• Make a complaint
  • Request for information
60th Rome Treaty anniversaryYour Europe - The portal to on-line European and national public services

Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba

Available languages: bg.es.cs.da.de.et.el.en.fr.ga.hr.it.lv.lt.hu.mt.nl.pl.pt.ro.sk.sl.fi.sv.mk.tr.me.sr.is.sq

Ombudsman Ewropew

Il-Kodiċi Ewropew ta’
Mġiba Amministrattiva Tajba

MT

Il-missjoni tagħna hi li nservu d-demokrazija billi naħdmu mal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea biex noħolqu amministrazzjoni aktar effettiva, responsabbli, trasparenti u etika.

Werrej

2 Kelmtejn qabel
4 Introduzzjoni
12 Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba
Amministrattiva Tajba

Kelmtejn qabel

Għażiż Qarrej,

Hu pjaċir kbir tiegħi li nippreżentalek din il-verżjoni aġġornata ta’ Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba — li kien approvat għall-ewwel darba mill-Parlament Ewropew fl-2001.

Bħala l-Ombusdman Ewropew, jiena kont xhud tal-integrità, id-dedikazzjoni u l-umanità ta’ ħafna impjegati taċ-ċivil Ewropej. Dan il-Kodiċi għandu l-għan li jappoġġja dawk l-isforzi billi jaqsam l-aħjar prattika u billi jippromwovi — flistituzzjonijiet u lil hinn minnhom — kultura amministrattiva Ewropea armonizzata li tiffoka fuq iċ-ċittadin, li tisma’ miċ-ċittadini, in-negozji u l-partijiet interessati u li titgħallem mill-interazzjoni tagħha magħhom.

Il-kodiċi jipprovdi gwida dwar passi prattiċi lejn iktar effettività, trasparenza u responsabbiltà u l-uffiċċju tiegħi dejjem huwa disponibbli li jipprovdi pariri informali addizzjonali jekk ikun meħtieġ.

Min-natura tagħhom, l-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (UE), jispiraw ruħhom mill-esperjenza kbira u l-perspettiva wiesgħa tal-Istati Membri. Għalhekk, il-ħolqien ta’ kultura ta’ servizz armonizzata, jista’ jkun ta’ sfida. Madankollu, l-istituzzjonijiet dejjem qegħdin isiru iktar konxji tal-utilità ta’ approċċ iffukat fuq iċċittadin, u nittama li dan se jkompli.

Nemmen li l-ħtieġa ta’ dan il-Kodiċi qatt ma kienet ikbar hekk kif għaddejjin minn skrutinju mingħajr preċedent tat-teħid tad-deċiżjonijiet Ewropej. Ninsab fiduċjuża li l-proċessi tat-teħid ta’ deċiżjonijiet b’mod ġenerali huma b’saħħithom biżżejjed biex jissodisfaw dawn id-domandi ta’ skrutinju. Madankollu, l-istituzzjonijiet għandhom jaċċettaw skrutinju bħal dan bħala norma ta’ responsabbiltà u ma jsirux difensivi jew evażivi.

Iċ-ċittadini tal-UE għandhom dritt fundamentali għal amministrazzjoni tajba skont il-Karta tad-Drittijiet Fundamentali. Konsegwentement, l-istituzzjonijiet għandhom jilqgħu l-bidla u l-isfida u jkunu proattivi fit-titjib u t-tisħiħ tal-kwalità u l-effiċjenza ta’ xogħolhom.

Dan huwa l-kontribut tal-istituzzjoni tiegħi biex tissodisfa dawk l-isfidi. Grazzi talli sibt il-ħin biex tikkunsidra dan il-Kodiċi u l-uffiċċju tiegħi jinsab lest biex jassistik bi kwalunkwe domanda li jista’ jkollok.

Le gach dea-ghuí,

Emily O’Reilly
Ombudsman Ewropew

Introduzzjoni

Amministrazzjoni tajba mill‑istituzzjonijiet, mill‑korpi, u mill‑organi tal‑Unjoni Ewropea (l-“istituzzjonijiet tal‑UE”) hija ta’ benefiċċju għaċ‑ċittadini u għar‑residenti Ewropej kollha. Hija ta’ importanza partikolari għal persuni li għandhom x’jaqsmu direttament mal‑istituzzjonijiet tal‑UE.

Sa mill‑approvazzjoni tiegħu mill‑Parlament Ewropew fl-2001, Il‑Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba sar strument vitali għall‑attwazzjoni tal‑prinċipju ta’ amministrazzjoni tajba. Jgħin liċ‑ċittadini individwali jifhmu u jiksbu d‑drittijiet tagħhom, u jippromwovi l‑interess pubbliku f’amministrazzjoni Ewropea miftuħa, effiċjenti u indipendenti.

Il‑Kodiċi jgħin liċ‑ċittadini jsiru jafu liema standards amministrattivi huma intitolati jistennew mill‑istituzzjonijiet tal‑UE. Iservi wkoll bħala gwida utli għall‑uffiċjali pubbliċi fir‑relazzjonijiet tagħhom mal‑pubbliku. Billi jagħmel il‑prinċipju ta’ amministrazzjoni tajba aktar konkret, il‑Kodiċi jgħin biex iħeġġeġ l‑ogħla standards ta’ amministrazzjoni.

