durante 120 días a 350 EUR/día 42.000

b) Servicios en Liberia para expertos aprobados a corto plazo

Tarifas por hombre/día durante 300 días a 300 EUR/día 18.000

Por dietas por hombre/día durante 300 días a EUR 138/día 8.280

Gastos de viaje ...

Total 270.180 ".

23.       A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo consideró que la posición adoptada por la Comisión en este caso era razonable, a saber, que los servicios del personal pertinente del reclamante a que se refiere el anexo III no se distinguen de la «gestión del programa» mencionada en la sección E del anexo IIC. Por lo tanto, parecía que el contrato preveía un doble canon por los mismos servicios que debía prestar el denunciante en relación con la gestión del programa de suministro de agua. Por consiguiente, parecía que existía una incoherencia lógica inherente entre las disposiciones pertinentes del contrato y que la declaración de voluntad realizada por la Comisión, al celebrar el contrato, relativa a la remuneración del contratista por la gestión del programa, no estaba exenta de errores. Como señaló la Comisión en su dictamen, este problema se debió a un error manifiesto cometido por sus servicios.

24.       En el contexto de su respuesta a la primera alegación del denunciante, la Comisión aceptó que había un saldo a favor del denunciante de 71 165,83 USD adeudado en la administración de anticipos y una factura pendiente de 38 880,53 EUR por gastos de asistencia técnica. Aparentemente, con vistas a llegar a una solución amistosa de su litigio con el denunciante, la Comisión declaró que estaba dispuesta a aceptar que el contrato firmado con el denunciante previera una tasa por la gestión de la administración de anticipos, además de la remuneración proporcionada a través del contrato de servicios. Sin embargo, señaló que, antes de que pudiera resolverse la cantidad pertinente, debía resolverse la cuestión relativa a la justificación de los gastos de equipo y mobiliario, comprados con cargo a los fondos del proyecto y utilizados en la residencia del reclamante. A este respecto, la Comisión señaló que había planteado la cuestión mediante carta de 26 de junio de 2003. No obstante, la Comisión no indicó en su dictamen que se hubiera incluido una copia de esta carta en la voluminosa documentación adjunta a la denuncia. Esta carta tampoco figuraba en la lista de anexos adjunta al dictamen de la Comisión. Además, este problema no se incluyó en las conclusiones de la revisión intermedia de la auditoría comunicadas al denunciante y adjuntas a la denuncia. Además, la Comisión no se refirió en modo alguno a la cantidad de dinero en cuestión.

25.       En sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión, el denunciante:

a) Observó que la Comisión había ignorado las últimas facturas de anticipos por valor de 4 766,12 dólares de los EE.UU., entregadas verificablemente junto con el informe final;

b) señaló que, a excepción del importe antes mencionado, estaba de acuerdo con la Comisión en lo que respecta al saldo a su favor y a la factura pendiente;

c) acogió con satisfacción la declaración de la Comisión de que estaba dispuesta a aceptar que el contrato previera un canon para la gestión de la administración de anticipos; y

d) hizo hincapié en que, en su opinión, la Comisión introdujo, por primera vez, una advertencia sobre el equipo y argumentó que esto se refería claramente a otro contrato que se había resuelto hace mucho tiempo a favor del denunciante, así como a un Protocolo de Acuerdo que se había firmado con la Comisión.

26.       El Defensor del Pueblo señaló que:

a) en su opinión, la Comisión no formuló observaciones sobre la parte de la alegación del denunciante relativa al pago de las últimas facturas de anticipos por valor de 4 766 USD. 12;

b) el denunciante y la Comisión estuvieron de acuerdo en que había un saldo a favor del denunciante de 71 165,83 USD adeudado en la administración de anticipos, y una factura pendiente de 38 880,53 EUR;

c) la Comisión estaba dispuesta a aceptar que el contrato preveía una tasa por la gestión de la administración de anticipos (separada de la remuneración del reclamante por la gestión del programa), pero supeditaba la liquidación de la reclamación a la resolución de la cuestión relativa a la justificación de los gastos de equipo y mobiliario comprados a los fondos del proyecto y utilizados en la residencia del reclamante;

d) en su opinión, la Comisión no demostró que había planteado esta cuestión al denunciante antes de la presente investigación y no proporcionó información adicional sobre este asunto;

e) la Comisión tampoco explicó por qué este asunto le impide satisfacer, al menos en parte, la alegación del denunciante; y

f) el denunciante señaló que la Comisión había planteado esta cuestión por primera vez en su dictamen y señaló que se refería a la ejecución de otro contrato ya resuelto.

27.       A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo concluyó que la Comisión no había explicado adecuadamente su falta de pago al reclamante, al menos en parte, la cantidad de dinero correspondiente a su primera reclamación. Este fallo podría haber sido un caso de mala administración. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo presentó la siguiente propuesta de solución amistosa:

A la luz de sus observaciones en el punto 26 supra, el Defensor del Pueblo sugiere que la Comisión reconsidere su decisión (incluido su razonamiento) de negarse a satisfacer, aunque sea parcialmente, la primera reclamación financiera del demandante. En el contexto de esta reconsideración, la Comisión también podría tener en cuenta las observaciones del Defensor del Pueblo en el punto [18-23] anterior y la legislación belga pertinente, aplicable al contrato. Se invita a la Comisión a invitar al denunciante a una reunión, con el fin de facilitar la aclaración de la situación jurídica y la búsqueda de una solución aceptable para ambas partes.

