Estrasburgo, 16 de julio de 2008

Muy señor mío:

El 5 de agosto de 2005, en nombre de CINAR Ltd. (en lo sucesivo, «CINAR»), presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo contra la Comisión Europea. Su denuncia se refería a una auditoría externa y sus fases posteriores en cuatro contratos de investigación (1), celebrados en el marco de los programas cuarto y quinto de investigación y desarrollo tecnológico («IDT») de la Comisión. Dicha auditoría se llevó a cabo en los locales del CINAR los días 20 y 21 de agosto de 2002.

El 13 de septiembre de 2005, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión.

La Comisión emitió su dictamen el 11 de enero de 2006. Se lo transmití con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 4 de abril de 2006.

El 29 de enero de 2008, usted envió una nueva comunicación en la que me informaba de la conclusión de la investigación de la OLAF, que incluía los cuatro contratos mencionados.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

Pido disculpas por el tiempo que me ha llevado completar mi investigación.

LA DENUNCIA

El denunciante es director de una empresa llamada CINAR Ltd. (en lo sucesivo, «CINAR»), que es una pequeña empresa de alta tecnología con experiencia en la combustión de carbón y biomasa y el control de emisiones. Ha prestado servicios técnicos y ha participado en diversos proyectos de investigación y desarrollo patrocinados por la Comisión Europea. Entre junio de 1998 y mayo de 2000, CINAR, en su calidad de contratista, celebró con la Comisión cuatro contratos de investigación (2) relativos a siete proyectos de investigación emprendidos en el marco del Cuarto Programa Marco (en lo sucesivo, «el 4PM») y del Quinto Programa Marco (en lo sucesivo, «el 5PM»).

Los días 20 y 21 de agosto de 2002, un representante de la Unidad de Auditoría Externa de la Dirección General de Investigación de la Comisión (DG RTD) y dos contables visitaron las oficinas del CINAR para auditar los cuatro contratos de investigación mencionados.

El 15 de septiembre de 2003, la Comisión aprobó el informe de auditoría elaborado por los auditores. Rechazó las explicaciones y pruebas, incluidas las pruebas de nómina, facilitadas posteriormente por el CINAR, porque no se habían presentado antes. Además, desestimó los gastos de personal y los gastos generales conexos, que CINAR había declarado como gastos subvencionables.

El 28 de febrero de 2005, el denunciante se reunió con el representante de la Comisión para aclarar las conclusiones de la auditoría, pero no tuvo éxito.

En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante alegó que la Comisión había tratado injustamente a CINAR con respecto a la auditoría externa de 2002 y sus fases posteriores.

El denunciante, en primer lugar, argumentó que los representantes de CINAR "se sintieron como delincuentes frente a los auditores, y (...) incluso se pronunció un comentario racial durante una de las sesiones de entrevista" y que "el objetivo de la auditoría parece rayar en una obsesión por cerrarnos ".

En segundo lugar, el denunciante alegó el incumplimiento del derecho a la privacidad de CINAR, ya que se solicitaron detalles personales y contractuales e información sobre los salarios de los miembros del personal. Según el autor, esto fue "amargamente tolerado".

En tercer lugar, el autor alegó que se había pedido al CINAR que proporcionara información no relacionada e injustificable, es decir, información sobre "todas las propuestas pendientes", aunque sólo una fracción de esas propuestas fue financiada por la Comisión.

En cuarto lugar, el autor alegó que, aunque faltaba sólo una parte de la información sobre nóminas, los auditores externos hicieron una declaración injusta de que "no se había obtenido información sobre nóminas del CINAR".

El quinto argumento se refería, en esencia, al papel del auditor de la Comisión desde la finalización del informe de auditoría por la sociedad de auditoría externa hasta la reunión con representantes del CINAR el 28 de febrero de 2005. En particular, el denunciante criticó la decisión del auditor de la Comisión de aprobar el informe de auditoría elaborado por auditores externos y rechazar todas las explicaciones y pruebas del denunciante simplemente porque no se habían facilitado antes.

LA INVESTIGACIÓN

El dictamen de la Comisión
Antecedentes

CINAR celebró cuatro contratos de investigación (3) con la Comisión.

El 6 de junio de 2002, la DG RTD solicitó una auditoría financiera en los locales del CINAR. Con el fin de obtener un informe de auditoría de una fuente independiente y profesional, la Comisión decidió externalizar esta tarea de auditoría a una sociedad de auditoría externa, es decir, Littlejohn Frasier («LF»)(4). En julio de 2002 se celebró un acuerdo específico a tal fin con LF y la Comisión designó a su propio auditor de la Unidad de Auditoría Externa para que colaborara con LF.

El 6 de junio de 2002, la Comisión informó a CINAR por carta certificada de que la auditoría comenzaría en sus locales y describió su alcance de la siguiente manera:

1. revisión de la moderación y la rendición de cuentas de los sistemas de cálculo de costes y facturación operados en CINAR; y
2. comprobar los gastos de los contratos de investigación para comprobar si la Comisión ha sido facturada de conformidad con las disposiciones contractuales por los gastos efectuados en la ejecución del proyecto de investigación.

En esta carta, la Comisión también pidió a CINAR que facilitara al auditor de la Comisión, "en el plazo de un mes a partir de la recepción de la presente carta, los siguientes documentos o información:

(1) Una copia firmada y fechada de todos los contratos de trabajo de todas las personas imputadas a los contratos antes mencionados, junto con una indicación de si esas personas todavía están empleadas por Cinar Ltd. en la actualidad.

(2) Un organigrama de Cinar Ltd, en el que se mencionen el nombre y la función de la dirección y del consejo de administración, en su caso. Además, una indicación del número total de empleados que trabajan para Cinar Ltd.

(3) Respuesta a la siguiente pregunta: ¿Las cuentas de Cinar son mantenidas por empleados de Cinar o por contadores externos? Si esto último se aplica, facilítenos todos los detalles."

En su respuesta de 8 de julio de 2002, CINAR explicó que sus cuentas las llevaban sus contables, con los que el auditor de la Comisión debería ponerse en contacto en caso de que se necesitara más información.

Tras nuevos acuerdos entre LF y CINAR, los días 20 y 21 de agosto de 2002 se llevó a cabo una auditoría sobre el terreno acordada. La Comisión facilitó copias de las actas detalladas de la auditoría.

El 29 de mayo de 2003, la Comisión remitió a CINAR, por carta certificada, el proyecto de informe de auditoría elaborado por los auditores externos para que formulara observaciones. CINAR respondió en primer lugar de forma provisional mediante carta de 19 de junio de 2003. El 30 de julio de 2003 se envió una respuesta más definitiva. Sin embargo, la Comisión no modificó el informe de auditoría a la luz de las observaciones de CINAR y le envió el informe final de auditoría sin cambios el 15 de septiembre de 2003.

