Estrasburgo, 3 de diciembre de 2003

Estimadas Sras. G. y P.:

El 24 de octubre de 2002, presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo en nombre del Centro Interdisciplinario de Investigación Comparada en Ciencias Sociales (ICCR). Esta denuncia contra la Comisión Europea y el Tribunal de Cuentas se recibió el 7 de noviembre de 2002. La denuncia se refiere a un pago final pendiente de 80 671,61 EUR para el contrato de la red temática n.o 1999-TN.10869 «TRANS-TALK» en el marco del Quinto Programa Marco y a una auditoría realizada por el Tribunal de Cuentas.

Le comunico que el señor Jacob Söderman, con quien ha mantenido correspondencia anteriormente en relación con su denuncia, se ha jubilado y que, a partir del 1 de abril de 2003, soy su sucesor como Defensor del Pueblo Europeo.

El 31 de diciembre de 2002, el Defensor del Pueblo remitió la reclamación al Presidente de la Comisión Europea y al Presidente del Tribunal de Cuentas. El Tribunal de Cuentas envió su dictamen el 7 de abril de 2003 y se lo remití con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 27 de mayo de 2003. La Comisión envió su dictamen el 27 de mayo de 2003 y le fue remitido con una invitación a presentar observaciones, que usted envió el 22 de septiembre de 2003. Los días 14 de octubre y 5 de noviembre de 2003, la secretaría del Defensor del Pueblo Europeo se puso en contacto con usted por teléfono en relación con sus observaciones.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

La Comisión Europea y el Centro Interdisciplinario de Investigación Comparada en Ciencias Sociales (en lo sucesivo: "el ICCR") como uno de los contratistas principales, firmó un contrato el 22 de diciembre de 1999. El contrato se denominó contrato de red temática no 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" en el marco del Quinto Programa Marco. Este contrato abarcaba un período de 18 meses, desde enero de 2000 hasta finales de junio de 2001. Los costes totales estimados del proyecto ascendieron a 601.015 euros y el anticipo inicial se fijó en 180.305 euros, que se distribuirán entre los cinco contratistas principales. El ICCR presentó estados de costos a intervalos regulares de seis meses.

El 31 de octubre de 2001, se notificó al ICCR que el Tribunal de Cuentas llevaría a cabo una auditoría del proyecto. La auditoría se llevó a cabo del 16 al 18 de enero de 2002. Según los denunciantes, los auditores declararon que presentarían su informe a la Comisión a finales de enero de 2002.

El ICCR presentó la declaración final de gastos a la Comisión en agosto de 2001. El 11 de diciembre de 2001, la DG TREN de la Comisión lo aprobó. Dado que el ICCR no había recibido información de la Comisión, el 26 de febrero de 2002 el coordinador del proyecto se puso en contacto con el oficial financiero de la Comisión por correo electrónico para preguntar sobre el estado del pago final. Mediante correo electrónico de 28 de febrero de 2002, se le notificó que el pago final no podía efectuarse antes de la recepción del informe del Tribunal de Cuentas.

El 13 de junio de 2002, el contable de la Comisión remitió por correo electrónico el informe de los auditores con una solicitud de aclaraciones. El informe del auditor estaba fechado el 15 de abril de 2002. El ICCR facilitó a la Comisión la información solicitada, por correo electrónico, el 14 de junio de 2002. El 8 de julio de 2002, el ICCR envió, por propia iniciativa, un dictamen completo sobre el informe del Tribunal de Cuentas al contable de la Comisión.

En una carta dirigida a la Comisión y fechada el 12 de julio de 2002, el ICCR solicitó aclaraciones formales sobre el estado del pago final del contrato. En agosto de 2002, la Comisión envió una respuesta sin fecha en la que indicaba que el pago se suspendería con arreglo al artículo 3.2 del anexo II del contrato. El 29 de agosto de 2002, el ICCR informó a la Comisión de que no podía aceptar el párrafo 2 del artículo 3 como motivo de suspensión del pago final. Según los denunciantes, la Comisión no respondió a esta carta.

