• Lodge a complaint
  • Request for information
60th Rome Treaty anniversaryYour Europe - The portal to on-line European and national public services

Evrópureglur um góða stjórnsýsluhætti

Available languages: bg.es.cs.da.de.et.el.en.fr.ga.hr.it.lv.lt.hu.mt.nl.pl.pt.ro.sk.sl.fi.sv.mk.tr.me.sr.is.sq

Umboðsmaður Evrópusambandsins

Evrópureglur um góða
stjórnsýsluhætti

IS

Markmið okkar er að þjóna lýðræðinu með því að vinna með stofnunum Evrópusambandsins til að skapa skilvirkari, ábyrgari, gagnsærri og siðferðilegri stjórnun.

Efnisyfirlit

2 Formáli
4 Inngangur
12 Evrópureglur um góða
stjórnsýsluhætti

Formáli

Kæri lesandi,

Það er mér sönn ánægja að kynna þessa uppfærðu útgáfu eglna Evrópusambandsins um góða stjórnsýsluhætti sem Evrópuþingið studdi upphaflega árið 2001.

Sem umboðsmaður Evrópusambandsins hef ég orðið vitni að heilindum, staðfestu og mannúð margra evrópskra embættismanna. Þessar reglur eru hannaðar til að styðja þetta starf með því að miðla upplýsingum um bestu starfsvenjur og hvetja til samræmdrar stjórnsýslumenningar í Evrópu sem þjónar borgurum með því að hlusta á og læra af borgurum, fyrirtækjum og hagsmunaaðilum.

Þessar reglur veita leiðbeiningar um praktísk skref í átt að meiri skilvirkni, gagnsæi og ábyrgð og skrifstofa mín er ávallt reiðubúin til að veita nánari óformlega ráðgjöf ef þörf krefur.

Það liggur í eðli stofnana Evrópusambandsins að þær sækja reynslu og sjónarhorn úr aðildarríkjunum í ríkum mæli. Þess vegna getur verið áskorun að skapa heildstæða þjónustumenningu sem einhugur er um. Engu að síður verða stofnanirnar sífellt meðvitaðri um hin praktísku rök fyrir nálgun sem miðast að borgurunum og ég vona að sú þróun haldi áfram.

Mín trú er að aldrei hafi verið meiri þörf á þessum reglum en nú, er ákvarðanataka Evrópusambandsins fær meiri athygli er nokkru sinni fyrr. Ég er þess fullviss að ferli við ákvarðanatöku eru almennt nægilega traust til að standast þessa auknu skoðun. Hins vegar verða stofnanirnar að viðurkenna slíka skoðun sem eðlilegan hluta af því að taka ábyrgð en ekki fara í vörn eða forða sér undan henni.

Borgarar Evrópusambandsins eiga grundvallarrétt á góðri stjórnsýslu samkvæmt sáttmálanum. Þess vegna verða stofnanirnar að taka breytingum og áskorunum fagnandi og hafa frumkvæði að því að auka gæði og skilvirkni í vinnu sinni.

Þetta er framlag minnar stofnunar til að sigrast á þessum áskorunum. Takk fyrir að taka þér tíma til að íhuga þessar reglur. Skrifstofa mín er reiðubúin til að aðstoða þig ef þú hefur einhverjar spurningar.

Le gach dea-ghuí,

Emily O’Reilly
Umboðsmaður Evrópusambandsins

Inngangur

Góð stjórnsýsla hjá stofnunum, aðilum, skrifstofum og sérstofnunum Evrópusambandsins („stofnunum ESB“) er öllum borgurum og íbúum Evrópu til framdráttar. Hún er sérstaklega mikilvæg þeim einstaklingum sem eiga í beinum samskiptum við stofnanir Evrópusambandsins.

Frá samþykki Evrópuþingsins árið 2001 hafa Evrópureglur um góða stjórnsýsluhætti orðið mikilvægt verkfæri til þess að hrinda meginreglum góðrar stjórnsýslu í framkvæmd. Þær hjálpa einstökum borgurum við að skilja og öðlast réttindi sín og eflir áhuga almennings á opinni, skilvirkri og sjálfstæðri evrópskri stjórnsýslu.

