# Registro público de la actividad de tratamiento del Defensor del Pueblo Europeo: Organización de la encuesta de personal 2023 en la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo
- Autor: Defensor del Pueblo Europeo
- Fecha: 2023-11-29T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/es/dataprotection/dpo-register/dpo-record/es/178454)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/es/178454)
---
**1. Última actualización de este registro**: 05/06/23
**2. Número de referencia: 05/2023**
**3. Nombre y datos de contacto del responsable del tratamiento: Defensor del Pueblo** Europeo, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Estrasburgo Cedex - EO[@ombudsman.europa.eu](mailto:EOtraineeship@ombudsman.europa.eu)
*++Servicio responsable:++*
Dirección de Administración (personal de TIC) y equipo del proyecto (un miembro del SG y el jefe del equipo de RRHH)
**4. Nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos:** D.a Francesca Pavesi - DPD adjunto: D. Nicholas Hernanz
Correo electrónico: <mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu> DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu
**5. Nombre y datos de contacto del encargado del tratamiento: la empresa** externa encargada de recopilar las respuestas a la encuesta y redactar el informe resumido:
INCIDENCIA SPRL
Chaussée de Bruxelles 11/15,
1300 Wavre
Bélgica
Correo electrónico: [gcomhaire@incidence.be](mailto:gcomhaire@incidence.be) o [info@incidence.be](mailto:info@incidence.be)
**6. Nombre y datos de contacto del corresponsable o corresponsables del tratamiento: N/A**
**7. Finalidad(es) del tratamiento:** El OE, a través *de LimeSurvey* (una herramienta de encuesta interna), tiene la intención de llevar a cabo una encuesta de personal para recabar información del personal sobre la organización de la oficina, las condiciones de trabajo, el entorno de trabajo y sobre cuestiones éticas y de bienestar. El objetivo es identificar las áreas que se perciben como satisfactorias, así como las áreas que pueden requerir acciones de seguimiento y, en la medida de lo posible, comparar los resultados a lo largo del tiempo y con los de otras instituciones.
La base jurídica del procedimiento es el artículo 1 sexies, apartados 2 y 3, del Estatuto[^\[1\]^](#_ftn1){#_ftnref1}.
**8. Descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales:**
**++- Categorías de interesados++**: miembros del personal de la Oficina de Igualdad de Oportunidades (funcionarios, agentes temporales o agentes contractuales). Los becarios de la Oficina de Igualdad de Oportunidades no participan en la encuesta de personal.
**++- Categorías de datos personales:++**
La encuesta es anónima. El registro de las respuestas de la encuesta no contiene ninguna información de identificación sobre los encuestados. Al hacer comentarios en el cuadro de texto libre, los encuestados pueden agregar información. En esos casos, existe la posibilidad de que ciertos encuestados sean identificados o de que revelen datos personales de terceros, dependiendo del contenido de la información que elijan proporcionar.
El EO procesa las direcciones de correo electrónico profesionales del personal para poder enviar el enlace a la encuesta. La OE también procesa las respuestas de la encuesta. Estos datos personales pueden ser tratados por la empresa externa y por la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo.
La empresa externa encargada del informe procesa las opiniones del personal recopiladas sobre la base del cuestionario de la encuesta.
**9. Plazo de conservación de los datos y, en la medida de lo posible, de supresión:**
El ordenador europeo conservará las direcciones de correo electrónico de los encuestados durante el tiempo que sea necesario para enviar la encuesta de personal de 2023 a los miembros del personal afectados.
El operador económico mantendrá las respuestas a la encuesta, incluidos los posibles datos personales presentados por los encuestados en los cuadros de texto libre, durante un máximo de cinco años. Eliminará los datos después.
La empresa externa conservará las respuestas facilitadas por los encuestados durante el tiempo necesario para elaborar el informe de la encuesta y durante un máximo de cinco años[^\[2\].^](#_ftn2){#_ftnref2} Eliminará los datos después. Se presume que todas las respuestas son anónimas, con la excepción de los cuadros de texto libre si los encuestados proporcionan datos personales en ellos.
**10. Destinatarios de los datos:**
El destinatario es la empresa externa responsable de redactar el informe sobre la encuesta.
Los resultados globales (datos anonimizados) también se compartirán con el personal.