Fl‑istess ħin li approva l‑Kodiċi, il‑Parlament Ewropew adotta wkoll riżoluzzjoni li ssejjaħ lill‑Ombudsman Ewropew biex japplika l‑Kodiċi meta jeżamina jekk tkunx seħħet amministrazzjoni ħażina. Għaldaqstant, l‑Ombudsman jagħmel referenzi xierqa għall‑Kodiċi waqt l‑inkjesti tiegħu, kif ukoll fix‑xogħol proattiv tiegħu biex jippromwovi amministrazzjoni tajba.


L‑Artikolu 228 tat‑Trattat dwar il‑Funzjonament tal‑Unjoni Ewropea jagħti s‑setgħa lill‑Ombudsman Ewropew li jagħmel inkjesti dwar amministrazzjoni ħażina fl‑attivitajiet tal‑istituzzjonijiet, tal‑korpi, u l‑organi tal‑Unjoni, bl‑eċċezzjoni tal‑Qorti tal‑Ġustizzja tal‑Unjoni Ewropea meta taġixxi fir‑rwol ġudizzjarju tagħha.

Kull ċittadin tal‑Unjoni għandu d‑dritt iressaq ilment quddiem l‑Ombudsman. Residenti, kumpanniji, u assoċjazzjonijiet ukoll jistgħu jippreżentaw ilmenti.

Dan id‑dritt huwa wieħed mid‑drittijiet fundamentali taċ‑ċittadinanza tal‑Unjoni, iggarantit mill‑Karta tad‑Drittijiet Fundamentali (l‑Artikolu 43).

M’hemm l‑ebda ħtieġa li l‑persuna li tilmenta għandha tkun personalment affettwata mill‑amministrazzjoni ħażina jew ikollha xi interess speċjali fil‑każ.

L‑Ombudsman iwettaq ukoll inkjesti fuq l‑inizjattiva tiegħu stess.


Introduzzjoni

Id‑dritt għal amministrazzjoni tajba

L‑Ombudsman ma għandu l‑ebda setgħa li jieħu deċiżjonijiet legalment vinkolanti, u L‑Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba lanqas ma huwa strument legalment vinkolanti. Hemm, madankollu, sovrapożizzjoni bejn elementi tal‑Kodiċi u d‑dritt fundamentali għal amministrazzjoni tajba, li huwa stabbilit fl‑Artikolu 41 tal‑Karta tad‑Drittijiet Fundamentali tal‑Unjoni Ewropea.

Sa mid‑dħul fis‑seħħ tat‑Trattat ta’ Lisbona f’Diċembru 2009, il‑Karta tad‑Drittijiet Fundamentali għandha l‑istess valur legali bħat‑Trattati. B’riżultat ta’ dan, issa kulħadd huwa legalment intitolat għal amministrazzjoni tajba tal‑affarijiet tiegħu jew tagħha mill‑istituzzjonijiet tal‑UE.

Id‑dritt għal amministrazzjoni tajba
(Artikolu 41 tal‑Karta tad‑Drittijiet Fundamentali tal‑Unjoni Ewropea)

1. Kull persuna għandha d‑dritt li dak kollu li jirrigwardaha jiġi ttrattat b’mod imparzjali u ġust u fi żmien raġonevoli mill‑istituzzjonijiet, il‑korpi u l‑organi ta’ l‑Unjoni.


2. Dan id‑dritt jinkludi:
a. id‑dritt ta’ kull persuna li tinstema’, qabel ma tittieħed kwalunkwe miżura individwali li tolqotha negattivament;

b. id‑dritt ta’ kull persuna li jkollha aċċess għall‑fajl li jikkonċernaha, filwaqt li jiġu rrispettati l‑interessi leġittimi tal‑kunfidenzjalità u tas‑segretezza professjonali u tan‑negozju;

c. l‑obbligu għall‑amministrazzjoni li tagħti r‑raġunijiet għad‑deċiżjonijiet tagħha.


3. Kull persuna għandha d‑dritt li l‑Unjoni tagħmel tajjeb għal danni kkaġunati mill‑istituzzjonijiet jew l‑uffiċjali tagħha fil‑qadi ta’ dmirijiethom, skond il‑prinċipji ġenerali komuni għal‑liġijiet ta’ l-Istati Membri.


4. Kull persuna tista’ tikteb lill‑istituzzjonijiet ta’ l-Unjoni f’waħda mil‑lingwi tat‑Trattati u għandha tirċievi tweġiba bl‑istess lingwa.


Introduzzjoni

Il‑prinċipji tas-servizz pubbliku

L‑applikazzjoni sħiħa u korretta tal‑Kodiċi, tal‑Karta tad‑Drittijiet Fundamentali, u l-liġi tal‑UE b’mod ġenerali, tiddependi mill‑eżistenza ta’ kultura ta’ servizz fi ħdan l‑amministrazzjoni, fejn uffiċjali pubbliċi jifhmu u jinternalizzaw il‑prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba.