Reglurnar aðstoða borgarana við að vita hvers kyns gæðum í stjórnsýslu þeir megi búast við frá stofnunum Evrópusambandsins. Þær eru líka hagnýtur leiðarvísir fyrir embættismenn í samskiptum þeirra við almenning. Með því að gera meginreglur góðrar stjórnsýslu áþreifanlegri, leggja reglurnar sitt af mörkum við að hvetja til þess að ítrustu kröfur verði gerðar í stjórnsýslunni.

Á sama tíma og Evrópuþingið lagði blessun sína yfir reglurnar samþykkti það ályktun þar sem umboðsmaður Evrópusambandsins var hvattur til þess að leggja reglurnar til grundvallar við athuganir á því hvort vond stjórnsýsla hafi átt sér stað. Í samræmi við það vísar umboðsmaðurinn með viðeigandi hætti til reglnanna í athugunum sínum svo og í frumkvæðisvinnu sinni við að efla góða stjórnsýslu.


228. grein sáttmálans um starfshætti Evrópusambandsins veitir umboðsmanni Evrópusambandsins vald til að taka til athugunar er varða vonda stjórnsýslu hjá stofnunum, aðilum, skrifstofum og sérskrifstofum Sambandsins að undanskyldum dómstól Evrópusambandsins við meðferð hans á dómsvaldi sínu.

Sérhver borgari sambandsins hefur rétt til þess að senda kvartanir til umboðsmannsins. Íbúar, fyrirtæki og félagasamtök mega einnig beina kvörtunum til hans.

Þessi réttur er einn af þeim grundvallarréttindum sem felast í ríkisborgararétti Sambandsins og tryggður er í sáttmála Evrópusambandsins um grundvallarréttindi (43. grein).

Engar kröfur eru um að sá sem sendir inn kvörtun þurfi persónulega að hafa beðið skarðan hlut frá borði vegna vondrar stjórnsýslu eða eiga persónulegra hagmuna að gæta í málinu.

Umboðsmaðurinn má einnig taka fyrir mál að eigin frumkvæði.


Inngangur

Rétturinn til góðrar stjórnsýslu

Umboðsmaðurinn hefur hvorki vald til þess að taka lagalega bindandi ákvarðanir né eru Evrópureglur um góða stjórnsýsluhætti lagalega bindandi. Hluti reglnanna skarast þó við grundvallarréttinn til góðrar stjórnsýslu sem birtist í 41. grein sáttmála Evrópusambandsins um grundvallarréttindi.

Frá gildistöku Lissabonsáttmálans í desember 2009 hefur sáttmálinn um grundvallarréttindi sömu lagalegu stöðu og stofnsáttmálar sambandsins. Af því leiðir að allir eiga nú rétt samkvæmt lögum til góðrar stjórnsýslu í málum sínum af hálfu stofnana Evrópusambandsins.

Rétturinn til góðrar stjórnsýslu
(41. grein sáttmála Evrópusambandsins um grundvallarréttindi)

1. Sérhver maður á rétt á að fjallað sé um mál hans af óhlutdrægni, sanngirni og innan hæfilegs tíma hjá stofnunum, aðilum, skrifstofum og sérstofnunum Sambandsins.


2. Í þessum rétti er meðal annars fólgið:
a. að sérhver maður á rétt á að koma sjónarmiðum sínum á framfæri áður en gripið er til einhverrar þeirrar ráðstöfunar sem væri honum í óhag;

b. að sérhver maður á rétt til aðgangs að skjölum sem hann varða, að teknu tilliti til réttmætra ástæðna er varða trúnað, þagnarskyldu og viðskiptaleynd;
c. að stjórnsýslustofnanir verða að rökstyðja ákvarðanir sínar.


3. Sérhver maður á rétt á að Sambandið bæti það tjón sem stofnanir þess eða starfsmenn kunna að valda við skyldustörf sín, í samræmi við sameiginlegar, almennar meginreglur í löggjöf aðildarríkjanna.


4. Sérhver maður getur skrifað stofnunum Sambandsins á hvaða tungumáli sáttmálanna sem er og skal hann fá svar á sama tungumáli.