**11. ¿Existen transferencias de datos personales a terceros países o a organizaciones internacionales?** N/A
**12. Descripción general de las medidas de seguridad:**
La OE utiliza \<\<LimeSurvey\>\> para enviar la encuesta a los encuestados y recoger las respuestas. LimeSurvey es una herramienta de encuesta interna que garantiza que todos los datos procesados permanezcan dentro de un servidor seguro del Defensor del Pueblo Europeo y que los datos estén protegidos mediante estrictas normas de seguridad.
Las respuestas a las preguntas de la encuesta hacen imposible la identificación de los interesados, excepto en determinados casos en los que los encuestados pueden añadir información en un cuadro de texto libre.
La encuesta incluye el siguiente descargo de responsabilidad: "*para mantener el anonimato de los participantes, nos aseguramos de que las respuestas estén estructuradas de una manera que impida la identificación de individuos. Sin embargo, tenga en cuenta que algunos campos de texto libre permiten a las personas la libertad de ingresar cualquier información que elijan, incluidos los datos personales de ellos mismos u otros. Recomendamos encarecidamente a los participantes que se abstengan de divulgar cualquier información de identificación personal en estos campos\>\>.*
**13. Información sobre la forma en que los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso y rectificación y, en su caso, de supresión, limitación y portabilidad** de los datos:
++En relación con las direcciones de correo electrónico de los miembros del personal del EO:++
Los miembros del personal pueden solicitar tener acceso a sus propios datos personales y a la información pertinente sobre cómo los utiliza el operador económico. También pueden solicitar la rectificación de cualquier dato incompleto o inexacto que les concierna. Bajo ciertas condiciones, tienen derecho a oponerse al uso de sus datos por parte del EO por motivos relacionados con su situación particular, en cualquier momento, así como el derecho a solicitar que el EO elimine sus datos personales o restrinja su uso.
El Defensor del Pueblo Europeo responderá a las solicitudes lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes.
++En cuanto a las respuestas a la encuesta:++
Una vez que los encuestados envían sus respuestas a la encuesta, las respuestas se convierten en información anónima. Como tal, los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725 no son aplicables a las respuestas a la encuesta. La cláusula de exención de responsabilidad sobre los cuadros de texto libre proporciona suficiente información a los encuestados sobre los riesgos de proporcionar datos personales en sus respuestas. Dado que la encuesta se lleva a cabo de forma anónima, técnicamente no es posible identificar \<\<quién respondió qué\>\> ni conceder a los encuestados los derechos de acceso, rectificación, objeción, supresión o restricción de su respuesta.
No obstante, cualquier interesado tiene derecho a acceder, rectificar, oponerse, suprimir o solicitar la limitación de los datos personales incluidos en uno de los recuadros de texto libre si le conciernen, en determinadas condiciones establecidas en el Reglamento. Dichas solicitudes deben dirigirse a la empresa externa que procesa las respuestas a la encuesta (info@incidence.be) o al OE.
En cualquier momento, los miembros del personal podrán solicitar a la oficina información sobre el tratamiento de sus datos personales por correo electrónico (EO@ombudsman.europa.eu)[](mailto:EO@ombudsman.europa.eu) o poniéndose en contacto con la Dirección de Administración. Los servicios responderán a sus solicitudes lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes. También pueden ponerse en contacto con el delegado de protección de datos de la oficina en:
[DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu](mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu)
Si desean presentar una reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales por parte del operador económico, pueden ponerse en contacto con el Supervisor Europeo de Protección de Datos (www.edps.europa.eu)[](http://www.edps.europa.eu) en la siguiente dirección: [EDPS@edps.europa.eu](mailto:EDPS@edps.europa.eu)
Declaración de privacidad relativa a la encuesta del personal de 2023 en la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Esta declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento, la forma en que el Defensor del Pueblo Europeo recopila, trata y garantiza la protección de todos los datos personales facilitados, cómo se utiliza esa información y qué derechos pueden ejercer los interesados en relación con sus datos.
El controlador es el EO. El procesador es la empresa externa encargada de compilar las respuestas de la encuesta y redactar el informe resumido.
### 1. ¿Qué datos personales tratará el Defensor del Pueblo Europeo?
La encuesta es anónima. El registro de las respuestas de la encuesta no contiene ninguna información de identificación sobre los encuestados.
El EO procesa las direcciones de correo electrónico profesionales del personal para poder recibir el enlace a la encuesta.
Los becarios de la Oficina de Igualdad de Oportunidades no participan en la encuesta de personal.
