Antecedentes de la denuncia

1. La denuncia se refiere a la negativa de la Comisión Europea a conceder pleno acceso público, en virtud del Reglamento (CE) no 1049/2001 [1], al informe final del proyecto EQAR 2007-4214/001/-001. Este informe fue presentado a la Comisión por la Asociación Europea para la Garantía de la Calidad de la Educación Superior («ENQA») y se refería a la preparación para la creación del Registro Europeo de Garantía de la Calidad de la Educación Superior («Proyecto EQAR»)[2]. ENQA fue responsable de la creación de EQAR y solicitó financiación de la Comisión en el marco del Programa de Aprendizaje Permanente.

2. El denunciante solicitó acceso a la parte confidencial del informe final del proyecto EQAR 2007- 4214/001/-001, que contiene un informe presentado a la Comisión relativo a la información financiera sobre la creación de EQAR.

3. La Comisión consultó a ENQA para preguntarle si estaba de acuerdo con la divulgación de la parte confidencial del informe final. ENQA se opuso a la divulgación. A continuación, la Comisión informó al reclamante de que denegaba el acceso del público al documento alegando que su divulgación podía menoscabar la protección de a) la intimidad y la integridad de la persona, es decir, la excepción al acceso del público establecida en el artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001 [3], y b) los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual, es decir, la excepción al acceso del público establecida en el artículo 4, apartado 2, primer guion, del Reglamento 1049/2001 [4].

4. El demandante renovó su solicitud de acceso enviando una solicitud confirmatoria.

5. La Comisión consultó a ENQA en otras dos ocasiones sobre este asunto. ENQA finalmente aceptó la divulgación de una versión expurgada del informe final, lo que llevó a la Comisión a conceder acceso parcial al informe final el 5 de marzo de 2010. La Comisión denegó el acceso a tres partes del informe final, a saber, el plan empresarial EQAR (anexo al informe final); a) La parte 6 del informe final, titulada "Participación del personal"; y el anexo I del informe final, titulado "Cuadro de información financiera".

6. En apoyo de su decisión de denegar el acceso, la Comisión aportó el siguiente razonamiento.

7. La Comisión alegó que el plan empresarial EQAR quedaba fuera del ámbito de su evaluación de la solicitud de acceso con arreglo al Reglamento (CE) n.o 1049/2001 porque el reclamante ya estaba en posesión del documento en cuestión.

8. La Comisión denegó el acceso a la parte 6 del informe final sobre la base del artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001 y su excepción al acceso con el fin de proteger la intimidad y la integridad de la persona. La Comisión alegó que la excepción se aplicaba porque esta parte del documento contiene una lista de personas que participaron en el proyecto por categoría, socio y período de asignación. La Comisión declaró que esta información constituye datos personales porque se refiere a personas identificadas y datos de carácter privado relacionados con su asignación de trabajo y remuneración en este proyecto.

9. La Comisión denegó el acceso al cuadro de información financiera sobre la base del artículo 4, apartado 2, primer guion, del Reglamento 1049/2001 y su excepción al derecho de acceso, que tenía por objeto proteger los intereses comerciales. La Comisión facilitó al denunciante una descripción de la naturaleza de los elementos no divulgados que figuran en el cuadro de información financiera [5]. Sin embargo, la Comisión alegó que las cuestiones abordadas en la parte 6 del informe final y en el cuadro de información financiera estaban en juego en los litigios pendientes entre el denunciante y ENQA. La divulgación de estas partes del informe final pondría en peligro la capacidad de ENQA para presentar eficazmente su caso en pie de igualdad con la otra parte o partes en estos procedimientos judiciales. Esto perjudicaría los intereses comerciales de ENQA en relación con el resultado del litigio. La Comisión declaró que, si bien ENQA no es una entidad con ánimo de lucro, actúa como cualquier otro operador económico en un mercado abierto cuando lleva a cabo varias de sus actividades, como la contratación de personal y la adquisición de equipos y servicios necesarios para su funcionamiento. Además, la Comisión declaró que no podía concederse acceso a la sección sobre gastos de viaje y estancia realizados del cuadro de información financiera porque esta parte contiene una lista de personas que solicitaron gastos de viaje y estancia para el proyecto. Esta información se considera datos personales, que también están protegidos sobre la base del artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

