Estrasburgo, 20 de diciembre de 2006

Muy señor mío:

El 18 de marzo de 2006, usted presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo en relación con la supuesta falta de reembolso por parte del Comité de las Regiones («el Comité») de los gastos de viaje derivados de una entrevista de trabajo. Mediante correo electrónico de 4 de abril de 2006, envió usted varios documentos justificativos de su denuncia.

El 11 de abril de 2006, transmití la queja al Presidente del Comité. El Comité envió su dictamen el 16 de junio de 2006 y se lo remití con una invitación para que formulara observaciones, si así lo deseaba, a más tardar el 31 de julio de 2006. En esa fecha no se recibió ninguna observación suya.

Sin embargo, en conversaciones telefónicas con el oficial jurídico encargado de su caso el 31 de octubre y el 22 de noviembre de 2006, usted declaró que estaba satisfecho con la forma en que el Comité había tramitado partes de su denuncia. Hizo usted otras observaciones en relación con la parte de su denuncia que no consideró que se hubiera resuelto satisfactoriamente.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

El demandante asistió a una entrevista de trabajo en el Comité de las Regiones («el Comité») el 19 de octubre de 2005. Ese mismo día, solicitó el reembolso de sus gastos de viaje y entregó sus tarjetas de embarque para el viaje de ida. El 29 de octubre de 2005 envió al Comité una carta certificada en la que figuraban las tarjetas de embarque para el viaje de regreso, un recibo de la compañía aérea y un extracto de la tarjeta de crédito. Al no haber recibido respuesta, se puso en contacto con el Comité por correo electrónico de 23 de diciembre de 2005. El 10 de enero de 2006, el Comité le informó de que no había recibido pruebas de que el autor hubiera pagado efectivamente la cantidad en cuestión. Además, faltaban las tarjetas de embarque para su viaje de regreso. El demandante respondió que había enviado los documentos requeridos por correo certificado. El 14 de enero de 2006 envió copias de los documentos al Comité. El 19 de enero de 2006, se le informó de que los documentos eran suficientes para el reembolso. En cuanto a su carta certificada, el Comité confirmó que no había recibido dicha carta y le pidió más detalles para que pudiera comprobar lo que había sucedido con la carta. Según el autor, volvió a dirigirse al Comité el 18 de febrero de 2006 para recordarle que aún no había recibido el pago.

En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante declaró que no había recibido respuesta a su correo electrónico de 18 de febrero de 2006 y que aún no había recibido el pago.

El autor alegó que el Comité no había tramitado debidamente su solicitud de reembolso de sus gastos de viaje. Afirmó

1. que sus gastos de viaje se reembolsen lo antes posible;
2. que se le paguen intereses por el retraso en el reembolso; y
3. que se mejore el procedimiento de reembolso.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen del Comité de las Regiones

En su dictamen, el Comité declaró que, de conformidad con su Decisión n.o 015/04, los gastos se reembolsaban tras la recepción de las pruebas pertinentes, como los billetes y las tarjetas de embarque.

El Comité sostuvo que el autor había entregado copias de los documentos requeridos únicamente por correo electrónico de 16 de enero de 2006 (1). Nunca había recibido la carta certificada que contenía los documentos originales, que el demandante había enviado el 29 de octubre de 2005. Sin embargo, había tenido en cuenta esta situación y había efectuado excepcionalmente el reembolso sobre la base de las copias de los documentos que el demandante había presentado.

Además, el Comité alegó que, de conformidad con el Reglamento Financiero (2), el plazo para el reembolso se había fijado en el 2 de marzo de 2006. No obstante, el Comité reconoce que el pago (1058,95 EUR) no se efectuó hasta el 29 de abril de 2006. Según el Comité, esto se debió a una reorganización interna durante el período en cuestión.

El Comité declaró que había pagado al autor intereses de demora por el período comprendido entre el 3 de marzo y el 29 de abril de 2006, que ascendían a 9,79 euros.

En cuanto a la alegación del autor de que debía mejorarse el procedimiento de reembolso, el Comité sostuvo que el retraso en el pago se había debido a circunstancias excepcionales y que sus procedimientos no requerían revisión.

Observaciones del demandante

No se recibieron observaciones del denunciante.

En una conversación telefónica con el oficial jurídico encargado de su caso el 31 de octubre de 2006, el autor declaró que estaba satisfecho con la forma en que el Comité había tramitado su caso en la medida en que había recibido el pago y los intereses pendientes.