L‑istandards etiċi huma komponent vitali tal‑kultura ta’ servizz.

F’Ġunju 2012, wara konsultazzjoni pubblika, l‑Ombudsman ippubblika distillazzjoni ta’ livell għoli tal‑istandards etiċi li l‑amministrazzjoni pubblika tal‑UE tosserva. Dawn ħadu l‑forma ta’ ħames prinċipji tasservizz pubbliku li jinsabu hawn taħt.

Prinċipji tas‑servizz pubbliku li għandhom jiggwidaw lill‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku tal‑UE

1. Impenn lejn l‑Unjoni Ewropea u ċ‑ċittadini tagħha

Il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku għandhom ikunu konxji li l‑istituzzjonijiet tal‑Unjoni jeżistu sabiex iservu l‑interessi tal‑Unjoni u taċ‑ċittadini tagħha sabiex jilħqu l‑għanijiet tat‑Trattati.

Huma għandhom jagħmlu rakkomandazzjonijiet u deċiżjonijiet biss sabiex iservu dawn l‑interessi.

Il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku għandhom jagħmlu ħilithom sabiex iwettqu l‑funzjonijiet tagħhom bl‑aħjar mod possibbli u għandhom dejjem jaħdmu biex jilħqu l‑ogħla standards professjonali.

Huma għandhom ikunu konxji mill‑pożizzjoni tagħhom ta’ fiduċja pubblika u għandhom jagħtu eżempju tajjeb lill‑oħrajn.


2. Integrità

Il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku għandhom ikunu ggwidati minn sens ta’ deċenza u dejjem għandhom jaġixxu b’mod li jiflaħ għal skrutinju bir‑reqqa mill‑pubbliku. Dan l‑obbligu ma jkunx rispettat b’mod sħiħ sempliċiment għax wieħed jimxi mal‑liġi.

Il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku m’għandhomx ipoġġu lilhom infushom taħt xi obbligu finanzjarju jew xi obbligu ieħor li jista’ jinfluwenzahom fit‑twettiq tal‑funzjonijiet tagħhom, inkluż billi jirċievu rigali. Huma għandhom minnufih jistqarru kwalunkwe interess privat marbut mal‑funzjonijiet tagħhom.

Il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku għandhom jieħdu passi biex jevitaw il‑kunflitti ta’ interess u l‑apparenza ta’ kunflitti bħal dawn. Huma għandhom jieħdu azzjoni malajr sabiex isolvu kull kunflitt li jinħoloq. Dan l‑obbligu jkompli meta huma ma jibqgħux fil‑kariga tagħhom.


3. Oġġettività

Il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku għandhom ikunu imparzjali, b’moħħhom miftuħ, immexxija mill‑evidenza, u disposti li jisimgħu opinjonijiet differenti. Huma għandhom ikunu lesti li jirrikonoxxu u jikkoreġu l‑iżbalji.

Fi proċeduri li jinvolvu evalwazzjonijiet komparattivi, il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku għandhom jibbażaw ir‑rakkomandazzjonijiet u d‑deċiżjonijiet biss fuq il‑mertu u kwalunkwe fattur ieħor preskritt espressament bil‑liġi.

Il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku m’għandhomx jiddiskriminaw jew jippermettu li l‑fatt li togħġobhom jew ma togħġobhomx persuna partikolari jinfluwenza l‑imġiba professjonali tagħhom.


Introduzzjoni

4. Rispett lejn l‑oħrajn

Il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku għandhom jaġixxu billi juru rispett lejn xulxin u lejn iċ‑ċittadini. Huma għandhom ikunu edukati, ta’ għajnuna, puntwali u kooperattivi.

Huma għandhom jagħmlu sforzi ġenwini biex jifhmu dak li qiegħed jgħidilhom ħaddieħor u jesprimu ruħhom b’mod ċar, billi jużaw lingwaġġ sempliċi.


5. Trasparenza

Il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku għandhom ikunu lesti li jispjegaw l‑attivitajiet tagħhom u li jagħtu raġunijiet għall‑azzjonijiet tagħhom.

Huma għandhom iżommu reġistri xierqa u jilqgħu l‑iskrutinju pubbliku tal‑imġiba tagħhom, inkluż il‑konformità tagħhom ma’ dawn il‑prinċipji tas‑servizz pubbliku.


Jekk il‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku jżommu f ’moħħhom dawn il‑prinċipji, dawn jistgħu jgħinuhom jifhmu u japplikaw ir‑regoli u l‑prinċipji b’mod korrett, u jiggwidawhom lejn id‑deċiżjoni t‑tajba f’sitwazzjonijiet fejn għandhom jeżerċitaw ġudizzju.

TIl‑prinċipji għalhekk jgħinu biex jgħollu l‑kwalità tal‑amministrazzjoni pubblika, isaħħu l‑istat tad‑dritt, u jnaqqsu l‑probabbiltà li l‑poter diskrezzjonali jintuża b’mod arbitrarju.