10. Por último, la Comisión señaló que las excepciones al derecho de acceso en virtud del artículo 4, apartado 1, del Reglamento 1049/2001 no deben sopesarse con un interés público superior. No obstante, la excepción establecida en el artículo 4, apartado 2, primer guion, del Reglamento 1049/2001 debe quedar exenta si existe un interés público superior en la divulgación. Tal interés debe ser, por una parte, de interés público y, por otra, superior al perjuicio causado por la divulgación. La Comisión subrayó que el objetivo del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 es conceder acceso público a los documentos cuya divulgación no perjudique a un interés público o a intereses privados específicos. Dado que el acceso en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 implica que todos los miembros del público pueden tener acceso al documento, no puede tenerse en cuenta ningún interés específico de una persona, por ejemplo, un interés específico del solicitante, a la hora de evaluar si puede concederse o no el acceso a un documento. Teniendo en cuenta que gran parte de los documentos en cuestión ya habían sido divulgados, la Comisión concluyó que no había elementos a su disposición que pudieran indicar la existencia de un interés público superior que superara la necesidad de proteger los intereses comerciales de ENQA.

Objeto de la investigación

11. En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante alegó que la Comisión no había dado motivos válidos y adecuados para denegarle el pleno acceso al documento titulado «Parte confidencial del informe final del proyecto EQAR 2007- 4214/001/-001», incluidos sus anexos.

12. El denunciante alegó que la Comisión debía conceder pleno acceso al documento titulado «Parte confidencial del informe final del proyecto EQAR 2007-4214/001/-001», incluidos sus anexos.

La investigación

13. El Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que emitiera un dictamen sobre la reclamación. Los servicios del Defensor del Pueblo también llevaron a cabo una inspección del expediente de la Comisión al respecto. La Comisión emitió su dictamen sobre la denuncia, que se remitió al denunciante con una invitación a presentar observaciones. El Defensor del Pueblo no recibió ninguna observación del demandante. El 25 de agosto de 2001, tras una correspondencia telefónica con el demandante en relación con el asunto, el Defensor del Pueblo presentó a la Comisión una propuesta de solución amistosa del caso. La respuesta de la Comisión de 9 de marzo de 2012 se remitió al denunciante con una invitación a presentar observaciones a más tardar el 30 de abril de 2012. El denunciante no presentó ninguna observación.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

A. Presunta falta de justificación válida y adecuada de su negativa a conceder pleno acceso

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

14. En su denuncia, el demandante alegó que la negativa de la Comisión a examinar si el plan de negocios EQAR podía hacerse público significaba que no podía determinar si estaba en posesión de la misma versión del plan de negocios que la que tenía la Comisión.

15. El demandante también se opuso a la redacción de los nombres de los miembros del personal participantes en el informe. Hace referencia al Informe Especial del Defensor del Pueblo Europeo al Parlamento Europeo en la reclamación 713/98/IJH, alegando que los nombres del personal figuran en el informe con el fin de rendir cuentas del uso de una subvención concedida por la Comisión.

16. El denunciante alegó además que las posibles consecuencias adversas para una parte en un procedimiento judicial no pueden constituir intereses comerciales en el sentido de la excepción establecida en el artículo 4, apartado 2, primer guion, del Reglamento 1049/2001. Además, ENQA no preparó ni presentó el informe a la Comisión en el contexto de los litigios en Finlandia, sino que lo elaboró en el contexto de los procedimientos administrativos entre ENQA y la Comisión. La excepción al acceso del público en relación con los procedimientos judiciales [artículo 4, apartado 2, segundo guion, del Reglamento (CE) no 1049/2001 [6]] no permitiría a la Comisión eludir su obligación de divulgar documentos elaborados en relación con un asunto puramente administrativo.

17. El denunciante también alegó que las actividades comerciales de una organización sin ánimo de lucro no son las mismas que "los intereses comerciales objetivos previstos en el Reglamento". En su opinión, la Comisión no demostró la existencia de intereses comerciales objetivos que necesitaran protección. La interpretación de la Comisión del interés comercial protegible implicaba que las actividades de cualquier entidad que compre servicios en el mercado abierto estarían comprendidas en la excepción del primer guión del apartado 2 del artículo 4. El demandante también señaló que las excepciones al derecho de acceso a los documentos deben interpretarse y aplicarse estrictamente.

18. El reclamante se opuso finalmente a la decisión de la Comisión de no divulgar el enlace que figuraba en la página 13 del informe final bajo el título "8 - Difusión y explotación ", tras la frase que dice lo siguiente: El sitio web del EQAR contiene un área reservada para los miembros del EQAR y los observadores oficiales de la Asamblea General, incluida la Comisión. Se puede acceder mediante el formulario de inicio de sesión en [deleted]".

