Estrasburgo, 15 de diciembre de 2005

Muy señor mío:

El 3 de mayo de 2004, usted presentó, en nombre de GFI Umwelt – Gesellschaft für Infrastruktur und Umwelt mbH, una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo relativa a una solicitud de acceso a documentos.

El 19 de mayo de 2004, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión Europea. La Comisión emitió su dictamen el 25 de agosto de 2004. Se lo transmití el 30 de agosto de 2004 con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 27 de septiembre de 2004. En estas observaciones, usted presentó una nueva alegación.

El 20 de octubre de 2004, solicité a la Comisión que me proporcionara más información en relación con su caso y que formulara observaciones sobre la alegación adicional que usted había formulado. La Comisión envió su respuesta el 14 de diciembre de 2004. Se lo transmití el 14 de diciembre de 2004 con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 30 de diciembre de 2004.

El 18 de enero de 2005, solicité a la Comisión el acceso a su expediente. La inspección de los documentos pertinentes fue realizada por mis servicios el 22 de febrero de 2005. El 28 de febrero de 2005 se le remitió una copia del presente informe con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 9 de marzo de 2005.

El 29 de abril de 2005, dirigí un proyecto de recomendación a la Comisión, solicitando que el dictamen detallado de esta última se presentara a más tardar el 31 de julio de 2005.

Por nota de fecha 5 de agosto de 2005, la Secretaría General de la Comisión me informó de que el dictamen detallado se retrasaría.

El 31 de agosto de 2005, usted escribió para preguntar si se había recibido la respuesta de la Comisión. Esta carta llegó a mi Oficina el 7 de septiembre de 2005. En una conversación telefónica con el señor Grill de mis servicios se le informó el mismo día de que aún no se había recibido el dictamen detallado de la Comisión.

El dictamen detallado de la Comisión fue recibido por mí el 6 de octubre de 2005 (original en inglés) y el 24 de octubre de 2005 (traducción al alemán). Se lo transmití el 13 de octubre de 2005 (original en inglés) y el 25 de octubre de 2005 (traducción al alemán) con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 7 de noviembre de 2005.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

Introducción

La presente denuncia está relacionada con otra denuncia (denuncia 402/2004/GG) presentada por el mismo denunciante, una empresa alemana.

Denuncia 402/2004/GG

El 3 de agosto de 1999, la Comisión celebró un contrato de servicios con Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH («RRI», una empresa alemana) como líder de un consorcio que incluía al denunciante. El contrato consistía en el suministro de dos expertos de la UE, un codirector y un gestor financiero/administrativo para la asistencia técnica al Proyecto de Medio Ambiente Integrado Liaoning UE-China (LIEP), lote a: Gestión de la Oficina del Programa y Proyecto de Sensibilización Ambiental. El Sr. W., experto empleado por el demandante, se convirtió en gerente financiero/administrativo en septiembre de 2000. A raíz de una adenda al contrato firmado en septiembre de 2001, el Sr. W. pasó a ser codirector adjunto.

El 15 de septiembre de 2003, la Delegación de la Comisión en Pekín informó a RRI, mediante carta certificada, de que había decidido resolver el contrato sobre la base del artículo 15 de este último y debido a que el codirector adjunto no había cumplido sus tareas, modificadas en la adenda no 2. La Comisión explicó que, en dos cartas enviadas el 6 de junio de 2002 y el 30 de enero de 2003, había señalado que los servicios prestados por el denunciante no se habían prestado a satisfacción de la Comisión y había advertido de que, a menos que el codirector adjunto cumpliera sus funciones, consideraría que el consorcio dirigido por RRI incumplía el contrato.

En una carta enviada el 22 de septiembre de 2003, RRI impugnó esta decisión y pidió a la Comisión que facilitara información más precisa sobre sus motivos. En su respuesta de 26 de septiembre de 2003, la Delegación señaló que el codirector adjunto tenía, entre otras cosas, la «responsabilidad en materia de contratación pública y contratación». Según la Delegación, el experto del denunciante había incumplido esta obligación.

La RRI envió una nueva carta a la Delegación el 10 de noviembre de 2003. En su respuesta de 18 de noviembre de 2003, la Delegación no facilitó más detalles sobre los motivos de su decisión de resolver el contrato.

Como consecuencia de la rescisión del contrato de asistencia técnica, el demandante consideró necesario rescindir su contrato de trabajo con el Sr. W. Este último recurrió esta decisión ante el Arbeitsgericht (Tribunal de lo Laboral) de Bonn (Alemania). Al parecer, en el curso del presente procedimiento, el demandante tuvo que proporcionar información detallada sobre la supuesta negativa del Sr. W. a desempeñar sus funciones.

En la denuncia 402/2004/GG, el denunciante alegó, en esencia, que la Comisión no había facilitado información suficientemente precisa sobre las razones de la resolución del contrato de asistencia técnica.

El Defensor del Pueblo decidió que debía llevarse a cabo una investigación. En consecuencia, remitió la denuncia a la Comisión para que ésta emitiera su dictamen. A continuación, se remitió este dictamen al denunciante para que formulara sus observaciones. Sobre la base de los resultados de estas investigaciones, el Defensor del Pueblo consideró que la Comisión había facilitado información suficientemente precisa sobre las razones por las que había resuelto el contrato y que, por lo tanto, no había mala administración en lo que respecta a la alegación formulada por el demandante. Por consiguiente, el asunto se archivó mediante resolución de 12 de agosto de 2004 (1).

Carta del denunciante de 19 de marzo de 2004

En su denuncia, el demandante había mencionado que, sobre la base del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (2) («Reglamento 1049/2001»), había presentado a la Comisión una solicitud de acceso a los documentos relativos a la resolución del contrato el mismo día en que había escrito al Defensor del Pueblo (5 de febrero de 2004).

En otra carta de 19 de marzo de 2004, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que esta solicitud había sido denegada el 26 de febrero de 2004, que se había presentado una solicitud confirmatoria el 4 de marzo de 2004 y que la investigación del Defensor del Pueblo debía ampliarse para cubrir la denegación de acceso por parte de la Comisión.

Dado que el plazo en el que la Comisión tuvo que tramitar la solicitud confirmatoria de conformidad con el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 (15 días hábiles después del registro) aún no había expirado en el momento en que el reclamante había escrito la presente carta, el Defensor del Pueblo informó al reclamante de que aún no podía tramitar esta alegación adicional, pero que el reclamante podría volver a presentar esta cuestión tan pronto como hubiera expirado el plazo pertinente si la Comisión aún no hubiera respondido.

Sobre la presente imputación

En una carta de 3 de mayo de 2004, el denunciante renovó su denuncia en relación con la cuestión del acceso a los documentos, señalando que la solicitud confirmatoria había sido denegada el 26 de abril de 2004. Por lo tanto, esta carta se registró como una nueva denuncia (denuncia 1368/2004/GG).

En su Decisión, la Comisión distinguió entre tres categorías de documentos. Los documentos pertenecientes a las dos primeras categorías (1: Documentos contractuales; 2: Se enumeraron las correspondencias relativas a la ejecución del contrato), mientras que los documentos de la categoría 3 solo se mencionaban en términos generales («diversa correspondencia, principalmente por correo electrónico, entre varias personas en relación con la ejecución del contrato»). La Comisión alegó que la cuestión del acceso no podía examinarse con respecto a determinados solicitantes, dado que los documentos divulgados pertenecían al dominio público y, por lo tanto, eran accesibles para todos.