Inngangur

Meginreglur í almannaþjónustu

Full og rétt beiting reglnanna, sáttmálans um grundvallarréttindi og löggjafar Evrópusambandsins almennt byggist á tilvist þjónustumenningar innan stjórnsýslunnar þar sem embættismenn skilja og tileinka sér meginreglur góðrar stjórnsýslu.

Siðferðisgildi eru mikilvægur hluti af þjónustumenningunni.

Í júní 2012 birti umboðsmaðurinn, í kjölfar samráðs við almenning, samantekt á þeim siðferðisgildum sem opinber stjórnsýsla í Evrópusambandinu fylgir. Hún birtist í fimm meginreglum í almannaþjónustu sem útlistaðar eru hér beint fyrir neðan.

Meginreglur í almannaþjónustu sem ættu að vera embættismönnum Evrópusambandsins til leiðsagnar

1. Hollusta við Evrópusambandið og ríkisborgara þess

Embættismenn ættu að vera meðvitaðir um að stofnanir Sambandsins eru til þess að þjóna hagsmunum Sambandsins og borgurum þess við að uppfylla markmið stofnsáttmálanna.

Þeir ættu eingöngu að senda frá sér tilmæli og ákvarðanir í því skyni að þjóna þessum hagsmunum.

Embættismenn ættu að sinna störfum sínum eftir bestu getu og leitast við að uppfylla ítrustu faglegu kröfur á öllum tímum.

Þeir ættu að hafa stöðu þeirra í huga þegar kemur að trausti almennings og setja öðrum gott fordæmi.


2. Heilindi

Embættismenn ættu að stjórnast af góðu siðgæði og haga sér ávallt þannig að það standist nákvæma skoðun almennings. Þessari skyldu verður ekki eingöngu mætt með því að starfa innan ramma laganna.

Embættismenn ættu ekki að undirgangast fjárhagslegar eða aðrar skuldbindingar, sem gætu haft áhrif á framkvæmd starfa þeirra, þar á meðal með því að þiggja gjafir. Þeir skulu greina strax frá eigin hagsmunum sem kunna að tengjast störfum þeirra.

Embættismenn ættu að gera ráðstafanir til þess að forðast hagsmunaárekstra og að slíkir árekstrar komi upp. Þeir ættu að vera fljótir til aðgerða til þess að finna lausn á öllum vandamálum sem koma upp. Þessi skylda helst eftir að þeir láta af störfum.


3. Hlutlægni

Embættismenn ættu að vera óhlutdrægir, víðsýnir, stjórnast af fyrirliggjandi gögnum og viljugir til þess að hlýða á mismunandi skoðanir. Þeir ættu að vera tilbúnir til þess að gangast við og leiðrétta mistök sín.

Í málsmeðferð, sem felur í sér samanburðarmat, ættu embættismenn að byggja tillögur sínar og ákvarðanir einvörðungu á málsatvikum og öðrum þáttum sem sérstaklega er mælt fyrir um í lögum.

Embættismenn ættu ekki að mismuna eða leyfa því að þeim líkar eða mislíkar við ákveðinn einstakling að hafa áhrif á faglega framkvæmd starfa þeirra.


Inngangur

4. Virðing fyrir öðrum

Embættismenn ættu að koma fram af virðingu hver við annan og við borgarana. Þeir ættu að vera kurteisir, hjálpsamir, stundvísir og samvinnuþýðir.

Þeir ættu að gera sér raunverulegt far um að skilja það sem aðrir eru að segja og tjá sig með skýrum hætti á almennu máli.


5. Gagnsæi

Embættismenn ættu að vera tilbúnir til þess að útskýra gjörðir sínar og rökstyðja athafnir sínar.

Þeir ættu að halda viðeigandi skrár og taka vel á móti opinberum athugunum á störfum þeirra, þar á meðal fylgni þeirra við þessar meginreglur í almannaþjónustu.


Það getur hjálpað embættismönnum að hafa þessar meginreglur í huga við að skilja og beita reglum og meginreglum með réttum hætti og leiðbeint þeim í átt að réttum ákvörðunum í aðstæðum þar sem þeir þurfa að beita eigin dómgreind.

Meginreglurnar hjálpa þannig til við að auka gæði opinberrar stjórnsýslu, styrkja réttarríkið og draga úr líkum á því að ákvörðunarvald sé notað að eigin geðþótta.