19. Por lo que se refiere al plan empresarial EQAR, la Comisión se refirió al contenido de su respuesta a la solicitud confirmatoria del denunciante. Dado que el denunciante estaba en posesión del plan empresarial, la Comisión razonó que, por razones de economía de recursos, no necesitaba examinar si podía hacerse público con arreglo al Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

20. Por lo que se refiere a la redacción de los nombres de los miembros del personal participantes en la parte 6 del informe final, la Comisión mantuvo el razonamiento expuesto en su respuesta a la solicitud confirmatoria. Alegó que la supresión de los nombres en sí no bastaría para proteger la intimidad de las personas afectadas, ya que estas últimas serían identificables sobre la base del resto de la información contenida en esta parte, a saber, su categoría de personal y el período de asignación.

21. Por lo que se refiere a la objeción del denunciante al argumento de que las posibles consecuencias adversas de una parte en un procedimiento judicial constituyen intereses comerciales, la Comisión declaró de nuevo que, aunque ENQA no es una entidad con ánimo de lucro, actúa como cualquier otro operador económico en un mercado abierto cuando lleva a cabo varias de sus actividades, como la contratación de personal y la compra de equipos y servicios necesarios para su funcionamiento. La publicación de las partes pertinentes del informe en el dominio público sería perjudicial para los intereses comerciales de ENQA ,, que es la autora del documento en cuestión. El hecho de que ENQA se opusiera a la divulgación de determinadas partes de dicho informe afirmando que la información de estas partes es pertinente en los litigios pendientes es un elemento de la evaluación de la Comisión relativa a los intereses comerciales de ENQA. La Comisión recordó su declaración, en su respuesta confirmatoria, de que la divulgación de las partes expurgadas del informe final sobre la base del régimen de acceso público pondría en peligro la capacidad de ENQA para presentar eficazmente su caso en pie de igualdad con la otra parte o partes en estos procedimientos judiciales. A su vez, tal eventualidad perjudicaría los intereses comerciales de ENQA en lo que respecta al resultado del litigio.

22. La Comisión consideró que la condición de la entidad de que se trata, es decir, el hecho de que ENQA sea una organización sin ánimo de lucro, carece de pertinencia en lo que respecta a la protección de los intereses comerciales. La Comisión alegó que, según el tenor del artículo 4, apartado 2, primer guion, del Reglamento 1049/2001, esta disposición se aplica a los intereses comerciales de cualquier persona jurídica, ya sea pública o privada.

23. En cuanto a la posible existencia de un interés público superior en la divulgación, la Comisión presentó los mismos argumentos que los contenidos en su respuesta a la solicitud confirmatoria del denunciante.

24. En cuanto al argumento del autor de que el enlace que figura en la página 13 del informe final debería hacerse público si la Comisión no puede presentar una razón jurídica para expurgarlo, la Comisión declaró que se trata de un sitio web externo al que tiene acceso sobre la base de su calidad de observador de la Asamblea General interesada. No es un documento que obre en su poder en el sentido del artículo 3 del Reglamento 1049/2001. Por esta razón, se suprimió la contraseña de inicio de sesión para el área reservada en el sitio web de EQAR.

25. Por las razones anteriores, la Comisión mantuvo su posición de que las partes de los documentos que no se habían divulgado estaban claramente cubiertas por las excepciones establecidas en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

Evaluación preliminar del Defensor del Pueblo que conduce a una propuesta de solución amistosa

Plan de negocio de EQAR

26. Por lo que se refiere a la solicitud de acceso al plan empresarial del EQAR, el Defensor del Pueblo señala que el reclamante presentó una solicitud de acceso público al plan empresarial en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. El hecho de que el denunciante pueda haber obtenido acceso al plan empresarial del EQAR en otro lugar no significa que el plan empresarial del EQAR se haya hecho público. Toda solicitud de acceso del público a documentos en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 debe tramitarse de conformidad con las disposiciones establecidas en el mismo. La institución de que se trate solo podrá denegar el acceso del público si se aplica una de las excepciones al acceso del público enumeradas en el artículo 4 [7]. En el presente asunto, el Defensor del Pueblo no está convencido de que las razones aducidas por la Comisión para negarse a tramitar la solicitud de acceso del reclamante al plan empresarial EQAR sean conformes con las disposiciones establecidas en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Esta negativa se abordará en la propuesta del Defensor del Pueblo para una solución amistosa que figura a continuación.