Tras haber expresado la opinión de que el denunciante ya debería estar en posesión de los documentos pertenecientes a las dos primeras categorías, la Comisión formuló las siguientes observaciones en relación con la totalidad de los documentos.

Los documentos contenían información de carácter comercial sobre las empresas, los expertos y las personas implicadas. Por lo tanto, la concesión de acceso a estos documentos se vio impedida por el artículo 4, apartado 2, del Reglamento, según el cual se denegará el acceso cuando la divulgación suponga un perjuicio para la protección de los intereses comerciales.

La divulgación también socavaría la protección de la privacidad y la integridad de las personas individuales. Esto fue particularmente cierto para los documentos que contienen los nombres de ciertas personas (en algunos casos incluso sus currículos vitae). Por consiguiente, también era aplicable la excepción establecida en la letra b) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento.

No pudo concederse un acceso parcial, dado que toda la información contenida en estos documentos en relación con la ejecución del contrato estaba cubierta por la necesidad de proteger los intereses comerciales de las personas afectadas. No había nada que sugiriera que existiera un interés público superior en la divulgación.

En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante reconoció que estaba en posesión de los documentos pertenecientes a las dos primeras categorías, pero no de los pertenecientes a la tercera categoría. Destacó que no le interesaban los documentos relativos a terceros, sino únicamente los relativos a la rescisión de su "propio" contrato. El denunciante también alegó que el razonamiento de la Comisión en lo que respecta a la protección de la intimidad y la integridad del Sr. W. era «grotesco». Insistió en que la Comisión había justificado su resolución del contrato basándose en una supuesta falta cometida por el Sr. W. y, por lo tanto, había impugnado la integridad de este último de una manera mucho peor que la que podría haberse hecho con cualquier acceso a los documentos.

El denunciante alegó además que el enfoque de la Comisión dejaría sin efecto el Reglamento 1049/2001, dado que la mayoría de los documentos se refieren a los intereses personales o comerciales de terceros.

Así pues, el denunciante alegó sustancialmente que la Comisión había incumplido el Reglamento 1049/2001 al denegar el acceso a los documentos que había solicitado mediante cartas de 5 de febrero y 4 de marzo de 2004. Alegó que la Comisión debía conceder acceso a los documentos pertinentes.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión

En su dictamen, la Comisión formuló las siguientes observaciones.

Las responsabilidades modificadas del Sr. W. se establecieron en una adenda del contrato. Sin embargo, el Sr. W. nunca asumió las nuevas responsabilidades, tal vez porque su contrato de trabajo con el consorcio no había sido modificado para reflejar el nuevo mandato. La Delegación había tratado de aclarar esta cuestión, pero nunca había recibido una respuesta clara. Esta situación había dado lugar a quejas del nuevo codirector y del director chino. Finalmente, la Comisión decidió rescindir el contrato.

La solicitud de acceso se refería a intercambios, principalmente por correo electrónico, entre otras personas implicadas en la ejecución del programa, señalando el hecho de que el Sr. W. no asumió las nuevas responsabilidades derivadas de la mejora de su puesto en el pliego de condiciones modificado. Divulgar estos mensajes sería perjudicial para el Sr. Ello afectaría tanto a su integridad personal como a sus intereses comerciales por lo que respecta a su posición en el mercado laboral. Los intereses comerciales del Sr. W. eran los que la Comisión consideraba que tenía el deber de proteger, no los de ninguna otra parte. No había ninguna razón para suponer que el Sr. W. fuera personalmente responsable del hecho de que no se hubiera respetado el nuevo mandato. Su negativa a asumir las nuevas responsabilidades podría deberse a su posición contractual con RRI o el reclamante.

Una vez que un documento ha sido entregado a un solicitante, entra en el dominio público y el acceso debe concederse a cualquier otro solicitante. Era evidente que los documentos a los que el reclamante solicitaba acceso no podían ser de dominio público. La finalidad de la solicitud era utilizar los documentos en los procedimientos judiciales contra el Sr. W. Esto no tenía nada que ver con la apertura y el interés público en la divulgación de los documentos en poder de las instituciones.

Sobre la base de las consideraciones anteriores, la Comisión mantuvo su decisión de no divulgar los documentos al denunciante. Añadió que los documentos solo podían ponerse a disposición de una autoridad judicial tras una orden judicial para presentarlos.

Observaciones del demandante

En sus observaciones, el denunciante mantuvo su denuncia y formuló las siguientes observaciones adicionales.

La opinión de la Comisión de que el comportamiento del Sr. W. debía explicarse por su contrato de trabajo supuestamente insatisfactorio con el demandante era puramente especulativa. El 11 de abril de 2002, el demandante había informado a la Comisión, tras haberse puesto en contacto con el Sr. Sin embargo, se rechazó su solicitud de que se le diera acceso a los informes de misión relativos al proyecto o, al menos, a extractos de los mismos relativos al supuesto bajo rendimiento del Sr. El 5 de febrero de 2003, el consorcio declaró, a petición de la Delegación: «Tenga en cuenta que el acuerdo contractual entre el Sr. [W.] y [el demandante] no puede provocar ningún obstáculo al proyecto.»

El demandante señaló que la posición adoptada por la Comisión en relación con el acceso a los documentos le llevó a creer que la resolución del contrato en cuestión debido a la supuesta inactividad del Sr. W. no era conforme con la ley. Por consiguiente, pidió al Defensor del Pueblo que incluyera esta cuestión en su investigación. En este contexto, el denunciante alegó que era extraño que la rescisión del contrato se hubiera decidido después de que el nuevo codirector y el director chino se hubieran quejado. El denunciante subrayó que el nuevo codirector era un empleado de una empresa que competía con el consorcio.

Otras consultas

Tras un cuidadoso examen del dictamen de la Comisión y de las observaciones del denunciante, se consideró necesario realizar nuevas investigaciones.

Solicitud de información adicional y de dictamen complementario

Por lo tanto, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión (1) que explicara por qué el hecho de que el reclamante tuviera la intención de utilizar los documentos a los que había solicitado acceso en procedimientos judiciales debería ser pertinente para la tramitación por parte de la Comisión de las solicitudes presentadas en virtud del Reglamento 1049/2001 y (2) que le proporcionara una lista de los documentos incluidos en la categoría 3 junto con una indicación, para cada documento o categoría de documentos, de la excepción o excepciones establecidas en el Reglamento 1049/2001 sobre cuya base la Comisión creía que no podía concederse acceso al reclamante.

El Defensor del Pueblo también solicitó a la Comisión que emitiera un dictamen sobre la alegación adicional del demandante según la cual la rescisión del contrato pertinente debido al comportamiento del Sr. W. no había sido conforme con la ley.

Respuesta de la Comisión

En su respuesta, la Comisión formuló las siguientes observaciones.

Sobre la cuestión del acceso a los documentos

De conformidad con el artículo 6, apartado 1, del Reglamento 1049/2001, el solicitante no tenía que motivar su solicitud de acceso a los documentos. Por lo tanto, los intereses de la demandante no eran pertinentes en este contexto. Lo que la Comisión quiso decir, al referirse al uso que el denunciante pretendía hacer de los documentos pertinentes, era que este propósito no podía considerarse un interés público superior que prevaleciera sobre la necesidad de proteger los intereses comerciales de la otra parte en el procedimiento.

