Muy señor mío:

El 21 de octubre de 2000 presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo en nombre de EeC Ab Education en relación con la gestión del programa Leonardo da Vinci PL/99/1004/I.1.2.b/FPC por parte de la Comisión Europea.

El 28 de noviembre de 2000, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión Europea. La Comisión emitió su dictamen el 12 de marzo de 2001. Se lo transmití con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 21 de abril de 2001. El 30 de mayo de 2001, solicité información adicional a la Comisión. El 3 de septiembre de 2001, presentó usted una nueva comunicación. El 26 de septiembre de 2001, le transmití la información complementaria de la Comisión con una invitación a formular observaciones, si así lo deseaba. No parece que se hayan recibido observaciones de usted.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

En su denuncia, el demandante explica que EeC Ab Education es socio del programa Leonardo da Vinci. Según el denunciante, EeC Ab Education no ha recibido el pago de 200 000 SEK de su socio POPON en Polonia. Eec Ab Education se ha puesto en contacto tanto con el socio polaco POPON como con la Comisión Europea. La Comisión ha explicado que solo tiene poderes limitados para controlar las acciones de los socios y que simplemente puede proceder a una auditoría. En consecuencia, la Comisión no ha llevado a cabo una auditoría del socio polaco en cuestión, sino de la Unidad Nacional de Coordinación (UCN) de Varsovia. El denunciante considera que la auditoría debería haberse llevado a cabo en el seno del socio polaco POPON.

El denunciante alega que la Comisión debe controlar la correcta gestión de los fondos del programa y supervisar el pago de las facturas adeudadas a Eec Ab Education.

LA INVESTIGACIÓN

En su dictamen, la Comisión formuló las siguientes observaciones:

La denuncia se refiere al proyecto Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, seleccionado en el marco de la primera fase del programa Leonardo da Vinci.

El objetivo del programa Leonardo da Vinci es aplicar una política comunitaria de formación profesional que apoye y complemente las iniciativas y acciones nacionales en el ámbito de la formación profesional. El programa está abierto a los Estados miembros, los países de la AELC, los países de Europa Central y Oriental y Chipre. Los proyectos pueden presentarse en el marco de una serie de medidas diferentes, reagrupadas en cuatro capítulos. En cada país, las autoridades nacionales establecen una o más estructuras de coordinación para garantizar la aplicación del programa a nivel nacional, incluida la administración de colocaciones e intercambios transnacionales dentro de la movilidad del capítulo I, las llamadas "Unidades Nacionales de Coordinación" (NCY).

En la práctica, la aplicación de la movilidad del capítulo I se basa en una subvención global concedida anualmente por la Comisión a cada país sobre la base de un «plan de gestión operativa». Por lo tanto, cada año se establece un contrato entre la Comisión y las UCN del país de que se trate. De este modo, la unidad nacional de coordinación pasa a ser plenamente responsable de la administración y gestión de los fondos para la aplicación de la medida; esto incluye la evaluación de las propuestas de proyectos presentadas, la selección, la contratación y la administración y el seguimiento reales de los proyectos (incluidos los pagos, la presentación de informes, etc.).

El proyecto Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC fue presentado y seleccionado por la Unidad Nacional de Coordinación de Polonia en 1999, en el marco de la movilidad del capítulo I. El proyecto tenía como objetivo organizar prácticas laborales en Suecia durante 30 días para un grupo de personas discapacitadas polacas. El promotor del proyecto y contratista de la UCN polaca fue la organización polaca POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, Organización Polaca de Empleadores de Personas con Discapacidad). La organización anfitriona en Suecia fue Eec Ab Education. De conformidad con las normas vigentes, la UCN estableció un contrato con la organización promotora, utilizando el modelo facilitado por la Comisión. A su vez, en virtud del presente contrato, POPON estaba obligada a adoptar las disposiciones necesarias en relación con los acuerdos que debían celebrarse con los socios y las organizaciones de acogida. POPON y Eec Ab Education celebraron un acuerdo el 17 de mayo de 1999.

El 4 de enero de 2000, la unidad de la Dirección General de Educación y Cultura (DG EAC) responsable de la ejecución del programa Leonardo da Vinci recibió una nota del denunciante en la que se quejaba de las dificultades encontradas en la ejecución del proyecto.

La nota explicaba que, debido a una serie de problemas y desacuerdos que se habían producido durante la ejecución de las colocaciones, la cooperación entre POPON y Eec Ab Education había finalizado antes de los plazos contractuales acordados, y que otra organización sueca, EET-consulting, se había hecho cargo. Entre los problemas que condujeron a esta terminación anticipada figuraba el hecho de que POPON había enviado a Suecia a personas cuyas discapacidades y conocimientos lingüísticos diferían de los acordados, lo que imposibilitaba que EeC Ab Education llevara a cabo el programa educativo según lo previsto inicialmente.

