El denunciante, periodista, pidió a la Comisión Europea que concediera acceso público a un mensaje de texto enviado por un Jefe de Estado de la UE al Presidente de la Comisión en relación con las negociaciones comerciales UE-Mercosur. La Comisión confirmó que su presidente había recibido el mensaje de texto, pero señaló que el mensaje se había recibido a través de la aplicación de mensajería instantánea «Signal», que había activado la función «mensajes que desaparecen». En consecuencia, la Comisión concluyó que no disponía de ningún documento incluido en el ámbito de aplicación de la solicitud.

Tras una reunión con representantes de la Comisión y una inspección de los documentos relacionados con la solicitud de acceso, el Defensor del Pueblo no pudo excluir la posibilidad de que el mensaje se hubiera eliminado automáticamente una vez recibida la solicitud. También constató que el gabinete del presidente de la Comisión no había atendido la solicitud del reclamante durante quince meses. En consecuencia, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión de que la forma en que la Comisión había tramitado esta solicitud constituía una mala administración.

Para subsanar esta deficiencia, el Defensor del Pueblo recomendó que la Comisión revisara y mejorara la tramitación de las solicitudes de acceso público en las que participara el Gabinete del Presidente o de cualquier Comisionado. Además, sugiere que la Comisión adapte sus normas internas para garantizar que se conservan los documentos sujetos a solicitudes de acceso público y que la Comisión conserve debidamente, durante un período razonable, todos los mensajes de texto e instantáneos intercambiados entre los Jefes de Estado o de Gobierno, o los ministros, y los miembros de la Comisión.