Þar sem það á við vísar umboðsmaðurinn til meginreglnanna í athugunum sínum á stjórnsýsluháttum stofnana, aðila, skrifstofa og sérstofnana Evrópusambandsins sem kunna að vera slæmir.

Reglurnar og aðildarríkin

Reglurnar, eins og 41. grein sáttmálans og meginreglur almannaþjónustu, hafa einungis bein lagaáhrif gagnvart stofnunum og embættismönnum Evrópusambandsins.

Þrátt fyrir það hafa reglurnar reynst innblástur fyrir svipaðan texta í aðildarríkjum Evrópusambandsins, umsóknarríkjum og þriðju ríkjum.

Enn fremur, eins og skýrt kemur fram í þeim skýringum sem fylgja sáttmálanum um grundvallarréttindin, byggir rétturinn á góðri stjórnsýslu á dómaframkvæmd Evrópudómstólsins um að góð stjórnsýsla sé almenn meginregla í löggjöf Evrópusambandsins. Slík almenn meginregla bindur einnig aðildarríkin þegar þau starfa innan ramma löggjafar Evrópusambandsins.

Evrópureglur um góða stjórnsýsluhætti

Reglurnar, sem samþykktar voru af Evrópuþinginu, innihalda eftirfarandi efnisákvæði 1 :

1. grein

Almenn ákvæði

Í samskiptum sínum við almenning skulu stofnanirnar og embættismenn þeirra fara eftir meginreglunum, sem mælt er fyrir um þessum reglum um góða stjórnsýsluhætti, hér eftir nefndar „reglurnar“.


2. grein

Einstaklingsbundið gildissvið

1. Reglurnar gilda um alla embættismenn svo og aðra starfsmenn sem heyra undir starfsmannareglur og ráðningarskilmála annarra starfsmanna í samskiptum þeirra við almenning. Hér á eftir vísar hugtakið „embættismaður“ bæði til embættismanna og annarra starfsmanna.

2. Stofnanirnar og stjórnsýsla þeirra munu grípa til nauðsynlegra ráðstafana til þess að tryggja að ákvæðin í þessum reglum gildi einnig um aðra einstaklinga, sem starfa fyrir þær, svo sem einstaklinga sem ráðnir eru samkvæmt samningum á einkaréttarlegum grundvelli, útsenda sérfræðinga frá innlendum stjórnsýslustofnunum og starfsnema.

3. Hugtakið „opinber“ vísar bæði til einstaklinga og lögaðila, hvort sem þeir búa í eða eru með skráða skrifstofu í aðildarríkjunum eða ekki.

4. Í þágu markmiðs þessara reglna:
a. þýðir hugtakið „stofnun“ stofnun, aðili, skrifstofa eða sérstofnun Evrópusambandsins;
b. þýðir „embættismaður“ embættismaður eða annar starfsmaður Evrópusambandsins.


3. grein

Efnisbundið gildissvið

1. Þessar reglur innihalda almennar meginreglur góðra stjórnsýsluhátta sem gilda um öll samskipti stofnananna og stjórnsýlunnar á þeirra vegum við almenning nema um þau gildi sérstök ákvæði.

2. Meginreglurnar, sem mælt er fyrir um í þessum reglum, gilda ekki um samskipti á milli stofnana og embættismanna þeirra. Um þau samskipti er mælt fyrir um í starfsmannareglunum.


1. Textinn, sem fer á eftir, hefur verið leiðréttur í samræmi við breytingar Lissabonsáttmálans á fagheitum stofnsáttmálanna og númeraröð ákvæðanna auk endurskoðunarinnar árið 2008 á lögum um umboðsmanninn. Einnig hafa ákveðnar prent- og málvillur verið leiðréttar.

Evrópureglur um góða stjórnsýsluhætti

4. grein

Lögmæti

Embættismenn skulu haga störfum sínum í samræmi við lög og beita þeim reglum og þeirri málsmeðferð sem kveðið er á um í löggjöf Evrópusambandsins. Embættismenn skulu gæta sérstaklega að því að tryggja að ákvarðanir, sem hafa áhrif á réttindi eða hagsmuni einstaklinganna, eigi stoð í lögum og að þær séu í samræmi við lög.