La Comisión subrayó en su dictamen los problemas encontrados por los auditores para obtener información pertinente del CINAR. Según la Comisión, de la fiscalización se desprendía que, contrariamente a lo que CINAR había declarado en su escrito de 8 de julio de 2002, los contables de CINAR no disponían de información de auditoría pertinente.

La Comisión se refirió al informe de auditoría en el que los auditores externos declararon, en esencia, que la información justificativa del CINAR para reclamar los costes de los contratos en cuestión era inadecuada, dado que:

• no se presentó información sobre nóminas para su auditoría;
• las fichas horarias presentadas para la auditoría no correspondían a las horas declaradas en las declaraciones de gastos;
• no pudieron localizarse las facturas para validar los costes de viaje y los bienes fungibles reclamados para TESSA, ENDASH y VISCON;
• no se facilitaron cálculos para demostrar la base sobre la que se habían reclamado los gastos generales; y
• la depreciación permitida para los equipos ENDASH se calculó incorrectamente.

Además, el informe de auditoría enumeraba problemas en los siguientes ámbitos:

• gestión financiera del proyecto;
• descripción de los controles internos fundamentales;
• comprobar los controles internos del sistema de contabilidad;
• hojas de horarios, información sobre nóminas, facturas de proveedores y gastos generales;
• establecer un sistema separado de cálculo de los costes de los proyectos;
• la separación de los costes asociados a los proyectos financiados por la CE de los costes incurridos en la realización de trabajos de clientes privados, así como las funciones entre el personal de CINAR.

Según la Comisión, sobre la base de la síntesis del informe de auditoría, la gestión financiera de los contratos no se llevó a cabo de manera aceptable y no cumplía los requisitos del contrato. Al parecer, los importes sobrecargados se situaron en torno a 300 000 GBP para los cuatro contratos auditados.

La Comisión sostuvo que, en la respuesta de CINAR de 25 de septiembre de 2003, no había pruebas pertinentes que socavaran las conclusiones generales del informe de auditoría. La Comisión respondió a CINAR el 13 de noviembre de 2003 y no recibió ninguna otra reacción de esta última hasta finales de 2004.

La Comisión declaró que, dado que las normas obligan a los funcionarios a comunicar a la OLAF las irregularidades y sospechas de fraude, la DG RTD informó a la OLAF sobre el informe de auditoría del CINAR el 14 de abril de 2004. La OLAF decidió abrir una investigación (OF/2004/0203) y notificó a CINAR, mediante carta de 28 de junio de 2005, los motivos de sus investigaciones.

La Comisión observó que la mayoría de los hechos en los que se basaba la denuncia estaban relacionados con acontecimientos ocurridos durante la ejecución de la auditoría (20-21 de agosto de 2002) o antes de la comunicación del informe de auditoría al denunciante (29 de mayo de 2003). La Comisión alegó que, en ambos casos, no se había respetado el plazo para presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo, sobre la base de estos hechos. Sin embargo, en un espíritu de buena cooperación con el Defensor del Pueblo, la Comisión abordó todas las observaciones del demandante.

Argumento sobre el comportamiento de los auditores

Por lo que se refiere al comportamiento de los auditores durante la visita a los locales del CINAR los días 20 y 21 de agosto de 2002, la Comisión comentó que, en el informe de auditoría que se envió al denunciante el 29 de mayo de 2003, se afirmaba:

"[el auditor de la Comisión] preguntó [al denunciante] si creía que el procedimiento de auditoría aplicado era correcto, desde su punto de vista. [El denunciante] respondió que creía que el procedimiento de auditoría se había aplicado correctamente a lo largo de la visita in situ.

Según la Comisión, sólo en su escrito de 25 de septiembre de 2003 CINAR formuló por primera vez la alegación de que se trata.

En cuanto a la supuesta "observación racial", la Comisión subrayó que el autor no había especificado qué comentario se había hecho que pudiera clasificarse como " racial " ni había identificado quién lo había hecho. No obstante, el auditor de la Comisión negó rotundamente que cualquier observación que pudiera calificarse de «racial» se hiciera durante la visita sobre el terreno.

La Comisión sostuvo que la formulación de tales observaciones habría sido inaceptable, pero que, dadas las circunstancias, no era posible seguir ocupándose de este argumento.

En cuanto a la supuesta "obsesión por cerrar CINAR ", la Comisión argumentó que simplemente había llevado a cabo una auditoría siguiendo los procedimientos normales utilizados para dichas auditorías y según lo previsto en los contratos de la CE. Además, había llevado a cabo la auditoría con el debido respeto de todas las posibles garantías para la empresa auditada, como la presencia de auditores externos independientes para llevar a cabo la auditoría y la presentación de las conclusiones provisionales de la auditoría a CINAR para que formulara observaciones. Sin embargo, CINAR no entregó los documentos pertinentes que justificaban los costes y las conclusiones finales de la auditoría se establecieron sobre esa base.

Argumento sobre el incumplimiento del derecho a la intimidad

La Comisión sostuvo que los contratos auditados contenían las siguientes disposiciones:

a) Los dos contratos auditados regulados por el IV PM:

Artículo 24 del anexo II: 24.1: «La Comisión, o las personas autorizadas por ella, estarán facultadas para llevar a cabo auditorías hasta dos años después de la fecha de finalización o de rescisión del contrato. Tendrán acceso completo in situ en todo momento razonable al personal que participe en el proyecto y a todos los documentos, registros informáticos y equipo relacionados con el proyecto o, cuando sea necesario, tendrán derecho a exigir la presentación de tales pruebas documentales".

El artículo 22 del anexo II establece: "Cada contratista llevará, de forma periódica y de conformidad con las convenciones contables normales del Estado en que esté establecido, los libros de contabilidad adecuados y la documentación adecuada para respaldar y justificar los gastos y las horas comunicados. Estos se pondrán a disposición de las auditorías".

Además, el anexo E, los artículos 18 a 21 y el modelo de declaración de costes exigen que se indiquen los nombres de las personas que trabajan en el proyecto. CINAR no proporcionó la información necesaria en algunos casos en relación con esos nombres.

b) Los dos contratos auditados regidos por el V PM contenían disposiciones similares e incluso más estrictas que las del IV PM.

Según la Comisión, de lo anterior se deducía que, para que los auditores comprobaran que CINAR había declarado correctamente los costes de personal, no solo era necesario comprobar quién trabajaba en estos proyectos, sino también el tiempo que cada empleado había dedicado a los proyectos, a qué salario y si CINAR había pagado realmente esos salarios a estos empleados.

Argumento relativo a información no relacionada e injustificada

La Comisión subrayó que había solicitado verbalmente, durante la visita sobre el terreno de los días 20 y 21 de agosto de 2002, dos documentos y había dado a CINAR dos semanas para facilitar esta información. Esta solicitud se registró como parte de las conclusiones operativas en el acta de la reunión con el denunciante de 20 de agosto de 2002. Dicen lo siguiente:

"[el auditor de la Comisión] pidió a [el denunciante] que presentara los dos documentos siguientes:

1) Una explicación (de hasta dos páginas) de por qué CINAR había utilizado diferentes tarifas medias para los costes de personal, para los mismos períodos [sic], entre diferentes propuestas de contrato,

2) El calendario detallado anteriormente que muestra todos los proyectos financiados por la CE en los que CINAR ha participado a partir del 1 de enero de 1997, junto con una descripción del personal de CINAR que trabajó en cada proyecto.