Parte 6 del informe final

27. Por lo que se refiere a la parte 6 del informe final y a los nombres que en él figuran, el Defensor del Pueblo señala que el Tribunal de Justicia se ha pronunciado sobre la interacción entre las normas de la UE en materia de acceso del público y las normas de la UE en materia de protección de datos en el asunto Bavarian Lager [8]. El Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) ha seguido analizando el asunto Bavarian Lager en un documento de referencia de 24 de marzo de 2011, titulado «Public access to documents containing personal data after the Bavarian Lager ruling»[9]. En consonancia con el Memorando de Entendimiento [10] entre el Defensor del Pueblo y el SEPD, en el que ambas instituciones se comprometen a adoptar un enfoque coherente de los aspectos jurídicos y administrativos de la protección de datos, el Defensor del Pueblo considera apropiado analizar el presente caso a la luz de las directrices y conclusiones formuladas por el SEPD en su documento de antecedentes de 24 de marzo de 2011 (el «Documento de antecedentes»).

28. En el documento de referencia, el SEPD concluye que la sentencia Bavarian Lager establece que los apellidos y nombres pueden considerarse «datos personales» y que la comunicación de dichos datos entra en la definición de «tratamiento» a efectos del Reglamento (CE) no 45/2001 [11] (Reglamento sobre protección de datos)[12]. Cuando una solicitud de acceso del público con arreglo al Reglamento (CE) no 1049/2001 tenga por objeto obtener acceso a documentos que contengan datos personales, las disposiciones del Reglamento (CE) no 45/2001 serán aplicables en su totalidad [13]. Dicha solicitud de acceso público debe ser tramitada por las instituciones implicadas en virtud del artículo 8, letra b), del Reglamento (CE) no 45/2001 [14]. Para conceder el acceso a los datos personales con arreglo al artículo 8, letra b), del Reglamento (CE) n.o 45/2001, el destinatario debe demostrar la necesidad de que se transfieran los datos y la institución debe considerar si no hay motivos para suponer que los intereses legítimos del interesado puedan verse perjudicados. Esto significa que la entidad de que se trate debe llevar a cabo un ejercicio de ponderación de los intereses en juego y que la divulgación solo se permite si se cumplen ambas condiciones.

29. El SEPD concluye que el artículo 8, letra b), del Reglamento (CE) no 45/2001 exige que la persona que solicite el acceso aporte una justificación expresa y legítima o argumentos convincentes para demostrar la necesidad de transferir los datos personales [15]. Con respecto a los intereses legítimos del interesado, el SEPD declara que, en caso de duda sobre si estos se verían perjudicados por la transferencia, parece razonable que se invite al interesado a presentar sus puntos de vista sobre la posible transferencia. Sin embargo, esta invitación a presentar sus puntos de vista no debe verse como una solicitud de consentimiento para la transferencia, sino como una medida que permite a la institución tomar una decisión bien informada.

30. Sobre la base de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión consideró acertadamente que los nombres de las personas enumeradas en la parte 6 del informe final constituían datos personales. Sin embargo, este hecho debería haber llevado a la Comisión a llevar a cabo un análisis completo de la solicitud de acceso a estas denominaciones con arreglo al artículo 8, letra b), del Reglamento (CE) no 45/2001 [16]. La Comisión no parece haberlo hecho. La falta de un análisis completo de la solicitud de acceso se abordará en la propuesta de solución amistosa del Defensor del Pueblo que figura a continuación.

31. El Defensor del Pueblo también toma nota del argumento de la Comisión de que la supresión de los nombres no sería suficiente para proteger la intimidad de las personas afectadas, ya que dichas personas serían identificables sobre la base del resto de la información contenida en la parte 6 del informe final, es decir, su categoría de personal y el período de destino. Por lo tanto, según la Comisión, esta información tampoco podía divulgarse.

32. A este respecto, el Defensor del Pueblo señala que el artículo 2 del Reglamento (CE) n.o 45/2001 establece que «[f] o los fines del presente Reglamento: a) «datos personales»: toda información relativa a una persona física identificada o identificable, en lo sucesivo denominada «interesado»; una persona identificable es aquella que puede ser identificada, directa o indirectamente, en particular por referencia a un número de identificación o a uno o varios factores específicos de su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social; « …»

33. Sin embargo, el Defensor del Pueblo no considera que la Comisión haya explicado de qué manera la información sobre las categorías de personal y los períodos de asignación haría identificables a las personas enumeradas en la parte 6 del informe final.