Kull meta jkunu rilevanti, l‑Ombudsman jirreferi għall‑prinċipji fl‑inkjesti dwar amministrazzjoni ħażina possibbli fl‑attivitajiet tal‑istituzzjonijiet, tal‑korpi, u tal‑organi tal‑UE.

Il‑Kodiċi u l‑Istati Membri

Il‑Kodiċi, bħall‑Artikolu 41 tal‑Karta u l‑prinċipji tas‑servizz pubbliku, huwa direttament applikabbli biss għall‑istituzzjonijiet u għall‑ħaddiema tas‑servizz pubbliku tal‑Unjoni Ewropea.

Madankollu, il‑Kodiċi pprovda ispirazzjoni għal ċerti testi simili f’xi Stati Membri tal‑Unjoni Ewropea, fi stati kandidati u f’pajjiżi terzi.

Barra minn hekk, kif l‑ispjegazzjonijiet li jakkumpanjaw il‑Karta tad‑Drittijiet Fundamentali juru b’mod ċar, id‑dritt għal amministrazzjoni tajba huwa bbażat fuq il‑ġurisprudenza tal‑Qorti tal‑Ġustizzja dwar l‑amministrazzjoni tajba bħala prinċipju ġenerali tal‑liġi tal‑UE. Prinċipji ġenerali bħal dawn jorbtu wkoll lill‑Istati Membri meta jaġixxu fil‑kamp tal‑applikazzjoni tal‑liġi tal‑UE.

Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba

Il‑Kodiċi approvat mill‑Parlament Ewropew jinkludi d‑dispożizzjonijiet sostantivi li ġejjin 1 :

Artikolu 1

Dispożizzjoni ġenerali

Fir‑relazzjonijiet tagħhom mal‑pubbliku, l‑istituzzjonijiet u l‑uffiċjali tagħhom għandhom jirrispettaw il‑prinċipji stipulati f’dan il‑Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba, iktar ‘il quddiem imsejjaħ “il‑Kodiċi”.


Artikolu 2

Kamp ta’ applikazzjoni ratione personae

1. Il‑Kodiċi għandu japplika għall‑uffiċjali u l‑aġenti l‑oħra kollha li għalihom japplikaw ir‑Regolamenti tal‑Persunal u l‑Kundizzjonijiet tal‑impjieg applikabbli għall‑aġenti l‑oħra, fir‑rigward tar‑relazzjonijiet tagħhom mal‑pubbliku. Iktar ‘il quddiem, it‑terminu “uffiċjal” jirreferi kemm għall‑uffiċjali kif ukoll għall‑aġenti l‑oħra.

2. L‑istituzzjonijiet u l‑amministrazzjonijiet tagħhom għandhom jieħdu l‑miżuri meħtieġa sabiex jiżguraw li d‑dispożizzjonijiet stipulati f’dan il‑Kodiċi japplikaw ukoll għal persuni oħra li jaħdmu għalihom, bħal persuni impjegati b’kuntratti rregolati mid‑dritt privat, esperti ssekondati mis‑servizzi ċivili nazzjonali u apprendisti.

3. It‑terminu “pubbliku” jirreferi għal persuni fiżiċi u ġuridiċi, kemm jekk jirrisjedu jew għandhom l‑uffiċċju rreġistrat fi Stat Membru kif ukoll jekk le.

4. Għall‑għanijiet ta’ dan il‑Kodiċi:
a. it‑terminu “istituzzjoni” għandu jfisser istituzzjoni, korp jew organu tal‑Unjoni Ewropea;
b. “Uffiċjal” għandu jfisser uffiċjal jew aġent ieħor tal‑Unjoni Ewropea.


Artikolu 3

Kamp ta’ applikazzjoni ratione materiae

1. Dan il‑Kodiċi jinkludi l‑prinċipji ġenerali ta’ mġiba amministrattiva tajba li japplikaw għar‑relazzjonijiet kollha tal‑istituzzjonijiet u l‑amministrazzjonijiet tagħhom mal‑pubbliku, sakemm ma jkunux irregolati minn dispożizzjonijiet speċifiċi.

2. Il‑prinċipji stipulati f’dan il‑Kodiċi ma japplikawx għar‑relazzjonijiet bejn l‑istituzzjoni u l‑uffiċjali tagħha. Dawn ir‑relazzjonijiet huma rregolati mir‑Regolamenti tal‑Persunal.


1. It-test li ġej ġie aġġornat sabiex jittieħdu inkonsiderazzjoni kemm il-bidliet li saru mit-Trattat ta’ Lisbona lin-nomenklatura tat-Trattati u n-numri tal-artikli tagħhom, kif ukoll ir-reviżjoni tal-Istatut tal-Ombudsman li saret fl-2008. Ġew ikkoreġuti wkoll ċerti żbalji klerikali u lingwistiċi.

Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba

Artikolu 4

Legalità

L‑uffiċjal għandu jaġixxi skont il‑liġi u għandu japplika r‑regoli u l‑proċeduri stipulati fil‑leġiżlazzjoni tal‑UE. B’mod partikolari, l‑uffiċjal għandu jara li d‑deċiżjonijiet li jaffettwaw id‑drittijiet u l‑interessi tal‑individwi jkollhom bażi legali u li l‑kontenut tagħhom ikun konformi mal‑liġi.