[El demandante] aceptó facilitar estos documentos,

A continuación, [el auditor de la Comisión] solicitó que se permitiera al equipo de auditoría entrevistar a los empleados de CINAR que habían sido imputados a los contratos auditados y habían trabajado en ellos. [El demandante] no tenía ninguna objeción a esta solicitud."

Aunque el denunciante había aceptado, sin formular reservas, facilitar estos documentos, la Comisión confirmó que no había recibido ninguno de ellos.

Los auditores externos habían reiterado su solicitud de los documentos mencionados (1) y (2) en su correo electrónico de 5 de septiembre de 2002. Además, solicitaron una indicación anual del porcentaje del volumen de negocios derivado de las contribuciones de la CE; copias de determinados contratos de trabajo, certificados de diploma, fichas horarias y facturas; así como una declaración en la que se expliquen las diferencias en las tarifas medias utilizadas en los distintos contratos que se ejecutan al mismo tiempo.

El 19 de septiembre de 2002, el auditor de la Comisión envió un correo electrónico en el que solicitaba declaraciones relativas a dos empleados de CINAR, con el fin de confirmar la existencia de sus contratos de trabajo, que no pudieron localizarse durante la auditoría in situ.

Dado que no se había recibido ninguna de las informaciones solicitadas anteriormente, el 24 de septiembre de 2002 se envió un nuevo correo electrónico al denunciante en relación con este asunto.

El 25 de septiembre de 2002, los auditores externos recibieron información del denunciante por correo. Sin embargo, no se facilitó la información sobre nóminas de todos los investigadores que participaron en los proyectos.

El 8 de octubre de 2002, los auditores externos volvieron a enviar un correo electrónico al denunciante preguntando cuándo se abordarían los elementos restantes y confirmaron que toda esa información era necesaria para justificar plenamente los costes reclamados a la Comisión.

El 9 de octubre de 2002, el denunciante respondió por correo electrónico afirmando que "ha estado muy ocupado después de un verano tranquilo, y aún así, va a ser hasta finales de mes y me cuesta encontrar tiempo para responder a sus solicitudes. Estaré en Italia la próxima semana, donde organizaremos un curso de combustión." Ha facilitado el porcentaje de información solicitado sobre las contribuciones de la CE.

El 14 de octubre de 2002, el auditor de la Comisión volvió a enviar su correo electrónico de 19 de septiembre de 2002.

El 30 de octubre de 2002, los auditores externos enviaron un correo electrónico al denunciante solicitando los elementos de información que ya habían solicitado en su correo electrónico de 5 de septiembre de 2002, pero que aún no habían recibido. Los auditores también explicaron que la información de nómina que muestra la remuneración real pagada a los investigadores involucrados en los proyectos era la pieza más importante de la información pendiente.

El 8 de noviembre de 2002, los auditores externos enviaron un correo electrónico al denunciante en el que le imponían un plazo de 30 de noviembre de 2002 para facilitar toda la información pendiente.

El 11 de noviembre de 2002, el autor respondió disculpándose por el retraso informándoles de que no estaría en su oficina durante dos semanas y que trataría de enviar más información después de ese período.

El 27 de noviembre de 2002, los auditores externos enviaron una carta formal al denunciante en la que confirmaban que seguía aplicándose el plazo del 30 de noviembre de 2002 para el suministro de información pendiente. Los auditores también explicaron que, en caso de que no se facilitara esta información, el informe de auditoría se basaría en la información realmente facilitada y los costes no se autorizarían en consecuencia. En esta carta se reiteraba qué información seguía pendiente.

El 27 de noviembre de 2002, el auditor de la Comisión envió un correo electrónico al denunciante reiterando el plazo fijado en la carta anterior de los auditores externos.

El 4 de diciembre de 2002, el autor envió un correo electrónico a los auditores externos, en respuesta a la carta mencionada, negándose básicamente a facilitar el resto de la información, ya que estaba "actualmente fuera de nuestros recursos humanos". En cuanto a la información que faltaba sobre la nómina de sueldos, el autor declaró que estaba en manos de su "(...) contador anterior, que lamentablemente no [era] contactable ".

El 13 de enero de 2003, al expirar el plazo, la empresa de auditoría externa preguntó si un miembro de su personal podía visitar a los contables del CINAR para obtener la información necesaria sobre la nómina de sueldos.

El 14 de enero de 2003, el denunciante declaró que autorizaba a la empresa de auditoría externa a ponerse en contacto con los contables de CINAR.

El 30 de enero de 2003, los auditores externos enviaron una carta a los contables del CINAR solicitando información sobre la nómina de sueldos antes de cualquier visita a sus locales.

Como no se recibió respuesta sobre el suministro de información sobre nóminas, los auditores externos llamaron por teléfono a los contables en dos ocasiones distintas, cada una de las cuales se les informó de que el contable en cuestión estaba fuera de la oficina.

El 4 de marzo de 2003, debido a la falta de respuesta, se envió una segunda carta a los contables de CINAR. Los auditores externos enviaron un correo electrónico al reclamante pidiéndole que se asegurara de que se recibiera una respuesta de los contables de CINAR para completar el informe de auditoría. Los auditores externos subrayaron que "si no se recibe esta información, nos veremos obligados a concluir en consecuencia ".

El 5 de marzo de 2003, los contables de CINAR respondieron afirmando que la nómina había sido preparada por CINAR y que no conservaban copias de los registros de nómina.

Entre el 5 de marzo y el 28 de mayo de 2003, el autor no facilitó información adicional. Por lo tanto, los auditores no tuvieron más remedio que completar el informe sobre la base de la información disponible.

El 29 de mayo de 2003 se envió una copia del informe por correo certificado a CINAR para recabar sus observaciones.

El 19 de junio de 2003, el autor envió una respuesta provisional al informe.

El 24 de julio de 2003, los auditores enviaron un correo electrónico al denunciante acusando recibo de su respuesta provisional e indicando que CINAR tenía hasta el 28 de agosto de 2003 para proporcionar una respuesta más detallada al informe o la documentación requerida.

El 30 de julio de 2003, el denunciante respondió mediante una breve carta en la que subrayaba que la auditoría seguía siendo controvertida y que CINAR no podía aceptar la versión enviada por los auditores. El demandante adjuntó 34 copias de las nóminas relativas a los pagos efectuados a los investigadores que participaron en cuatro contratos. Afirmó que los auditores habían recibido copias de esas nóminas.