La categoría 3 de los documentos, a los que el denunciante había solicitado acceso, comprendía dieciséis documentos (3). La divulgación de estos documentos socavaría la protección de "la intimidad y la integridad de la persona, en particular de conformidad con la legislación comunitaria relativa a la protección de los datos personales" (artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001). La divulgación de estos datos sólo podría tener lugar si se cumplieran las condiciones para el tratamiento de datos personales establecidas en el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (4). El artículo 8, letra b), del presente Reglamento exige que el solicitante demuestre la necesidad de que se le transfieran los datos personales y exige que la institución esté convencida de que los intereses legítimos del interesado no se han visto perjudicados por la transferencia.

Sobre la alegación adicional del demandante

El contrato de servicios, que consistía en el suministro de dos expertos de la UE (un codirector y un gestor financiero/administrativo), se firmó el 3 de agosto de 1999. El 8 de septiembre de 2000, RRI había anunciado que, por razones familiares, el experto financiero/administrativo debía dimitir a finales de octubre de 2000 y había propuesto al Sr. La Comisión estaba de acuerdo con ello.

Debido a la sustitución del codirector, la Comisión, en una carta de 10 de agosto de 2001, propuso a RRI que se mejoraran la situación y las responsabilidades del Sr. RRI había aceptado esto. Esto había dado lugar a la firma, el 3 de septiembre de 2001, de una adenda (addendum n.o 2) al contrato de servicios. En esta adición, las responsabilidades del gerente financiero/administrativo se habían incrementado de manera muy detallada, incluida la estipulación (en el párrafo 2.2 del artículo 1 del mandato) de que "compartirá la responsabilidad de firmar (en lo que respecta, por ejemplo, a los aspectos de adquisiciones, solicitudes de transferencias, gestión de cuentas y contratos) con el Director chino". Entre las responsabilidades y funciones que se le encomendaron figuraban la de "responsabilidad en materia de adquisiciones y contratación". Otra función importante era la de "reemplazar, con carácter provisional, al codirector de la CE, jefe de equipo" (párrafo 1 del artículo 4 del mandato). Así pues, el director financiero/administrativo (Sr. W.) se había convertido efectivamente en codirector adjunto y su tasa de honorarios había aumentado.

El 2 de abril de 2002, la Comisión se dirigió por escrito a RRI para denunciar que el Sr. W. no cumplía sus nuevas responsabilidades y funciones. Según el artículo 6 del contrato, RRI era el único punto de contacto para las comunicaciones relativas al contrato. El 6 de junio de 2002 se volvieron a plantear estas preocupaciones. Sin embargo, la situación no ha cambiado.

El 30 de enero de 2003, la Comisión volvió a advertir a RRI de que se le consideraría culpable de incumplimiento de contrato si esta situación no cambiaba. En su respuesta de 5 de febrero de 2003, RRI había prometido aclarar el asunto tan pronto como el Sr. Sin embargo, la situación no ha cambiado y el Sr. Las quejas al respecto habían seguido llegando a la Delegación de todas las partes interesadas (codirector chino y codirector de la UE), que se vieron obligadas a asumir esta carga de trabajo adicional.

El 15 de septiembre de 2003, la Delegación había resuelto el contrato de conformidad con el artículo 15 del mismo.

La Comisión concluyó diciendo que consideraba que había actuado de conformidad con las disposiciones del contrato que había celebrado con el consorcio dirigido por RRI.

Observaciones del demandante

En sus observaciones, el denunciante subrayó que seis de los ocho documentos pertenecientes a la categoría 3 y que datan de 2003 provenían del codirector de la UE, un empleado de una empresa competidora. El denunciante señaló además que, si los documentos pertinentes debían contener datos privados, la Comisión era libre de dejar en blanco estas partes de los documentos. Sin embargo, alegó que, por lo que respecta al Sr. W., este último no había actuado como particular en el marco del contrato de que se trata, sino como empleado del denunciante.

Inspección del expediente de la Comisión

El 22 de febrero de 2005, los servicios del Defensor del Pueblo inspeccionaron el expediente de la Comisión. En esa ocasión, el personal del Defensor del Pueblo señaló que la Comisión había identificado los documentos del expediente como confidenciales y que, por lo tanto, no se iban a realizar copias. En respuesta a una pregunta formulada a tal efecto por el personal del Defensor del Pueblo, los representantes de la Comisión presentes en la inspección explicaron que la Comisión mantenía su opinión de que el acceso a los documentos pertinentes debía denegarse por motivos tanto de la letra b) del apartado 1 del artículo 4 como del apartado 2 del artículo 4 del Reglamento 1049/2001, a pesar de que solo la primera de estas excepciones se había mencionado en la carta de la Comisión de 2 de diciembre de 2004.

Observaciones del demandante

Se envió al denunciante una copia del informe sobre la inspección para que formulara sus observaciones.

En sus observaciones, el denunciante señaló que su posición no había cambiado. Dado que el Defensor del Pueblo ya había visto los documentos pertinentes, el demandante le preguntó (1) si estos documentos contenían elementos suficientes que justificaran la rescisión del contrato; 2) si las alegaciones posiblemente contenidas en estos documentos podrían haber sido contestadas y refutadas si la Comisión hubiera concedido acceso a estos documentos a su debido tiempo; 3) si los documentos contenían datos personales de terceros y si la Comisión había considerado suficientemente que el Sr. 4) si existían razones o justificaciones para considerar que los documentos eran confidenciales; (5) si la Comisión había tenido en cuenta que considerar los documentos como confidenciales solo obstaculizaba la concesión de acceso, de conformidad con el artículo 9, apartado 1, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, cuando estos documentos se referían a cuestiones de seguridad pública, defensa o militares; y 6) si había indicios de que la Comisión estaba tratando de encubrir la mala administración o una influencia negativa de los competidores.

PROYECTO DE RECOMENDACIÓN DEL PUEBLO

El proyecto de recomendación

Tras examinar todas las pruebas que le habían sido presentadas o que habían sido recogidas por sus servicios, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión de que, si bien no existía mala administración en lo que respecta a la resolución del contrato, la Comisión no había proporcionado una explicación razonable de su negativa a conceder acceso a los documentos pertinentes. En opinión del Defensor del Pueblo, esto constituía mala administración.

Esta conclusión se basó en las siguientes consideraciones:

1 El Defensor del Pueblo no está de acuerdo con la posición adoptada por la Comisión en relación con el artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. En primer lugar, cabe señalar que los documentos pertinentes se refieren a la ejecución de un proyecto financiado por la UE. El Sr. W. era una de las personas contratadas con este fin. Por lo tanto, es difícil ver cómo la divulgación de documentos relativos a la ejecución de este proyecto podría socavar la protección de la "privacidad" o la "integridad" del Sr. W. Además, el Defensor del Pueblo señala que los documentos pertinentes solo confirman el argumento de la Comisión de que el Sr. W. no había cumplido todas las responsabilidades que le habían sido encomendadas por el contrato. Dado que la Comisión ha formulado su argumento en su dictamen, un documento de acceso público, es difícil ver qué daño adicional podría causar la divulgación de los documentos pertinentes al derecho del Sr. W. a la privacidad y la integridad. Sin embargo, incluso suponiendo que la divulgación de los documentos pudiera afectar a la intimidad o a la integridad del Sr. W., el Defensor del Pueblo considera que la Comisión no ha considerado adecuadamente la posibilidad de conceder un acceso parcial, por ejemplo, concediendo acceso a versiones de los documentos en los que el nombre del Sr. W. ha quedado en blanco.