Artikolu 5

Nuqqas ta’ diskriminazzjoni

1. Meta jkun qed jittratta talbiet mill‑pubbliku u meta jkun qed jieħu deċiżjonijiet, l‑uffiċjal għandu jiżgura li l‑prinċipju ta’ trattament ugwali jiġi rispettat. Il‑membri tal‑pubbliku li jkunu fl‑istess sitwazzjoni għandhom jiġu ttrattati bl‑istess mod.

2. Jekk jingħata trattament differenti, l‑uffiċjal għandu jiżgura li dan huwa ġġustifikat minħabba l‑karatteristiċi oġġettivi rilevanti tal‑każ partikolari.

3. B’mod partikolari, l‑uffiċjal għandu jevita kull diskriminazzjoni mhux iġġustifikata bejn membri tal‑pubbliku minħabba n‑nazzjonalità, is‑sess, ir‑razza, il‑kulur, l‑oriġini etnika jew soċjali, il‑karatteristiċi ġenetiċi, il‑lingwa, ir‑reliġjon jew it‑twemmin, l‑opinjoni politika jew opinjoni oħra, l‑appartenenza għal minoranza nazzjonali, il‑proprjetà, it‑twelid, id‑diżabilità, l‑età jew l‑orjentazzjoni sesswali.


Artikolu 6

Proporzjonalità

1. Meta jieħu deċiżjoni, l‑uffiċjal għandu jiżgura li l‑miżuri li jittieħdu jkunu proporzjonati mal‑għan mixtieq. B’mod partikolari, l‑uffiċjal għandu jevita li jnaqqas id‑drittijiet taċ‑ċittadini jew li jimponi spejjeż fuqhom, meta ma jkunx hemm rabta raġonevoli bejn dan it‑tnaqqis jew dawn l‑ispejjeż u l‑għan tal‑azzjoni.

2. Meta jieħu deċiżjoni, l‑uffiċjal għandu jirrispetta l‑bilanċ ġust bejn l‑interessi tal‑individwu u l‑interess pubbliku b’mod ġenerali.


Artikolu 7

Nuqqas ta’ abbuż ta’ poter

Il‑poteri għandhom jiġu eżerċitati biss għall‑għanijiet li għalihom ikunu ngħataw mid‑dispożizzjonijiet rilevanti. B’mod partikolari, l‑uffiċjal għandu jevita li juża dawn il‑poteri għal għanijiet li m’għandhomx bażi legali jew li m’humiex iġġustifikati mill‑interess pubbliku.


Artikolu 8

Imparzjalità u indipendenza

1. L‑uffiċjal għandu jkun imparzjali u indipendenti. L‑uffiċjal m’għandux jieħu azzjoni arbitrarja li taffettwa ħażin lill‑membri tal‑pubbliku, u lanqas ma għandu jagħti trattament preferenzjali, tkun xi tkun ir‑raġuni.

2. L‑imġiba tal‑uffiċjal m’għandha qatt tiġi ggwidata mill‑interess personali, familjari jew nazzjonali, jew mill‑pressjoni politika. L‑uffiċjal m’għandux jieħu sehem f’deċiżjoni li fiha hu, jew xi membru qarib tal‑familja tiegħu, ikollhom xi interess finanzjarju.


Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba

Artikolu 9

Oġġettività

Meta jieħu deċiżjoni, l‑uffiċjal għandu jagħti attenzjoni lill‑fatturi rilevanti u jqis kull wieħed minnhom kif jixraq fid‑deċiżjoni, u ma għandu jikkunsidra ebda element irrilevanti.


Artikolu 10

Aspettattivi leġittimi, koerenza u pariri

1. L‑uffiċjal għandu jkun koerenti fl‑imġiba amministrattiva tiegħu kif ukoll mal‑azzjoni amministrattiva tal‑istituzzjoni. L‑uffiċjal għandu jsegwi l‑prattiċi amministrattivi normali tal‑istituzzjoni, sakemm ma jkunx hemm raġunijiet leġittimi biex ma jsegwix dawn il‑prattiċi f’każ individwali. Jekk jeżistu tali raġunijiet, għandhom jiġu rreġistrati bil‑miktub.

2. L‑uffiċjal għandu jirrispetta l‑aspettattivi leġittimi u raġonevoli li l‑membri tal‑pubbliku jkollhom fid‑dawl ta’ kif tkun aġixxiet l‑istituzzjoni preċedentement.

3. Fejn ikun meħtieġ, l‑uffiċjal għandu jagħti parir lill‑pubbliku dwar kif għandu jiġi ppreżentat każ li jaqa’ taħt il‑kompetenza tiegħu u x’għandu jsir waqt l‑analiżi tal‑każ.


Artikolu 11

Ekwità

L‑uffiċjal għandu jġib ruħu b’mod imparzjali, ekwu u raġonevoli.