En algunos casos, los encuestados pueden añadir información en un cuadro de texto libre.
Las instrucciones de la encuesta incluirán un descargo de responsabilidad específico en este sentido: para mantener el anonimato de los participantes, nos aseguramos de que las respuestas estén estructuradas de una manera que impida la identificación de las personas. Sin embargo, tenga en cuenta que algunos campos de texto libre permiten a las personas la libertad de ingresar cualquier información que elijan, incluidos los datos personales de ellos mismos u otros. Recomendamos encarecidamente a los participantes que se abstengan de divulgar cualquier información de identificación personal en estos campos.
Al hacer comentarios en el cuadro de texto libre, los encuestados pueden agregar información. En esos casos, existe la posibilidad de que ciertos encuestados sean identificados o de que revelen datos personales de terceros, dependiendo del contenido de la información que elijan proporcionar.
Estos datos personales pueden ser tratados por la empresa externa y por la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo.
Una empresa externa elaborará un informe sobre la encuesta que se distribuirá al personal y al equipo directivo.
### 2. ¿Por qué trata el Defensor del Pueblo Europeo estos datos personales?
Como se indica en el párrafo anterior, la encuesta mantiene el anonimato. No obstante, los miembros del personal tienen la opción de divulgar voluntariamente sus datos personales o los datos personales de terceros en los cuadros de texto libre. Solo en estos casos el Defensor del Pueblo puede tratar de forma incidental datos personales.
La Oficina del Defensor del Pueblo Europeo tiene la intención de llevar a cabo una encuesta de personal para recabar información del personal sobre la organización de la oficina, las condiciones de trabajo, el entorno de trabajo y las cuestiones éticas y de bienestar. El objetivo es identificar las áreas que se perciben como satisfactorias, así como las áreas que pueden requerir acciones de seguimiento y, en la medida de lo posible, comparar los resultados a lo largo del tiempo y con los de otras instituciones.
### 3. ¿Cuáles son las bases legales y la necesidad de procesar estos datos?
El tratamiento es necesario sobre la base del artículo 5, apartado 1, letra a) (el cumplimiento de una misión realizada en interés público).
La base jurídica es el artículo 1 sexies, apartados 2 y 3, del Estatuto de los funcionarios .
### 4. ¿Quién es responsable del tratamiento de los datos?
La primera categoría de datos personales, a saber, las direcciones de correo electrónico de todos los miembros del personal, es tratada por la Dirección de Administración (miembros del personal de TIC) y el equipo del proyecto (un miembro del SG y el jefe del equipo de recursos humanos).
La segunda categoría de datos personales, a saber, los que puede introducir el personal en los comentarios del texto libre de la encuesta, puede ser tratada por la empresa externa responsable de redactar el informe sobre la encuesta, la Dirección de Administración (personal de TIC) y el equipo del proyecto (un miembro del SG y el jefe del equipo de recursos humanos). Se presume que esta empresa externa maneja solo datos anónimos, excepto en el caso de los cuadros de texto libre, si los encuestados proporcionan información de identificación personal sobre ellos mismos u otros.
### 5. ¿Quiénes serán los destinatarios de los datos?
El destinatario es la empresa externa responsable de redactar el informe sobre la encuesta. Los resultados globales (datos anonimizados) también se compartirán con el personal.
### 6. ¿Durante cuánto tiempo se conservarán los datos?
El Defensor del Pueblo conservará los datos personales enumerados en el punto 1 anterior (direcciones de correo electrónico de los encuestados) durante el tiempo que sea necesario para enviar la encuesta de personal de 2023 a los miembros del personal afectados.
La empresa externa conservará las respuestas proporcionadas por los encuestados durante el tiempo que sea necesario para elaborar el informe de la encuesta y durante un máximo de cinco años . Eliminará los datos después. Se presume que todas las respuestas son anónimas, con la excepción de los cuadros de texto libre si los encuestados proporcionan datos personales en ellos.
### 7. ¿Cómo protegemos sus datos?
La OE utiliza \<\<LimeSurvey\>\> para enviar la encuesta a los encuestados y recoger las respuestas. LimeSurvey es una herramienta de encuesta interna que garantiza que todos los datos procesados permanezcan dentro de un servidor seguro del Defensor del Pueblo Europeo y que los datos estén protegidos mediante estrictas normas de seguridad.