2 Con carácter más general, la posición adoptada por la Comisión en el presente asunto podría entenderse en el sentido de que, siempre que se mencione el nombre de una persona (que constituyen datos personales) en un documento en poder de la Comisión, este documento solo puede divulgarse si la persona que solicita el acceso demuestra la necesidad de que se le transfieran los datos personales, de conformidad con el artículo 8, letra b), del Reglamento 45/2001. Dado que la mayoría de los documentos contienen nombres, esta interpretación privaría al derecho de acceso del público a los documentos de la mayor parte de su significado, aunque es un derecho fundamental reconocido por el artículo 42 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea. En este contexto, debe señalarse, en particular, que el artículo 6, apartado 1, del Reglamento 1049/2001 establece que el solicitante que solicite el acceso a documentos que obren en poder de una institución comunitaria no deberá motivarlo. La opinión de la Comisión de que una persona que solicita acceso a un documento tiene que demostrar la necesidad de que se le dé un nombre, siempre que el documento pertinente contenga dicho nombre, es difícil de conciliar con esta disposición.

3 Para evitar cualquier duda, el Defensor del Pueblo desea subrayar que está de acuerdo en que la necesidad de proteger la intimidad de una persona puede hacer necesario que una institución comunitaria no revele el nombre de dicha persona cuando se le solicite acceso a un documento que contenga el nombre de dicha persona. Sin embargo, el Defensor del Pueblo considera que dicha decisión debe basarse en los hechos del caso concreto y que debe tomarse teniendo debidamente en cuenta el hecho de que las excepciones al derecho de acceso deben interpretarse de manera restrictiva. Considera, además, que la posibilidad de conceder un acceso parcial debe examinarse con especial atención en tales casos.

4 La Comisión también ha invocado el artículo 4, apartado 2, primer guion, del Reglamento 1049/2001, según el cual el acceso puede denegarse si la divulgación perjudica los intereses comerciales de una persona física o jurídica. En este contexto, cabe señalar que la Comisión ha subrayado que lo que tenía en mente eran los intereses comerciales del Sr. W. y de ninguna otra persona. Sin embargo, es difícil ver cuáles podrían ser los intereses comerciales del Sr. W. que la Comisión pretende defender. Como se ha mencionado anteriormente, los documentos pertinentes solo respaldan el argumento de la Comisión de que el Sr. W. no había cumplido todas las responsabilidades que le habían sido encomendadas por el contrato. Dado que la Comisión ha formulado su argumento en su dictamen, que es un documento de acceso público, es difícil ver qué perjuicio adicional podría causar a los presuntos intereses comerciales del Sr. W. la divulgación de los documentos pertinentes. Además, cabe señalar que la Comisión ha subrayado que no había ninguna razón para suponer que el Sr. W. fuera personalmente responsable del hecho de que no se hubiera respetado el nuevo mandato. En vista de ello, es aún más difícil entender cómo la divulgación de los documentos podría socavar los intereses comerciales del Sr. W.

Por consiguiente, el 29 de abril de 2005, el Defensor del Pueblo remitió a la Comisión, de conformidad con el artículo 3, apartado 6, de su Estatuto, el siguiente proyecto de recomendación (5):

La Comisión debe reconsiderar la solicitud de acceso a los documentos presentada por el denunciante.

El dictamen detallado

En su dictamen detallado sobre el proyecto de recomendación, la Comisión formuló las siguientes observaciones.

La Comisión estaba convencida de que había atendido adecuadamente la solicitud del demandante de acceso a los documentos y de que había motivado debidamente su decisión de no divulgar los dieciséis documentos en cuestión (una lista de los cuales facilitó). No obstante, había reconsiderado la solicitud del demandante, en un espíritu de buena cooperación.

La Comisión no consideró que, siempre que un documento contuviera el nombre de una persona, no debía divulgarse. Consideró que, con arreglo al artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001, debe denegarse la información relativa a una persona identificada o identificable si su divulgación afectara a la intimidad o la integridad de la persona o constituyera de otro modo un tratamiento ilícito de datos personales con arreglo al Reglamento (CE) n.o 45/2001. De conformidad con el artículo 4, apartado 6, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, el acceso parcial puede concederse borrando los datos personales.

Cuando no pueda concederse el acceso a los datos personales en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, debe considerarse la posibilidad de transferir los datos a un destinatario específico para un fin específico en virtud del Reglamento (CE) n.o 45/2001. De conformidad con el presente Reglamento, debe establecerse la necesidad de que se transfieran los datos.

Dado que no era necesario justificar una solicitud de acceso a documentos, un documento que había sido divulgado a un solicitante debía, en consecuencia, ser divulgado a cualquier otro solicitante. Por lo tanto, al evaluar el perjuicio que podría causar la concesión de una solicitud de acceso, la Comisión tuvo que considerar las consecuencias de la divulgación pública.

La Comisión consideró que, en el caso de autos, la divulgación de los documentos perjudicaría la reputación del perito. Esto socavaría la protección de su integridad y sus intereses comerciales, ya que podría colocarlo en una posición desfavorable en el mercado laboral.

Con excepción del documento no 13 de la lista, todos los documentos contenían partes que habían sido redactadas por personas ajenas a la Comisión. Dado que la Comisión había considerado que no estaba claro si los documentos debían divulgarse o no, los autores debían ser consultados de conformidad con el artículo 4, apartado 4, del Reglamento 1049/2001. Sin embargo, dado que la Comisión no había podido ponerse en contacto con estos autores, tuvo que tener en cuenta sus intereses legítimos sobre la base de la información de que disponía.

Tras haber reexaminado cada uno de los documentos en cuestión, la Comisión seguía convencida de que la divulgación completa socavaría la protección de la integridad del experto del denunciante, así como sus intereses comerciales. Sin embargo, al revisar los documentos, la Comisión había considerado la posibilidad de conceder un acceso parcial.

La Comisión había declarado en repetidas ocasiones que el experto del demandante no había cumplido las nuevas tareas, que se habían incluido en el mandato revisado. En la medida en que los documentos reflejaran esta situación, podría divulgarse su contenido. Sin embargo, la divulgación de documentos que contienen alegaciones relativas al experto del autor, que van más allá de la declaración anterior, perjudicaría claramente la reputación de esta persona.

La Comisión consideró además que la divulgación de la identidad del codirector de la UE socavaría la protección de su integridad, ya que su nombre apareció en relación con acusaciones relativas al cumplimiento inadecuado de obligaciones contractuales. Además, por lo que se refiere a los documentos nos 1, 2 y 6, la Comisión consideró que los nombres de las personas que se limitaban a ejecutar la transferencia de documentos por cuenta de terceros ponían en peligro su reputación.

Por todas las razones anteriores, la Comisión consideró que no podía revelar la identidad de las siguientes personas: 1) el experto; (2) el codirector de la UE; (3) la persona de contacto en la oficina del empleador del codirector; y 4) una persona que haya mantenido correspondencia con el experto en nombre de un contratista.

Sobre esta base, la Comisión adoptó la siguiente posición:

(1) El contenido de los documentos nos 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 y 13 puede divulgarse en una versión suprimida de la que se han suprimido los nombres de algunas personas.

(2) Los documentos nos 4, 5, 7 y 8 contenían pasajes que no estaban relacionados con la solicitud de acceso del autor. Estos mensajes habían quedado fuera de los documentos. El contenido de las partes restantes puede divulgarse en una versión eliminada de la que se han suprimido los nombres de algunas personas.