El 3 de septiembre de 2003, los auditores externos respondieron que la información sobre nóminas adjunta se refería únicamente al proyecto VISCON. Negaron haber recibido copias de las nóminas durante la visita o a raíz de varias solicitudes de información. De hecho, cuando se solicitaron nóminas, se informó a los auditores de que no era posible acceder a esta información desde el sistema de nóminas y que sería necesario ponerse en contacto con los contables del reclamante. También explicaron que se requeriría una cantidad considerable de trabajo adicional in situ en el CINAR y que, dado a) el carácter prolongado de la correspondencia para obtener las pruebas requeridas; b) el hecho de que LF hubiera completado su informe hasta una fase final; y c) que cualquier prueba adicional reunida daría lugar a la nueva redacción del informe, el coste de este trabajo de auditoría adicional y la redacción del informe tendrían que ser sufragados por CINAR al coste estimado de aproximadamente 2 900 libras esterlinas, IVA excluido.

La Comisión alegó en su dictamen que, por las siguientes razones, los documentos y la información solicitados no eran ajenos ni desproporcionados, como sugería la denuncia:

i) CINAR había utilizado, en sus propuestas de contrato, diferentes tipos medios para «ingenieros superiores» e «ingenieros» en el mismo año y la variación de los porcentajes de gastos generales para los contratos del IV PM era muy elevada (del 40 % al 100 %).

ii) En algunos casos, el CINAR no había mencionado los nombres del personal clave que trabajaba para los proyectos. En cambio, a veces solo se indicaban los grados de personal. Dado que el 55 % de los ingresos de CINAR proviene de la consultoría privada, fue imposible conciliar el trabajo realizado por el personal de CINAR en proyectos financiados por la CE con el realizado en otros trabajos. Los auditores querían obtener una visión clara de cómo una empresa bastante pequeña como CINAR logró trabajar tantas horas para proyectos de la CE además de consultoría no comunitaria u otro trabajo. En el informe de auditoría se afirma lo siguiente: "[t]hus, si no fue posible comprobar la eficacia con que el contratista puede separar los costes asociados a los proyectos financiados por la CE de los costes incurridos en la realización del trabajo del cliente privado"(5);

iii) Dado que CINAR también tenía contratos con direcciones generales de la Comisión distintas de la DG RTD, estaba justificado obtener una imagen completa de dichos contratos. El número de proyectos de la UE financiados por la DG RTD, en el marco del 4o PM y del 5o PM, fue inferior a 20;

iv) En el panorama general de lo que realmente se había pedido durante la visita sobre el terreno, CINAR se centró en un punto de menor importancia, es decir, las propuestas que estaban pendientes en el momento de la visita de auditoría. La Comisión reconoció que no había tomado nota de que el Sr. W., uno de los auditores externos, había incluido este punto en su carta de 29 de noviembre de 2002 y se disculpó por ello. Sin embargo, mantuvo la opinión de que esta solicitud en particular estaba justificada en el contexto de la obtención de una imagen global de cómo y qué empleados de CINAR participarían en qué proyectos de la UE, dado que casi todos los empleados de CINAR parecían estar ya involucrados en otros proyectos financiados por la UE.

Argumento de que solo faltaba una parte de la información de nómina

En cuanto al argumento de la CINAR de que "se presentó información resumida sobre la nómina de sueldos", el informe de auditoría lo contradijo claramente. La Comisión no vio ninguna razón por la que los auditores declararan que no habían recibido determinada información si lo contrario era cierto. De hecho, si se hubiera recibido la información, se habría hecho referencia a ella en el informe de auditoría, ya sea positiva o negativamente. El auditor de la Comisión confirmó que no se recibió información sobre nóminas durante la visita sobre el terreno y que el propio CINAR remitió a los auditores directamente a los contables del CINAR.

Sin embargo, finalmente se supo que los contadores no conservaban la información de la nómina. El contable del CINAR declaró en una carta de 5 de marzo de 2003:

"Le agradecemos sus cartas y le pedimos disculpas por el retraso en su respuesta. La nómina fue preparada por CINAR Limited y no por nosotros mismos y no tomamos copias de los registros de nómina cuando visitamos las oficinas de la compañía para preparar las cuentas (...)".

Argumento relacionado con el papel del auditor de la Comisión

El quinto argumento se refería, en esencia, al papel del auditor de la Comisión desde la finalización del informe de auditoría por la sociedad de auditoría externa hasta la reunión con representantes del CINAR el 28 de febrero de 2005.

En marzo de 2003, la Comisión comprobó que los auditores no obtendrían la información requerida de los contables de CINAR. El hecho de que la Comisión no pudiera obtenerla de CINAR ya se desprendía claramente de la auditoría sobre el terreno realizada en los locales de CINAR en agosto de 2002. La Comisión recordó además que CINAR no había facilitado información sobre sus cálculos de gastos generales. En estas circunstancias, el auditor de la Comisión pidió a los auditores externos que presentaran su proyecto de informe de auditoría al CINAR, teniendo en cuenta que el procedimiento de auditoría se había explicado claramente al CINAR durante la visita sobre el terreno y se describía en el informe de auditoría como sigue:

«Por último, [el auditor de la Comisión] informó a [el denunciante] de los procedimientos que debían seguirse en relación con el informe de auditoría elaborado, citando el artículo 26, apartado 3, del Quinto Contrato Marco: «Sobre la base de los resultados de la auditoría financiera, se elaborará un informe provisional. La Comisión lo transmitirá al contratista interesado, que podrá formular observaciones al respecto en el plazo de un mes a partir de su recepción.»

El informe final se enviará al contratista de que se trate. Este último podrá comunicar sus observaciones a la Comisión en el plazo de un mes a partir de su recepción. La Comisión podrá decidir no tener en cuenta las observaciones transmitidas después de dicho plazo.

Sobre la base de las conclusiones de la auditoría, la Comisión adoptará todas las medidas apropiadas que considere necesarias, incluida la emisión de una orden de ingreso relativa a la totalidad o a parte de los pagos efectuados por ella.».

Así pues, el proyecto de informe de auditoría se presentó por carta certificada de 29 de mayo de 2003, de modo que el CINAR fue plenamente informado de los hechos y conclusiones que figuraban en él poco después del 29 de mayo de 2003. CINAR respondió por carta de 19 de junio de 2003, cuyo último párrafo dice lo siguiente: "En estas circunstancias, nos vimos obligados a consultar a nuestro contable y a un bufete de abogados para preparar una respuesta más definitiva a su informe, que se le remitirá lo antes posible".

Mediante carta de 30 de julio de 2003, CINAR facilitó cierta información. Los auditores externos lo analizaron y remitieron sus observaciones al CINAR mediante carta de 3 de septiembre de 2003. En esa carta, impugnaron la declaración del autor de que, durante su visita a los locales, " se les entregaron copias de las nóminas de los investigadores que participaron en los cuatro proyectos auditados".

