Antecedentes de la denuncia

1. El 26 de julio de 2018, el denunciante solicitó al Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) acceso público a todo el material informativo suministrado (entre el 1 de junio de 2013 y el 26 de julio de 2017) a los dos jefes de delegación más recientes de la Unión Europea en Tel Aviv sobre el programa de investigación científica Horizonte 2020.

2. El 5 de septiembre de 2018, el denunciante solicitó al SEAE acceso público a todas las notas informativas facilitadas al actual jefe de delegación de la Unión Europea en Tel Aviv para su reunión con un alto político israelí el 28 de agosto de 2018.

3. El 14 de septiembre de 2018, el SEAE respondió a las dos solicitudes del reclamante. El SEAE declaró que, en lo que respecta a la primera solicitud, no identificó ninguna nota informativa redactada para los dos jefes de delegación sobre el tema de Horizonte 2020.

4. En relación con la segunda solicitud, el SEAE aclaró que la Delegación de la UE en Tel Aviv le había informado de que no se había elaborado ninguna nota informativa escrita para el actual jefe de delegación en preparación de la reunión de jefes de misión de la UE del 28 de agosto de 2018.

5. El 17 de septiembre de 2018, el denunciante solicitó una revisión de dichas conclusiones mediante la denominada solicitud confirmatoria al SEAE. El SEAE confirmó que los documentos solicitados no existían y motivó esta conclusión.

6. El demandante no quedó satisfecho con esta respuesta y se dirigió al Defensor del Pueblo el 17 de octubre de 2018.

La investigación

7. La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre la negativa del SEAE a divulgar los documentos solicitados.

8. Durante la investigación, el Defensor del Pueblo llevó a cabo un análisis exhaustivo de los argumentos presentados por las partes. El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo también se reunió con representantes del SEAE e inspeccionó el expediente del SEAE.

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

9. El denunciante alega que el SEAE no le concedió acceso a i) el material informativo facilitado a los dos jefes de delegación más recientes de la UE en Tel Aviv sobre el programa Horizonte 2020 entre el 1 de junio de 2013 y el 26 de julio de 2017, y ii) las notas informativas facilitadas al actual jefe de delegación de la UE en Israel, para su reunión con un alto político israelí, el 28 de agosto de 2018.

10. El SEAE aclaró inicialmente que el término «briefing» es utilizado principalmente por el SEAE para describir documentos que pueden ser solicitados por un comisario o altos directivos. Según el SEAE, es menos común preparar dichos documentos para los jefes de delegación, especialmente en el contexto de reuniones periódicas o sobre asuntos que ya les son familiares.

11. Con referencia a la solicitud de «material informativo facilitado a los dos jefes de delegación más recientes de la UE en Tel Aviv sobre el programa Horizonte 2020», en la respuesta confirmatoria, el SEAE aclaró que el programa Horizonte 2020 es un importante programa de la UE dirigido por la Comisión en el que una gran cantidad de información ya está disponible públicamente en línea. El SEAE considera razonable que un jefe de delegación pueda informarse a sí mismo [o a sí mismo] sobre el programa Horizonte 2020 y disponga de personal en la delegación con el que pueda debatir si algunos puntos necesitan aclaraciones.

12. El SEAE explicó al equipo de investigación de la Defensora del Pueblo que había realizado una búsqueda del material informativo solicitado en la base de datos de gestión de documentos del SEAE en Bruselas y en el archivo de la delegación de la UE en Tel Aviv, pero no identificó ningún documento que entrara en el ámbito de aplicación de la solicitud.

13. En relación con la solicitud de «acceso a la información facilitada al jefe de la Delegación de la UE en Israel para una reunión con el alto político israelí el 28 de agosto de 2018», el SEAE explicó que no se había elaborado ninguna nota informativa escrita para el actual jefe de la Delegación en preparación de la reunión del 28 de agosto de 2018.

14. El SEAE aclaró además que la reunión en cuestión no era una reunión bilateral con el político, sino más bien una reunión periódica de los jefes de misión de la UE a la que el político había sido invitado. Las reuniones de los jefes de misión de la UE son reuniones de todos los embajadores de los Estados miembros de la UE y del jefe de delegación de la UE pertinente. La Delegación de la UE suele actuar como facilitadora en dichas reuniones. Cada vez que se invita a un invitado a esas reuniones, la reunión normalmente comenzaría con comentarios de apertura del invitado seguidos de preguntas. Aclararon además que, en el contexto de las reuniones de los jefes de misión, el jefe de delegación de la UE no requiere que se prepare ninguna información específica por escrito. Por esta razón, no existía ningún documento al que se pudiera dar acceso.

Evaluación del Defensor del Pueblo

15. De conformidad con la presunción [1] de legalidad de los actos de la Unión, cuando la institución de que se trate afirme que no existe un documento concreto al que se haya solicitado el acceso del público, existe la presunción de que no existe [2].

16. El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo se centró en la probable existencia de los documentos solicitados y evaluó la forma en que el SEAE llevó a cabo la búsqueda para identificar cualquier documento que pudiera haber sido pertinente para la solicitud.

17. En el transcurso de la reunión de inspección, el SEAE explicó al equipo de investigación de la Defensora del Pueblo, de manera muy exhaustiva, las búsquedas que había realizado y las razones para concluir que no era sorprendente que dichas búsquedas hubieran sido improductivas. Los documentos identificados y presentados al equipo de investigación de la Defensora del Pueblo quedan claramente fuera del ámbito de aplicación de la solicitud.

18. El Defensor del Pueblo reconoce y elogia el hecho de que el SEAE haya llevado a cabo una búsqueda exhaustiva de los documentos y haya aplicado un enfoque muy amplio en la interpretación de qué documentos podrían incluirse en la solicitud de acceso público.

Conclusión

Sobre la base de la investigación, el Defensor del Pueblo archiva este asunto con la siguiente conclusión:

No hubo mala administración por parte del Servicio Europeo de Acción Exterior.

Se informará de esta decisión al reclamante y al Servicio Europeo de Acción Exterior.

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

Estrasburgo, 6.12.2018

[1] Se trata de una simple presunción de que el solicitante puede refutar de cualquier manera mediante pruebas pertinentes y concordantes.

[2] Auto del Tribunal de Primera Instancia de 30 de abril de 2001 en el asunto T-41/00, BAT/Comisión.