(3) En los documentos nos 3, 4 y 5, se había ocultado el nombre de una empresa contratante para proteger sus intereses comerciales, ya que esta empresa había sido mencionada en relación con un problema administrativo. Además, los importes de los anticipos pagados al denunciante y a otra empresa también se habían opacado, por la misma razón.

(4) Debe denegarse el acceso a los documentos nos 14, 15 y 16, ya que su divulgación socavaría la protección de una persona identificada, así como sus intereses comerciales. Dado que estas cartas no contenían más elementos que alegaciones relativas a una persona identificable, no pudo concederse un acceso parcial.

La Comisión adjuntó versiones editadas de los documentos a los que se concedió acceso parcial.

Observaciones del demandante

En sus observaciones, el denunciante señaló que acogía con satisfacción las concesiones hechas por la Comisión, pero subrayó que no iban lo suficientemente lejos.

El denunciante formuló las siguientes observaciones específicas sobre el dictamen detallado.

No fue posible ver cómo la divulgación del nombre del codirector de la UE podría amenazar la integridad de este último. Los reproches hechos por esta persona parecían haber desempeñado un papel importante en lo que respecta a la decisión de la Comisión de rescindir el contrato. Cabe suponer que la Comisión sigue considerando fundados estos reproches.

Por lo que se refiere a la consulta a terceros, debe tenerse en cuenta que la solicitud de acceso ya se había presentado en febrero de 2004. Era totalmente inconcebible que la Comisión no hubiera podido obtener el acuerdo de estos terceros en lo que respecta a la divulgación de los documentos pertinentes, en particular porque el autor de muchos de estos documentos era el codirector de la UE que parecía haber trabajado en el LIEP hasta agosto de 2004. Sin embargo, si la Comisión se asegurara al menos de que los documentos procedentes del codirector de la UE indicaran al menos el título de este último, el denunciante no insistiría en la divulgación del nombre.

No hubo objeciones a la supresión de los nombres de la persona de contacto en la oficina del empleador del codirector y de una persona que había mantenido correspondencia con el experto en nombre de un contratista o a la supresión de los detalles contractuales.

Sin embargo, no había ninguna razón para justificar la supresión del nombre del Sr. W., experto del autor. Los documentos pertinentes describían elementos puramente fácticos, es decir, el hecho de que no se hubieran prestado determinados servicios. Sin embargo, sobre esta base, la Comisión sólo podía reprochar a su socio contractual el incumplimiento del contrato. La Comisión no pudo responder a la pregunta de si la culpa de esta omisión recaía en el denunciante o en el experto del denunciante. Los tribunales laborales alemanes tenían competencia exclusiva para responder a esa pregunta, y los procedimientos pendientes ante esos tribunales eran el único foro en el que podía restablecerse la integridad del perito del demandante, que había sido puesto en duda por la decisión de la Comisión de rescindir el contrato.

Por lo que se refiere a los documentos nos 14-16, la Comisión había alegado que la divulgación de documentos que contenían alegaciones relativas al perito, que iban más allá de la afirmación de que no cumplía las tareas derivadas del nuevo mandato, perjudicaría claramente a esta persona. Esto fue sorprendente. Su solicitud de acceso perseguía exclusivamente el objetivo de obtener acceso a los documentos en los que se basaba la decisión de resolver el contrato. Ha sido la Comisión la que se ha referido a los documentos nos 1-16 como pertinentes en este contexto. El hecho de que la Comisión se remitiera ahora a otras alegaciones contra el experto del denunciante sugería que la Comisión había rescindido el contrato (también) por razones distintas de las expuestas en la carta que la Comisión había enviado en ese momento. No había motivos para denegar el acceso a los documentos pertinentes. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo debe intentar que la Comisión conceda acceso a los documentos n.os 14-16.

LA DECISIÓN

1 Observaciones introductorias

1.1 La presente denuncia fue presentada por una empresa alemana. En 1999, la Comisión celebró un contrato de servicios con Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH («RRI», una empresa alemana) como líder de un consorcio que incluía al denunciante. El contrato consistía en el suministro de dos expertos de la UE, un codirector y un gestor financiero/administrativo para un proyecto en China. El Sr. W., experto empleado por el demandante, fue nombrado director financiero/administrativo en septiembre de 2000. A raíz de una adenda (addendum n.o 2) al contrato firmado en septiembre de 2001, el Sr. W. pasó efectivamente a ser codirector adjunto. El 15 de septiembre de 2003, la Delegación de la Comisión en Pekín informó a RRI de que había decidido resolver el contrato debido a que el codirector adjunto no había cumplido sus tareas, modificadas en la adenda no 2. Posteriormente, el denunciante solicitó a la Comisión el acceso a los documentos en los que se había basado dicha resolución. La Comisión rechazó esta solicitud.

1.2 En su reclamación al Defensor del Pueblo, presentada en mayo de 2004, el demandante alegó, en esencia, que la Comisión había incumplido el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (6) («Reglamento 1049/2001») al denegar el acceso a los documentos pertinentes.

1.3 En sus observaciones al dictamen de la Comisión sobre esta denuncia, el demandante presentó una alegación adicional según la cual la rescisión del contrato en cuestión a causa del comportamiento del Sr. El Defensor del Pueblo decidió incluir esta alegación en su investigación y solicitó a la Comisión un dictamen complementario.

1.4 Posteriormente, el Defensor del Pueblo procedió a una inspección del expediente de la Comisión. En sus observaciones sobre el informe de esta inspección, el demandante preguntó al Defensor del Pueblo (1) si estos documentos contenían elementos suficientes que justificaran la rescisión del contrato; 2) si las alegaciones posiblemente contenidas en estos documentos podrían haber sido contestadas y refutadas si la Comisión hubiera concedido acceso a estos documentos a su debido tiempo; 3) si los documentos contenían datos personales de terceros y si la Comisión había considerado suficientemente que el Sr. 4) si existían razones o justificaciones para considerar que los documentos eran confidenciales; (5) si la Comisión había tenido en cuenta que considerar los documentos como confidenciales solo obstaculizaba la concesión de acceso, de conformidad con el artículo 9, apartado 1, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, cuando estos documentos se referían a cuestiones de seguridad pública, defensa o militares; y 6) si había indicios de que la Comisión estaba tratando de encubrir la mala administración o una influencia negativa de los competidores.

1.5 Cabe señalar que la función del Defensor del Pueblo consiste en examinar las alegaciones de mala administración, pero no en responder a las preguntas específicas que le formulan los denunciantes. En cualquier caso, el Defensor del Pueblo no podría responder a preguntas hipotéticas como la segunda de las preguntas formuladas por el demandante. Sin embargo, parece que la mayoría de las demás cuestiones están relacionadas con las alegaciones objeto de la presente investigación. Por lo tanto, el examen de estas alegaciones por parte del Defensor del Pueblo también responderá a estas preguntas.

1.6 No obstante, el Defensor del Pueblo considera apropiado añadir una aclaración sobre los hechos en los que parecen basarse la cuarta y la quinta de las preguntas del demandante. La referencia al carácter "confidencial" de los documentos en cuestión en el informe de la inspección del expediente tenía por objeto indicar que el Defensor del Pueblo había tomado nota de la posición de la Comisión de que los documentos pertinentes no debían divulgarse al reclamante. El uso de esta expresión por parte del Defensor del Pueblo no significa que la Comisión haya presentado más argumentos para apoyar su opinión de que los documentos no deben divulgarse. Por lo que se refiere a la referencia del reclamante al artículo 9, apartado 1, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, cabe señalar que esta disposición abarca los documentos «sensibles» (y no los documentos «confidenciales»).