Según la Comisión, la Unidad de Auditoría Externa consideró que CINAR había tenido tiempo y oportunidades suficientes para presentar información pertinente (también en relación con el cálculo de los gastos generales, sobre los que CINAR había guardado total silencio) y decidió que, en esa fase, era hora de que la Comisión adoptara una posición. La Comisión lo hizo mediante carta certificada de 15 de septiembre de 2003, recordando la historia general y respondiendo a las observaciones del CINAR contenidas en las cartas de este último de 19 de junio y 30 de julio de 2003. El último párrafo de la citada carta de la Comisión al CINAR dice lo siguiente:

"No obstante, a fin de respetar plenamente el derecho de defensa y el derecho a ser oído, puede usted (véase el párrafo 3 del artículo 26 del anexo II de los contratos Viscon y Corrosion) comunicar sus observaciones sobre el informe final adjunto en el plazo de un mes a partir de la fecha de recepción de la presente carta. Debe tener en cuenta que la Comisión no está obligada a tener en cuenta las observaciones recibidas después de este plazo. A reserva de lo anterior, consideraremos que esta auditoría está cerrada y los servicios pertinentes de la Comisión aplicarán los resultados de la auditoría.

CINAR respondió por carta de 25 de septiembre de 2003 y la Comisión respondió el 13 de noviembre de 2003 indicando en el último párrafo:

"En conclusión, constatamos que su carta de 25 de septiembre de 2003 no contiene ningún elemento nuevo ni ningún argumento pertinente que pueda poner en duda la conclusión del informe de auditoría. Por consiguiente, no podemos revisar ni modificar ninguna parte [sic] del informe de auditoría ni nuestra posición, tal como figura en nuestra carta de 15 de septiembre de 2003. Dado que el CINAR ha tenido tiempo suficiente para facilitar la información solicitada y ha tenido las oportunidades adecuadas para comunicar observaciones, consideramos que esta auditoría se ha cerrado definitivamente.

Reunión posterior del 28 de febrero de 2005

La Comisión subrayó que el CINAR permaneció en silencio entre noviembre de 2003 y diciembre de 2004. Tras algunos intercambios de correos electrónicos, la Comisión aceptó reunirse con los representantes del CINAR el 28 de febrero de 2005, a pesar de que el CINAR no había indicado el tema exacto de la reunión y de que se le había informado claramente (ya en la carta de la Comisión de 15 de septiembre de 2003) de que otros servicios de IDT distintos de la Unidad de Auditoría Externa se encargaban de la aplicación de las conclusiones de la auditoría, que ahora eran definitivas. Además, en su correo electrónico de 3 de febrero de 2005, CINAR había mencionado la siguiente alegación (negada al día siguiente por la Comisión):

"Tengo una pregunta. Los auditores británicos eran, en nuestra opinión, draconianos en todos los aspectos. Se rumorea que se les paga una comisión por los fondos recuperados. Esto me parece bastante increíble. ¿Puedes negar este rumor, por favor?

El acta interna de la reunión, redactada por un representante de los auditores de la Unidad de Auditoría Externa, contradice claramente las cuestiones planteadas en el apartado 2 de la página 3 de la reclamación del CINAR al Defensor del Pueblo en relación con la aprobación del informe de auditoría y el rechazo de las explicaciones y pruebas del reclamante, alegando que no se habían enviado antes. En dicho acta se indica, en particular, lo siguiente:

"1. [El auditor de la Comisión] recordó a [el auditor de la DG RTD] y a [el denunciante] el historial de la auditoría, en los siguientes casos:

• En la carta en la que se anunciaba la auditoría (que debía llevar a cabo la sociedad de auditoría [LF]) se indicaba claramente qué documentación debía considerarse como prueba de los costes declarados; también plantea la cuestión específica de dónde se llevan las cuentas de CINAR. La respuesta dada a esto fue que [la firma de contadores de CINAR] guardaba los libros para CINAR.
• Al ponerse en contacto con el contador de CINAR, se les dijo a los auditores que el contador no tenía nada. Por lo tanto, no se pudo evidenciar ninguna información de nómina.
• CINAR no pudo presentar la mayor parte de las nóminas del personal imputado a los contratos de la CE.
• No pudo probar que habían sido pagados.
• Los formularios de nómina no podían ser mostrados.
• Las facturas de los subcontratistas no parecían legítimas debido a la falta de número de IVA y, además, CINAR no podía probar que habían sido pagadas.
• Los resultados de la auditoría se comunicaron a CINAR mediante la carta de conclusiones [15 de septiembre de 2003]. Las respuestas recibidas de CINAR fueron muy vagas, ya que [sic] no respondió a ninguno de los problemas.
• en caso de que reconociera que el contrato firmado por CINAR con la CE exigía a CINAR que probara los costes gastados en el contrato y CINAR no lo había hecho. Por lo tanto, la auditoría se cerró y los resultados se transmitieron a las direcciones correspondientes para su ejecución.

2. [El denunciante] y LF reconocieron que había algunas cuestiones relacionadas con su administración, ya que todos eran técnicos y no [personal] financiero. Por lo tanto, habían subcontratado la contabilidad, pero había problemas con la comunicación; [el demandante] sostiene, sin embargo, que la información sobre nóminas se envió a la CE para todo el personal, excepto uno. [El auditor de la Comisión] no está en posesión de tal información y nunca la ha visto. [El denunciante] y FL sostienen que las facturas de los subcontratistas eran legítimas y cumplían los requisitos del Derecho del Reino Unido.

3. [El auditor de la Comisión] les informó de la muy estricta separación de funciones que opera en la DG IDT/CE. La unidad de auditoría realiza la auditoría y transmite la conclusión del resultado a la Dirección correspondiente para su ejecución. La unidad de auditoría no puede influir en modo alguno en la aplicación de los resultados. Solo el ordenador de la Dirección está autorizado a tomar decisiones relativas a la no ejecución o a la ejecución parcial de los resultados de la auditoría. CINAR tendría que dirigirse a las Direcciones interesadas y convencerlas de sus argumentos [relacionados, por ejemplo, con el trabajo técnico realizado]. [El auditor de la Comisión] está dispuesto a facilitar a CINAR los datos de contacto.

4. [El auditor de la Comisión] también informó a CINAR de que, si las Direcciones interesadas así lo solicitaban, la unidad de auditoría externa estaba dispuesta a llevar a cabo otra auditoría, pero declaró que, en caso de que se llevara a cabo dicha auditoría, CINAR debía garantizar que todos los costes estuvieran debidamente registrados y justificados junto con la prueba de pago y que no se aceptarían excepciones. [El demandante] estuvo de acuerdo con ello."

Además, la Comisión no pudo negociar con una empresa auditada para llegar a una determinada conclusión de auditoría al respecto. Solo sobre la base de información y documentación claras, sustanciales y recíprocas puede tenerse en cuenta cualquier conclusión de auditoría.

