Antecedentes de la denuncia

1. En enero de 2017, Access Info Europe, una organización no gubernamental (ONG), puso en marcha una campaña para obtener acceso público a todos los gastos de viaje de los comisarios para 2016. Creó un sitio web [1] en el que los ciudadanos podían seguir enlaces para solicitar el acceso a los gastos de viaje de un comisario durante un período de dos meses. 120 ciudadanos hicieron 188 solicitudes de este tipo. La ONG es el primer denunciante en este caso. El segundo denunciante es una persona, uno de los ciudadanos que presentó una solicitud, que solicita acceso a los gastos de viaje del comisario Hahn de mayo a junio de 2016 y de septiembre a octubre de 2016.  

2. En marzo de 2017, la Comisión escribió a la ONG explicando que su campaña había desencadenado las solicitudes y sugiriendo que se comunicaría con la ONG como intermediario para los 120 ciudadanos, tratando las solicitudes como de una sola fuente. La ONG no estuvo de acuerdo, ya que no consideró que actuara en nombre de los solicitantes. Debido a que la Comisión adoptó este enfoque, el denunciante individual en este caso no recibió ni una respuesta ni un acuse de recibo de su solicitud inicial.  Lo mismo puede decirse de su solicitud de revisión (denominada «solicitud confirmatoria»), respecto de la cual no recibió respuesta alguna de la Comisión.  

3. En respuesta a las propias solicitudes de acceso, la Comisión demostró que necesitaría 75,5 días hábiles para preparar una respuesta a todas ellas. Concluyó que se trataba de una carga administrativa desproporcionada. En consonancia con las normas de acceso público de la UE, la Comisión propuso una solución justa [2]. La solución justa presentada fue que la ONG redujera la solicitud a cualquier período de dos meses en 2015 y 2016, excluyendo a cinco comisarios para los que los gastos de viaje durante un período de dos meses ya se habían publicado en diciembre de 2016.

4. La ONG alegó que no estaba en condiciones de aceptar ninguna solución propuesta, ya que no era la única fuente de las solicitudes. No obstante, subrayó que, en cualquier caso, consideraba inaceptable la solución propuesta. La ONG se quejó a la Comisión de la forma en que la Comisión había tramitado las solicitudes de acceso.

5. El reclamante se dirigió al Defensor del Pueblo en abril de 2017, ya que la Comisión no había respondido a su solicitud de acceso público a los documentos. La ONG recurrió al Defensor del Pueblo en junio de 2017, al no haber recibido respuesta de la Comisión sobre su reclamación.

6. En junio de 2017, la Comisión informó a la ONG de que, debido al gran número de documentos cubiertos por la solicitud de acceso, necesitaría más tiempo antes de responder.

7. En julio de 2017, la Comisión emitió su respuesta a la solicitud de revisión, enviándola únicamente a la ONG. La Decisión establecía que la Comisión había limitado unilateralmente el alcance de la solicitud, ya que no se había llegado a una solución.[3] La Comisión concedió acceso a 257 declaraciones resumidas de gastos relativas a los gastos de viaje durante el período de enero y febrero de 2016 para el presidente, los vicepresidentes y los comisarios en ejercicio en ese momento.

La investigación

8. La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre la forma en que la Comisión tramitó las solicitudes de acceso público relativas a los gastos de viaje de los comisarios. Durante la investigación, el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo se reunió con la Comisión e inspeccionó el expediente de la Comisión sobre el asunto. La decisión del Defensor del Pueblo tiene en cuenta los argumentos y puntos de vista presentados por las partes durante la investigación, así como los intercambios escritos entre las partes durante el procedimiento de solicitud de acceso público.  

Tramitación por la Comisión de las solicitudes de acceso público a los documentos relativos a los gastos de viaje de los comisarios

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

9. El denunciante individual alegó que la Comisión no tramitó su denuncia de conformidad con las normas aplicables [4], ya que la Comisión no aceptó su solicitud ni, de hecho, no respondió a ella.

10. La ONG también está preocupada por la forma en que la Comisión tramitó las solicitudes de acceso. Argumenta que deberían haberse manejado como solicitudes separadas en lugar de como una solicitud única de una fuente. Además, la ONG alega que la Comisión se equivocó al decidir comunicarse directamente con ella, en lugar de con todos los solicitantes individualmente, en particular después de que la ONG haya dicho que no actuaría como intermediario para los solicitantes.

11. Además, la ONG no considera que la Comisión pudiera presentar una propuesta de solución justa, ya que cada solicitud individual no se refería a un gran número de documentos. También rebate la opinión de la Comisión de que el tiempo necesario para tramitar todas las solicitudes de acceso sería de 75,5 días.

12. La Comisión alega que era correcto tratar las numerosas solicitudes de acceso como una sola.  La campaña de la ONG y la redacción muy similar de las solicitudes dejan claro que las solicitudes formaban parte de una campaña organizada. La Comisión considera que se trataba de un intento de evitar una solicitud de acceso público para un gran número de documentos, lo que habría sido demasiado gravoso para la Comisión.

13. Las normas de acceso público no pueden eludirse dividiendo una solicitud de un gran número de documentos en solicitudes múltiples y más pequeñas [5]. Dado que fue la ONG la que inició la campaña de acceso público a estos documentos, la Comisión la consideró intermediaria de los solicitantes.