2 Supuesta rescisión ilícita del contrato

2.1 En sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión, el demandante alegó que la decisión de la Comisión de resolver el contrato debido al comportamiento del Sr.

2.2 La Comisión explicó que el contrato de servicios preveía la puesta a disposición de dos expertos de la UE, un codirector y un gestor financiero/administrativo, y que en 2000 el Sr. W. había sido nombrado gestor financiero/administrativo. En septiembre de 2001 se firmó una adición al contrato. Según la Comisión, esta adición había aumentado considerablemente las responsabilidades del administrador financiero/administrativo, incluida la estipulación (en el párrafo 2 del artículo 1.2 del mandato) de que "compartirá la responsabilidad de firmar (en lo que respecta, por ejemplo, a los aspectos de contratación pública, las solicitudes de transferencias, la gestión de cuentas y los contratos) con el Director chino". La Comisión sostuvo que entre las responsabilidades y funciones encomendadas al Sr. W. figuraban la "responsabilidad en materia de contratación pública y contratación" y el deber de "sustituir, con carácter provisional, al codirector de la CE, jefe de equipo" (párrafo 1 del artículo 4 del mandato).

El 2 de abril de 2002, la Comisión se dirigió por escrito a RRI para denunciar que el Sr. W. no cumplía sus nuevas responsabilidades y funciones. El 6 de junio de 2002 se volvieron a plantear estas preocupaciones. Sin embargo, según la Comisión, la situación no había cambiado.

El 30 de enero de 2003, la Comisión volvió a advertir a RRI de que se le consideraría culpable de incumplimiento de contrato si esta situación no cambiaba. En su respuesta de 5 de febrero de 2003, RRI había prometido aclarar el asunto tan pronto como el Sr. Sin embargo, según la Comisión, la situación no había cambiado y el Sr. W. había dejado de asumir todas las nuevas responsabilidades. La Comisión alegó que las quejas al respecto habían seguido llegando a la Delegación de todas las partes interesadas (codirector chino y codirector de la UE), que se vieron obligadas a asumir esta carga de trabajo adicional.

Por lo tanto, la Comisión alegó que su decisión de resolver el contrato de conformidad con el artículo 15 de este último había sido correcta.

2.3 Antes de abordar la presente alegación, el Defensor del Pueblo considera útil subrayar que no tiene mandato para examinar la conducta del Sr.

2.4 El Defensor del Pueblo observa que el demandante no niega que las responsabilidades del Sr.

2.5 El Defensor del Pueblo ha examinado el expediente de la Comisión en este caso. Los documentos examinados en esta ocasión mostraban que el Sr. W. parecía suponer que no tenía ninguna responsabilidad en el ámbito de la "contratación pública" y que, por lo tanto, varias partidas correspondientes a este ámbito debían ser tratadas por otras personas que participaban en la ejecución del proyecto. Es cierto que el denunciante ha subrayado que algunos de los documentos pertinentes procedían del codirector de la UE, un empleado de una empresa competidora. Cabe señalar, sin embargo, que los documentos pertinentes también incluyen mensajes del propio Sr. W. y que el contenido de estos mensajes también respalda la posición de la Comisión.

2.6 En sus observaciones sobre el dictamen detallado de la Comisión, el demandante conjeturó que la Comisión podría haber tenido otras razones para rescindir el contrato. El Defensor del Pueblo, cuyos servicios inspeccionaron el expediente de la Comisión, no tiene conocimiento de otras razones de este tipo. Además, considera que el hecho de que el Sr. W. no asumiera todas las responsabilidades que le habían sido asignadas en el pliego de condiciones modificado habría bastado, en cualquier caso, para facultar a la Comisión a resolver el contrato en el presente asunto.

2.7 En estas circunstancias, y teniendo en cuenta los esfuerzos de la Comisión por resolver el problema, la posición de la Comisión parece razonable. Por lo tanto, no puede constatarse mala administración por lo que respecta a la decisión de la Comisión de resolver el contrato.

3 Supuesta falta de acceso a los documentos

3.1 En febrero de 2004, el demandante había solicitado a la Comisión el acceso a los documentos relativos a la resolución del contrato. Esta solicitud había sido rechazada por la Comisión. En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante alegó que, al hacerlo, la Comisión había incumplido el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. El denunciante dejó claro que su denuncia se refería únicamente a la tercera de las tres categorías de documentos identificadas por la Comisión en este contexto. La Comisión describió esta categoría como «diversa correspondencia, principalmente por correo electrónico, entre varias personas en relación con la ejecución del contrato».

3.2 En su dictamen, la Comisión consideró que la divulgación de estos mensajes perjudicaría al Sr. W. en su condición de individuo, ya que afectaría tanto a su integridad personal como a sus intereses comerciales en lo que respecta a su posición en el mercado laboral. La Comisión señaló que no había ninguna razón para suponer que el Sr. W. fuera personalmente responsable del hecho de que no se hubiera respetado el nuevo mandato. Su negativa a asumir las nuevas responsabilidades podría deberse a su posición contractual con RRI o el reclamante.

3.3 En su respuesta a la solicitud de información complementaria del Defensor del Pueblo, la Comisión señaló que la categoría pertinente de documentos comprendía dieciséis documentos. La Comisión alegó que la divulgación de estos documentos socavaría la protección de «la intimidad y la integridad de la persona, en particular de conformidad con la legislación comunitaria relativa a la protección de los datos personales» (artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001). Además, alegó que la divulgación de tales datos sólo podría tener lugar si se cumplieran las condiciones para el tratamiento de datos personales establecidas en el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (7). La Comisión señaló que el artículo 8, letra b), de dicho Reglamento exigía que el solicitante demostrara la necesidad de que se le transfirieran los datos personales y exigía que la institución estuviera convencida de que los intereses legítimos del interesado no se veían perjudicados por la transferencia. Con ocasión de la inspección del expediente, la Comisión aclaró que seguía creyendo que su decisión también estaba justificada sobre la base del artículo 4, apartado 2, del Reglamento 1049/2001.

3.4 El 29 de abril de 2005, el Defensor del Pueblo remitió a la Comisión un proyecto de recomendación en el que recomendaba que esta volviera a examinar la solicitud del demandante de acceso a los documentos. Esta propuesta se basaba en la opinión de que la Comisión no había proporcionado una explicación razonable de su negativa a conceder acceso a los documentos pertinentes.

3.5 En su dictamen pormenorizado, la Comisión explicó que, aunque estaba convencida de que había atendido adecuadamente la solicitud del demandante de acceso a los documentos y de que había motivado debidamente su decisión de no divulgar los 16 documentos en cuestión (una lista de los cuales facilitó), había reconsiderado, no obstante, la solicitud del demandante, en un espíritu de buena cooperación. En consecuencia, la Comisión había decidido conceder un acceso parcial a los documentos nos 1-13.

La Comisión subrayó que había tenido que considerar las consecuencias de la divulgación pública. En su opinión, la divulgación de los documentos controvertidos en el presente asunto perjudicaría la reputación del perito. Esto socavaría la protección de su integridad y sus intereses comerciales, ya que podría colocarlo en una posición desfavorable en el mercado laboral. Sin embargo, la Comisión había considerado la posibilidad de conceder un acceso parcial.

