Estrasburgo, 19 de junio de 2008

Muy señor mío:

El 18 de octubre de 2007, usted presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo contra la Comisión Europea en relación con su reclamación, formulada en su dictamen sobre su reclamación 488/2007/PB, de que no existía un determinado documento que usted había solicitado. Su denuncia figura en sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión antes mencionado.

El 17 de enero de 2008, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión. La Comisión emitió su dictamen el 14 de marzo de 2008. Se lo transmití con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 28 de marzo de 2008.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

La denuncia se refería a una alegación de la Comisión Europea, formulada en el contexto de la tramitación por esta última de una solicitud de acceso, según la cual un determinado documento no existía y, por tanto, no podía concederse el acceso.

En el asunto 488/2007/PB, el denunciante había solicitado acceso, en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (1) («Reglamento 1049/2001»), a una serie de documentos en poder del Grupo de Reguladores Europeos («ERG»), creado por la Comisión. La Comisión denegó el acceso a determinados documentos. En su carta a la Comisión en la que solicitaba un dictamen sobre la reclamación, el Defensor del Pueblo también le pidió que aclarara su decisión específicamente en relación con el "Informe ERG (06) 45 a", respecto del cual el demandante envió su comunicación de 20 de noviembre de 2006. El «Informe ERG (06) 45 bis» no se había mencionado expresamente en la respuesta de la Comisión a la solicitud confirmatoria del reclamante con arreglo al Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

En su dictamen, la Comisión declaró que, en relación con el «Informe ERG (06) 45 bis», los documentos del ERG registrados con la letra «a» son notas que resumen el contenido de los documentos relacionados. Dicha nota debería haberse hecho normalmente para «Informe ERG (06) 45» e «Informe ERG (06) 45b». Sin embargo, no se produjo tal nota porque se había decidido poco antes de la reunión plenaria del ERG no debatir esos informes, y "por lo tanto, no hay ningún documento con el número de referencia ERG (06) 45a".

En sus observaciones de 18 de octubre de 2007 sobre el dictamen de la Comisión sobre la reclamación mencionada, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que había obtenido copias del "Informe ERG (06) 45a" supuestamente inexistente. El demandante expresó su preocupación por el hecho de que la Comisión aparentemente había proporcionado información falsa en su dictamen, y alentó al Defensor del Pueblo a examinar este asunto.

El reclamante señaló que del contenido de dicho documento no se desprendía claramente por qué no debería haberse hecho público, ya que el documento contenía simplemente un resumen del "Informe ERG (06) 45b" y un comentario de que no había una necesidad apremiante de publicación.

El demandante alentó al Defensor del Pueblo a tratar esta cuestión por separado, dado que se refería a la "cooperación básica ['grundsätzliche Zusammenarbeit'] entre el Defensor del Pueblo y los órganos e instituciones de la Comunidad Europea".

El 17 de enero de 2008, el Defensor del Pueblo inició la presente investigación sobre la siguiente alegación: La Comisión ha facilitado al Defensor del Pueblo información falsa afirmando, en su dictamen sobre la reclamación 488/2007/PB, que el documento «Report ERG (06) 45 a» no existe.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión

En su dictamen sobre la denuncia, la Comisión admitió, en esencia, que el documento existía y formuló varias observaciones relativas a su conclusión inicial sobre esta cuestión (véase la parte de la Decisión que figura a continuación). La Comisión adjuntó a su dictamen una copia de dicho documento.

Observaciones del demandante

En sus observaciones, el demandante declaró que no tenía comentarios significativos que hacer sobre el dictamen de la Comisión, pero señaló que su confianza en la Comisión no se había visto reforzada por su dictamen (véase la parte de la Decisión que figura a continuación).