34. De ello se deduce que la Comisión no analizó suficientemente este aspecto de la solicitud de acceso con respecto a la parte 6 del informe final, en particular con arreglo al artículo 2 y, en su caso, al artículo 8, letra b), del Reglamento 45/2001. La falta de análisis de este aspecto de la solicitud de acceso se abordará en la propuesta de solución amistosa del Defensor del Pueblo que figura a continuación.

Cuadro de información financiera

35. Por lo que se refiere a los argumentos de la Comisión en apoyo de la denegación de acceso al cuadro de información financiera, el Defensor del Pueblo no está convencido de que el resultado final de un litigio pueda constituir un interés comercial en el sentido del artículo 4, apartado 2, primer guion, del Reglamento 1049/2001.

36. Sin embargo, en su dictamen sobre la denuncia, la Comisión también alega que la divulgación pública del cuadro de información financiera sería, como tal, perjudicial para los intereses comerciales de ENQA. Según la Comisión, aunque ENQA es una entidad con ánimo de lucro, actúa como cualquier otro operador económico en un mercado abierto cuando lleva a cabo muchas de sus actividades. Estos incluyen la contratación de personal y la compra de equipos y servicios necesarios para su funcionamiento. Tras haber examinado el documento en cuestión, el Defensor del Pueblo considera que este argumento es válido. El Defensor del Pueblo también considera válido el argumento de la Comisión de que no existe un interés público superior en la divulgación.

37. Sobre la base de las conclusiones expuestas en el apartado 36 de la presente sentencia, el Defensor del Pueblo concluye que la negativa a conceder acceso público al cuadro de información financiera estaba justificada.

Enlace al sitio web en la página 13 del informe final

38. Tras inspeccionar el documento en cuestión, el Defensor del Pueblo señala que la Comisión eliminó del documento divulgado no solo la contraseña de inicio de sesión de los miembros del EQAR para acceder al área reservada, sino también el enlace a la página web que contiene el formulario de inicio de sesión. El Defensor del Pueblo señala además que el demandante solo se opone a que no se divulgue el vínculo. No cuestiona la eliminación de la contraseña de inicio de sesión.

39. La Comisión denegó el acceso al enlace a la página web alegando que ésta no era "un documento en su poder". El Defensor del Pueblo señala a este respecto que el demandante solicitó acceso al documento en el que se menciona el enlace, y no a la página web real a la que conduce dicho enlace. El documento en el que se menciona el vínculo es claramente un documento en poder de la Comisión y el vínculo es un componente de dicho documento.

40. El Defensor del Pueblo señala que, si el razonamiento de la Comisión se considerara válido, conduciría a una situación absurda en la que todos los enlaces a páginas web externas que se citan en un documento en poder de la Comisión, incluidos los enlaces a páginas web públicas, tendrían que eliminarse antes de que se publique el documento.

41. Si bien el vínculo en cuestión forma claramente parte de un documento que obra en poder de la Comisión, aún debe examinarse si dicha parte del documento debe suprimirse, de conformidad con las excepciones al acceso establecidas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Dado que la Comisión simplemente alegó que la solicitud se refería a un documento que no estaba en su poder, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión no motivó adecuadamente su negativa a facilitar el acceso al enlace. La falta de motivación adecuada de su negativa a proporcionar acceso al enlace se abordará en la propuesta del Defensor del Pueblo para una solución amistosa que figura a continuación.

La propuesta de solución amistosa

42. Sobre la base del análisis anterior y de las conclusiones de los apartados 26, 30, 34 y 41, el Defensor del Pueblo presentó la siguiente propuesta de solución amistosa:

La Comisión podría reconsiderar la posibilidad de dar acceso al plan de actividades del EQAR, a la parte 6 del informe final y al enlace de la página 13 del informe final.

Los argumentos presentados al Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

43. En su respuesta al Defensor del Pueblo, la Comisión declaró que consideraba que había aceptado la propuesta de solución amistosa. La Comisión había reexaminado la posibilidad de conceder acceso público al plan de actividades del EQAR consultando al autor del documento, que no se opuso a su divulgación. Por consiguiente, la Comisión había decidido divulgar el plan de actividades del EQAR, que ahora es accesible al público.

