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Decisión del Defensor del Pueblo Europeo sobre los procedimientos internos para tramitar las solicitudes de acceso del público a los documentos y las solicitudes de información

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Los procedimientos establecidos en la presente Decisión tienen por objeto garantizar que, al examinar las solicitudes de acceso del público a los documentos y las solicitudes de información, el Defensor del Pueblo se rija por las normas más estrictas posibles en materia de transparencia y eficiencia.

Las solicitudes de acceso del público a los documentos que obren en poder de la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo se tramitarán de conformidad con el Reglamento (CE) n.º 1049/2001[1], respetando al mismo tiempo el Estatuto del Defensor del Pueblo[2].

La presente Decisión se aplicará a las solicitudes de información que reciba la Oficina del Defensor del Pueblo.

El Defensor del Pueblo ha aprobado los siguientes procedimientos internos:

Artículo 1: Recepción de las solicitudes de acceso del público a los documentos y de las solicitudes de información

1.1 El servicio encargado de tramitar las solicitudes de acceso del público a los documentos y las solicitudes de información será una unidad designada.

1.2 Cualquier miembro del personal de la Oficina del Defensor del Pueblo que reciba una solicitud de acceso del público a los documentos deberá remitirla de inmediato a la unidad designada para su registro y tramitación.

1.3 Cualquier miembro del personal de la Oficina del Defensor del Pueblo que reciba una solicitud de información por escrito se encargará de tramitarla directamente y a la mayor brevedad. Si esto no fuera posible, la solicitud de información se remitirá a la unidad designada.

Artículo 2: Solicitudes de acceso del público a los documentos

2.1 Las solicitudes de acceso del público a los documentos se tramitarán de conformidad con las normas de procedimiento[3] establecidas en los artículos 6 a 10 del Reglamento (CE) n.º 1049/2001. Estas normas incluyen el derecho del solicitante a presentar una solicitud confirmatoria[4] en caso de denegación total o parcial de acceso al documento o de ausencia de respuesta en el plazo establecido.

2.2 Corresponderá al jefe de la unidad designada tomar las decisiones relativas a las solicitudes iniciales. En caso de que, respecto de una solicitud inicial, se decida denegar, en todo o en parte, el acceso del público al documento o a los documentos solicitados, se motivará dicha decisión y se informará al solicitante de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria.

2.3 Corresponderá al secretario general tomar las decisiones relativas a las solicitudes confirmatorias. En caso de que, respecto de una solicitud confirmatoria, se decida denegar, en todo o en parte, el acceso del público al documento o a los documentos solicitados, se motivará dicha decisión y se informará al solicitante de su derecho a interponer recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en virtud de las disposiciones pertinentes del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea.

2.4 El acceso del público a los documentos se concederá a menos que deban protegerse determinados intereses públicos o privados con arreglo a las excepciones contempladas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n.º 1049/2001.

2.5 Cuando la solicitud de acceso del público a los documentos se refiera a un documento obtenido, en el marco de una investigación, de una persona física o jurídica, una institución de la UE o un Estado miembro con carácter confidencial, se aplicará la presunción de no divulgación de dicho documento, de conformidad con el Estatuto del Defensor del Pueblo[5].

2.6 En dichos casos, en aras de la transparencia, el Defensor del Pueblo podrá ponerse en contacto con el particular, la institución de la UE o el Estado miembro que haya facilitado el documento para determinar si se puede renunciar a la confidencialidad y divulgar el documento.

Artículo 3: Datos personales

3.1 Cuando se solicite el acceso del público a un documento que contenga «datos personales» en el sentido del Reglamento de protección de datos[6], el tratamiento de tales datos se ajustará a lo dispuesto en dicho Reglamento.

3.2 En aras de la transparencia, se revelará, por norma general, la identidad de los miembros del personal de la Oficina del Defensor del Pueblo cuando se haga alusión a ellos en el marco de sus actividades profesionales, a menos que haya un motivo justificado para no hacerlo.

Artículo 4: Solicitudes de información

4.1 Las solicitudes de información se tramitarán lo más rápidamente posible y, en cualquier caso, en un plazo de quince días laborables.

4.2 En caso de que se decida denegar la información solicitada, se expondrán los motivos para ello[7] y se informará al solicitante de su derecho a pedir que se revise tal decisión.

4.3 En caso de que se solicite la revisión, el secretario general reexaminará la decisión por la que se deniega la información solicitada. Dicha revisión se efectuará lo más rápidamente posible y, en cualquier caso, en un plazo de quince días laborables.

Artículo 5: Aprobación y entrada en vigor

La presente Decisión entrará en vigor el día de su aprobación. Queda derogada la Decisión del Defensor del Pueblo Europeo, de 26 de mayo de 2014, por la que se adoptan los procedimientos internos para tramitar las solicitudes de acceso del público a los documentos y las solicitudes de información.

Estrasburgo, 01/09/2016

Emily O'Reilly

[1] Reglamento (CE) n.º 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).

[2] Decisión del Parlamento Europeo sobre el estatuto del Defensor del Pueblo y sobre las condiciones generales del ejercicio de sus funciones, aprobada por el Parlamento el 9 de marzo de 1994 (DO L 113 de 4.5.1994, p. 15), modificada por las Decisiones de 14 de marzo de 2002 (DO L 92 de 9.4.2002, p. 13) y 18 de junio de 2008 (DO L 189 de 17.7.2008, p. 25).

[3] El término «procedimiento» abarca las referencias a los plazos, el modo de acceso y el derecho de revisión.

[4] El Reglamento (CE) n.º 1049/2001 emplea el término «solicitud confirmatoria» para el derecho de revisión.

[5] El Defensor del Pueblo considera que los documentos siguientes entran dentro del ámbito de aplicación del artículo 2.5 de la presente Decisión: 1. Los documentos sensibles en el sentido del artículo 9 del Reglamento (CE) n.º 1049/2001 obtenidos de una institución de la UE. 2. Los documentos obtenidos de una institución de la UE con carácter confidencial, incluso a raíz de una inspección. 3. Los documentos obtenidos de un Estado miembro y clasificados como secretos en virtud de una disposición legislativa o reglamentaria. 4. Las pruebas obtenidas de funcionarios u otros agentes de la UE, de forma confidencial, por medio de testimonios. 5. Los documentos obtenidos de un demandante o tercero, y clasificados como confidenciales por el Defensor del Pueblo para proteger los intereses legítimos de dicho demandante o tercero, ya sea a petición de estos o por iniciativa propia del Defensor del Pueblo.

[6] Reglamento (CE) n.º 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (DO L 8 de 12.1.2001, p. 1.).

[7] Entre los motivos en los que se puede fundar dicha denegación se hallan la confidencialidad, el secreto profesional o la obligación de no perjudicar al demandante o a un tercero.