1. Última actualización de este registro: 14.11.2024

2. Número de referencia: 01/2023

Ref. Ares(2023)1412440

3. Nombre y datos de contacto del responsable del tratamiento: Defensor del Pueblo Europeo, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Estrasburgo Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Servicio responsable: Dirección de Administración del Equipo del Defensor del Pueblo Europeo – HR – correo electrónico: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos: D.a Francesca PAVESI-

DPD adjunto: D. Nicholas HERNANZ

Correo electrónico: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nombre y datos de contacto del encargado del tratamiento: N/A

6. Nombre y datos de contacto del corresponsable o corresponsables del tratamiento: Servicio Médico del Parlamento Europeo (PE)

En caso de solicitud de alojamiento razonable, el Servicio Médico del PE evaluará los documentos justificativos para determinar la validez de las solicitudes de alojamiento razonable y propondrá las disposiciones necesarias al Defensor del Pueblo Europeo.

Correo electrónico: bmedical@ep.europa.eu

7. Finalidad(es) del tratamiento: identificar a los candidatos al programa de prácticas para personas con discapacidad en la Oficina de Igualdad de Oportunidades y llevar a cabo el procedimiento de selección pertinente.

La base jurídica es la Decisión del Defensor del Pueblo Europeo relativa a los períodos de prácticas, de 13 de febrero de 2023, la Comunicación del Defensor del Pueblo Europeo sobre los períodos de prácticas 2023-Períodos de prácticas para personas con discapacidad y el artículo 1 quinquies, apartado 4, del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y el régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea [1].

Los candidatos proporcionan sus datos a través de la herramienta de solicitud en línea (sitio web). Para llevar a cabo el procedimiento de selección, los datos se importan a una herramienta informática diseñada para apoyar y facilitar el procedimiento.

8. Descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales:

- Categorías de interesados: candidatos a los períodos de prácticas ofrecidos a personas con discapacidad

- Categorías de datos personales:

• Información personal básica (nombre, apellidos, nacionalidad, fecha de nacimiento, correo electrónico, ciudad y país de residencia, teléfono);
• información contenida en el CV (educación, experiencia laboral, dominio del idioma);
• el documento o documentos que demuestren la discapacidad (por ejemplo: un documento expedido por una autoridad nacional o regional o un organismo acreditado en un Estado miembro de la UE, una tarjeta de discapacidad de la UE, un certificado reciente expedido por un médico)
• si procede, una solicitud de disposiciones razonables de alojamiento para el trabajo durante el período de prácticas, acompañada de una justificación adecuada de la necesidad de alojamiento razonable [2];
• copias de los diplomas, títulos o certificados del solicitante.

9. Plazo de conservación de los datos y, en la medida de lo posible, de supresión:

• Los datos de los candidatos presentados a la herramienta de solicitud en línea (sitio web) se conservan en su cuenta personal en línea durante dos años en caso de que los candidatos deseen presentar una solicitud para futuros períodos de prácticas. Los candidatos pueden solicitar al EO que elimine su cuenta en cualquier momento. Si los candidatos a un período de prácticas no se conectan a su cuenta en un plazo de dos años, la cuenta y los datos contenidos en ella se eliminan automáticamente tras el envío de un correo electrónico de notificación al solicitante.
• Los datos transferidos a la herramienta de selección relativos a los candidatos no seleccionados se suprimen nueve meses después del final del período de prácticas para el que se recogieron los datos. Los datos de los candidatos seleccionados para los períodos de prácticas se suprimen dos años después del final de su período de prácticas.

10. Destinatarios de los datos:

El director ejecutivo, el secretario general (si procede), el director de Administración, el responsable de prácticas, el jefe de la Unidad de Recursos Humanos, los jefes de las unidades de investigación, los miembros del personal que participan en la evaluación de los candidatos y el sector de las TIC.

