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Projet de recommandation à l’Office européen de sélection du personnel (OESP) concernant la plainte 413/2004/(MF)PB

(Formulé conformément à l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen(1))

LA PLAINTE

La plaignante a participé au concours général COM/LA/3/02 organisé par la Commission européenne en vue de constituer une réserve de recrutement de traducteurs de langue française.

Par lettre datée du 16 janvier 2004, la plaignante a été informée qu'elle ne serait pas admise aux épreuves orales parce qu'elle n'avait pas obtenu le nombre minimum de points requis à l'épreuve écrite c).

La plaignante a écrit au directeur de l’Office européen de sélection du personnel (OESP), récemment créé, – qui avait pris en charge l’organisation du concours – pour lui demander de lui faire parvenir une copie de son épreuve corrigée. Le 26 janvier 2004, l'OESP a envoyé à la plaignante une copie non corrigée de son épreuve, ainsi que la fiche d’évaluation finale du jury de sélection.

La plaignante a saisi le Médiateur européen le 11 février 2004. Le 30 mars 2004, le Médiateur a demandé à l'OESP de formuler un avis sur les allégations et demandes suivantes:

«Dans sa plainte, [la plaignante] soutient que le jury de sélection ne lui a pas fourni les informations qui l'auraient mise en mesure de comprendre les erreurs qu’elle avait commises.

La plaignante demande que le jury de sélection lui envoie une copie de son épreuve corrigée, ainsi qu’une fiche d’évaluation détaillée.»

L’ENQUETE

La plainte a été envoyée à l'OESP pour avis. L’avis que le Médiateur a reçu a cependant été rédigé par la Commission européenne.

L’avis de la Commission

La Commission résume les faits de l’affaire et indique que la plaignante a introduit une réclamation au titre de l’article 90, paragraphe 2, du Statut des fonctionnaires, et une demande confirmative en application du règlement 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement, du Conseil et de la Commission. Ces deux procédures étaient achevées au moment où la Commission a rédigé son avis. La Commission a donc annexé les décisions qu’elle a rendues sur la réclamation introduite au titre de l’article 90, paragraphe 2, et sur la demande confirmative, pour que celles-ci servent d’avis de fond sur la présente plainte. Ces décisions sont résumées ci-après.

Décision sur la demande confirmative

La demande confirmative d’accès à des documents formulée par la plaignante au titre du règlement 1049/2001 comprenait une demande d’accès à la copie corrigée de l’épreuve c) et à une «grille d'évaluation détaillée».

Dans sa décision sur la demande confirmative, la Commission explique que les corrections ne sont pas directement apportées sur la copie d'examen proprement dite. En effet, celles-ci sont rédigées sur des fiches d’évaluation distinctes, remplies par les différents correcteurs indépendants. Selon la Commission, ces fiches constituent des documents préparatoires qui servent de base aux délibérations internes du jury de sélection. Rendre ces fiches d’évaluation publiques entraînerait un risque de pression externe et d'ingérence dans les délibérations du jury de sélection. L’accès à ces différentes fiches d’évaluation a donc dû être refusé sur la base de l’exception comprise dans l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement 1049/2001.

La Commission renvoie également à l'article 6, annexe III, du Statut des fonctionnaires, qui établit le caractère secret des délibérations du jury de sélection. La Commission indique que cette disposition de l’article 6 constitue en effet une application spécifique de l’exception renfermée à l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents. La Commission fait également remarquer que, dans plusieurs affaires, la jurisprudence des cours des Communautés européennes a confirmé le caractère secret des délibérations du jury de sélection. Elle renvoie dans ce cadre à l’arrêt rendu par la Cour dans l’affaire Innamorati.

En ce qui concerne la demande d’obtention d’une «grille d'évaluation détaillée», l’avis de la Commission précise qu’une «grille d'évaluation» est une liste de critères d’évaluation détaillés établis par le jury de sélection. La Commission a dès lors répondu à cette demande comme étant une demande d’accès aux critères d’évaluation.