Alrededor de junio de 2005, la Unidad de Auditoría Externa tuvo conocimiento de un correo electrónico enviado por el reclamante a un responsable financiero de la Dirección J de la DG RTD, en el que se afirmaba que "[el auditor de la Comisión] acordó reconsiderar el resultado de la auditoría y nos prometió una respuesta a nuestro caso al término de la reunión". El 10 de junio de 2005, el auditor de la Comisión respondió lo siguiente:

"Durante esta reunión [28 de febrero de 2005] expliqué claramente que el papel de la unidad de auditoría externa (DG RTD R4) estaba "agotado", ya que la auditoría de CINAR realizada por la Comisión se cerró en 2003. Además, señalé que no podía (en el sentido de «no tener la competencia», dada la separación de funciones en vigor dentro de la Comisión) revisar los resultados de la auditoría y participar en su aplicación, ya que esta era responsabilidad exclusiva de los ordenadores de las direcciones operativas pertinentes de la DG RTD.

Conclusiones de la Comisión

De todo lo anterior, la Comisión concluyó que i) había ejercido correctamente sus derechos contractuales para llevar a cabo una auditoría de cuatro de sus contratos con CINAR; ii) considera que los auditores se comportaron correctamente en todo momento; iii) se mantuvo al CINAR informado de las conclusiones, se le ofreció tiempo y oportunidades suficientes para defenderse y facilitar la información solicitada; iv) la naturaleza de las solicitudes de esa información era clara; y v) no hubo mala administración ni trato injusto.

Observaciones del demandante

El denunciante mantuvo su denuncia y alegó que facilitó a la Comisión y a LF la información que faltaba cuando su informe estaba todavía en fase de proyecto. Sin embargo, las conclusiones de la Comisión se basaron exclusivamente en el proyecto de informe, a pesar de que, en ese momento, había visto la información sobre nóminas y hojas de tiempo relacionadas con los gastos de personal y gastos generales.

Dado que el CINAR había recibido la visita de tres miembros de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) que, en ese momento, estaban investigando a fondo todos los proyectos del CINAR de 1996-2006, incluidos los que ya habían sido auditados, estaba más allá de los limitados recursos del CINAR proporcionar una respuesta extensa y línea por línea al dictamen de la Comisión.

Refiriéndose a las conclusiones no concluyentes del proyecto de informe sobre los cuatro contratos auditados que, en ese momento, estaban siendo examinados por la OLAF, el reclamante sugirió que el Defensor del Pueblo suspendiera cualquier otra acción relacionada con la presente reclamación.

El 29 de enero de 2008, el demandante envió una nueva comunicación en la que informaba al Defensor del Pueblo de la conclusión de la investigación de la OLAF, que incluía los cuatro contratos mencionados.

LA DECISIÓN

1 Observaciones preliminares

1.1 El Defensor del Pueblo Europeo observa que la Comisión Europea expresó su preocupación en el curso de la investigación por lo que respecta a la admisibilidad de la presente reclamación de 5 de agosto de 2005. Alegó que no se había cumplido el requisito de admisibilidad del plazo de dos años para presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo, dado que los hechos en los que se basaba la reclamación se produjeron entre el 20 y el 21 de agosto de 2002 (fecha de la auditoría) y el 29 de mayo de 2003 (fecha de envío del proyecto de informe de auditoría).

1.2 El Defensor del Pueblo no entiende de las declaraciones anteriores que la Comisión deseara impugnar la competencia del Defensor del Pueblo para tratar el presente caso. A este respecto, señala que la denuncia se refería no solo a la auditoría, que efectivamente tuvo lugar más de dos años antes de que se le presentara la denuncia, sino también a los hechos que resultaron de la auditoría y, por tanto, tuvieron lugar después de ella. Entre estos hechos figuraba la solicitud de la Comisión, de 15 de septiembre de 2003, de que el demandante presentara observaciones en el plazo de un mes sobre el proyecto de informe de auditoría, con el fin de respetar plenamente el derecho de defensa del demandante y el derecho a ser oído.

No obstante, el Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la declaración de la Comisión de que, en un espíritu de buena cooperación con el Defensor del Pueblo, decidió abordar todas las observaciones del demandante.

1.3 Además, el Defensor del Pueblo señala que el demandante mencionó en sus observaciones la investigación de la OLAF. Señala, no obstante, que la presente reclamación se presentó originalmente contra la Comisión y que, por lo tanto, las cuestiones relacionadas con las investigaciones de la OLAF no se tratan en la presente decisión del Defensor del Pueblo.

1.4 Por último, el Defensor del Pueblo señala que, en sus observaciones, el demandante le pidió que aplicara medidas provisionales y suspendiera la ejecución de las conclusiones de la auditoría. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo aclara que, a diferencia de los órganos jurisdiccionales, no está facultado para dictar medidas provisionales.

2 Presunto trato injusto

2.1 El denunciante, una pequeña empresa consultora con experiencia en la combustión de carbón y biomasa y en el control de las emisiones, celebró con la Comisión cuatro contratos de investigación en el marco del Cuarto Programa Marco (en lo sucesivo, «IV PM») y del Quinto Programa Marco (en lo sucesivo, «VPM») sobre el programa de investigación y desarrollo tecnológico (en lo sucesivo, «IDT»). Estos contratos se referían a la investigación en los ámbitos de la biomasa, los metales tóxicos y las emisiones seleccionadas de compuestos clorados, así como a la corrosión y el control optimizado del rendimiento del banco de quemadores y la mejora de la vida útil de la planta (proyectos/contratos VISCON, TESSA, CORROSION y ENDASH).

Sobre la base de las disposiciones pertinentes de estos contratos, la Comisión decidió llevar a cabo una auditoría de las cuentas del denunciante relacionadas con la ejecución de dichos contratos. La Comisión asignó la auditoría a una empresa de auditoría externa, pero también participó su propia unidad de auditoría.

Los días 20 y 21 de agosto de 2002, los auditores externos comprobaron los documentos en los locales del autor y entrevistaron a sus empleados.

Posteriormente, además de las reuniones entre el denunciante y la Comisión, tuvo lugar un intercambio de correspondencia entre i) el denunciante y los auditores externos; ii) los auditores externos y los contables del reclamante; y iii) el denunciante y la Comisión.

El denunciante alegó, en esencia, un trato injusto por parte de la Comisión en relación con una auditoría externa y sus fases posteriores. El autor ha presentado cinco argumentos concretos en apoyo de su alegación ("argumentos i) a v)").

2.2 La Comisión se pronunció sobre cada uno de los argumentos específicos del denunciante por separado. En resumen, consideró globalmente que había ejercido correctamente sus derechos contractuales para llevar a cabo una auditoría de cuatro de sus contratos con CINAR. Consideró que los auditores se comportaron correctamente en todo momento. Se mantuvo informado al CINAR sobre las conclusiones de los auditores y se le ofreció tiempo y oportunidades suficientes para defenderse y proporcionar la información solicitada. La naturaleza de las solicitudes de esa información es clara. La Comisión concluyó que sus auditores externos y ella misma trataron al denunciante de manera justa. La Comisión también sostuvo que el denunciante había declarado durante la visita sobre el terreno a los locales de CINAR "que creía que el procedimiento de auditoría se había aplicado correctamente a lo largo de la visita sobre el terreno ".