El 24 de octubre de 2002, los reclamantes presentaron una reclamación en nombre del ICCR ante el Defensor del Pueblo contra la Comisión Europea y el Tribunal de Cuentas. La denuncia se refiere al pago final pendiente de 80 671,61 EUR por el contrato de la red temática n.o 1999-TN.10869 «TRANS-TALK» y a la auditoría realizada por el Tribunal.

Por lo que se refiere a la Comisión Europea, los denunciantes formularon las siguientes alegaciones:

1) Falta de información sobre el estado de la auditoría y del pago final; y

2) Impago del pago final pendiente de 80.671,61 €.

Los denunciantes reclaman la liquidación del pago final con intereses y una posición oficial de la Comisión Europea sobre la auditoría realizada por el Tribunal de Cuentas y sobre los procedimientos seguidos por ambas instituciones.

Por lo que se refiere al Tribunal de Cuentas, los denunciantes alegan que el informe extrajo conclusiones falsas e ignoró las aportaciones del Centro, y que hubo un retraso indebido en la presentación del informe a la Comisión.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión

En su dictamen, la Comisión señalaba lo siguiente:

En el contexto de la gestión de las acciones indirectas de IDT en el marco del Quinto Programa Marco, el Tribunal de Cuentas llevó a cabo una auditoría del contrato de la red temática no 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" en el ICCR de Viena. El informe del auditor planteaba algunas cuestiones complejas y graves que requerían un examen cuidadoso por parte de los servicios financieros de la Comisión.

El Tribunal de Cuentas llegó a la conclusión de que algunos costes declarados no eran subvencionables y carecían de pruebas justificativas. Esto incluyó especialmente: sobrecoste por parte del beneficiario de las declaraciones de gastos; incumplimiento del contrato por parte del beneficiario en relación con el uso de los porcentajes presupuestarios; Consultor subcontratado declarado como empleado permanente.

Sobre la base del informe del Tribunal de Cuentas, la Comisión decidió suspender los pagos al beneficiario hasta su examen final de los documentos adicionales facilitados por el beneficiario.

El 28 de febrero de 2002, la Comisión informó al ICCR de la situación relativa al pago final y de su examen en el contexto de la presente auditoría. Las conversaciones en curso con el ICCR comenzaron en el verano de 2002. Mientras tanto, los debates entre la Comisión y el Tribunal de Cuentas concluyeron en otoño de 2002. Mientras realizaba estas investigaciones adicionales, la Comisión confirmó al ICCR en agosto de 2002 que se habían suspendido todos los pagos. La Comisión solicitó información adicional mediante carta de 5 de diciembre de 2002. Se recibió la respuesta del ICCR de 24 de enero de 2003 y la Comisión informó al ICCR de que esta respuesta estaba siendo examinada con vistas a una pronta resolución del pago final.

El 13 de mayo de 2003, la Comisión informó al ICCR de que el pago final ascendía a 50 821 euros. 03 se había hecho. Según la Comisión, no podría tenerse en cuenta el importe de 29 799,63 EUR, ya que ello implicaría una transferencia entre categorías de costes que requieren autorización previa.

Observaciones de los denunciantes sobre el dictamen de la Comisión

Los denunciantes formularon, en resumen, las siguientes observaciones:

Este asunto plantea cuestiones generales relativas a los retrasos de las instituciones comunitarias en la respuesta a las reiteradas solicitudes de información y a la duración del proceso. Según los denunciantes, el principio de transparencia exige que se aborden estas cuestiones generales.

Tras la respuesta de los denunciantes a la Comisión de 27 de mayo de 2003, la Comisión procedió al pago de la cantidad restante de 20 447,79 euros.