Según el denunciante, tras la interrupción de la cooperación se habría llegado a un acuerdo entre POPON y EeC Ab Education sobre el reembolso de los gastos efectuados por esta última durante los períodos de prácticas. El denunciante alegó que, a pesar de ello, no se habían reembolsado algunas facturas.

Los servicios de la DG EAC mantuvieron inmediatamente contactos informales con el reclamante para obtener información adicional sobre el caso. Dado que el proyecto en cuestión se refería a una medida totalmente descentralizada, se recordó al denunciante que la supervisión total del proyecto solo podía ser garantizada por la unidad nacional de control polaca. No obstante, la DG EAC se comprometió a seguir el asunto lo más de cerca posible para facilitar una solución.

Entre enero y febrero de 2000, los servicios de la DG EAC mantuvieron intensos contactos con la unidad nacional de coordinación polaca. La unidad nacional de coordinación informó a los servicios de la DG EAC de que habían intentado actuar como mediadores entre las dos partes, sin mucho éxito. La UCN también explicó que POPON no tenía la intención de reembolsar algunas facturas, ya que supuestamente se referían a servicios que no se prestaron o a gastos realizados fuera del período contractual, y que POPON estaba decidido a defender su caso y llevarlo ante los tribunales si fuera necesario. La unidad nacional de control polaca también informó a los servicios de la DG EAC de que habían decidido despedir a un empleado, ya que se habían recogido pruebas de que la persona había estado cooperando con POPON. Esta cooperación, sin embargo, no había comenzado hasta después de la selección del proyecto.

El 3 de marzo de 2000 se envió al autor una respuesta oficial en la que se reiteraban las explicaciones ya dadas y se le informaba de las medidas adoptadas.

A principios de abril de 2000, la DG EAC llevó a cabo una auditoría de la unidad nacional de control polaca: no se detectaron irregularidades en la gestión de los fondos comunitarios. Además, también se visitaron oficiosamente los locales de POPON, pero no se llevó a cabo ninguna auditoría oficial del proyecto.

El 22 de julio de 2000, los servicios de la DG EAC recibieron una nueva nota del denunciante en la que se afirmaba que su litigio con POPON seguía sin resolverse y se instaba a la Comisión a tomar medidas. En la respuesta de 4 de septiembre de 2000 se subrayaba que, debido a la descentralización de la medida en cuestión, la Comisión no estaba facultada para intervenir directamente en este litigio contractual. Se señalaron a la atención las disposiciones sobre solución de controversias establecidas en el contrato.

Los servicios de la DG EAC estaban reconsiderando la necesidad de una auditoría del proyecto.

La Comisión considera que ha hecho lo que estaba bajo su responsabilidad. No existe ninguna relación contractual entre la Comisión y los promotores del proyecto, y no puede en modo alguno intervenir directamente en litigios relacionados con la ejecución del contrato. La supervisión del proyecto es responsabilidad de la unidad nacional de coordinación polaca. Si no se puede llegar a una solución amistosa, la disputa debe ser resuelta por un tribunal competente en la sede registrada del promotor.

La Comisión tiene la responsabilidad general de controlar la forma en que se está ejecutando el Programa. Esto incluye tanto una acción de seguimiento más «relacionada con el contenido» para determinar si las actividades y procedimientos llevados a cabo a nivel nacional por la UCN cumplen los principios y criterios de Leonardo da Vinci, como la facultad de controlar tanto la UCN como los proyectos individuales para verificar si los fondos comunitarios se han utilizado de conformidad con las normas. Estas responsabilidades se han ejercido plenamente en el caso planteado en la denuncia. La DG EAC ha intervenido desde el principio ante la UCN polaca para pedir aclaraciones y facilitar el papel de la UCN como mediadora en el litigio entre EeC Ab Education y POPON. Hasta la fecha, las explicaciones y la información recibidas de la UCN polaca han resultado satisfactorias.

Por lo que se refiere a la posibilidad de llevar a cabo controles de auditoría, la auditoría de la unidad nacional de control polaca no ha puesto de manifiesto irregularidades. La visita oficiosa al POPON no ha mostrado problemas especiales. Sin embargo, los servicios de la DG EAC están estudiando una auditoría formal del proyecto.

El demandante indicó que había entendido que la controversia entre el socio polaco POPON y EeC Ab Education debía resolverse ante un tribunal competente. El demandante entendió que el Defensor del Pueblo no podía intervenir en un asunto judicial en Polonia. Sin embargo, el denunciante exigió que la Comisión y la DG EAC procedieran a una auditoría del socio polaco POPON.

Tras un cuidadoso examen del dictamen de la Comisión y de las observaciones del denunciante, se consideró necesario realizar nuevas investigaciones. El Defensor del Pueblo solicitó a la Comisión un dictamen complementario sobre si los servicios de la DG EAC han iniciado una auditoría del proyecto en cuestión, tal como se menciona en el dictamen de la Comisión.

