El denunciante solicitó a la Comisión Europea acceso público a correos electrónicos específicos y otros intercambios relacionados con las políticas y la legislación medioambientales de la UE. La Comisión concedió acceso a parte de los documentos que consideró que entraban en el ámbito de aplicación de la solicitud. En apoyo de su decisión de ocultar cierta información, invocó varias excepciones en virtud de la legislación de la UE sobre el acceso del público a los documentos (Reglamento 1049/2001), argumentando que la divulgación podría socavar la privacidad, los intereses comerciales y el proceso de toma de decisiones. En cuanto a los correos electrónicos solicitados, la Comisión dijo que no estaban registrados, ya que no los consideraba incluidos en sus criterios de registro de documentos debido a su contenido y a su corta duración.

La investigación del Defensor del Pueblo demostró que los correos electrónicos se refieren a «políticas, actividades y decisiones» de las que es responsable la Comisión y que son claramente «documentos» en el sentido del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Como tal, mientras la investigación estaba en curso, el Defensor del Pueblo instó a la Comisión a evaluar si podía concederse acceso público. La Comisión registró los correos electrónicos y acordó examinarlos para su posible divulgación en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

El Defensor del Pueblo constató que la omisión inicial de la Comisión de registrar e incluir los correos electrónicos en el ámbito de la solicitud constituía una mala administración. Sin embargo, dado que la Comisión acordó examinarlos en el contexto de la solicitud, no estaban justificadas nuevas investigaciones. Dado el considerable tiempo que tardó la Comisión en tramitar adecuadamente la solicitud de acceso público del reclamante, el Defensor del Pueblo instó a la Comisión a finalizar su evaluación sin demora.