Dictamen del Tribunal de Cuentas

En resumen, el Tribunal de Cuentas ha señalado lo siguiente:

El documento central de esta reclamación no es un informe aprobado por el Tribunal de Cuentas, sino una carta sectorial. El objetivo de una carta sectorial es presentar las conclusiones preliminares obtenidas durante una auditoría al auditado, que en el ámbito de las políticas internas es la Comisión. Tras un análisis más detallado de la reacción de la Comisión a la información fáctica y las observaciones conexas que figuran en la carta sectorial, estas conclusiones pueden constituir la base de las observaciones presentadas en los informes del Tribunal de Cuentas. En algunos casos, también puede requerir medidas correctoras por parte de la Comisión. Dado que las conclusiones y observaciones son preparatorias en la fase de una carta sectorial y, en principio, están sujetas a nuevos trabajos de verificación, siguen siendo confidenciales entre el Tribunal y la Comisión.

En el presente caso, la carta sectorial n.o 740/02, en la que se comunicaban los resultados de la auditoría del contrato «TRANS-TALK», se dirigía al comisario responsable de la DG Energía y Transportes (TREN). Siguiendo la práctica habitual, la versión electrónica de esta carta sectorial se envió posteriormente al funcionario de enlace de la DG TREN. Sin embargo, parece que un funcionario de la Comisión remitió entonces al ICCR una copia electrónica de la carta sectorial confidencial.

Por lo que se refiere a la alegación de conclusiones falsas, los auditores del Tribunal siguen las políticas y normas de auditoría del Tribunal (CAPS) y las normas de auditoría reconocidas internacionalmente, como las de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Además, los procedimientos del Tribunal prevén un amplio control de calidad interno antes de presentar las conclusiones y observaciones de la auditoría al auditado. Estas normas y procedimientos se siguieron en el presente asunto.

En cuanto a la alegación de que no se tuvieron en cuenta las aportaciones del ICCR, el equipo de auditoría tuvo en cuenta toda la información facilitada por los reclamantes en la medida en que se consideró pertinente para la auditoría. Todas las conclusiones de la carta sectorial dirigida a la Comisión están respaldadas por pruebas de auditoría suficientes y adecuadas, basadas en la información recopilada y recibida durante y después de la auditoría en los locales del ICCR, así como de la Comisión.

En cuanto a la alegación de retraso indebido, el Manual de Auditoría del Tribunal establece que debe enviarse una carta sectorial en un plazo de dos meses a partir de la finalización de la misión. Sin embargo, esta norma interna no tiene carácter vinculante para el Tribunal con respecto a los denunciantes. Además, el hecho de que la carta sectorial se enviara en el presente asunto con un ligero retraso, que en modo alguno puede considerarse indebido, no afecta en modo alguno a los intereses de los denunciantes.

Observaciones de los denunciantes sobre el dictamen del Tribunal de Cuentas

Los denunciantes formularon, en resumen, las siguientes observaciones:

Según los denunciantes, el auditor del Tribunal de Cuentas informó al ICCR de que corresponde a la Comisión decidir si el informe (1) se transmite al ICCR.

Los reclamantes sostienen que los auditores no tuvieron en cuenta los puntos de vista del ICCR.

Los denunciantes subrayan que el ICCR nunca alegó que el retraso en la tramitación de su caso fuera solo culpa del Tribunal de Cuentas, sino más bien el efecto combinado de los procedimientos no transparentes de la Comisión y del Tribunal de Cuentas y sus interfaces. Los autores sostienen que las demoras afectaron a los intereses del ICCR, ya que el presente caso no se había resuelto más de un año después de la auditoría.

Otras consultas

Los días 14 de octubre y 5 de noviembre de 2003, la secretaría del Defensor del Pueblo Europeo se puso en contacto por teléfono con uno de los demandantes, que habló en nombre de ambos, en relación con las observaciones recibidas el 29 de septiembre de 2003. Los denunciantes confirmaron que la Comisión había procedido al pago del pago final pendiente. Los denunciantes habían aceptado la interpretación de la Comisión de las transferencias entre categorías de costes que requieren autorización previa de conformidad con el artículo 17, apartado 4, de las Condiciones Generales (2). Por lo tanto, el importe de unos 9.000 euros no pudo incluirse en el pago final. Los reclamantes informaron a la secretaría del Defensor del Pueblo de que el ICCR no había enviado ninguna observación sobre la carta de la Comisión de 14 de julio de 2003, en la que la Comisión ofrecía una solución e informaba de que, a menos que recibiera observaciones de los reclamantes en el plazo de un mes, el proyecto se cerraría oficialmente y no se podrían reclamar más gastos. Los reclamantes confirmaron que, al no formular observaciones sobre la oferta de arreglo presentada por la Comisión, el ICCR había aceptado de facto que no se pagarían intereses por el pago final suspendido. El demandante se mostró satisfecho con la liquidación del pago final.

