Estrasburgo, 2 de junio de 2004

Muy señora mía:

El 20 de agosto de 2003, usted presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo contra la Comisión Europea en nombre de la Asociación DIK. Su denuncia se refiere a la decisión de la Comisión de solicitar el reembolso de parte de los fondos concedidos a la Asociación DIK para la ejecución de un proyecto Leonardo da Vinci (S 95/2/179/III.2.a).

El 27 de octubre de 2003, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión. El 29 de enero de 2004 recibí el dictamen de la Comisión, que le remití con una invitación a presentar sus observaciones. No parece que se hayan recibido observaciones de usted.

Le escribo ahora para hacerle saber el resultado de las investigaciones que se han hecho.

LA DENUNCIA

Según el denunciante, los hechos del caso son, en resumen, los siguientes:

El autor de la queja es el Presidente de la Asociación DIK, una pequeña organización profesional y sindicato para, entre otros, bibliotecarios, archivistas y profesionales de museos. Su asociación fue responsable del desarrollo de un proyecto financiado por la Comisión Europea a través del programa Leonardo da Vinci (ref.: S95/2/179/III.2.a).

En 2001, la Asociación DIK recibió una factura de la Comisión en la que se solicitaba el pago de 50 000 euros, sin más explicaciones. Tras varios intentos de encontrar al funcionario responsable del proyecto, incluida una visita a la Comisión, se informó al denunciante de las preocupaciones de la institución sobre el proyecto. Se trataba de una serie de irregularidades, como la falta de firmas de algunos de los socios, la necesidad de que la asociación cubriera sus propios gastos, el importe excesivo cobrado por uno de los socios como gastos de viaje y el tiempo durante el cual un socio había reclamado los gastos. El demandante explicó que esta situación se debía a que el proyecto de informe sobre el proyecto preparado inicialmente por los responsables del proyecto no fue aceptado por los participantes, y que un profesional externo del museo tuvo que encargarse de la redacción final del informe.

A la vista de las preocupaciones planteadas por la Comisión, el denunciante introdujo una serie de correcciones en el informe sobre el proyecto. Parece que, como consecuencia de estos cambios, la Comisión reconsideró algunas de sus objeciones y redujo su solicitud de reembolso a 20 911,09 EUR. El denunciante señaló, sin embargo, que el proyecto se había llevado a cabo con éxito y, además, que el informe de la Asociación DIK sobre el proyecto se había completado y publicado. Estuvo de acuerdo en que la ejecución del proyecto podría haberse desviado parcialmente de las especificaciones establecidas en el contrato, aunque impugnó el importe solicitado por la Comisión.

Tras varios intercambios y reuniones personales con los funcionarios responsables, el demandante procedió a reembolsar el importe solicitado de 20 911,09 EUR. Sin embargo, expresó su insatisfacción con la decisión de la Comisión y señaló que la suya es una pequeña organización de, entre otros, bibliotecarios, archivistas y profesionales de museos. La cantidad de dinero solicitada no podía ser cubierta por el presupuesto de la asociación, y por lo tanto causó estragos a sus miembros.

El denunciante subrayó que, aunque la Asociación DIK desconocía algunas de las normas que rigen el proyecto y que su ejecución costó mucho tiempo y dinero, había llevado a cabo el proyecto de conformidad con el contrato.

En resumen, el demandante alega en su reclamación al Defensor del Pueblo que la Comisión no manejó correctamente el proyecto, en particular en lo que respecta a su solicitud de reembolso de parte de la financiación, y no informó a la Asociación DIK de algunos de los requisitos del contrato.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión

En su dictamen, la Comisión explicó que el denunciante trabajaba como contratista en un proyecto financiado a través del programa Leonardo da Vinci (contrato S.95.2.179.III.2.a; n.o 3854). El contrato se celebró entre el 1 de diciembre de 1995 y el 30 de enero de 1997.

El proyecto ha sido objeto de numerosos contactos entre la denominada Oficina de Asistencia Técnica (OAT) en nombre de la Comisión y el contratista, con el fin de resolver los numerosos problemas derivados de la evaluación de los informes de situación y finales. La Comisión señaló que sus servicios habían informado al denunciante, tanto por escrito como oralmente, de estos problemas.