En abril de 2001, los servicios financieros de la DG EAC acordaron iniciar una auditoría ad hoc del proyecto. A falta de recursos internos suficientes, la auditoría será realizada por una empresa externa. El procedimiento de selección y contratación de la empresa externa se inició en mayo de 2001 y debería concluir durante el verano de 2001. Se espera que la auditoría tenga lugar en otoño de 2001.

El objetivo de la auditoría es verificar que el proyecto ha utilizado fondos comunitarios de conformidad con las normas aplicables. De acuerdo con el mandato, la auditoría incluirá la verificación de los costes de subvencionabilidad, especialmente en relación con los gastos realizados por los socios y la verificación de su conformidad con las disposiciones de los acuerdos pertinentes. El trabajo incluirá la auditoría del proyecto polaco PL/99/10004/I.1.2.b/FPC en las instalaciones del promotor en Polonia (POPON) y, si es necesario, también una visita a las instalaciones del socio en Suecia (EeC Ab Education).

El demandante no parece haber enviado sus observaciones complementarias.

LA DECISIÓN

1.1 Según el denunciante, EeC Ab Education no ha recibido el pago de 200.000 coronas suecas de su socio POPON en Polonia. Eec Ab Education se ha puesto en contacto tanto con el socio polaco POPON como con la Comisión Europea. El denunciante alega que la Comisión debe controlar la correcta gestión de los fondos del programa y supervisar el pago de las facturas adeudadas a Eec Ab Education. El denunciante considera que la auditoría debería haberse realizado en el seno del socio polaco POPON.

1.2 En su dictamen, la Comisión afirmó que tiene la responsabilidad general de controlar la forma en que se está ejecutando el Programa. Esto incluye tanto una acción de seguimiento más «relacionada con el contenido» para determinar si las actividades y procedimientos llevados a cabo a nivel nacional por la UCN cumplen los principios y criterios de Leonardo da Vinci, como la facultad de controlar tanto la UCN como los proyectos individuales para verificar si los fondos comunitarios se han utilizado de conformidad con las normas. Según la Comisión, estas responsabilidades se han ejercido plenamente en el caso planteado en la denuncia. La DG EAC ha intervenido desde el principio ante la UCN polaca para pedir aclaraciones y facilitar el papel de la UCN como mediadora en el litigio entre EeC Ab Education y POPON. Hasta la fecha, las explicaciones y la información recibidas de la UCN polaca han resultado satisfactorias. Por lo que se refiere a la posibilidad de llevar a cabo controles de auditoría, la auditoría de la unidad nacional de control polaca no ha puesto de manifiesto irregularidades. La visita oficiosa al POPON no ha mostrado problemas especiales. Sin embargo, los servicios de la DG EAC están estudiando una auditoría formal del proyecto.

1.3 En sus observaciones, el autor indicó que entendía que la controversia entre el socio polaco POPON y EeC Ab Education debía resolverse ante un tribunal competente. Sin embargo, el denunciante exigió que la DG EAC de la Comisión procediera a una auditoría del socio polaco POPON.

1.4 El Defensor del Pueblo solicitó información complementaria a la Comisión sobre si los servicios de la DG EAC habían iniciado una auditoría del proyecto en cuestión, tal como se menciona en el dictamen de la Comisión.

1.5 En su dictamen complementario, la Comisión indicó que en abril de 2001 los servicios financieros de la DG EAC habían acordado iniciar una auditoría ad hoc del proyecto. El objetivo de la auditoría es verificar que el proyecto ha utilizado fondos comunitarios de conformidad con las normas aplicables. Se espera que la auditoría tenga lugar en otoño de 2001. De acuerdo con el mandato, la auditoría incluirá la verificación de los costes de subvencionabilidad, especialmente en relación con los gastos realizados por los socios y la verificación de su conformidad con las disposiciones de los acuerdos pertinentes. El trabajo incluirá la auditoría del proyecto polaco PL/99/10004/I.1.2.b/FPC en las instalaciones del promotor en Polonia (POPON) y, si es necesario, también una visita a las instalaciones del socio en Suecia (EeC Ab Education).

1.6 Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo, parece que la Comisión ha ejercido sus responsabilidades y ha llevado a cabo una auditoría en la Unidad Nacional de Coordinación (UCN) de Varsovia.Además, parece que la Comisión ha aceptado poner en marcha una auditoría ad hoc del proyecto que incluye una auditoría del proyecto polaco. Por lo tanto, la Comisión ha actuado dentro de los límites de su autoridad jurídica y no parece haber habido mala administración.

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión Europea. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

Le saluda con sinceridad,

Jacob SÖDERMAN