Sin embargo, dijo que no estaba de acuerdo con la posición del Comité de que no era necesario mejorar sus procedimientos. Sostuvo que la Comisión no le había informado de que no había recibido los documentos pertinentes para el reembolso. Además, alegó que el retraso se debía a una reorganización interna. El autor consideró que el Comité podría haberle informado de esta reorganización.

Sin embargo, en esta conversación telefónica y en otra el 22 de noviembre de 2006, el demandante llegó a la conclusión de que, si el Defensor del Pueblo no tenía indicios de que el problema que había planteado fuera de carácter más general, su caso podría cerrarse. Agradeció al Defensor del Pueblo su ayuda.

LA DECISIÓN

1 Retraso en el reembolso de los gastos de viaje

1.1 El autor asistió a una entrevista de trabajo en el Comité de las Regiones ("el Comité") el 19 de octubre de 2005. El 29 de octubre de 2005 envió al Comité, por carta certificada, los documentos necesarios para el reembolso de sus gastos de viaje. Habiendo sido informado de que el Comité no había recibido los documentos, envió copias de ellos al Comité el 14 de enero de 2006. El 19 de enero de 2006, se le informó de que los documentos eran suficientes para el reembolso.

1.2 En su reclamación al Defensor del Pueblo, enviada el 18 de marzo de 2006, el autor declaró que no había recibido respuesta a un recordatorio que había enviado al Comité el 18 de febrero de 2006 y que aún no había recibido el pago pendiente. Reclamó i) que sus gastos de viaje se reembolsaran lo antes posible; ii) que se le paguen intereses por el retraso en el reembolso; y iii) que se mejore el procedimiento de reembolso.

1.3 En su opinión, el Comité afirmó que nunca había recibido la carta certificada que contenía los documentos originales. Sin embargo, había tenido en cuenta esta situación y había efectuado excepcionalmente el reembolso sobre la base de las copias de los documentos que el demandante había presentado. La fecha límite para el reembolso era el 2 de marzo de 2006. Sin embargo, el Comité reconoció que el pago (1058,95 EUR) no se había efectuado hasta el 29 de abril de 2006. Según el Comité, esto se debió a una reorganización interna durante el período en cuestión. El Comité declaró que había pagado al autor intereses de demora por el período comprendido entre el 3 de marzo y el 29 de abril de 2006, que ascendían a 9,79 euros. En cuanto a la alegación del autor de que debía mejorarse el procedimiento de reembolso, el Comité sostuvo que el retraso en el pago se había debido a circunstancias excepcionales y que sus procedimientos no requerían revisión.

1.4 No se recibieron observaciones del autor de la queja. Sin embargo, en una conversación telefónica con el oficial jurídico encargado de su caso, el autor declaró que estaba satisfecho con la forma en que el Comité había tramitado su caso en la medida en que había recibido el pago y los intereses pendientes. Por lo tanto, parece que el Comité ha tomado medidas para resolver este aspecto de la queja.

1.5 Sin embargo, en cuanto a su alegación de que debía mejorarse el procedimiento de reembolso, el autor declaró que no estaba de acuerdo con la posición del Comité. Sostuvo que la Comisión no le había informado de que no había recibido los documentos pertinentes para el reembolso. Además, alegó que el retraso se debía a una reorganización interna. El autor consideró que el Comité podría haberle informado de esta reorganización. Sin embargo, a partir de los contactos del autor con el oficial jurídico encargado de su caso, parecía que no deseaba seguir examinando estas cuestiones.

1.6 Por consiguiente, el Defensor del Pueblo considera que el demandante rechazó su alegación de que debía mejorarse el procedimiento de reembolso del Comité. Sin embargo, parece apropiado hacer una observación adicional en relación con esta cuestión.

2 Conclusión

Del dictamen del Comité de las Regiones y de las observaciones del autor se desprende que el Comité ha adoptado medidas para resolver el asunto y, por lo tanto, ha dado satisfacción al autor. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente del Comité de las Regiones.

OBSERVACIONES ADICIONALES

El Defensor del Pueblo considera que las normas administrativas del Comité de las Regiones mejorarían aún más si el Comité hiciera un seguimiento sistemático de los expedientes de pago, como el controvertido en el presente asunto, en particular: i) poniéndose en contacto con los solicitantes si faltan determinados documentos necesarios para la ejecución del pago; y ii), en caso de que se produzcan retrasos, manteniendo informados a los solicitantes sobre estos retrasos y las razones por las que se producen.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Al parecer, el Comité se remite al correo electrónico del autor de 14 de enero de 2006.

(2) Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (DO L 248, p. 1).