La Comisión había declarado en repetidas ocasiones que el experto del demandante no había cumplido las nuevas tareas, que se habían incluido en el mandato revisado. En la medida en que los documentos reflejaran esta situación, podría divulgarse su contenido. Sin embargo, la divulgación de documentos que contienen alegaciones relativas al experto del autor, que van más allá de la declaración anterior, perjudicaría claramente la reputación de esta persona.

La Comisión consideró además que la divulgación de la identidad del codirector de la UE socavaría la protección de su integridad, ya que su nombre apareció en relación con acusaciones relativas al cumplimiento inadecuado de obligaciones contractuales. Además, por lo que se refiere a los documentos nos 1, 2 y 6, la Comisión consideró que los nombres de las personas que se limitaban a ejecutar la transferencia de documentos por cuenta de terceros ponían en peligro su reputación.

3.6 Por todas las razones anteriores, la Comisión consideró que no podía revelar la identidad de las siguientes personas: 1) el experto; (2) el codirector de la UE; (3) la persona de contacto en la oficina del empleador del codirector; y 4) una persona que haya mantenido correspondencia con el experto en nombre de un contratista.

Sobre esta base, la Comisión adoptó la siguiente posición:

(1) El contenido de los documentos núms. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 y 13 puede divulgarse en una versión suprimida de la que se han suprimido los nombres de algunas personas.

(2) Los documentos nos 4, 5, 7 y 8 contenían pasajes que no estaban relacionados con la solicitud de acceso del autor. Estos mensajes habían quedado fuera de los documentos. El contenido de las partes restantes puede divulgarse en una versión eliminada de la que se han suprimido los nombres de algunas personas.

(3) En los documentos nos 3, 4 y 5 se había ocultado el nombre de una empresa contratante para proteger sus intereses comerciales, ya que esta empresa había sido mencionada en relación con un problema administrativo. Además, los importes de los anticipos pagados al denunciante y a otra empresa también se habían opacado, por la misma razón.

(4) Debe denegarse el acceso a los documentos nos 14, 15 y 16, ya que su divulgación socavaría la protección de una persona identificada, así como sus intereses comerciales. Dado que estas cartas no contenían más elementos que alegaciones relativas a una persona identificable, no pudo concederse un acceso parcial.

La Comisión adjuntó versiones editadas de los documentos a los que se concedió acceso parcial.

3.7 En sus observaciones, el denunciante señaló que acogía con satisfacción las concesiones hechas por la Comisión, pero subrayó que no iban lo suficientemente lejos. El demandante señaló que no había objeciones a que se borraran los nombres de la persona de contacto en la oficina del empleador del codirector y de una persona que había mantenido correspondencia con el experto en nombre de un contratista, ni a que se borraran los detalles contractuales.

Sin embargo, el denunciante consideró que no era posible ver cómo la divulgación del nombre del codirector de la UE podía amenazar la integridad de este último. En opinión del autor de la queja, tampoco había ninguna razón para justificar la supresión del nombre del Sr.

Por lo que se refiere a los documentos n.os 14-16, el denunciante alegó que la Comisión había alegado que la divulgación de documentos que contenían alegaciones relativas al perito, que iban más allá de la afirmación de que no cumplía las tareas derivadas del nuevo mandato, perjudicaría claramente a esta persona. El denunciante consideró que esto era sorprendente. Subrayó que su solicitud de acceso tenía por objeto exclusivo obtener acceso a los documentos en los que se había basado la decisión de resolver el contrato. Ha sido la Comisión la que se ha referido a los documentos nos 1-16 como pertinentes en este contexto. En opinión del denunciante, el hecho de que la Comisión se refiriera ahora a otras alegaciones contra el Sr. W. sugería que la Comisión había rescindido el contrato (también) por razones distintas de las expuestas en la carta que la Comisión había enviado en ese momento. No había ninguna base para denegar el acceso a los documentos pertinentes. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo debe intentar que la Comisión conceda acceso a los documentos n.os 14-16.

3.8 El Defensor del Pueblo señala que la Comisión ha reconsiderado la solicitud del demandante de acceso a los documentos y, por lo tanto, ha cumplido su proyecto de recomendación. Por lo tanto, queda por examinar si las medidas adoptadas por la Comisión en este contexto son satisfactorias.

3.9 Del Reglamento 1049/2001 se desprende que el acceso a los documentos debe concederse a menos que pueda demostrarse que se aplica una de las excepciones establecidas en el Reglamento. Por lo tanto, las buenas prácticas administrativas exigen que una administración que desee invocar tal excepción presente una explicación razonable para demostrar que esta excepción es efectivamente aplicable.

3.10 El Defensor del Pueblo señala que, en su dictamen detallado, la Comisión ha presentado explicaciones detalladas para justificar su opinión de que la divulgación completa de los documentos pertinentes socavaría la protección de la integridad del experto del reclamante, así como sus intereses comerciales y, por lo tanto, sería contraria al artículo 4, apartado 1, letra b), y al artículo 4, apartado 2, primer guion, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Por lo tanto, la Comisión consideró que solo podía concederse un acceso parcial y facilitó copias de las versiones suprimidas a las que, en su opinión, podía darse acceso. En sus observaciones sobre el dictamen detallado de la Comisión, el denunciante señaló que no se oponía a que se borraran los nombres de la persona de contacto en la oficina del empleador del codirector y de una persona que había mantenido correspondencia con el experto en nombre de un contratista ni a que se borraran los detalles contractuales. En vista de ello, el Defensor del Pueblo considera que su examen debe limitarse a evaluar si la Comisión actuó correctamente (1) al ocultar el nombre del Sr. W., experto del demandante, (2) al ocultar el nombre del codirector europeo y (3) al denegar el acceso a los documentos n.os 14-16.

3.11 Por lo que se refiere a la primera de estas cuestiones, el Defensor del Pueblo señala que, para justificar su opinión de que no había ninguna razón que justificara ocultar el nombre del experto, el demandante se basó en el hecho de que los documentos pertinentes describían cuestiones puramente fácticas, es decir, el hecho de que en el presente caso no se habían prestado determinados servicios. En opinión del denunciante, la Comisión no pudo, sobre esa base, responder a la pregunta de si la culpa de esta omisión recaía en el denunciante o en el experto del denunciante. El Defensor del Pueblo está de acuerdo en que el contenido de los documentos pertinentes no responde a esta pregunta. Sin embargo, debe tenerse en cuenta el hecho de que estos documentos dejan claro que el experto del autor, por cualquier razón, no cumplió con sus obligaciones según lo establecido en el mandato revisado. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que la opinión de la Comisión de que una divulgación completa de estos documentos socavaría la protección de la integridad del experto del demandante, así como sus intereses comerciales, no parece irrazonable. Además, debe tenerse en cuenta el hecho de que, como ha señalado acertadamente la Comisión, un documento que se ponga a disposición de un solicitante en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 debe ponerse posteriormente a disposición de cualquier otro solicitante. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión actuó correctamente al decidir conceder solo un acceso parcial, es decir, divulgando los documentos pertinentes y ocultando el nombre del experto del demandante.

3.12 En aras de la exhaustividad, el Defensor del Pueblo considera útil añadir que la evaluación anterior se centra en la forma en que la Comisión tramitó la solicitud de acceso del demandante basada en el Reglamento 1049/2001. En sus observaciones sobre el dictamen detallado de la Comisión, el demandante se refirió a una demanda entre él y su experto que parece estar aún pendiente ante los tribunales laborales alemanes. En este contexto, cabe señalar que, en su dictamen inicial sobre la denuncia, la Comisión declaró que los documentos pertinentes podrían ponerse a disposición de una autoridad judicial tras una orden judicial para presentarlos.