La Commission a informé la plaignante que, selon une jurisprudence constante, il serait contraire au caractère confidentiel prévu à l’article 6, annexe III, du Statut des fonctionnaires de rendre ces critères d’évaluation publics. Elle a fait référence à l’arrêt rendu par la Cour dans l’affaire Innamorati et a indiqué qu’autoriser un tel accès constituerait également une violation de l’article 4, paragraphe 3, troisième alinéa, du règlement 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents.

S’agissant de la question de l’accès partiel (devant être examiné au titre de l’article 4, paragraphe 6, du règlement 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents), la Commission a informé la plaignante que les motifs d’exception invoqués ci-dessus s’appliquaient à l’intégralité des documents auxquels l’accès était refusé. L’accès partiel aux documents n'a donc pas été accordé.

À la question de savoir si un «intérêt public supérieur d’une divulgation» aurait dû autoriser la plaignante à avoir accès aux documents refusés, la Commission a répondu que (1) l’intérêt de la plaignante à accéder aux documents concernés était un intérêt privé et non public et que (2) la Commission n'avait pas été en mesure d’identifier un quelconque intérêt public d'une divulgation.

Décision concernant la réclamation introduite par la plaignante au titre de l’article 90, paragraphe 2

Dans la réclamation qu’elle a introduite au titre de l’article 90, paragraphe 2, du Statut des fonctionnaires, la plaignante a contesté la décision du jury de sélection de l’exclure de toute participation au concours et de lui refuser l’accès aux critères d’évaluation. La Commission a rejeté les deux volets de cette réclamation. Concernant les critères d’évaluation, la Commission a renvoyé à la jurisprudence selon laquelle les critères d’évaluation sont couverts par le secret entourant les délibérations du jury de sélection (affaire Innamorati).

Les observations de la plaignante

L'avis de la Commission a été transmis à la plaignante, laquelle n'a pas communiqué d'observations au Médiateur.

LA DÉCISION

1 Remarques liminaires

1.1 La plainte concernant le refus de l’Office européen de sélection du personnel (OESP) de donner accès à des documents et à des informations, elle a été envoyée à l'OESP pour avis. L’avis a été rédigé par la Commission européenne, à savoir l’institution communautaire initialement responsable du concours concerné. Le Médiateur juge approprié de poursuivre son enquête sur la base de l’avis de la Commission et la plaignante n’a formulé aucune objection à cet égard. Toutefois, l'OESP ayant été le premier à refuser d’accorder à la plaignante l'accès aux informations demandées et l'OESP étant aujourd’hui le principal organe chargé de l’organisation des concours de recrutement, le Médiateur estime que l'OESP demeure le destinataire approprié des constatations et du présent projet de recommandation.

1.2 Une autre question concerne les déclarations de la Commission sur l’accès aux différentes grilles d’évaluation remplies par les correcteurs indépendants. La plainte ne fait pas apparaître clairement – et le Médiateur n’a reçu aucune remarque à ce sujet de la part de la plaignante – que la plaignante souhaite que le Médiateur examine cette question. Par conséquent, le Médiateur estime qu’il ne serait pas approprié d’évaluer la question de l’accès aux différentes grilles d’évaluation remplies par les correcteurs indépendants.

1.3 En outre, la plaignante n'a présenté aucune allégation spécifique concernant la décision de la Commission de rejeter sa plainte introduite au titre de l’article 90, paragraphe 2, contre la décision de l’exclure du concours. Dès lors, le Médiateur n’a pas demandé à la Commission ce qu’elle pensait de la décision du jury de sélection. S’agissant de la demande d'accès à des documents figurant dans la réclamation introduite par la plaignante au titre de l'article 90, paragraphe 2, cette demande était, comme indiqué dans l’avis de la Commission, similaire à la demande de la plaignante formulée en application du règlement 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents. Le contrôle réalisé par le Médiateur dans le cadre de la présente enquête s’applique donc à ces deux demandes.