En caso de solicitud de ajustes razonables, el Servicio Médico del PE evaluará los documentos justificativos para determinar la validez de la solicitud y propondrá las disposiciones necesarias al Defensor del Pueblo Europeo. Solo el servicio médico tendrá acceso a los documentos presentados.

11. ¿Existen transferencias de datos personales a terceros países o a organizaciones internacionales? N/A

12. Descripción general de las medidas de seguridad:

Los datos se recopilan en línea en modo seguro. El acceso a los datos a través del formulario en línea está protegido por la contraseña elegida por el solicitante.

Los datos electrónicos se almacenan en la herramienta de aplicación en línea, en los servidores del OE, lo que significa que están protegidos por numerosas medidas de seguridad establecidas por el Sector TIC para proteger la integridad y confidencialidad de la propiedad electrónica de la Entidad.

Solo los miembros del personal de la Unidad de Recursos Humanos tendrán acceso a los documentos que certifican la discapacidad. Otros miembros del personal o los miembros del Comité de Selección no tienen acceso.

Los becarios seleccionados que requieren una adaptación razonable (RA) facilitan directamente al Servicio Médico del PE los detalles relativos a la solicitud pertinente y los documentos justificativos. Este último lleva a cabo una evaluación previa de la solicitud de acuerdos de AR y presenta su informe a los servicios de recursos humanos del Defensor del Pueblo.

13. Información sobre la forma en que los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso y rectificación y, en su caso, de supresión, limitación y portabilidad de los datos [3]:

Los candidatos tienen derecho a acceder a sus propios datos personales y a la información relevante sobre cómo los utilizamos. También tienen derecho a solicitar la rectificación de cualquier dato incompleto o inexacto que les concierna, siempre que se salvaguarde la confidencialidad de las deliberaciones y la toma de decisiones de los miembros del personal que participan en la evaluación de los candidatos, junto con los derechos de los demás candidatos. Los candidatos pueden rectificar los datos de identificación en cualquier momento durante el procedimiento. En cuanto a los datos relacionados con los criterios de admisibilidad o evaluación, el derecho de rectificación puede ejercerse hasta la fecha límite para la presentación de solicitudes.

Los candidatos tienen derecho a oponerse en cualquier momento al uso de sus datos por parte del Defensor del Pueblo Europeo por motivos relacionados con su situación particular. Bajo ciertas condiciones, tienen derecho a solicitar que eliminemos sus datos personales o restrinjamos su uso. En cualquier momento, los candidatos podrán solicitar a la Dirección de Administración-Equipo de Recursos Humanos-información relativa al tratamiento de sus datos personales por correo electrónico: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. También pueden ponerse en contacto con el delegado de protección de datos de la oficina en dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Si desean presentar una reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales por parte del operador económico, pueden ponerse en contacto con el Supervisor Europeo de Protección de Datos (www.edps.europa.eu) en la siguiente dirección: EDPS@edps.europa.eu

Se informa a los interesados sobre sus derechos mediante una declaración de privacidad, disponible en: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Véase el artículo 1 quinquies, apartado 4, del Estatuto: (...) Por ajustes razonables, en relación con las funciones esenciales del puesto de trabajo, se entenderán las medidas adecuadas, cuando sean necesarias, para que una persona con discapacidad pueda tener acceso al empleo, participar en él o progresar en él, o recibir formación, a menos que dichas medidas supongan una carga desproporcionada para el empleador.»

[2] Solo se pedirá al candidato seleccionado que presente los documentos justificativos pertinentes para justificar su solicitud de ajustes razonables. El Servicio Médico del PE evaluará los documentos justificativos para determinar la validez de la solicitud de ajustes razonables y propondrá las disposiciones necesarias al Defensor del Pueblo Europeo.

[3] Considere la posibilidad de publicar la parte pertinente de la declaración de privacidad y proporcionar un enlace. Véanse los artículos 15 y 16 sobre la información que debe facilitarse al interesado o interesados y los artículos 17 a 22 sobre los derechos de los interesados del Reglamento (UE) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725