Antecedentes de la denuncia

1. El denunciante es un antiguo miembro del personal de la UE. En diciembre de 2017, presentó una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) sobre el tratamiento de sus datos personales por parte del Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE). Solicitó el acceso y la rectificación de varios documentos que, según ella, contenían sus datos personales, incluidos documentos relacionados con una investigación administrativa.

2. En abril y junio de 2018, el SEAE se puso en contacto con el reclamante sobre el asunto y facilitó cierto acceso a algunos datos personales. Sin embargo, no concedió acceso al resto de los datos personales mientras la investigación administrativa estaba en curso. En junio y octubre de 2018, la reclamante informó al SEPD de que no estaba satisfecha con la forma en que el SEAE estaba tratando el asunto.

3. En diciembre de 2018, el SEPD se puso en contacto con el SEAE para obtener aclaraciones y observaciones sobre las alegaciones del reclamante.

4. En abril de 2019, el SEPD suspendió [1] su tramitación de la reclamación, ya que el reclamante había iniciado un procedimiento judicial al respecto. Esto estaba en consonancia con las normas que rigen el trabajo del SEPD [2].

5. Mientras tanto, el SEAE informó al SEPD de que había concedido a la reclamante acceso a todos los documentos que tenía derecho a recibir en relación con la investigación administrativa.

6. En marzo de 2020, tras el cierre de algunos procedimientos judiciales, la reclamante informó al SEPD de que no estaba satisfecha con los documentos y los datos personales que había recibido. Solicitó acceso a otros documentos que, según ella, contenían sus datos personales.

7. En junio de 2020, el SEPD volvió a ponerse en contacto con el SEAE y le pidió que aclarara si los documentos mencionados por la reclamante contenían sus datos personales. El SEAE respondió que la solicitud de acceso a los datos personales del reclamante no era suficientemente clara. El SEAE también señaló que algunos de los documentos no existían o no contenían los datos personales del reclamante. El SEPD remitió la respuesta del SEAE al reclamante. Reitera su petición al SEPD de que se le conceda acceso a más documentos que contengan sus datos personales.

8. En diciembre de 2020, el SEPD volvió a suspender la tramitación de la reclamación, ya que el reclamante había recurrido algunas de las sentencias judiciales [3]. El SEPD reabrió el asunto en marzo de 2022.

9. En julio de 2022, el SEPD informó a la reclamante de que no estaría en condiciones de tomar una decisión sobre su reclamación antes de noviembre de 2022 [4] por razones de recursos humanos.

10. En junio de 2023, tras la intervención del Defensor del Pueblo [5], el SEPD se puso en contacto con el reclamante para aclarar determinadas cuestiones. 

11. Insatisfecho con la forma en que el SEPD manejó el asunto, el reclamante volvió a dirigirse al Defensor del Pueblo en septiembre de 2023.

La investigación

12. La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre el tiempo empleado por el SEPD para decidir sobre la reclamación.

13. En el curso de la investigación, la Defensora del Pueblo recibió la respuesta del SEPD en la que se describían sus medidas de investigación para el período transcurrido desde junio de 2023.[6] El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo también se reunió con los representantes pertinentes del SEPD para obtener más información sobre el caso. El demandante formuló observaciones sobre el informe de la reunión.

Argumentos presentados

14. La demandante alegó que el SEPD tardó demasiado tiempo en tramitar su reclamación. Sostuvo que la complejidad y las circunstancias del caso no podían justificar el retraso de más de seis años para adoptar una decisión.

15. El SEPD reconoció que seis años es mucho tiempo para tramitar una reclamación. Sin embargo, alegó que las circunstancias específicas del caso justificaban el retraso. En particular, el SEPD se refirió a la necesidad de suspender su tramitación del caso en diferentes ocasiones mientras estuvieran pendientes diferentes procedimientos judiciales, de conformidad con las normas aplicables que rigen su trabajo. El SEPD también se refirió al hecho de que estaba activo en el caso fuera del período en el que los procedimientos judiciales estaban en curso, y mencionó los diversos contactos con el reclamante y el SEAE expuestos anteriormente. Durante la reunión, el SEPD también aclaró que un asunto seguía pendiente ante el Tribunal General [7]. Sin embargo, el SEPD también reconoció que la reorganización interna y la falta de recursos humanos podrían haber contribuido al retraso en la tramitación de la reclamación.