44. La Comisión no consideró necesario volver a examinar la posibilidad de conceder acceso público a la parte 6 del informe final, habida cuenta de la reciente sentencia del Tribunal General en el asunto T-82/09 [17] y de la falta de motivación específica por parte del denunciante de la solicitud de transferencia de datos personales.

45. La Comisión reconoció que no había ninguna razón para proteger el enlace de la página 13 del informe final. El «login» y la «contraseña» de la página 13 del informe final se suprimieron para impedir el acceso al sitio interno del EQAR. Sin embargo, el formulario de inicio de sesión en sí, al que conduce el enlace, no contiene contenido sustantivo.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

46. El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción la decisión de la Comisión de hacer accesible al público el plan de actividades del EQAR. El Defensor del Pueblo también aplaude la voluntad de la Comisión de aceptar su razonamiento con respecto al enlace de la página 13 del informe final al reconocer que no había ninguna razón para protegerlo. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo llega a la conclusión de que la Comisión ha tomado medidas para resolver estos aspectos de la reclamación.

47. El Defensor del Pueblo señala además que, a pesar de haber constatado que el enlace de la página 13 del informe final debería haberse divulgado, la Comisión no parece haber facilitado al reclamante una versión actualizada de la página 13 del informe final, que contenga el enlace. Sin embargo, tras haber inspeccionado el documento en cuestión y visitado el formulario de inicio de sesión al que conduce el enlace, el Defensor del Pueblo coincide con la Comisión en que el formulario de inicio de sesión no contiene ningún contenido sustantivo. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no proseguirá con este asunto.

48. Con respecto a la parte 6 del informe final, el Defensor del Pueblo toma nota de la declaración de la Comisión, en su respuesta a la propuesta de solución amistosa, en la que sostiene que no tuvo que volver a examinar la solicitud de acceso a este respecto. No obstante, el Defensor del Pueblo señala que, no obstante, la Comisión aportó razones adicionales por las que no considera que esté en consonancia con la legislación aplicable facilitar el acceso del público a este documento. En resumen, la Comisión alegó que el denunciante no ha facilitado ninguna razón específica que justifique la solicitud de transferencia de datos personales.

49. Como se señala en la propuesta de solución amistosa, la jurisprudencia de los tribunales de la UE establece que una solicitud de acceso público a un documento que contenga datos personales debe tramitarse con arreglo al artículo 8, letra b), del Reglamento 45/2001 [18], lo que significa que, como primer paso, el solicitante debe demostrar la necesidad de que se transfieran los datos [19]. En el caso de autos, parece que el denunciante no lo ha hecho y, por tanto, la Comisión está facultada, en principio, para denegar el acceso sobre la base del artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001.

50. No obstante, el Defensor del Pueblo señala que el reclamante presentó la solicitud de acceso a la parte 6 del informe final antes de que los tribunales de la UE definieran con más detalle la excepción al derecho de acceso del público a los datos personales establecida en el artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001. Por lo tanto, el reclamante podría no haber tenido conocimiento, en ese momento, de su obligación de establecer la necesidad de transferir los datos. Sin embargo, el denunciante podría considerar la posibilidad de presentar una nueva solicitud de acceso, demostrando tal necesidad aportando justificaciones expresas y legítimas.

51. Si una institución considera que el Reglamento 45/2001 se aplica a una solicitud de acceso público a un documento y se deniega el acceso al documento de que se trate porque el solicitante no ha intentado demostrar la necesidad de que se transfieran datos personales, el Defensor del Pueblo considera que, al informar al solicitante de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria de conformidad con el artículo 7 del Reglamento 1049/2001, es conveniente que la institución también informe al solicitante de la obligación de demostrar dicha necesidad. Esto se ajustaría a los principios de buena administración y de cultura de servicio y, más concretamente, al artículo 10, apartado 3, del Código Europeo de Buena Administración, relativo al asesoramiento prestado a los ciudadanos. El Defensor del Pueblo hará otra observación a este respecto.

52. Por lo que respecta a la cuestión de si sería posible conceder un acceso parcial a la parte 6 del informe final [20], el Defensor del Pueblo mantiene la preocupación expuesta en los apartados 31 a 33 de la presente sentencia, es decir, que la Comisión no ha explicado de qué manera la información sobre las categorías de personal y los períodos de destino haría identificables a las personas en el sentido del artículo 2 del Reglamento 45/2001. A este respecto, el Defensor del Pueblo señala que, si la información no se considera datos personales a efectos del Reglamento (CE) n.o 45/2001, no se aplica el requisito de que el solicitante demuestre la necesidad de que se transfieran los datos, tal como se describe en el apartado 48 anterior. Sobre la base de lo anterior, la negativa de la Comisión a divulgar dicho documento después de haber oscurecido los nombres constituye un caso de mala administración y el Defensor del Pueblo hará una observación crítica con respecto a este aspecto de la reclamación.