2.3 El Defensor del Pueblo se ocupará de la presente alegación remitiéndose a cada uno de los argumentos específicos i) a v) presentados por el demandante en apoyo de dicha alegación.

Argumento i) sobre el comportamiento de los auditores

2.4 El autor argumentó que los representantes del CINAR "se sintieron como delincuentes ante los auditores, y (...) incluso se pronunció un comentario racial durante una de las entrevistas". Además, el autor argumentó que "el objetivo de la auditoría parece rayar en una obsesión por cerrarnos ".

2.5 Por lo que se refiere a la declaración sobre la "obsesión por cerrar CINAR ", la Comisión respondió que simplemente había llevado a cabo una auditoría siguiendo los procedimientos normales previstos en los contratos de la CE y respetando todas las garantías potenciales para la empresa auditada. En cuanto al comentario "racial", la Comisión subrayó que el reclamante no había especificado qué comentario se había hecho que pudiera clasificarse como "racial" ni había identificado quién había hecho tal comentario.

2.6 El Defensor del Pueblo señala a este respecto que, según la Comisión, estaba facultado, sobre la base de las disposiciones pertinentes del artículo 24, apartado 1, del anexo II de los contratos en cuestión, para llevar a cabo la auditoría hasta dos años después de la finalización del contrato. Además, el procedimiento relativo a la auditoría se prescribió en el artículo 26 («Auditoría») del anexo II de los contratos.

2.7 Sobre la base de las pruebas disponibles, parece que los auditores externos de la Comisión y el auditor de la Comisión solicitaron información al denunciante en varias ocasiones mediante cartas y correos electrónicos (5 de septiembre, 19 de septiembre, 24 de septiembre, 8 de octubre, 14 de octubre, 30 de octubre, 8 de noviembre y 27 de noviembre de 2002, así como el 13 de enero y el 4 de marzo de 2003), con el fin de completar la documentación en cuestión. Además, se reunieron con el autor el 28 de febrero de 2005 para escuchar sus argumentos.

2.8 A la luz de lo que antecede, el Defensor del Pueblo considera que el autor no presentó ninguna prueba fundamentada en apoyo de su argumento de que la auditoría estaba destinada a cerrar el CINAR o " era expresión de un esfuerzo obsesivo".

2.9 Además, el Defensor del Pueblo señala que i) la Comisión negó rotundamente en su opinión que sus funcionarios o auditores externos hicieran comentarios "raciales" o de cualquier otro tipo que hicieran que el personal de la empresa auditada se sintiera como si fueran delincuentes y ii) el demandante no explicó este argumento en particular en sus observaciones posteriores. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no considera útil llevar a cabo nuevas investigaciones con respecto a estos dos argumentos relativos al comportamiento de los auditores.

Argumento ii) sobre el incumplimiento del derecho a la intimidad

2.10 El autor alegó que no se había respetado el derecho a la intimidad del CINAR, ya que se habían solicitado detalles personales y contractuales, incluida la cuantía de los sueldos pagados a los investigadores individuales.

2.11 La Comisión se basó en las disposiciones contenidas en los contratos auditados, estableciendo en resumen que el reclamante debía i) llevar libros y ponerlos a disposición durante una auditoría con toda la información detallada incluida en ellos de conformidad con la legislación nacional aplicable a la contabilidad. De conformidad con estas disposiciones, también se pidió al reclamante que: ii) facilitara los nombres de las personas que trabajaban en virtud de los cuatro contratos y, además, en relación con dos de los contratos; el tiempo dedicado por individuos específicos a los proyectos; por qué salario; y si dicho salario había sido efectivamente pagado por CINAR. La Comisión también explicó que dicha información era necesaria para comprobar si el importe reclamado por CINAR por sus costes de personal era correcto.

2.12 El Defensor del Pueblo considera que la explicación de la Comisión es razonable y no encuentra mala administración en relación con el argumento ii) del demandante.

Argumento iii) relativo a la información no relacionada e injustificada

2.13 El reclamante alegó que la Comisión había solicitado información no relacionada e injustificable, como "una lista completa de todas las propuestas y proyectos, que (...) deben quedar fuera del ámbito de una auditoría, ya que sólo una fracción de las propuestas [de CINAR] fueron aceptadas y financiadas por la Comisión ".

2.14 En su opinión, la Comisión justificó su necesidad de consultar estos documentos porque, en resumen, CINAR ya había participado, en el momento de la fiscalización, en una serie de otros proyectos pendientes financiados por la UE, en los que trabajaban casi todos los empleados de CINAR. Por lo tanto, los auditores consideraron justificado evaluar si seguía habiendo recursos humanos disponibles cuyo trabajo podía separarse de otros proyectos llevados a cabo por CINAR, lo que les permitía ser empleados para llevar a cabo los contratos en cuestión. La Comisión también declaró que CINAR utilizó variaciones muy elevadas en los porcentajes de gastos generales para los contratos del IV PM (del 40 % al 100 %) y no mencionó los nombres del personal clave que trabajaba para los proyectos.

2.15 A la luz de la explicación anterior, la solicitud de la Comisión de una lista completa de todas las propuestas y proyectos parece razonable. Además, como ha alegado la Comisión y el denunciante no impugnó, el denunciante aceptó facilitar información sobre todas las propuestas durante la visita sobre el terreno de los días 20 y 21 de agosto de 2002 y este acuerdo se registró en el acta de la visita. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Comisión en relación con el argumento del demandante (iii).

Argumento iv) de que solo faltaba una parte de la información sobre nóminas y argumento v), relativo al papel del auditor de la Comisión

2.16 El autor alegó que, en el informe de auditoría (proyecto y final), los auditores externos hicieron una declaración falsa de que "no se obtuvo información sobre nóminas de sueldos del CINAR". Argumentó que había proporcionado parte de la información sobre nóminas.

2.17 La Comisión sostuvo que su auditor confirmó que no se recibió información sobre nóminas durante la visita sobre el terreno y que los auditores fueron remitidos a los contables de CINAR, quienes, a su vez, negaron que tuvieran dichos documentos en su poder.

2.18 No obstante, el Defensor del Pueblo señala que, a su entender, el argumento del demandante se refería a la información parcial sobre la nómina relativa al proyecto VISCON que se adjuntaba a su carta a los auditores externos de 30 de julio de 2003, es decir, con fecha posterior a: a) la visita sobre el terreno, b) la consulta a los contables del demandante y c) el proyecto de informe de auditoría que se le presentó el 29 de mayo de 2003.

A este respecto, el denunciante también ha presentado su argumento v) de que, aunque realmente facilitó esa información (independientemente de la fecha), el auditor de la Comisión actuó injustamente porque no modificó el informe de auditoría tal como fue redactado por los auditores externos, sino que lo aceptó como definitivo.