16. Durante la investigación, en mayo de 2024, el SEPD adoptó una decisión por la que se archivaba parcialmente el asunto [8]. 

Evaluación del Defensor del Pueblo

17. Los principios de buena administración exigen que los órganos de la UE tomen decisiones en un plazo razonable. Esto es especialmente importante cuando el procedimiento se refiere al ejercicio efectivo del derecho fundamental a la protección de los datos personales.

18. Lo que es un «plazo razonable» depende de las circunstancias de cada caso. Entre los factores que deben tenerse en cuenta figuran la complejidad del asunto, el comportamiento de las partes, las distintas fases del procedimiento seguidas por la administración y el contexto del asunto.^[9] Cada fase del procedimiento debe llevarse a cabo en un plazo razonable tras la fase anterior.^[10] Además, si la duración excede de lo que es un plazo razonable, corresponde a la administración demostrar la existencia de circunstancias especiales que justifiquen el retraso ^[11] e informar proactivamente al denunciante sobre la evolución del asunto.

19.  El Defensor del Pueblo está de acuerdo en que el SEPD actuó de conformidad con las normas que rigen su trabajo [12] y estaba justificado suspender su tramitación del caso mientras se estaban llevando a cabo diferentes procedimientos judiciales. Sin embargo, esto se refería a un período de algo más de dos de los seis años para tomar una decisión.

20. El Defensor del Pueblo también señala que el SEPD solicitó aclaraciones al reclamante en varias fases, y que el reclamante también envió material o presentaciones adicionales regularmente. Esto podría haber contribuido a la demora.

21. Si bien el SEPD ciertamente no estuvo inactivo durante el período de cuatro años (cuando la tramitación del caso no se suspendió debido a procedimientos judiciales), la investigación del Defensor del Pueblo mostró que, sin embargo, había períodos en los que no parecía tener lugar ninguna actividad. Por ejemplo, no parece que se haya tomado ninguna medida durante un período de más de un año entre abril de 2022 y junio de 2023 en un momento en que el SEPD debería haber estado especialmente atento, ya que el caso había estado en curso desde diciembre de 2017.  

22. El SEPD explicó que esto se debía en parte a la reducción de la capacidad administrativa. Sin embargo, los organismos de la UE tienen la obligación de organizar sus servicios de manera que puedan desempeñar sus funciones. Como tal, la escasez de recursos humanos en sí misma no puede justificar un retraso tan largo. Dado el tiempo que estuvo abierto el caso, el SEPD debería haberse asegurado de que sus recursos humanos disponibles se dedicaran a garantizar que pudiera priorizarse y cerrarse.

23. Es evidente que el caso era complejo y se veía agravado por procedimientos administrativos y judiciales diferentes, a veces superpuestos. Sin embargo, en su decisión de mayo de 2024, el SEPD consideró, en esencia, que la reclamante no podía invocar el «derecho de rectificación» para alcanzar el resultado deseado en este caso concreto —esencialmente, cambiando el contenido de algunos de los documentos en cuestión—, ya que el derecho de rectificación se refiere únicamente a los «datos personales objetivos». La posición del SEPD sobre este asunto parece bien establecida y, por lo tanto, es difícil entender cómo se tardó tanto tiempo en emitir tal conclusión en este caso [13].

24.  Por último, el SEPD debería haber informado proactivamente al reclamante sobre la evolución del asunto. En cambio, el SEPD fue bastante reactivo y respondería únicamente a la reclamante tras la intervención del Defensor del Pueblo.[14] El SEPD debería considerar la posibilidad de pedir disculpas a la reclamante por el retraso que se produjo y por no haberla mantenido informada sobre el progreso del caso.  

25. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que el hecho de que el SEPD no haya completado su evaluación de la reclamación del reclamante de diciembre de 2017 en un plazo razonable constituye mala administración.

Conclusión

Sobre la base de la investigación, la Defensora del Pueblo archiva este asunto con la siguiente conclusión:

El hecho de que el Supervisor Europeo de Protección de Datos no haya completado su evaluación de la reclamación en un plazo razonable constituye una mala administración.

Se informará de esta decisión al reclamante y al SEPD.

Emily O'Reilly Defensora del Pueblo
Europeo

Estrasburgo, 7.11.2024

[1] La suspensión abarca el período comprendido entre abril de 2019 y marzo de 2020 (11 meses). 

[2] El SEPD se refirió al artículo 57, apartado 1, letra e), del Reglamento (UE) 2018/1725 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y al artículo 16, apartado 6, del Reglamento interno del SEPD, disponibles respectivamente en: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj y https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en. 

[3] La suspensión abarca el período comprendido entre diciembre de 2020 y marzo de 2022 (16 meses).

[4] El SEPD lo hizo después de que la Defensora del Pueblo iniciara una investigación, a raíz de una reclamación del reclamante (asunto 33/2023/FA).

[5] Asunto 768/2023/TM relativo a la falta de actualización por parte del SEPD de la reclamante sobre el estado de su reclamación de diciembre de 2017.

[6] Tras el archivo de la denuncia 768/2023/TM.

[7] Asunto T-371/21. El Tribunal General dictó sentencia el 24 de enero de 2024, día en que tuvo lugar la reunión con los representantes del SEPD. Posteriormente, el demandante recurrió la decisión del Tribunal General (asunto C-243/24 P). 

[8] La demandante planteó dos cuestiones, relacionadas, por una parte, con el derecho de acceso y, por otra, con el derecho a la rectificación de sus datos personales. En su decisión, el SEPD se pronunció sobre la alegación del reclamante en lo que respecta únicamente al derecho de rectificación. El SEPD suspendió la tramitación de la cuestión del derecho de acceso, ya que el asunto C-243/24 P todavía estaba en curso en ese momento.

[9] Véase, por ejemplo, la sentencia del Tribunal de Justicia de 17 de diciembre de 1998, Baustahlgewebe c.

Comisión, asunto C-185/95 P, apartado 29, disponible en

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=8F1C0778C9B8C96192ACB213E890C455?text=&doci

d=43779&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4441718 y el

Decisión del Defensor del Pueblo en el asunto 484/2015/DR, apartado 28, disponible en

https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/es/90382.

[10] Véase, por ejemplo, la sentencia del Tribunal de Justicia de 2 de junio de 1994, De Compte/Parlamento, asunto C-

326/91 P, apartado 21, disponible en

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=98282&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&

occ=first&part=1&cid=4442402.

[11] Véase, por ejemplo, la sentencia del Tribunal de Justicia de 5 de mayo de 1983, Ditterich/Comisión, asunto 207/81,

apartado 26, disponible en

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=91654&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&

occ=first&part=1&cid=4443230.

[12] Véase la nota 2 supra.

[13] El SEPD se remitió a sus Directrices de 2011 sobre el tratamiento de datos personales en el ámbito de la evaluación del personal y a sus Directrices de 2016 sobre el tratamiento de información personal en las investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios, apartado 50 Véase, por ejemplo, https://www.edps.europa.eu/sites/default/files/publication/16-11-18_guidelines_administrative_inquiries_en.pdf.

Véanse también las Directrices de 2014 sobre los derechos de las personas con respecto al tratamiento de datos personales:  https://www.edps.europa.eu/sites/default/files/publication/14-02-25_gl_ds_rights_en.pdf#page=18 

[14] Asuntos 176/2019/JAP, 1658/2020/LM y 33/2023/FA.