LA DECISIÓN

1 Observación preliminar

1.1 En sus observaciones, los denunciantes alegan que este caso plantea cuestiones generales relativas a los retrasos de dos instituciones comunitarias en la respuesta a las reiteradas solicitudes de información y a la duración del proceso.

1.2 El Defensor del Pueblo entiende que los demandantes están preocupados por la cuestión general de los procedimientos en los que dos o más instituciones comunitarias llevan a cabo investigaciones o procesos simultáneos que afectan a la tramitación de un caso. El Defensor del Pueblo considera que esta cuestión general no puede abordarse eficazmente en el marco de la presente investigación. Los reclamantes tienen la posibilidad de presentar una nueva reclamación al Defensor del Pueblo, si así lo desean.

2 Supuesta falta de información por parte de la Comisión sobre el estado de la auditoría y del pago final

2.1 Los denunciantes alegan la falta de información por parte de la Comisión sobre el estado de la auditoría y el pago final.

2.2 Según la Comisión, el 28 de febrero de 2002 informó a los denunciantes de la situación relativa al pago final y de su examen en el contexto de esta auditoría, después de que los denunciantes enviaran un correo electrónico el 26 de febrero de 2002. Las conversaciones en curso con el ICCR se iniciaron en el verano de 2002. El 12 de julio de 2002, los denunciantes solicitaron información sobre la situación del pago final. En agosto de 2002, la Comisión confirmó a los denunciantes que todos los pagos se habían suspendido debido a una auditoría del Tribunal de Cuentas. El 29 de agosto de 2002, los denunciantes solicitaron a la Comisión que reconsiderara su caso. El 5 de diciembre de 2002, la Comisión solicitó información adicional a los denunciantes. El 11 de febrero de 2003, tras recibir la información adicional solicitada, la Comisión envió un acuse de recibo que contenía una carta de espera. El 13 de mayo de 2003, la Comisión informó a los denunciantes de que había iniciado el procedimiento para el pago final.

2.3 El Defensor del Pueblo considera que la Comisión ha facilitado a los demandantes información sobre el estado de la auditoría en la medida en que esta afectó al procedimiento de la Comisión para efectuar el pago final pendiente. Además, la Comisión parece haber informado adecuadamente a los denunciantes sobre la suspensión del pago final. Por lo tanto, no parece haber ningún caso de mala administración por parte de la Comisión en lo que respecta a esta alegación.

3 Presunto impago del pago final pendiente con intereses y de la reclamación de liquidación

3.1 Los denunciantes alegaron que la Comisión no había efectuado el pago final pendiente de 80.671,61 euros por el contrato de la red temática no 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" en el marco del Quinto Programa Marco.

3.2 La Comisión afirma que el pago final de 50.821 euros. 03 se realizó el 13 de mayo de 2003. Según la Comisión, no se podía tener en cuenta el importe de 29 799,63 EUR, ya que esto implicaría una transferencia entre categorías de costes, lo que requiere una autorización previa.

3.3 En las observaciones, los demandantes informan al Defensor del Pueblo de que, tras su respuesta a la Comisión de 27 de mayo de 2003, la Comisión había procedido al pago de la suma de 20.447,79 euros.