3.13 Por lo que se refiere a la segunda de las cuestiones mencionadas, el Defensor del Pueblo señala que la Comisión justificó su decisión de ocultar el nombre del codirector de la UE considerando que revelar la identidad de esta persona socavaría la protección de su integridad, ya que su nombre apareció en relación con acusaciones relativas al cumplimiento inadecuado de obligaciones contractuales. Sin embargo, está muy claro que estas alegaciones iban dirigidas al experto del denunciante o al propio denunciante, pero no al codirector de la UE. Además, y como observó acertadamente el denunciante, la Comisión considera claramente que las alegaciones formuladas o transmitidas por esta persona son correctas. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo no ve cómo la necesidad de proteger la integridad de esta persona en virtud del artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 podría facultar a la Comisión para suprimir el nombre del codirector de la UE de los documentos en cuestión.

Además, debe tenerse en cuenta que la Comisión justificó su decisión de 26 de abril de 2004 de denegar el acceso sobre la base del artículo 4, apartado 1, letra b), y del artículo 4, apartado 2, primer guion, del Reglamento 1049/2001 únicamente por lo que respecta al experto del denunciante. Aceptar la alegación de la Comisión según la cual también debía tenerse en cuenta la necesidad de proteger los intereses del codirector de la Unión equivaldría, por tanto, a permitir a la Comisión invocar una razón que no se había alegado en la Decisión inicial. El Defensor del Pueblo considera que esto no sería aceptable.

3.14 En cuanto a la tercera de las cuestiones mencionadas, cabe señalar en primer lugar que, en respuesta a una solicitud de información adicional presentada por el Defensor del Pueblo, la Comisión había enumerado los documentos que pertenecían a la tercera categoría de los documentos a los que se había denegado el acceso. Esta lista incluye los documentos n.os 14-16. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión no podría alegar que estos documentos no están cubiertos por la solicitud de acceso. El Defensor del Pueblo considera que la posición que la Comisión adoptó realmente en relación con estos documentos en su dictamen detallado no está del todo clara. En sus observaciones sobre el dictamen detallado de la Comisión, el denunciante parecía suponer que la Comisión se había negado a conceder acceso a estos documentos debido a que contenían (según la Comisión) alegaciones contra el experto del denunciante que iban más allá de la que la Comisión había hecho en repetidas ocasiones (a saber, que no había cumplido las nuevas tareas, que se habían incluido en el mandato revisado). El Defensor del Pueblo considera que esta interpretación del dictamen detallado parece razonable.

En cuanto al fondo de la posición de la Comisión, es cierto que, en su proyecto de recomendación, el Defensor del Pueblo señaló que la Comisión había formulado su argumento según el cual el Sr. W. había incumplido sus obligaciones en su dictamen, un documento de acceso público. El Defensor del Pueblo había llegado a la conclusión de que, por lo tanto, era difícil ver qué daño adicional podía causar la divulgación de los documentos pertinentes al derecho del Sr. Obviamente, este razonamiento no se aplicaría en el caso de nuevas acusaciones contra el Sr. W. que aún no se hayan hecho públicas. Sin embargo, debe tenerse en cuenta el hecho de que, en su proyecto de recomendación, el Defensor del Pueblo también consideró que, incluso suponiendo que la divulgación de los documentos pudiera afectar a la intimidad, la integridad o los intereses comerciales del Sr. W., la Comisión no había considerado adecuadamente la posibilidad de conceder un acceso parcial, por ejemplo, concediendo acceso a versiones de los documentos en los que se había opacado el nombre del Sr. W. El Defensor del Pueblo considera que este argumento sigue siendo válido y que también se aplicaría en la situación que la Comisión parece haber tenido en cuenta al elaborar su dictamen detallado. Por lo tanto, es difícil comprender por qué la Comisión no puede conceder un acceso parcial a los documentos nos 14-16 del mismo modo que ha concedido acceso a todos los demás documentos, es decir, después de haber ocultado el nombre del Sr.

3.15 En estas circunstancias, y si bien reconoce que en su dictamen detallado la Comisión ha avanzado mucho en la satisfacción de sus preocupaciones, el Defensor del Pueblo sigue creyendo que la Comisión no ha proporcionado una explicación razonable de su negativa a conceder acceso a los documentos pertinentes en lo que respecta al nombre del codirector de la UE y a los documentos n.os 14-16. Esto constituye un caso de mala administración.

4 Conclusión

4.1 Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, es necesario hacer la siguiente observación crítica:

Del Reglamento 1049/2001 se desprende que debe concederse el acceso a los documentos a menos que pueda demostrarse que se aplica una de las excepciones establecidas en el Reglamento. Por lo tanto, las buenas prácticas administrativas exigen que una administración que desee invocar tal excepción presente una explicación razonable para demostrar que esta excepción es efectivamente aplicable. En el presente asunto, la Comisión no ha proporcionado una explicación razonable de su negativa a conceder acceso a los documentos pertinentes en lo que respecta al nombre del codirector de la Unión y a los documentos n.os 14-16. Esto constituye un caso de mala administración.

4.2 En sus observaciones sobre el dictamen detallado de la Comisión, el demandante sugirió que el Defensor del Pueblo intentara que la Comisión concediera acceso a los documentos nos 14-16. No obstante, cabe señalar que el Defensor del Pueblo ya ha formulado un proyecto de recomendación en el presente asunto. Cabe señalar que el artículo 3, apartado 7, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo establece que, tras haber formulado un proyecto de recomendación y haber recibido el dictamen pormenorizado de la institución u órgano de que se trate, el Defensor del Pueblo enviará un informe al Parlamento Europeo y a la institución u órgano de que se trate. Por lo tanto, está claro que el Defensor del Pueblo no tiene la posibilidad de emitir un nuevo proyecto de recomendación si considera que el proyecto de recomendación que formuló no se ha aplicado correctamente.

4.3 En su informe anual de 1998, el Defensor del Pueblo señaló que la posibilidad de presentar un informe especial al Parlamento Europeo era de un valor inestimable para su trabajo. Añade que, por lo tanto, los informes especiales no deben presentarse con demasiada frecuencia, sino solo en relación con asuntos especialmente importantes en los que el Parlamento pueda tomar medidas para ayudar al Defensor del Pueblo (8). El informe anual de 1998 fue presentado al Parlamento Europeo y aprobado por éste.

4.4 El Defensor del Pueblo señala que el presente asunto se refiere a la tramitación por la Comisión de una solicitud de acceso a documentos relativos a un contrato específico. Señala, además, que no está claro qué medidas podría adoptar el Parlamento para ayudar al Defensor del Pueblo y al demandante en el presente asunto. Dadas estas circunstancias, el Defensor del Pueblo concluye que no procede presentar un informe especial al Parlamento.

4.5 Por consiguiente, el Defensor del Pueblo enviará una copia de esta decisión a la Comisión e incluirá un breve resumen en el informe anual de 2005 que se presentará al Parlamento. Así pues, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Disponible en el sitio web del Defensor del Pueblo (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) DO 2001, L 145, p. 43.

(3) La Comisión facilitó una lista de estos documentos.

(4) DO 2001, L 8, p. 1.

(5) El proyecto de recomendación puede consultarse en el sitio web del Defensor del Pueblo (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) DO 2001, L 145, p. 43.

(7) DO 2001, L 8, p. 1.

(8) Informe anual de 1998, pp. 27-28.