5. grein

Engin mismunun

1. Þegar fjallað er um beiðnir frá almenningi og við ákvarðanatöku skal embættismaður tryggja að meginreglan um jafna meðferð sé virt. Almennir borgarar í sömu aðstöðu skulu meðhöndlaðir á svipaðan hátt.

2. Ef einhver munur á meðferð á sér stað skal embættismaðurinn tryggja að hann sé réttlætanlegur vegna hlutlægra og málefnalegra ástæðna sem liggja fyrir í tilteknu máli.

3. Embættismaðurinn skal einkum forðast tilhæfulausa mismunun á milli almennra borgara sem byggist á þjóðerni, kynferði, kynþætti, litarhætti, þjóðarbroti, félagslegum uppruna, erfðaeiginleikum, tungumáli, trúarbrögðum og lífsskoðunum, stjórnmálaskoðunum eða öðrum skoðunum, aðild að minnihlutahóp, eignum, ætterni, fötlun, aldri eða kynhneigð.


6. grein

Meðalhóf

1. Við töku ákvarðana skal embættismaðurinn tryggja að þær ráðstafanir, sem gripið er til, séu í réttu hlutfalli við það markmið sem stefnt er að. Embættismaðurinn skal einkum forðast að takmarka réttindi borgaranna eða leggja á þá gjöld þegar slíkar takmarkanir eða gjöld eru ekki í eðlilegum tengslum við markmið þeirra aðgerða sem stefnt er að.

2. Við töku ákvarðana skal embættismaðurinn hafa í huga sanngjarnt jafnvægi á milli einstaklingsbundinna hagsmuna og almannahagsmuna.


7. grein

Engin misnotkun valds

Valdi skal einungis beitt í þeim tilgangi sem viðeigandi ákvæði heimila. Embættismaðurinn skal einkum forðast að beita valdi í tilvikum sem eiga sér ekki stoð í lögum eða eru ekki sprottin af hagsmunum almennings.


8. grein

Óhlutdrægni og sjálfstæði

1. Embættismaðurinn skal vera óhlutdrægur og sjálfstæður. Embættismaðurinn skal forðast geðþóttaákvarðanir sem hafa íþyngjandi áhrif á almenna borgara, auk ívilnandi meðferðar á hvaða forsendum sem er.

2. Hegðun starfsmannsins skal aldrei taka mið af persónulegum eða pólitískum þrýstingi, eða þrýstingi frá fjölskyldu eða vegna innlendra hagsmuna. Embættismaðurinn skal ekki taka þátt í ákvörðunum þar sem hann eða náinn fjölskyldumeðlimur hans hefur fjárhagslegra hagsmuna að gæta.


Evrópureglur um góða stjórnsýsluhætti

9. grein

Hlutlægni

Við töku ákvarðana skal embættismaðurinn taka tillit til þeirra þátta sem við eiga og gefa hverjum þeirra rétt vægi í ákvörðun sinni en á sama tíma skal ekki tekið tillit til þeirra þátta sem eru málinu óviðkomandi.


10. grein

Réttmætar væntingar, samkvæmni og ráðgjöf

1. Embættismaðurinn skal vera samkvæmur sjálfum sér í embættisfærslum sínum og stofnunarinnar. Embættismaðurinn skal fylgja stjórnsýsluvenjum stofnunarinnar nema lögmætar ástæður séu fyrir því að víkja frá þeim í einstökum málum. Þegar slíkar ástæður eru fyrir hendi skulu þær skráðar.

2. Embættismaðurinn skal virða réttmætar og eðlilegar væntingar, sem almennir borgarar hafa, í ljósi þess hvernig stofnunin hefur áður unnið úr málum.

3. mbættismaðurinn skal, ef þörf krefur, veita almenningi ráðgjöf um hvernig haga skal rekstri máls, sem vísað hefur verið til hans, og hvernig eigi að reka málið áfram.


11. grein

Sanngirni

Embættismaðurinn skal starfa af óhlutdrægni, sanngirni og skynsemi.