Artikolu 12

Korteżija

1. L‑uffiċjal għandu jkun lest li jaqdi, ikun korrett, juri korteżija u jkun disponibbli fir‑relazzjonijiet tiegħu mal‑pubbliku. Meta jwieġeb il‑korrispondenza, it‑telefon u l‑e‑mails, l‑uffiċjal għandu jipprova jkun kemm jista’ jkun ta’ għajnuna u għandu jwieġeb il‑mistoqsijiet li jsirulu bl‑aktar mod komplut u preċiż possibbli.

2. Jekk l‑uffiċjal ma jkunx responsabbli għall‑kwistjoni kkonċernata, huwa għandu jirreferi liċ‑ċittadin għand l‑uffiċjal kompetenti.

3. Jekk isir żball li jaffettwa ħażin id‑drittijiet jew l‑interessi ta’ membru tal‑pubbliku, l‑uffiċjal għandu jitlob skuża u jipprova jirranġa l‑effetti negattivi ġejjin mill‑iżball tiegħu bl‑aktar mod xieraq, u jinforma lill‑membru tal‑pubbliku dwar kwalunkwe dritt ta’ appell, skont l‑Artikolu 19 tal‑Kodiċi.


Artikolu 13

Tweġiba għall‑ittri bil‑lingwa taċ‑ċittadin

L‑uffiċjal għandu jiżgura li kull ċittadin tal‑Unjoni jew kull membru tal‑pubbliku li jikteb lill‑istituzzjoni f’waħda mil‑lingwi previsti fit‑Trattat, jirċievi tweġiba bl‑istess lingwa. Sa fejn ikun possibbli, dan għandu japplika wkoll għal persuni legali bħal assoċjazzjonijiet (organizzazzjonijiet mhux governattivi) u kumpanniji.


Artikolu 14

Konferma tal‑wasla u indikazzjoni tal‑uffiċjal kompetenti

1. Għal kull ittra jew ilment lill‑istituzzjoni, għandha tintbagħat konferma tal‑wasla tagħhom fi żmien ġimagħtejn, sakemm fl‑istess tul ta’ żmien ma tkunx tista’ tintbagħat tweġiba sostantiva.

2. It‑tweġiba jew il‑konferma tal‑wasla għandhom jindikaw l‑isem u n‑numru tat‑telefon tal‑uffiċjal li qed jittratta l‑każ, kif ukoll is‑servizz li fih jaħdem.

3. M’hemmx għalfejn tintbagħat konferma tal‑wasla jew tweġiba f’każijiet fejn l‑ittri jew l‑ilmenti jkunu ta’ natura abużiva, minħabba l‑fatt li jkunu numerużi, ripetittivi jew ma jagħmlux sens.


Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba

Artikolu 15

Obbligu ta’ trasferiment lis‑servizz kompetenti tal‑istituzzjoni

1. Jekk ittra jew ilment lill‑istituzzjoni jkunu indirizzati jew mibgħuta lil Direttorat Ġenerali, Direttorat jew Dipartiment li mhumiex kompetenti biex jittrattawhom, is‑servizzi tagħhom għandhom jiżguraw li l‑fajl jiġi ttrasferit minnufih lis‑servizz kompetenti tal‑istituzzjoni.

2. Is‑servizz li jkun irċieva l‑ittra jew l‑ilment inizjalment għandu jgħarraf lill‑awtur b’dan it‑trasferiment, u għandu jindika l‑isem u n‑numru tat‑telefon tal‑uffiċjal li lilu jkun ingħadda l‑fajl.

3. L‑uffiċjal għandu jiġbed l‑attenzjoni tal‑membru tal‑pubbliku jew tal‑organizazzjoni lejn żbalji jew ommissjonijiet fid‑dokumenti, u għandu jagħtihom l‑opportunità li jirranġawhom.


Artikolu 16

Dritt li wieħed jingħata smigħ u li jagħmel dikjarazzjonijiet

1. F’każijiet li jikkonċernaw id‑drittijiet jew l‑interessi tal‑individwi, l‑uffiċjal għandu jiżgura li jiġu rrispettati d‑drittijiet tad‑difiża f’kull stadju tal‑proċedura tat‑teħid ta’ deċiżjoni.

2. Kull membru tal‑pubbliku għandu jkollu d‑dritt li jagħmel kummenti bil‑miktub u, fejn ikun meħtieġ, li jagħmel osservazzjonijiet orali qabel ma tittieħed deċiżjoni li taffettwa d‑drittijiet jew l‑interessi tiegħu.


Artikolu 17

Żmien raġonevoli għat‑teħid ta’ deċiżjonijiet

1. L‑uffiċjal għandu jiżgura li tittieħed deċiżjoni dwar kull talba jew ilment lill‑istituzzjoni fi żmien raġonevoli, mingħajr dewmien, u f’kull każ sa mhux aktar minn xahrejn wara d‑data ta’ meta jkunu waslu. L‑istess regola għandha tiġi applikata għat‑tweġibiet lil ittri minn membri tal‑pubbliku u għat‑tweġibiet lil noti amministrattivi li l‑uffiċjal jibgħat lis‑superjuri tiegħu biex jitlob li jingħata istruzzjonijiet dwar id‑deċiżjonijiet li għandhom jittieħdu.