La Comisión señaló que las relaciones con el contratista se regían por un contrato, al que se adjuntaba un manual administrativo y financiero. Este manual establece los criterios de subvencionabilidad de los gastos de los proyectos. La institución subrayó que, por lo tanto, se había informado a la contratista de sus obligaciones contractuales.

La institución señaló que la orden de reembolso, que la demandante impugnó, se emitió después de que sus servicios finalizaran la tramitación de su segunda versión del informe final, presentada el 6 de junio de 1999. El primer informe final fue recibido por la OAT el 19 de febrero de 1998. No se había aprobado porque el producto proyectado no se había completado, lo que imposibilitaba una evaluación.

Debido a los problemas generados por el cierre de la OAT y el sellado de sus expedientes por las autoridades judiciales belgas, la Comisión no tramitó la segunda versión del informe final hasta el año 2000. Sobre la base de su evaluación, la Comisión llegó a la conclusión de que el informe estaba incompleto, por lo que sus servicios solicitaron información adicional al contratista los días 17 de mayo y 18 de agosto de 2000.

Al no haber respondido a estas solicitudes, la Comisión decidió archivar el expediente el 12 de diciembre de 2000 y declarar no subvencionables determinados gastos. En su carta al denunciante de 12 de diciembre de 2000, la Comisión justificó su posición por los siguientes motivos: sólo pudieron tenerse en cuenta los gastos efectuados durante el período del contrato (del 1 de diciembre de 1995 al 30 de noviembre de 1997); los informes de situación y los informes finales no habían sido firmados por la misma persona que firmó el contrato; hubo incoherencias en los cuadros y falta de firma en algunos de ellos; la segunda versión del informe final no pudo tenerse en cuenta porque se presentó a más tardar diez meses después del final del período del contrato; el denunciante no había respondido a las solicitudes de información de la Comisión; y no se habían celebrado contratos con socios. Por consiguiente, se archivó el expediente y el 31 de mayo de 2001 se envió al contratista una nota de adeudo, junto con anexos financieros explicativos.

La Asociación DIK presentó una reclamación a la Comisión el 21 de junio de 2001. Habida cuenta de las circunstancias que rodearon el cierre de la OAT, la Comisión supuso que el denunciante nunca había recibido su solicitud de información adicional con fecha de 17 de mayo de 2000, por lo que decidió reabrir el expediente. A raíz de las observaciones de la demandante en septiembre de 2001 sobre la información adicional solicitada, y de su carta de 15 de octubre de 2001, la Comisión modificó su evaluación y aceptó parte de los gastos que inicialmente habían sido declarados no subvencionables. Sobre la base de esta nueva evaluación, la Comisión estimó los costes no subvencionables restantes en 20 911,09 EUR y presentó una propuesta a tal efecto al contratista.

Mediante carta de 23 de octubre de 2001, el contratista aceptó formalmente esta propuesta. El 13 de agosto de 2003, pagó a la Comisión una cantidad de 20 911,09 euros por el proyecto. En opinión de la Comisión, este pago confirmó el acuerdo del contratista con su decisión final.

Observaciones del demandante

El Defensor del Pueblo no ha recibido ninguna observación del demandante.

LA DECISIÓN

1 Gestión del proyecto por la Comisión

1.1 La denuncia se refiere a la decisión de la Comisión de solicitar el reembolso de una parte de los fondos concedidos a la Asociación DIK para la ejecución de un proyecto Leonardo da Vinci. El denunciante alega que la Comisión no manejó correctamente el proyecto, en particular en lo que respecta a su solicitud de reembolso de parte de la financiación, y no informó a la Asociación DIK de algunos de los requisitos contractuales. Según el denunciante, aunque la Asociación DIK desconocía algunas de las normas que rigen el proyecto y su ejecución costó mucho tiempo y dinero, había llevado a cabo el proyecto de conformidad con el contrato.

1.2 La Comisión alega que sus relaciones con el contratista se regían por un contrato, al que se adjuntaba un manual administrativo y financiero. Este manual establece los criterios de subvencionabilidad de los gastos de los proyectos. La institución subrayó que, por lo tanto, se había informado a la contratista de sus obligaciones contractuales.