12. grein

Kurteisi

1. Embættismaðurinn skal vera þjónustulundaður, réttlátur, kurteis og aðgengilegur í samskiptum sínum við almenning. Þegar bréfum, símtölum og tölvupósti er svarað skal embættismaðurinn leitast við að vera svo hjálpsamur sem honum er unnt, og svara þeim spurningum sem spurt er eins vel og nákvæmlega og hann getur.

2. Ef embættismaðurinn ber ekki ábyrgð á umræddu máli skal hann beina borgaranum til viðeigandi embættismanns.

3. Ef mistök eru gerð, sem hafa neikvæð áhrif á réttindi eða hagsmuni hins almenna borgara, skal embættismaðurinn biðjast afsökunar á því, leitast við að ráða bót á þeim svo fljótt sem verða má og upplýsa hinn almenna borgara um rétt hans til kæru eða áfrýjunar í samræmi við 19. grein reglnanna.


13. grein

Svar við bréfum á tungumáli borgarans

Embættismaðurinn skal tryggja að sérhver borgari Sambandsins eða sérhver almennur borgari, sem skrifar stofnuninni á einu af tungumáli stofnsáttmálans, fái svar á sama tungumáli. Sama gildir um lögaðila, svo sem samtök (frjáls félagasamtök) og fyrirtæki, að því marki sem unnt er.


14. grein

Staðfesting á móttöku og upplýsingar um embættismanninn sem fer með málið

1. Staðfesta skal móttöku allra bréfa eða kvartana, sem berast stofnuninni, innan tveggja vikna tímabils nema ef hægt er að senda efnislegt svar innan þess tíma.

2. Í svari eða staðfestingu á móttöku skal veita upplýsingar um nafn og símanúmer embættismannsins sem fer með málið auk þeirrar þjónustudeildar sem hann tilheyrir.

3. Ekki er þörf á að senda staðfestingu á móttöku eða svar í málum þar sem bréf eða kvartanir fela í sér misbeitingu vegna mikils fjölda þeirra eða vegna staglkennds eða tilgangslauss eðlis þeirra.


Evrópureglur um góða stjórnsýsluhætti

15. grein

Skyldan á framsendingu til viðeigandi þjónustudeildar stofnunarinnar

1. Ef bréf eða kvörtun til stofnunar hefur verið sent eða beint til stjórnarsviðs, skrifstofu eða einingar sem hefur ekki valdsvið til að leysa úr málinu skal sú þjónustudeild tryggja að málið sé framsent án tafar til til þess bærrar þjónustudeildar stofnunarinnar.

2. Þjónustudeildin, sem upphaflega barst bréfið eða kvörtunin, skal upplýsa sendandann um þessa framsendingu og upplýsa um nafn og símanúmer embættismannsins sem tók við málinu.

3. Embættismaðurinn skal upplýsa hinn almenna borgara eða fyrirtæki um allar rangfærslur eða úrfellingar í skjölum og veita honum tækifæri til leiðréttingar.


16. grein

Rétturinn til áheyrnar og yfirlýsinga

1. Í málum sem varða réttindi eða hagsmuni einstaklingsins að skal embættismaðurinn tryggja að á öllum stigum málsmeðferðar ákvarðanatökunnar sé andmælaréttur virtur.

2. Sérhver almennur borgari skal eiga rétt á því, í málum þar sem ákvörðun hefur áhrif á réttindi hans eða hagsmuni, að leggja fram skriflegar athugasemdir og ef þörf krefur koma með munnlegar athugasemdir áður en ákvörðun er tekin.


17. grein

Sanngjarn frestur til að taka ákvarðanir

1. Embættismaðurinn skal tryggja að ákvörðun um allar beiðnir eða kvartanir til stofnunarinnar sé tekin innan sanngjarnra tímamarka, án tafar og eigi síðar en tveimur mánuðum frá móttöku. Sama regla skal gilda um svör við bréfum hins almenna borgara og svörum við stjórnsýsluerindi sem embættismaðurinn hefur sent til yfirmanna sinna með ósk um leiðbeiningar í umræddu máli.

2. Ef ekki er hægt að taka ákvörðun innan fyrrgreindra tímamarka í tilefni af beiðni eða kvörtun til stofnunar vegna þess flækjustigs sem hún leiðir af sér skal embættismaðurinn upplýsa sendandann um það svo fljótt sem verða má. Í slíkum málum skal endanleg ákvörðun send honum svo fljótt sem auðið er.