2. Jekk, minħabba l‑komplessità tal‑kwistjonijiet li jkunu tqajmu, ma tkunx tista’ tittieħed deċiżjoni dwar talba jew ilment li jkunu saru lill‑istutuzzjoni fiż‑żmien fuq imsemmi, l‑uffiċjal għandu jgħarraf lill‑awtur b’dan mill‑aktar fis. F’dak il‑każ, l‑awtur għandu jiġi mgħarraf bid‑deċiżjoni definittiva fl‑iqsar żmien possibbli.


Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba

Artikolu 18

Dmir li jiġu indikati r‑raġunijiet tad‑deċiżjonjiiet

1. Kull deċiżjoni tal‑istituzzjoni li tista’ taffettwa ħażin id‑drittijiet jew l‑interessi ta’ persuna privata għandha tindika r‑raġunijiet li fuqhom hija bbażata, u għandha tispeċifika b’mod ċar il‑fatti rilevanti u l‑bażi legali tad‑deċiżjoni.

2. L‑uffiċjal għandu jevita li jieħu deċiżjonijiet li huma bbażati fuq raġunijiet sommarji jew vagi, jew li ma jinkludux raġunament individwali.

3. Jekk, minħabba n‑numru kbir ta’ persuni milquta minn deċiżjonijiet simili, ma jkunx possibbli li r‑raġunijiet tad‑deċiżjoni jiġu kkomunikati fid‑dettal, u għalhekk jintbagħtu tweġibiet standard, l‑uffiċjal għandu aktar ‘il quddiem jipprovdi raġunament individwali liċ‑ċittadini li espressament jitolbu dan.


Artikolu 19

Indikazzjoni tal‑possibbiltajiet ta’ appell

1. Deċiżjoni tal‑istituzzjoni li tista’ taffettwa ħażin id‑drittijiet jew l‑interessi ta’ persuna privata għandha tinkludi indikazzjoni tal‑possibbiltajiet ta’ appell li jeżistu biex tiġi kkontestata d‑deċiżjoni. B’mod partikolari, id‑deċiżjoni għandha tindika n‑natura tar‑rimedji, l‑entitajiet li quddiemhom jistgħu jiġu eżerċitati, kif ukoll it‑termini li fihom jistgħu jiġu eżerċitati.

2. B’mod partikolari, id‑deċiżjonijiet għandhom isemmu l‑possibbiltà li jsiru proċeduri legali u lmenti lill‑Ombudsman skont il‑kundizzjonijiet stipulati rispettivament fl‑Artikoli 263 u 228 tat‑Trattat dwar il‑Funzjonament tal‑Unjoni Ewropea.


Artikolu 20

Notifika tad‑deċiżjoni

1. L‑uffiċjal għandu jiżgura li l‑persuni li d‑drittijiet jew l‑interessi tagħhom huma affettwati minn deċiżjoni jiġu nnotifikati bil‑miktub, malli tittieħed id‑deċiżjoni.

2. L‑uffiċjal m’għandux jikkomunika d‑deċiżjoni lil għejun oħra sakemm il‑persuna jew persuni kkonċernati ma jkunux ġew infurmati biha.


Artikolu 21

Protezzjoni tad‑data

1. L‑uffiċjal li jittratta data personali dwar ċittadin għandu jirrispetta l‑privatezza u l‑integrità tal‑individwu skont id‑dispożizzjonijiet tar‑Regolament (KE) Nru 45/2001 tal‑Parlament Ewropew u tal‑Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il‑protezzjoni ta’ individwu fir‑rigward ta’ l‑ipproċessar ta’ data personali mill‑istituzzjonijiet u l‑korpi tal‑Komunità u dwar il‑moviment liberu ta’ dak id‑data 2 .

2. B’mod partikolari, l‑uffiċjal għandu jevita li jipproċessa data personali għal skopijiet illeċti jew li jgħaddi din id‑data lil persuni mhux awtorizzati.


Artikolu 22

Talbiet għal informazzjoni

1. Meta jkun responsabbli għall‑kwistjoni kkonċernata, l‑uffiċjal għandu jipprovdi l‑informazzjoni mitluba lill‑membri tal‑pubbliku. Meta jkun il‑każ, l‑uffiċjal għandu jagħti parir dwar kif għandha tinbeda proċedura amministrattiva li taqa’ taħt il‑qasam ta’ kompetenza tiegħu. L‑uffiċjal għandu jara li l‑informazzjoni mogħtija tkun ċara u tista’ tinftiehem.

2. ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 13, Volum 26, p. 102.

Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba

2. Jekk talba bil‑fomm għal informazzjoni tkun ikkumplikata jew wiesa’ wisq biex tiġi ttrattata, l‑uffiċjal għandu jagħti parir lill‑persuna kkonċernata sabiex tressaq it‑talba tagħha bil‑miktub.