LA DECISIÓN

1 Alegación de que la Comisión facilitó información falsa al Defensor del Pueblo

1.1 El demandante alegó que la Comisión había facilitado al Defensor del Pueblo Europeo información falsa al afirmar, en su dictamen sobre la reclamación 488/2007/PB, que no existía el documento "Informe ERG (06) 45 a" (solicitado por el demandante).

1.2 En su opinión, la Comisión facilitó información que confirmaba esencialmente la alegación del denunciante. A este respecto, la Comisión formuló una serie de observaciones:

1. Tras la última solicitud de documentos presentada por el demandante, se llevó a cabo un nuevo examen de los documentos de que disponía el ERG. Esta búsqueda confirmó que "Report ERG (06) 45a" existe. Finalmente se recuperó en el sitio web de CIRCA (2).
2. Como ya se explicó en la respuesta de la Comisión al Defensor del Pueblo en relación con la reclamación 488/2007/PB, los documentos registrados con la letra «a» son notas de presentación. Estas notas resumen brevemente las cuestiones presentadas en los documentos conexos y pretenden ser un medio de presentar documentos en las reuniones plenarias del ERG para su debate antes de su adopción. Al responder a la solicitud de información del Defensor del Pueblo relativa a la reclamación 488/2007/PB, los servicios de la Comisión consideraron de buena fe que i) no se había preparado ninguna nota de presentación, dado que el «Informe ERG (06) 45» debía tratarse como un punto «A» sin debate (3) y, por lo tanto, ii) dicho documento no podía estar en su poder.
3. En un primer momento, los servicios de la Comisión trataron de recuperar el documento del lugar donde normalmente se guardan dichos documentos, durante un período de tiempo limitado, antes de ser eliminados debido a restricciones de espacio, es decir, en ordenadores personales y en soportes electrónicos dedicados a guardar documentos relacionados con el pleno del ERG. No consultó el sitio web de CIRCA, que está destinado más bien al uso de los delegados de las autoridades reguladoras nacionales.
4. Por lo que se refiere al contenido de la nota de presentación en cuestión, los servicios de la Comisión confirman que se trata, en su parte sustantiva, de una reproducción idéntica de las conclusiones que figuran en la página 21 del «Informe ERG (06) 45», que la Comisión había comunicado previamente al denunciante.

1.3 En sus observaciones, el autor de la queja señaló lo siguiente: Afirmó que se había quedado con la impresión de que la Comisión no se tomaba muy en serio su deber de cooperación con el Defensor del Pueblo Europeo. No consideró plausible que la Comisión hubiera buscado realmente el documento supuestamente inexistente. Señaló que difícilmente podía pensarse que existiera el "Informe ERG (06) 45 b", pero que el documento que precede lógicamente a este, es decir, el "Informe ERG(06) 45a", no lo hacía. Afirmó que podría haber entendido, por ejemplo, la explicación de que el documento se había considerado demasiado insignificante y, por lo tanto, se había suprimido. Pero la explicación de que el documento nunca se había creado no reforzó su confianza en la Comisión.

1.4 El Defensor del Pueblo señala que la declaración fáctica de una institución de que un documento no existe conlleva una presunción (refutable) de veracidad (4). Esta presunción se aplica a todos los agentes que puedan participar en el contexto de las solicitudes de acceso a documentos, ya sean ciudadanos u otras instituciones comunitarias. En lo que respecta específicamente al Defensor del Pueblo, la presunción de veracidad se basa, en primer lugar, en el elevado nivel de confianza que existe entre todas las instituciones y el Defensor del Pueblo con respecto a la aplicación del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Además, conlleva una ventaja de economía procesal, tanto para la Administración como para el Defensor del Pueblo, al reducir en gran medida la necesidad de realizar inspecciones de los expedientes o documentos administrativos en cuestión. Al mismo tiempo, la presunción de veracidad implica un deber de diligencia particularmente estricto para garantizar la exactitud de las declaraciones relativas a la inexistencia de un documento.