Evrópureglur um góða stjórnsýsluhætti

18. grein

Skyldan til þess að greina frá ástæðum ákvörðunar

1. Í sérhverri ákvörðun stofnunar, sem kann að hafa neikvæð áhrif á réttindi eða hagsmuni einstaklinga, skal tilgreina þær ástæður, sem hún byggist á með því að tiltaka með skýrum hætti viðeigandi staðreyndir og lagagrundvöll ákvörðunarinnar.

2. Embættismaðurinn skal forðast að taka ákvarðanir sem byggjast á fáorðum eða óljósum forsendum eða sem eru án atviksbundins rökstuðnings.

3. Ef ekki er kostur á að skýra nákvæmlega frá forsendum ákvörðunar vegna þess að svipuð mál hafa áhrif á mikinn fjölda einstaklinga og stöðluð svör eru því notuð skal embættismaðurinn í kjölfarið veita þeim borgara, sem gagngert fer fram á slíkt, atviksbundinn rökstuðning.


19. grein

Upplýsingar um kæru- eða áfrýjunarleiðir

1. Í ákvörðun stofnunar, sem kann að hafa neikvæð áhrif á réttindi eða hagsmuni einstaklinga, skal upplýsa um tiltækar kæru- eða áfrýjunarleiðir verði ákvörðunin vefengd. Einkum skal tilgreina eðli úrræðanna, þær stofnanir sem úrræðin eiga við um og tímamörk fyrir beitingu þeirra.

2. Ákvarðanir skulu einkum vísa til möguleika á því að bera mál undir dómstóla og kvörtunum til umboðsmannsins samkvæmt þeim skilyrðum sem tilgreind eru í 263. grein og 228. grein í sáttmálanum um starfshætti Evrópusambandsins.


20. grein

Tilkynning um ákvörðunina

1. Embættismaðurinn skal tryggja að þeim einstaklingum, sem eiga hagsmuna eða réttinda að gæta af ákvörðun, sé tilkynnt skriflega um ákvörðunina strax og hún er tekin.

2. Embættismaðurinn skal ekki tilkynna öðrum um ákvörðunina þar til einstaklingurinn eða einstaklingarnir, sem um ræðir, hafa verið upplýstir.


21. grein

Persónuvernd

1. Embættismaður, sem vinnur með persónuupplýsingar um borgarana, skal virða einkalíf og heilindi einstaklingsins í samræmi við ákvæði reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins (EB) 45/2001 frá 18. desember 2000 um vernd einstaklingsins þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga hjá stofnunum og aðiljum bandalagsins og um frjálsa miðlun slíkra gagna 2 .

2. Embættismaðurinn skal einkum forðast vinnslu persónuupplýsinga í ólögmætum tilgangi eða miðlun slíkra upplýsinga til óviðkomandi einstaklinga.


22. grein

Beiðni um aðgang að upplýsingum

1. Embættismaðurinn skal þegar hann ber ábyrgð á umræddu máli, veita almennum borgurum aðgang að þeim upplýsingum sem óskað er eftir. Þegar það á við skal embættismaðurinn veita leiðbeiningar um hvernig stofna skuli til stjórnsýslumáls á hans sérsviði. Embættismaðurinn skal sjá til þess að upplýsingar, sem miðlað er, séu skýrar og skiljanlegar.

2. Stjórnartíðindi Evrópu L 8/1, 12.1.2001.

Evrópureglur um góða stjórnsýsluhætti

2. Ef munnleg beiðni um upplýsingar er of flókin eða of stór í sniðum til þess að vinna úr henni skal embættismaðurinn leiðbeina umræddum einstaklingi um að senda kröfur sínar inn skriflega.

3. Ef embættismanni er ekki heimilt að veita umbeðnar upplýsingar vegna þess að um þær ríkir trúnaður skal hann í samræmi við 18. grein þessara reglna upplýsa viðkomandi einstakling um ástæður þess að hann getur ekki veitt upplýsingarnar.