14. La Comisión también alegó que, cuando tramita una solicitud de acceso público, debe tener en cuenta el interés del solicitante y la carga de trabajo necesaria para tramitar la solicitud. En este caso, considera que la solución propuesta equilibraba adecuadamente esos intereses al limitar la solicitud de acceso a un período de dos meses. Dado que la ONG no aceptó la solución propuesta, la Comisión alega que aplicó correctamente la solución propuesta, de modo que pudo tramitar la solicitud en el plazo legal de 15 días hábiles.

Evaluación del Defensor del Pueblo

15. Las normas de acceso público de la UE tienen debidamente en cuenta la carga administrativa que puede imponerse a una institución en caso de una solicitud muy grande o de muchas solicitudes del mismo solicitante. En este caso, la Comisión recibió 188 solicitudes de acceso público en un breve período de tiempo. Dada la naturaleza muy similar de estas solicitudes, y el hecho indiscutible de que la ONG las alentó, organizó y coordinó, era razonable que la Comisión las tramitara como una única solicitud de gran envergadura. Si no se permitiera a la Comisión adoptar tal punto de vista, las normas destinadas a proteger el interés público en el buen funcionamiento de la administración pública serían fácilmente eludidas y vulneradas.

16. Si bien el Defensor del Pueblo está de acuerdo en que la Comisión actuó razonablemente cuando decidió tramitar todas las solicitudes conjuntamente, debería haber informado a los solicitantes de su decisión de comunicarse únicamente con la ONG, como intermediario.  Informar a cada solicitante sobre su intención de proceder, mediante un correo electrónico normalizado dirigido a cada solicitante, no habría requerido una cantidad excesiva de trabajo.

17. Si bien está claro para el Defensor del Pueblo que la ONG orquestó la campaña, la Comisión no puede delegar la obligación de responder a las solicitudes de acceso individuales en una parte que no acepte este papel. Si la Comisión considera necesario comunicarse con una parte en una situación como esta para facilitar la tramitación de las solicitudes, debe asegurarse de que la parte pertinente está de acuerdo y la Comisión también debe informar a todos los solicitantes de la presente Decisión.

18. Por lo que se refiere a la cuestión de si la Comisión actuó razonablemente cuando propuso limitar la solicitud de acceso público, el Defensor del Pueblo considera, tras llevar a cabo una inspección del expediente y obtener una explicación sobre la forma en que la Comisión procesa y almacena los documentos en cuestión, que el tiempo estimado de la Comisión para tramitar la solicitud de acceso, 75,5 días hábiles, era razonable. Como tal, la Comisión estaba justificada al tratar de encontrar una solución justa, tal como se prevé en el marco jurídico.

19. Por lo que se refiere al fondo de la propuesta de limitar el alcance de la solicitud, la Comisión presentó una solución para que la solicitud pudiera tramitarse en un plazo razonable. El Defensor del Pueblo señala que los tribunales de la UE han insistido en que este plazo no puede ampliarse para tramitar solicitudes importantes [6]. En este contexto, la Comisión actuó razonablemente cuando concedió acceso a 257 declaraciones resumidas de gastos relativas a los gastos de viaje durante el período de enero y febrero de 2016 para el presidente, los vicepresidentes y los comisarios en ejercicio en ese momento.

20. Sin embargo, el Defensor del Pueblo está de acuerdo en que existe un interés público significativo en tener acceso a la información en cuestión. Como tal, el Defensor del Pueblo, durante la investigación, tuvo la intención de explorar los medios por los cuales la Comisión podría hacer que dichos documentos estuvieran disponibles proactivamente de manera oportuna en el futuro.  En este contexto, el Defensor del Pueblo acoge con satisfacción los recientes acontecimientos, a saber, el compromiso de la Comisión [7] de publicar cada dos meses información sobre los gastos de viaje de cada comisario. El Defensor del Pueblo ha estado supervisando el cumplimiento de este compromiso y acoge con satisfacción el hecho de que la publicación de esta información sea ahora regular y rutinaria. Se trata de un paso muy positivo hacia una mayor transparencia en este ámbito y justifica el cierre de la presente investigación. No obstante, el Defensor del Pueblo seguirá supervisando de cerca la situación. 

Conclusión

Sobre la base de la investigación, el Defensor del Pueblo archiva este asunto con la siguiente conclusión:

A la luz del compromiso positivo de la Comisión de publicar periódicamente y de forma rutinaria información sobre los gastos de viaje de cada comisario cada dos meses, el Defensor del Pueblo considera que no hay motivos para seguir investigando la cuestión.

El Defensor del Pueblo felicita a la Comisión por esta nueva política de publicación proactiva.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión.

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

Estrasburgo, 16.11.2018

[1] www.access-info.org/comisionados-gastos

[2] Artículo 6, apartado 3, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).

[3] Sentencia del Tribunal de Justicia de 2 de octubre de 2014 en el asunto C-127/13, Guido Strack/Comisión, ECLI:EU:C:2014:2250, apartados 27 a 28.

[4] A saber, el artículo 7 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, en virtud del cual las solicitudes se tramitarán con prontitud y se enviarán acuse de recibo.

[5] Sentencia del Tribunal General de 10 de diciembre de 2010 en el asunto T-494/08, Ryanair/Comisión, ECLI:EU:T:2010:511, apartado 34

[6] Asunto C-127/13, Guido Strack/Comisión, apartados 27-28

[7] Véase el discurso sobre el estado de la Unión de 2017 del presidente Jean-Claude Juncker, elaborado posteriormente en el artículo 6, apartado 2, de la Decisión C(2018) 700 final de la Comisión, de 31 de enero de 2018, relativa a un código de conducta de los miembros de la Comisión Europea, disponible en: https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/code-of-conduct-for-commissioners-2018_en_0.pdf