1.5 En el presente asunto, la Comisión ha reconocido plenamente que la afirmación fáctica controvertida que había hecho era errónea, es decir, que el documento supuestamente inexistente existía de hecho. Por lo tanto, la cuestión pertinente en este punto de la investigación es si la Comisión cumplió con el deber de diligencia antes mencionado.

1.6 Tras examinar detenidamente el dictamen de la Comisión, el Defensor del Pueblo no considera que se le haya facilitado información o explicaciones que demuestren el cumplimiento de la obligación antes mencionada, por las siguientes razones:

En primer lugar, el apartado 1 del dictamen de la Comisión indica que sus servicios habían deducido de alguna manera la inexistencia del documento del hecho de que los documentos registrados con la letra "a" son notas de presentación. Estas notas resumen brevemente las cuestiones presentadas en documentos relacionados y están diseñadas para introducir documentos en las reuniones plenarias del ERG para su debate antes de su adopción. Esta conclusión parece haberse hecho en conjunción con el hecho de que " el documento ERG (06) 45 debía tratarse como un punto "A" sin debate". Sin embargo, la Comisión no ha dado explicaciones suficientes sobre por qué, en general, tal inferencia estaría justificada (5) y por qué, en las circunstancias especiales del caso de autos, tal inferencia no reflejaba, en última instancia, la realidad.

En segundo lugar, el apartado 2 del dictamen de la Comisión no ha proporcionado información clara y adecuada sobre la búsqueda pertinente realizada por sus servicios. Se refiere, solo en términos generales, a un "lugar" no especificado donde los documentos se guardan durante un "período limitado" no especificado antes de ser eliminados. No está claro si la referencia pretende transmitir la información de que los servicios de la Comisión que buscaron el documento lo hicieron tras el final de un plazo fijo para la conservación del documento, y que por esta razón (obviamente) no pudieron encontrarlo. A continuación, el dictamen se refiere, una vez más, a un sitio web «CIRCA», indicando que está «más bien destinado» al uso de los delegados de las autoridades reguladoras nacionales. Esto no transmite, entre otras cosas, ninguna información clara y específica sobre si no se esperaba razonablemente que sus servicios, como cuestión de rutina, también hubieran buscado en dicho sitio web "CIRCA".

Por último, cabe señalar que la Comisión declaró que el documento en cuestión nunca existió, no que ya no estuviera en su poder o que su intento de recuperarlo de su sistema o sistemas informáticos no hubiera sido fructífero.

1.7 Dada la naturaleza de la mala administración constatada anteriormente, el Defensor del Pueblo señala que, de conformidad con los principios de buena administración, habría sido apropiado que la Comisión presentara una disculpa al demandante. La Comisión ha optado por no hacerlo, por lo que el Defensor del Pueblo cierra el asunto con una observación crítica.

2 Conclusión

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, es necesario hacer la siguiente observación crítica:

La presunción de veracidad de la declaración fáctica de la Administración de que un determinado documento solicitado no existe implica un deber de diligencia particularmente estricto para garantizar la exactitud de tales declaraciones. A la luz de sus conclusiones en el punto 1.6 anterior, el Defensor del Pueblo no considera que se le haya facilitado información y explicaciones que demuestren el cumplimiento de esta obligación en el presente caso. Por lo tanto, el comportamiento pertinente de la Comisión implica mala administración.

El Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Como se desprende del orden del día (ERG (06) 35 Rev 1) de la 18a reunión plenaria del ERG de los días 5 y 6 de octubre de 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf), y del acta de dicha reunión plenaria (ERG (06) 52).

(4) Véase el asunto T-311/00, British American Tobacco/Comisión, Rec. 2002, p. II-2781, apartado 35.

(5) Por ejemplo, parece posible que i) se prepare una nota de presentación registrada con la letra "a", a efectos de la discusión de la cuestión o proyecto de documento pertinente en las sesiones plenarias del ERG, y ii) se adopte posteriormente la decisión de no debatir esta cuestión o documento.