Por lo tanto, el denunciante se centró en el papel del auditor de la Comisión desde el momento de la finalización del informe de auditoría por parte de la sociedad de auditoría externa hasta la reunión con representantes del CINAR el 28 de febrero de 2005. En particular, el denunciante criticó la decisión del auditor de la Comisión de aprobar el informe de auditoría elaborado por los auditores externos y rechazar todas las explicaciones y pruebas del denunciante simplemente porque no se habían facilitado antes.

2.19 En primer lugar, el Defensor del Pueblo señala que, en su respuesta de 3 de septiembre de 2003 a la carta del demandante de 30 de junio de 2003 y que contenía la información parcial sobre la nómina, los auditores externos explicaron que el informe de auditoría ya se había completado el 29 de mayo de 2003. También explicaron que, si, sobre la base de la información parcial sobre nóminas que se proporciona ahora, modificaran el informe de auditoría, ello requeriría una cantidad considerable de trabajo adicional y el costo de este trabajo adicional tendría que ser sufragado por el CINAR. El importe de este trabajo adicional fue de aproximadamente 2.900 libras esterlinas, IVA excluido. Parece que el denunciante no efectuó tal pago.

2.20 Por consiguiente, sin pronunciarse sobre la solicitud de pago de los auditores externos, se plantea la cuestión de si el auditor de la Comisión podría adoptar medidas para modificar el informe final de auditoría de 15 de septiembre de 2003 y apartarse del proyecto de informe de 29 de mayo de 2003, a fin de tener en cuenta la información parcial sobre nóminas que, entretanto, se había facilitado.

2.21 A la luz de la información facilitada por ambas partes, el Defensor del Pueblo señala, por lo tanto, que, a través de la correspondencia (6) de la Comisión dirigida tanto al demandante como a los contables de CINAR, el demandante había tenido varias oportunidades, tras la visita sobre el terreno de los días 20 y 21 de agosto de 2002, de proporcionar pruebas suficientes, en particular, la información completa sobre nóminas después de la auditoría.

El Defensor del Pueblo también observa que la Comisión había subrayado en muchas ocasiones, incluso en su correo electrónico de 5 de septiembre de 2002, la importancia de proporcionar información completa sobre la nómina de sueldos, subrayando que era la información pendiente más importante.

Además, la Comisión había dejado claro al denunciante que, en caso de que no se recibiera esta información, los auditores se verían obligados a concluir su informe sin ella. Confirió al demandante un plazo final del 30 de noviembre de 2002 para facilitar la información completa sobre la nómina.

Sin embargo, parece que el denunciante no facilitó la información sobre nóminas completa, sino solo parcial, y lo hizo solo ocho meses después de que expirara el plazo final antes mencionado. Además, no explicó por qué no pudo cumplir el plazo.

2.22 A la luz de lo anterior, no parece que el auditor de la Comisión haya actuado injustamente contra el denunciante al no modificar el informe final sobre la base de la información parcial sobre nóminas. No obstante, el Defensor del Pueblo señala que la Comisión ha incluido en el informe de auditoría copias tanto de la carta del demandante de 30 de julio de 2003 como de la respuesta de los auditores externos de 3 de septiembre de 2003 agradeciendo al demandante la información parcial sobre las nóminas (7). Así pues, la Comisión parece haberse referido con precisión en su informe de auditoría al suministro parcial de información sobre nóminas. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no encuentra un caso de mala administración por parte de la Comisión en relación con el argumento del demandante (iv).

2.23 Por lo que se refiere al papel del auditor de la Comisión en general, el Defensor del Pueblo toma nota de i) la información que se le ha presentado en el contexto de la presente investigación; ii) en particular, las disposiciones pertinentes que rigen los contratos auditados JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 y ENK5-CT99-0025; iii) las conclusiones pertinentes del informe de auditoría en el sentido de que la gestión financiera de estos contratos no se llevó a cabo de manera aceptable y que el informe no cumplía los requisitos del contrato; y iv) las detalladas explicaciones dadas por la Comisión en su dictamen. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que no se ha establecido que ni el auditor de la Comisión ni la Comisión hayan tratado injustamente al reclamante en relación con la auditoría externa y sus fases posteriores.

La explicación facilitada por la Comisión en su dictamen indica, en cambio, que su auditor aplicó las disposiciones de los contratos pertinentes. Además, parece que se había dado al denunciante la posibilidad de defender sus derechos antes de que se aprobara la auditoría final.

Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no constata mala administración en lo que respecta al argumento del demandante (v).

3 Conclusión

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión en lo que respecta a los argumentos del demandante en apoyo de su alegación de injusticia. Por lo que se refiere al argumento relativo a la expresión de supuestos comentarios "raciales" o de cualquier otro tipo que llevaron al personal de la empresa auditada a sentirse como si fueran delincuentes o que la auditoría fue la expresión de un esfuerzo obsesivo por cerrar CINAR, por las razones explicadas en el punto 2.9 anterior, el Defensor del Pueblo considera que no están justificadas más investigaciones.

Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) La auditoría se refería a los siguientes contratos de investigación celebrados entre la Comisión y CINAR como contratista: i) JOR3-CT98-0285 sobre la aplicación de la utilización y las emisiones de residuos de biomasa procedentes de combustión industrial - ENDASH; ii) ENV4-CT97-0597 sobre cuantificación y control de partículas de submicrones enriquecidos con metales tóxicos y determinadas emisiones de compuestos clorados procedentes de hornos de cemento alimentados con combustibles alternativos - TESSA; iii) ENK5-CT99-0002 sobre la corrosión frente al fuego en calderas eléctricas alimentadas con carbón - CORROSIÓN; y iv) ENK5-CT99-0025 sobre la detección isual en V para un control optimizado del rendimiento del banco de quemadores y una vida útil mejorada de la planta - VISCON.

(2) Los periodos de contratación fueron los siguientes: ENDASH desde el 1 de enero de 1999 hasta el 31 de diciembre de 2001; TESSA desde el 1 de junio de 1998 hasta el 30 de noviembre de 2000; CORROSIÓN del 1 de mayo de 2000 al 30 de abril de 2003; y VISCON desde el 1 de abril hasta el 31 de marzo de 2003.

(3) Véase la nota a pie de página 1.

(4) LF era miembro de la red internacional de auditoría I/A con la que la Comisión tenía un contrato marco en ese momento. En julio de 2002 se celebró con dicha empresa un acuerdo específico a tal efecto.

(5) Informe de auditoría, p. 7 (sección 4.1).

(6) En particular, correos electrónicos de 5 de septiembre, 24 de septiembre, 8 de octubre y 27 de noviembre de 2002, así como cartas de 27 de noviembre de 2002, 13 de enero, 30 de enero y 4 de marzo de 2003.

(7) Véanse el informe de auditoría, páginas 71-73 (carta del denunciante de 30 de julio de 2003) y la página 74 (respuesta de Littlejohn Frasier de 3 de septiembre de 2003).