Por lo que se refiere a la tramitación del contrato, la Comisión alega que solicitó el reembolso de determinados gastos, tras haber llegado a la conclusión de que el informe final enviado por el denunciante estaba incompleto.

Tras recibir información adicional enviada por el denunciante, la Comisión aceptó parte del gasto declarado inicialmente no subvencionable. Sobre la base de esta nueva evaluación, la Comisión estimó los costes no subvencionables restantes en 20 911,09 EUR y presentó una propuesta a tal efecto al contratista, que aceptó formalmente la propuesta el 23 de octubre de 2001.

1.3 De conformidad con el artículo 195 del Tratado CE, el Defensor del Pueblo Europeo está facultado para recibir reclamaciones "sobre casos de mala administración en las actividades de las instituciones u organismos comunitarios". El Defensor del Pueblo considera que la mala administración se produce cuando un organismo público no actúa de conformidad con una norma o principio que le es vinculante (1). Así pues, también puede constatarse una mala administración cuando se trata del cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos celebrados por las instituciones u órganos de las Comunidades.

1.4 Sin embargo, el Defensor del Pueblo considera que el alcance de la revisión que puede llevar a cabo en tales casos es necesariamente limitado. El Defensor del Pueblo opina que no debe tratar de determinar si ha habido un incumplimiento de contrato por cualquiera de las partes, si el asunto está en disputa. Esta cuestión solo podría ser tratada eficazmente por un órgano jurisdiccional competente, que tendría la posibilidad de escuchar los argumentos de las partes sobre la legislación nacional pertinente y de evaluar pruebas contradictorias sobre cualquier cuestión de hecho controvertida.

1.5 Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que, en los asuntos relativos a litigios contractuales, está justificado limitar su investigación a examinar si la institución u organismo comunitario le ha proporcionado una explicación coherente y razonable de la base jurídica de sus acciones y por qué cree que su opinión sobre la situación contractual está justificada. Si ese es el caso, el Defensor del Pueblo concluirá que su investigación no ha revelado un caso de mala administración.

Esta conclusión no afectará al derecho de las partes a que su disputa contractual sea examinada y resuelta con autoridad por un tribunal de jurisdicción competente.

1.6 Sobre la base de las pruebas presentadas durante la investigación, parece que el contrato firmado entre la Comisión y la asociación del denunciante (S.95.2.179.III.2.a; 3854) contenía una serie de anexos, incluido un manual administrativo y financiero del proyecto. En el presente documento se exponen detalladamente los criterios de subvencionabilidad de los gastos de los proyectos. Dado que los criterios que definen los gastos que debe sufragar la Comisión formaban parte integrante del contrato firmado y acordado por el demandante, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión facilitó al demandante información suficiente sobre los derechos y obligaciones derivados del contrato.

1.7 Por lo que se refiere a la tramitación del contrato por parte de la Comisión, en particular la decisión de solicitar el reembolso de una parte de su financiación, de las pruebas disponibles se desprende que la Comisión justificó sus solicitudes de reembolso de una parte de la ayuda, alegando que algunos de los gastos efectuados por el denunciante no eran subvencionables. El Defensor del Pueblo es consciente de que la Comisión ha justificado su posición haciendo referencia a varios requisitos contractuales que no parecen haber sido impugnados por el demandante, como, entre otros, que solo podían tenerse en cuenta los gastos efectuados durante el período contractual (del 1 de diciembre de 1995 al 30 de noviembre de 1997); que los informes de situación y finales no parecen haber sido firmados por la misma persona que firmó el contrato original; o que había incoherencias en los cuadros y ausencia de firma en algunos de ellos.

1.8 Sobre la base de la información facilitada por el demandante y la Comisión durante la investigación, el Defensor del Pueblo considera que la posición adoptada por la Comisión en relación con esta cuestión no parece irrazonable y que la Comisión parece haber informado adecuadamente al demandante de las razones de su posición.

En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo concluye que la investigación no ha revelado un caso de mala administración.

2 Conclusión

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Véase el Informe anual 1997 del Defensor del Pueblo Europeo, p. 22.