53. Antes de adoptar su decisión en el presente asunto, el Defensor del Pueblo leyó atentamente la reciente sentencia del Tribunal General en el asunto T-190/10 [21]. El Defensor del Pueblo señala que esta sentencia se dictó después de que el Defensor del Pueblo hubiera formulado su propuesta de solución amistosa en el presente caso y después de que la Comisión hubiera proporcionado su respuesta a dicha propuesta. En el asunto T-190/10, el Tribunal General declaró que una institución solo podía denegar el acceso del público a un documento que contuviera datos personales si, en un primer momento, explicaba cómo el acceso a dicho documento podía menoscabar concreta y efectivamente la intimidad de las personas afectadas en el sentido del artículo 4, apartado 1, letra b), del Reglamento 1049/2001.[22] En opinión del Defensor del Pueblo, las conclusiones expuestas en los apartados 51 y 52 son coherentes no solo con la jurisprudencia anterior citada en la propuesta de solución amistosa, sino también con la jurisprudencia posterior.

B. Conclusiones

Sobre la base de su investigación sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión y observación crítica:

Con respecto a la solicitud de acceso al plan de actividades del EQAR y al enlace de la página 13 del informe final, la Comisión ha tomado medidas para resolver el asunto.

Observación crítica:

Por lo que se refiere a la parte 6 del informe final, la Comisión no ha explicado de qué manera la información sobre las categorías de personal y los períodos de destino haría identificables a las personas en el sentido del artículo 2 del Reglamento (CE) n.o 45/2001. Por consiguiente, la negativa de la Comisión a divulgar dicho documento tras haber oscurecido los nombres constituye un caso de mala administración.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión.

Observaciones adicionales

Si una institución considera que el Reglamento 45/2001 se aplica a una solicitud de acceso público a un documento y se deniega el acceso al documento en cuestión porque el solicitante no ha demostrado la necesidad de que se transfieran datos personales, el Defensor del Pueblo subraya la importancia de aplicar los principios de buena administración y de comprometerse con una cultura de servicio a los ciudadanos. Considera que, al informar al solicitante de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria de conformidad con el artículo 7 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, la institución estaría en consonancia con esos principios y con esa cultura de servicio, e informaría también al solicitante de la obligación de demostrar dicha necesidad.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Hecho en Estrasburgo, el 9 de julio de 2012.

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[1] Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO 2001, L 145, p. 43).

[2] EQAR es una organización internacional sin ánimo de lucro establecida por el 'Grupo E4' que comprende la Asociación Europea para la Garantía de la Calidad en la Educación Superior (ENQA), la Unión Europea de Estudiantes (ESU), la Asociación Europea de Universidades (EUA) y la Asociación Europea de Instituciones de Educación Superior (EURASHE). El objetivo del EQAR es mejorar la calidad de la educación superior europea y promover una mayor movilidad de los estudiantes proporcionando información clara y objetiva sobre las agencias de garantía de la calidad fiables que trabajan en Europa. El nuevo registro también tiene por objeto facilitar el reconocimiento mutuo de las decisiones de garantía de la calidad.

[3] "Las instituciones denegarán el acceso a un documento cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de: …privacidad e integridad de la persona, en particular de conformidad con la legislación comunitaria relativa a la protección de los datos personales.».

[4] "Las instituciones denegarán el acceso a un documento cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de

- intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual

… a menos que exista un interés público superior en la divulgación.

[5] La Comisión también facilitó las siguientes aclaraciones detalladas:

"La sección de estados de cuentas (parte i) contiene un informe sobre las declaraciones de gastos para la preparación del EQAR; presenta el presupuesto global, los importes que pueden optar a la financiación de la Comisión y otras fuentes de financiación (fondos propios de la asociación). La sección sobre gastos por tipo de coste y por socio (parte ii) presenta el desglose de costes por socio (el grupo E4 descrito anteriormente) y, por tanto, informa sobre cómo se dividió la subvención de la Comisión entre los socios en lo que respecta a los costes de personal, viajes y dietas, equipos, subcontratación y otros costes. La sección sobre los gastos de personal realizados por socio (parte iii) ofrece una relación detallada por socio de los gastos de personal por categoría de personas empleadas en el proyecto (gerente, investigador, profesor y/o formador, personal técnico y personal administrativo). En cada categoría de personal, esta parte informa sobre el número de días trabajados en el proyecto, el coste por día y el coste total de personal por categoría. La sección sobre gastos de viaje y dietas realizados (parte iv) presenta estos gastos (con un desglose por persona) y los informes de gastos de equipo realizados (también en parte iv) sobre el equipo, como computadoras, adquirido para el proyecto. Los gastos de subcontratación y otros gastos (parte v) se refieren a las consultas de los abogados para la redacción de los estatutos del EQAR y la creación de la organización. Por último, otros costes están relacionados con el diseño corporativo (como el logotipo), los costes telefónicos, el diseño del sitio web, el diseño del folleto informativo EQAR y su impresión, entre otros. Como mencioné en mi carta anterior, la Comisión ha consultado a ENQA, el autor de los documentos en cuestión, con el fin de evaluar si una excepción de los apartados 1 o 2 del artículo 4 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 es aplicable a los documentos a los que se refiere su solicitud. Tras esta consulta, ENQA formuló objeciones en relación con la divulgación de la parte confidencial del informe final del proyecto EQAR, invocando un procedimiento judicial en curso ante un órgano jurisdiccional nacional como motivo de su oposición.

[6] El artículo 4, apartado 2, del Reglamento 1049/2001 establece que «[l]as instituciones denegarán el acceso a un documento cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de: … — procedimientos judiciales y asesoramiento jurídico, …».

[7] Al examinar tal solicitud con arreglo al Reglamento (CE) n.o 1049/2001, la institución debe tener en cuenta, en su razonamiento, las consecuencias de que el público haya obtenido acceso al documento de que se trate. Aunque una persona o determinadas personas ya hayan obtenido acceso al documento de que se trate, una de las excepciones al acceso del público con arreglo al artículo 4 puede seguir aplicándose a una solicitud de acceso del público.

[8] Asunto C-28/08 P, Comisión contra Bavarian Lager, sentencia de 29 de junio de 2010, pendiente de publicación en la Recopilación.

[9] Disponible en el sitio web del SEPD: www.edps.europa.eu

[10] DO 2007, C 27, p. 21.

[11] Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos.

[12] Asunto C-28/08 P, Comisión contra Bavarian Lager, apartados 68-69.

[13] Asunto C-28/08 P, Comisión contra Bavarian Lager, apartado 63.

[14] El artículo 8, letra b), del Reglamento (CE) n.o 45/2001 establece que «[e]n perjuicio de lo dispuesto en los artículos 4, 5, 6 y 10, los datos personales solo se transferirán [...] b) si el destinatario demuestra la necesidad de que se transfieran los datos y si no hay motivos para suponer que los intereses legítimos del interesado puedan verse perjudicados».

[15] Asunto C-28/08 P, Comisión contra Bavarian Lager, apartado 78.

[16] La sentencia en el asunto Bavarian Lager se dictó el 29 de junio de 2010, lo que sugiere que la Comisión puede no haberla tenido en cuenta al elaborar su dictamen en el presente asunto, que tiene fecha de 27 de julio de 2010.

[17] Asunto T-82/09 G.J. Dennekamp/Parlamento Europeo, sentencia de 23 de noviembre de 2011, pendiente de notificación.

[18] Cuando una solicitud de acceso del público con arreglo al Reglamento (CE) n.o 1049/2001 tenga por objeto obtener acceso a documentos que contengan datos personales, las disposiciones del Reglamento (CE) n.o 45/2001 serán aplicables en su totalidad. Véase el asunto C-28/08 P, Comisión contra Bavarian Lager, sentencia de 29 de junio de 2010, pendiente de publicación, apartado 63.

[19] Asunto C-28/08 P, Comisión contra Bavarian Lager, sentencia de 29 de junio de 2010, pendiente de publicación, apartados 59, 63 y 77; asunto T-82/09, G.J. Dennekamp/Parlamento Europeo, sentencia de 23 de noviembre de 2011, pendiente de publicación, apartados 26 y 30.

[20] Artículo 4, apartado 6, del Reglamento 1049/2001.

[21] Asunto T-190/10, Egan y Hackett/Parlamento, sentencia de 28 de marzo de 2012, pendiente de publicación.

[22] Ibidem, apartados 90 a 91.