Las observaciones presentadas al Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

28.       La Comisión informó al Defensor del Pueblo de que, a raíz de su propuesta y con el fin de adoptar medidas para resolver el asunto, había reevaluado el expediente y aceptado la propuesta del Defensor del Pueblo. La Comisión facilitó la siguiente información (en resumen) sobre cómo tenía previsto responder a la propuesta. En primer lugar, satisfaría los pagos mencionados en la parte a) de la reclamación. En segundo lugar, la propia Comisión había identificado un nuevo pago pertinente que debía efectuarse.  Consistía en intereses de demora e intereses compensatorios sobre la prefinanciación de anticipos, que ascendían a 2.066,87 USD. A este respecto, la Comisión explicó que, a pesar de su posición inicial de no conceder esta compensación, y a pesar de la conclusión del Defensor del Pueblo de que la alegación pertinente a este respecto no estaba justificada, la Comisión había decidido, no obstante, proponer el pago antes mencionado para compensar los costes de prefinanciación del demandante. La Comisión señaló que proponía este pago exclusivamente con el fin de llegar a una solución amistosa. Continuó afirmando que dicho pago no podía interpretarse como un reconocimiento o admisión de las alegaciones y acusaciones formuladas por el demandante en sus observaciones al Defensor del Pueblo.

29.       Además, la Comisión señaló que, en sus observaciones al Defensor del Pueblo, el demandante había formulado una serie de observaciones muy críticas sobre la Comisión y sus servicios. La Comisión no quiso responder a estas preguntas, salvo en un comentario en el que el denunciante sugirió que los servicios de la Comisión habían falsificado una carta. La Comisión supeditaba su aceptación de la propuesta del Defensor del Pueblo de una solución amistosa a la retirada de esta acusación por parte del demandante.

30.       En sus observaciones sobre la respuesta de la Comisión a la propuesta del Defensor del Pueblo, el demandante acogió con satisfacción la voluntad de la Comisión de encontrar una solución amistosa. También formuló otras reclamaciones específicas, incluidas reclamaciones de intereses e indemnizaciones por fluctuaciones de los tipos de cambio. Al mismo tiempo, renunció expresamente a una de sus alegaciones formuladas en la presente investigación y retiró expresamente las acusaciones mencionadas en el punto 28 de las presentes conclusiones.

31.       A la luz de las nuevas alegaciones del demandante, el Defensor del Pueblo envió sus observaciones a la Comisión. Propuso que la Comisión se pusiera en contacto con el denunciante para llegar a un acuerdo definitivo.

32.       En su respuesta de 26 de junio de 2008, la Comisión manifestó su voluntad de satisfacer parcialmente las alegaciones adicionales del denunciante (por un total de 36 600 USD y 747,89 EUR) con vistas a encontrar "una solución amistosa satisfactoria para ambas partes". Sin embargo, no pudo aceptar determinadas solicitudes de intereses adicionales, explicando que se referían, respectivamente, a circunstancias fiscales en el Estado miembro de que se trata y a una parte del asunto respecto de la cual el Defensor del Pueblo había llegado a la conclusión de que no se había producido mala administración.

33.       La Comisión declaró que había enviado al demandante un protocolo que contenía su propuesta de solución.

34.       El 3 de julio de 2008, el demandante informó al Defensor del Pueblo de su intención de firmar el protocolo. El acuerdo entre el denunciante y la Comisión fue finalmente confirmado por ambas partes el 31 de julio y el 8 de septiembre de 2008, respectivamente. El acuerdo implicaba que el saldo de la cuenta del proyecto se había cerrado con pagos de 48 486,79 EUR y 101 938,40 USD al denunciante.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

35.       A la luz de las observaciones de las partes a raíz de la propuesta del Defensor del Pueblo de una solución amistosa, el Defensor del Pueblo concluye que su propuesta ha tenido un resultado satisfactorio.

36.       Además, el Defensor del Pueblo desea subrayar que la respuesta de la Comisión en este caso ha sido ejemplar. Ya en el momento de presentar su dictamen, la Comisión aprovechó la oportunidad para examinar a fondo los acontecimientos pertinentes y revisar las acciones de sus servicios. Identificó las deficiencias, las admitió abiertamente y expresó su voluntad de tomar medidas correctivas. Al responder posteriormente a la propuesta del Defensor del Pueblo de una solución amistosa, la Comisión también adoptó un enfoque muy exhaustivo y constructivo. En particular, cabe felicitar a la Comisión por su voluntad de hacer un uso pleno y constructivo del artículo 3, apartado 5, del Estatuto del Defensor del Pueblo, cuyo objetivo, entre otros, es promover soluciones amistosas en un diálogo abierto y no legalista.

C. Conclusiones

El Defensor del Pueblo concluye que se ha logrado una solución amistosa.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión Europea.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Hecho en Estrasburgo, el 1 de diciembre de 2008.