3. Jekk uffiċjal ma jkunx jista’ jagħti l‑informazzjoni meħtieġa minħabba n‑natura kunfidenzjali tagħha, huwa għandu jagħti lill‑persuna kkonċernata r‑raġunijiet għalfejn ma jistax jagħtiha l‑informazzjoni, skont l‑Artikolu 18 ta’ dan il‑Kodiċi.

4. F’dak li jikkonċerna talbiet għal informazzjoni fuq kwistjonijiet li dwarhom m’għandu l‑ebda responsabilità, l‑uffiċjal għandu jindika l‑persuna kompetenti lil min ikun għamel it‑talba u għandu jagħtih isimha u n‑numru tat‑telefon tagħha. F’dak li jikkonċerna talbiet għal informazzjoni fuq istituzzjoni oħra tal‑UE, l‑uffiċjal għandu jindika dik l‑istituzzjoni lil min ikun għamel it‑talba.

5. Fejn ikun il‑każ u skont is‑suġġett tat‑talba, l‑uffiċjal għandu jindika lill‑persuna li qed tfittex l‑informazzjoni s‑servizz tal‑istituzzjoni li huwa responsabbli għall‑għoti ta’ informazzjoni lill‑pubbliku.


Artikolu 23

Talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti

1. L‑uffiċjal għandu jittratta talbiet għall‑aċċess għal dokumenti skont ir‑regoli adottati mill‑istituzzjoni u skont il‑prinċipji ġenerali u l‑limiti stipulati fir‑Regolament (KE) Nru 1049/2001 3 .

2. Jekk l‑uffiċjal ma jkunx jista’ jissodisfa talba bil‑fomm għall‑aċċess għal dokumenti, iċ‑ċittadin għandu jingħata l‑parir li jressaq it‑talba tiegħu bil‑miktub.


Artikolu 24

Żamma ta’ reġistri adegwati

Id‑dipartimenti tal‑istituzzjoni għandhom iżommu reġistri adegwati tal‑posta dieħla u ħierġa, tad‑dokumenti li jirċievu u tal‑azzjoni meħuda.


Artikolu 25

Informazzjoni lill‑pubbliku dwar il‑kodiċi

1. L‑istituzzjoni għandha tieħu miżuri effettivi biex tinforma lill‑pubbliku dwar id‑drittijiet li jgawdu skont dan il‑Kodiċi. Jekk ikun possibbli, hija għandha tpoġġi dan it‑test f’forma elettronika u tippubblikah fuq il‑website tagħha.


3. ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Volum 3, p. 331.

2. F’isem l‑istituzzjonijiet kollha, il‑Kummissjoni għandha tippubblika u tqassam il‑Kodiċi liċ‑ċittadini f’forma ta’ fuljett.


Artikolu 26

Dritt li jitressaq ilment quddiem l‑Ombudsman Ewropew

Kull nuqqas min‑naħa ta’ istituzzjoni jew uffiċjal li jikkonformaw mal‑prinċipji stipulati f’dan il‑Kodiċi jista’ jkun is‑suġġett ta’ lment lill‑Ombudsman Ewropew skont l‑Artikolu 228 tat‑Trattat dwar il‑Funzjonament tal‑Unjoni Ewropea u l‑Istatut tal‑Ombudsman Ewropew 4 .


Artikolu 27

Verifika tal‑implimentazzjoni

Wara sentejn, kull istituzzjoni għandha tivverifika l‑implimentazzjoni minnha tal‑Kodiċi u għandha tinforma lill‑Ombudsman Ewropew bir‑riżultati tal‑verifika tagħha.

4. Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew rigward ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq ta’ l-obbligi ta’ l-Ombudsman (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Volum 1, p. 283) kif emendata l-aħħar bid-Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew 2008/587/KE, Euratom tat-18 ta’ Ġunju 2008 (ĠU L 189,17.7.2008, p. 25).

© L-Unjoni Ewropea, 2015
Ir-riproduzzjoni għal għanijiet edukattivi u mhux kummerċjali hija awtorizzata dment li s-sors ikun rikonoxxut. provided the source is acknowledged.
Dan il-ktejjeb huwa ppubblikat fuq l-Internet fuq: http://www.ombudsman.europa.eu
Disinn u tfassil minn Rosendahls - Schultz Grafisk, Albertslund, Danimarka, u EntenEller A/S, Valby, Danimarka. and EntenEller A/S, Valby, Denmark.
Illustrazzjonijiet ta’ Toril Bækmark.
Issettjata fi FrutigerNext u Palatino.
Printed in Belgium
Print ISBN 978-92-9212-728.2. doi:10.2869/67213 . QK-04-14-988-MT-C
PDF ISBN 978-92-9212-698-8 . doi:10.2869/62862 . QK-04-14-988-MT-N

Jekk tixtieq verżjoni b’tipa kbira ta’ din il-pubblikazzjoni, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew. Nagħmlu li nistgħu biex nipprovdu verżjoni awdjo jekk ikollna talba għaliha.

Ombudsman Ewropew
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F - 67001 Strasbourg Cedex
T. +33 (0)3 88 17 23 13
F. +33 (0)3 88 17 90 62
http://www.ombudsman.europa.eu

QK-04-14-988-MT-C