Las respuestas a las preguntas de la encuesta hacen imposible la identificación de los interesados, excepto en los casos mencionados en la parte 1, en los que los encuestados pueden añadir información en un cuadro de texto libre.
Se agregará el siguiente descargo de responsabilidad: "para mantener el anonimato de los participantes, nos aseguramos de que las respuestas estén estructuradas de una manera que impida la identificación de individuos. Sin embargo, tenga en cuenta que algunos campos de texto libre permiten a las personas la libertad de ingresar cualquier información que elijan, incluidos los datos personales de ellos mismos u otros. Recomendamos encarecidamente a los participantes que se abstengan de divulgar cualquier información de identificación personal en estos campos.
### 8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
En cuanto a la primera categoría de datos personales, a saber, las direcciones de correo electrónico de todos los miembros del personal:
Tiene derecho a acceder a sus propios datos personales y a la información pertinente sobre cómo los utiliza el operador económico.
Bajo ciertas condiciones, también tiene derecho a solicitar la rectificación de cualquier dato incompleto o inexacto que le concierna. Puede rectificar los datos de identificación en cualquier momento. Usted tiene derecho a oponerse al uso de sus datos por parte del EO por motivos relacionados con su situación particular, en cualquier momento.
Bajo ciertas condiciones, tiene derecho a solicitar que el EO elimine sus datos personales o restrinja su uso.
El Defensor del Pueblo Europeo responderá a las solicitudes lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes.
En cuanto a la segunda categoría de datos personales, a saber, las respuestas a la encuesta:
Una vez que los encuestados envían sus respuestas a la encuesta, las respuestas se convierten en información anónima. Como tal, los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725 no son aplicables a las respuestas a la encuesta. La cláusula de exención de responsabilidad sobre los cuadros de texto libre proporciona suficiente información a los encuestados sobre los riesgos de proporcionar datos personales en sus respuestas. Dado que la encuesta se lleva a cabo de forma anónima, técnicamente no es posible identificar \<\<quién respondió qué\>\> ni conceder a los encuestados los derechos de acceso, rectificación, objeción, supresión o restricción de su respuesta.
No obstante, cualquier interesado tiene derecho a acceder, rectificar, oponerse, suprimir o solicitar la limitación de los datos personales incluidos en uno de los recuadros de texto libre si le conciernen, en determinadas condiciones establecidas en el Reglamento. Dichas solicitudes deben dirigirse a la empresa externa que tramite las respuestas a la encuesta.
### 9. ¿Con quién ponerse en contacto en caso de consultas o quejas relacionadas con cuestiones de protección de datos?
En cualquier momento, puede enviar preguntas relacionadas con la protección de datos relativas a la organización de la encuesta de personal de 2023 al Defensor del Pueblo Europeo, a la siguiente dirección:
Defensor del Pueblo Europeo
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Estrasburgo Cedex
EO@ombudsman.europa.eu
Puede ponerse en contacto con la empresa externa que procesa las respuestas de la encuesta en:
Sr. Geoffroy Comhaire
INCIDENCIA SPRL
Chaussée de Bruxelles 11/15,
1300 Wavre
Bélgica
gcomhaire@incidence.be
Es importante señalar que, en principio, la empresa externa procesa solo información anónima, es decir, información que no se refiere a una persona física identificada o identificable o a datos personales anónimos de tal manera que el interesado no es o ya no es identificable.
También puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos de la oficina del Defensor del Pueblo Europeo en la siguiente dirección: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu
Puede presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento en la siguiente dirección: EDPS@edps.europa.eu
[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Artículo 1 sexies, apartados 2 y 3*Se concederán a los funcionarios en activo condiciones de trabajo que cumplan normas adecuadas de salud y seguridad al menos equivalentes a los requisitos mínimos aplicables en virtud de las medidas adoptadas en estos ámbitos en virtud de los Tratados. 3. Las medidas de carácter social adoptadas de conformidad con el presente artículo serán aplicadas por cada institución en estrecha cooperación con el Comité de Personal, sobre la base de las acciones plurianuales propuestas. Estas acciones propuestas se transmitirán cada año a la Autoridad Presupuestaria en el marco del procedimiento presupuestario.\>\>.*
[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Véase el artículo 21.2.13 de las Condiciones Generales del contrato: [https://www.ombudsman.europa.eu/es/office/publicprocurements/generalconditions/es](/es/office/publicprocurements/generalconditions/en)