1.4 La dernière question porte sur la terminologie. Lorsqu’il a ouvert la présente enquête, le Médiateur a indiqué dans sa lettre à l'OESP que la plaignante demandait à obtenir une «detailed evaluation sheet» (fiche d’évaluation détaillée). C'était dans l’intention de traduire la demande de la plaignante d’obtenir une «grille d'évaluation détaillée». L’avis de la Commission fait apparaître qu’une «grille d'évaluation» contient les critères d’évaluation détaillés établis par le jury de sélection. La Commission a dès lors répondu à cette demande comme étant une demande d’accès aux critères d’évaluation. Le Médiateur a examiné l’affaire en conséquence.

2 Allégation de refus de fournir des informations à la plaignante

2.1 À la suite de son exclusion du concours COM/LA/3/02, la plaignante a demandé des informations à l'OESP. L'OESP lui a envoyé une copie non corrigée de son épreuve, ainsi que la fiche d’évaluation finale du jury de sélection. La plaignante a estimé que ces informations n’étaient pas satisfaisantes. Dans la plainte qu’elle adresse au Médiateur, elle soutient que le jury de sélection ne lui a pas fourni les informations qui l'auraient mise en mesure de comprendre les erreurs qu’elle avait commises. Elle réclamait que le jury de sélection lui envoie une copie de son épreuve corrigée, ainsi qu’une «grille d’évaluation détaillée».

2.2 Dans son avis, la Commission a informé le Médiateur que la plaignante avait émis des réclamations similaires dans une demande d’accès à des documents au titre du règlement 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission et dans une plainte introduite en application de l’article 90, paragraphe 2, du Statut des fonctionnaires. Les procédures respectives ayant été achevées au moment de la rédaction de l'avis, la Commission a annexé une copie des décisions qu’elle avait rendues en la matière.

2.3 Dans sa réponse à la demande confirmative de la plaignante, la Commission a informé celle-ci que les différents correcteurs rédigent leurs remarques sur des fiches d’évaluation distinctes et que la copie d’examen proprement dite ne comporte dès lors aucune annotation.

2.4 Le 18 octobre 1999, le Médiateur européen avait envoyé un rapport spécial au Parlement européen à la suite d’une enquête d’initiative propre sur le secret dans les procédures de recrutement de la Commission(2). Ce rapport spécial comportait une recommandation formelle aux termes de laquelle, dans le cadre de futurs concours de recrutement, la Commission devait permettre aux candidats qui en font la demande, d’accéder à leurs propres copies d’examen corrigées. Le 7 décembre 1999, le président de la Commission européenne avait écrit au Médiateur européen pour l’informer que:

«La Commission accueille favorablement les recommandations figurant dans ce rapport, et proposera les aménagements légaux et pratiques nécessaires afin de permettre aux candidats qui en font la demande d'accéder à leurs propres copies d'examen corrigées dés le 1er juillet 2000. »(3)

2.5 Un aspect des aménagements adoptés par la Commission consistait à donner aux candidats qui en faisaient la demande une copie de la fiche d'évaluation finale du jury de sélection.

2.6 Le Médiateur pensait que l’OESP avait adopté cet engagement de la Commission dans ses propres pratiques.

2.7 En l'espèce, l'OESP a fourni à la plaignante une copie non corrigée de son épreuve écrite et une copie de la fiche d'évaluation finale du jury de sélection. À la connaissance du Médiateur, il n’existe aucune règle qui obligerait le jury de sélection à inscrire ses commentaires relatifs à l'évaluation d'un candidat sur la copie d'examen. L’engagement dont il est question ci-dessus apparaît donc avoir été respecté en l'espèce.

2.8 S’agissant du refus de donner accès à la plaignante aux critères d’évaluation (cf. remarque liminaire énoncée au paragraphe 1.5 ci-dessus), la Commission renvoie à l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents, à l’article 6, annexe III, du statut des fonctionnaires et à l’arrêt rendu par la Cour dans l'affaire Innamorati.