4. Þegar um er að ræða beiðnir um upplýsingar um mál sem embættismaðurinn ber ekki ábyrgð á skal hann beina fyrirspurninni til þar til bærs einstaklings og veita upplýsingar um nafn hans eða hennar og símanúmer. Þegar um er að ræða beiðnir um upplýsingar er varða aðrar stofnanir Evrópusambandsins skal embættismaðurinn beina fyrirspurninni til þeirrar stofnunar.

5. Þar sem það á við skal embættismaðurinn, með hliðsjón af efni fyrirspurnar, beina einstaklingnum sem leitar upplýsinganna að þjónustudeild þeirrar stofnunar sem ber ábyrgð á að veita almenningi upplýsingar.


23. grein

Beiðni um aðgang almennings að gögnum

1. Embættismaðurinn skal vinna úr fyrirspurn um aðgang að gögnum í samræmi við reglur stofnunarinnar og í samræmi við þær almennu meginreglur og takmarkanir sem fram koma í reglugerð (EB) 1049/2001 3 .

2. Ef embættismaðurinn getur ekki orðið við munnlegri beiðni um aðgang að gögnum skal borgaranum leiðbeint um að senda beiðnina inn skriflega.


24. grein

Fullnægjandi varðveisla gagna

Deildir stofnunarinnar skulu halda fullnægjandi skrár um þann póst sem þeim berst og þær senda, gögn sem berast og um þær ráðstafanir sem þær grípa til.


25. grein

Birting reglnanna

1. Stofnunin skal grípa til skilvirkra ráðstafana til þess að upplýsa almenning um þau réttindi sem hann á samkvæmt þessum reglum. Ef kostur er á skal hún hafa textann tiltækan á rafrænu formi á vefsíðu sinni.


3. Stjórnartíðindi Evrópu L 145/43, 31.5.2001.

2. Framkvæmdastjórnin skal fyrir hönd allra stofnana birta og miðla reglunum til borgaranna í bæklingsformi.


26. grein

Rétturinn til þess að kvarta til umboðsmanns Evrópusambandsins

Vanræksla stofnana eða embættismanna við að fylgja meginreglunum, sem settar eru fram í þessum reglum, kann að leiða til kvartana til umboðsmanns Evrópusambandsins í samræmi við 228. grein sáttmálans um starfshætti Evrópusambandsins og laganna um umboðsmann Evrópusambandsins 4 .


27. grein

Endurskoðun framkvæmdarinnar

Hver stofnun skal endurskoða innleiðingu reglnanna eftir tvö ár í framkvæmd og upplýsa umboðsmann Evrópusambandsins um niðurstöður endurskoðunarinnar.

4. Ákvörðun Evrópuþingsins um reglugerðir og þau almennu skilyrði sem gilda um framkvæmd starfa umboðsmannsins. Stjórnartíðindi Evrópu 1994 L 113 bls. 15, eins og henni var síðast breytt með ákvörðun Evrópuþingsins 2008/587/EB, KBE frá 18. júní 2008, Stjórnartíðindi Evrópu 2008 L 189 bls. 25.

© Evrópusambandið, 2015
Hvers kyns afritun til fræðslu og í tilgangi, sem ekki er viðskiptalegur, er heimil ef heimildar er getið.
Þessi bæklingur er birtur á Netinu á slóðinni: http://www.ombudsman.europa.eu
Hönnun og útlit var á höndum Rosendahls - Schultz Grafisk, Albertslund, Danmörku og EntenEller A/S, Valby, Danmörku.
Myndskreytingar eftir Toril Bækmark.
Leturgerðir eru FrutigerNext og Palatino.
Printed in Belgium
Print ISBN 978-92-9212-723-7 . doi:10.2869/66131 . QK-04-14-988-IS-C
PDF ISBN 978-92-9212-693-3 . doi:10.2869/61627 . QK-04-14-988-IS-N

Ef óskað er eftir prentaðri útgáfu í stóru upplagi skal haft samband við skrifstofu umboðsmanns Evrópusambandsins. Við munum einnig leitast við að bjóða upp á hljóðútgáfu sé þess óskað.

Umboðsmaður Evrópusambandsins
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F - 67001 Strasbourg Cedex
T. +33 (0)3 88 17 23 13
F. +33 (0)3 88 17 90 62
http://www.ombudsman.europa.eu

QK-04-14-988-IS-C