3.4 La secretaría del Defensor del Pueblo Europeo se puso en contacto por teléfono con uno de los demandantes que habló en nombre de ambos en relación con las observaciones. Los denunciantes habían aceptado la interpretación de la Comisión de las transferencias entre categorías de costes que requieren autorización previa de conformidad con el artículo 17, apartado 4, de las Condiciones Generales. Por lo tanto, el importe de unos 9.000 euros no pudo incluirse en el pago final. Los reclamantes informaron al Defensor del Pueblo de que, al no enviar ningún comentario a la Comisión sobre la oferta de arreglo, el ICCR había aceptado de facto que no se pagarían intereses por el pago final suspendido. Los demandantes se mostraron satisfechos con el acuerdo.

3.5 Sobre la base de la información facilitada por la Comisión Europea y los reclamantes, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión ha resuelto el asunto y, por lo tanto, ha satisfecho la reclamación.

4 Solicitud de una posición oficial de la Comisión sobre la auditoría y los procedimientos seguidos

4.1 Los denunciantes alegan que la Comisión debería adoptar una posición oficial sobre la auditoría y los procedimientos seguidos.

4.2 El Defensor del Pueblo Europeo considera que este aspecto del asunto está cubierto por el acuerdo notificado en la parte 3 de la decisión.

5 Sobre las alegaciones contra el informe (3) del Tribunal de Cuentas

5.1 Los autores alegan que el informe del Tribunal de Cuentas extrajo conclusiones falsas e hizo caso omiso de las aportaciones del ICCR.

5.2 El Tribunal de Cuentas alega que tuvo en cuenta toda la información facilitada por los denunciantes en la medida en que se consideró pertinente para la auditoría y que todas las conclusiones de la carta sectorial están respaldadas por pruebas de auditoría suficientes y adecuadas. El Tribunal de Cuentas también sostiene que no llegó a conclusiones falsas.

5.3 El Defensor del Pueblo considera que no parece haber pruebas que sugieran que el Tribunal de Cuentas haya ignorado las aportaciones del demandante. Además, nada indica que las conclusiones del Tribunal de Justicia fueran erróneas o irrazonables. Por lo tanto, no parece haber mala administración en relación con estos aspectos del asunto.

6 Presunto retraso indebido del Tribunal de Cuentas

6.1 Los denunciantes alegan retrasos indebidos en la presentación del informe del Tribunal de Cuentas (4) a la Comisión. Según el denunciante, la misión de auditoría finalizó el 18 de enero de 2002 y el informe del auditor tenía fecha de 15 de abril de 2002.

6.2 En su dictamen, el Tribunal de Cuentas señala que su Manual de Auditoría establece que debe enviarse una carta sectorial en un plazo de dos meses a partir de la finalización de la misión. El Tribunal reconoce que la carta sectorial se envió en el presente asunto con un ligero retraso, pero que el retraso no podía considerarse excesivo.

6.3 El Defensor del Pueblo señala que el Manual de Auditoría del Tribunal de Cuentas es una guía interna inédita, que no pretende establecer ningún derecho para terceros. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo no considera que el ligero retraso reconocido por el Tribunal de Cuentas constituya mala administración.

6.4 Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no encuentra mala administración en este aspecto del caso.

7 Conclusiones

El Defensor del Pueblo no constata mala administración en relación con la primera alegación de los demandantes contra la Comisión Europea. Por lo que se refiere a la segunda alegación de los denunciantes y a su alegación, de la información facilitada por la Comisión Europea y los denunciantes se desprende que la Comisión ha resuelto el asunto y, por tanto, ha satisfecho la denuncia. Además, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte del Tribunal de Cuentas. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión a los presidentes de la Comisión Europea y del Tribunal de Cuentas.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) El Defensor del Pueblo Europeo observa que los reclamantes utilizan el término «informe» para referirse a lo que el Tribunal de Cuentas denomina una carta sectorial.

(2) De conformidad con el artículo 17, apartado 4, de las Condiciones Generales, los contratistas principales pueden transferir entre sí, así como entre categorías de costes, hasta el 20 % de su importe total, sin la aprobación previa de la Comisión Europea.

(3) En su dictamen, el Tribunal de Cuentas señaló que el documento en cuestión es una carta sectorial.

(4) En su dictamen, el Tribunal de Cuentas señaló que el documento en cuestión es una carta sectorial.