2.9 Le Médiateur a déjà examiné la question de l’accès aux critères d’évaluation dans son projet de recommandation formulé dans le cadre de la plainte 2028/2003/(MF)PB et qui a été soumis à l'OESP le 7 octobre 2004 (cette procédure est encore pendante). Dans l’affaire en question, l'OESP et la Commission avaient adopté la position selon laquelle l’arrêt rendu dans l’affaire Innamorati les obligeait à refuser l’accès aux critères de sélection au titre de l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(4). Dans son projet de recommandation, le Médiateur avait formulé les commentaires suivants:

«Concernant l’opinion de la Commission selon laquelle elle devait refuser l’accès à ces critères à la lumière de l’affaire Innamorati, le Médiateur juge utile de citer les paragraphes suivant de l’arrêt concerné:

'29 Les critères de correction adoptés par le jury préalablement aux épreuves font partie intégrante des appréciations de nature comparative auxquelles se livre le jury sur les mérites respectifs des candidats. En effet, ils tendent à assurer, dans l’intérêt de ces derniers, une certaine homogénéité des appréciations du jury, notamment lorsque le nombre de candidats est élevé. Ces critères sont donc couverts par le secret des délibérations au même titre que les appréciations du jury.

30 Les appréciations de nature comparative auxquelles se livre le jury sont reflétées par les notes que ce dernier attribue aux candidats. Celles-ci sont l’expression des jugements de valeur portés sur chacun d’eux.

31 Compte tenu du secret qui doit entourer les travaux du jury, la communication des notes obtenues aux différentes épreuves constitue une motivation suffisante des décisions du jury.' (non souligné dans l’original.)

Il ressort clairement de ce qui précède que l’affaire Innamorati concernait uniquement l’obligation d’exposer les motifs de décisions individuelles prises de manière spécifique dans le contexte de concours de recrutement. L’arrêt rendu dans l’affaire Innamorati ne concerne pas, par conséquent, la question de l’accès aux documents. Le Médiateur estime que l’arrêt dans l’affaire Innamorati ne peut donc être invoqué en tant que précédent juridique obligeant les institutions à garder secrets les critères de sélection conformément au règlement 1049/2001.

Le Médiateur constate que les récents jugements rendus par le Tribunal de première instance semblent étayer cette thèse. Dans l’affaire Pyres(5) et l’affaire Alexandratos et Panagiotou(6), le Tribunal de première instance a estimé que, bien que la communication de la note obtenue par les candidats aux diverses épreuves constitue une motivation suffisante de la décision du jury, cela n’implique pas qu’un candidat qui en fait la demande ne puisse pas être informé des critères de sélection du jury.

En outre, le Médiateur note que le fait d’autoriser l’accès aux critères de sélection semble être en accord avec la politique et la législation de l’Union européenne sur la transparence et l’accès du public aux documents, qui se sont développées considérablement depuis l’arrêt rendu par la Cour dans l’affaire Innamorati en 1996.

En 1997, le traité d’Amsterdam a modifié le traité sur l’Union européenne, insérant le principe suivant à l’article 1er des dispositions communes de ce traité:

'Le présent Traité marque une nouvelle étape dans le processus créant une union sans cesse plus étroite entre les peuples de l’Europe, dans laquelle les décisions sont prises dans le plus grand respect possible du principe d’ouverture et le plus près possible des citoyens.' (non souligné dans l’original.)

Le traité d’Amsterdam a également inséré l’article 225 dans le traité instituant les Communautés européennes. L’article 255 de ce traité stipule que :

‘Tout citoyen de l’Union et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre a un droit d’accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, sous réserve des principes et des conditions qui seront fixés...’

L’article 255, paragraphe 2, stipule que ‘les principes généraux et les limites qui, pour des raisons d'intérêt public ou privé, régissent l’exercice de ce droit d’accès aux documents sont fixés par le Conseil, statuant conformément à la procédure visée à l’article 251, dans les deux ans suivant l’entrée en vigueur du traité d’Amsterdam.’

Sur la base de cette disposition, le Conseil et le Parlement ont adopté le règlement 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents le 30 mai 2001(7).

Le préambule du règlement 1049/2001 confirme que ‘la transparence … garantit une plus grande légitimité, efficacité et responsabilité de l’administration à l’égard des citoyens dans un système démocratique’ (considérant 2, non souligné dans l’original), et que ‘en principe, tous les documents des institutions devraient être accessibles au public’ (considérant 11). L’article 1er (b) stipule expressément que le règlement 1049/2001 vise à ‘arrêter des règles garantissant un exercice aussi aisé que possible de ce droit’.

Au vu de ce qui précède, le Médiateur estime que l'OESP et la Commission ont eu tort de considérer que l'arrêt rendu dans l’affaire Innamorati les obligeait à refuser l’accès aux critères de sélection en vertu de l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement 1049/2001. Par conséquent, l'OESP et la Commission n'ont pas motivé de façon adéquate le refus qu’ils ont opposé à cet accès, ce qui constitue un cas de mauvaise administration. Dès lors, le Médiateur formule ci-après un projet de recommandation.

En outre, le Médiateur souhaite ajouter que l’exception prévue à l’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, ne semble pas s’appliquer au type de document dont il est question ici. L’article 4, paragraphe 3, deuxième alinéa, s’applique aux ‘documents contenant des avis’. Le Médiateur estime qu’un document contenant des critères de sélection ne peut être assimilé à un ‘document contenant des avis’(8).

2.10 Ces constatations amènent le Médiateur à formuler le projet de recommandation suivant:

«L'OESP devrait revenir sur son refus d’accorder à la plaignante l'accès aux critères de sélection fixés par le jury de sélection et le lui accorder, à moins que des raisons valables n'empêchent leur divulgation au titre d’une exception quelconque prévue par le règlement 1049/2001 relatif aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.»

2.11 Le Médiateur estime que les constatations contenues dans son projet de recommandation adressé à l'OESP dans l’affaire référencée ci-dessus sont pertinentes et applicables dans la même mesure en l'espèce. Le Médiateur considère dès lors que les motifs avancés pour ne pas donner accès à la plaignante à une copie de la grille d’évaluation détaillée sont insuffisants. Ceci constitue un cas de mauvaise administration. Par conséquent, le Médiateur formule le projet de recommandation énoncé ci-après.

3 Conclusion

Au vu de ce qui précède, le Médiateur formule le projet de recommandation suivant à l'OESP, conformément à l'article 3, paragraphe 6, du Statut du Médiateur:

L'OESP devrait revenir sur son refus d’accorder à la plaignante l'accès à une copie de la grille d'évaluation détaillée et le lui accorder, à moins que des raisons valables en empêchent la divulgation.

L'OESP et la plaignante seront informés du présent projet de recommandation. Conformément à l’article 3, paragraphe 6, du Statut du Médiateur, L'OESP enverra un avis circonstancié avant le 31 janvier 2005. L’avis circonstancié pourrait porter acceptation de la décision du Médiateur et détailler les mesures prises en vue de la mise en œuvre du projet de recommandation.

Strasbourg, le 28 octobre 2004

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS


(1) Décision 94/262 du 9 mars 1994 du Parlement européen concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur, JO 1994 L 113, p. 15.

(2) Rapport spécial du Médiateur européen à l’attention du Parlement européen consécutif à l’enquête d’initiative sur le secret dans les procédures de recrutement de la Commission: http://www.ombudsman.europa.eu/special/en/default.htm.

(3) Voir communiqué de presse n° 16/99 du Médiateur européen du 15 décembre 1999.

(4) Journal officiel 2001 L 145, p. 43.

(5) Affaire T-72/01, Pyres, jugement du 25 juin 2003, paragraphes 70 - 71.

(6) Affaire T-233/02, Alexandratos et Panagiotou, jugement du 17 septembre 2003, paragraphe 31.

(7) Journal officiel 2001 L 145, p. 43.

(8) D’autres versions linguistiques du règlement 1049/2001 semblent étayer la thèse du Médiateur, par exemple «des avis» (français), «Stellungnahme» (allemand), «yttranden» (suédois), «meningstilkendegivelser» (danois), «opiniones» (espagnol), «riflessioni» (italien).