Kodi Evropian i Sjelljes së Mirë Administrative

Kodi i miratuar nga Parlamenti Evropian përmban këto dispozita themelore ^[1]:

Neni 1 - Dispozitat e përgjithshme

Në marrëdhëniet me publikun, institucionet dhe nëpunësit e tyre do të respektojnë parimet e përcaktuara në këtë Kod të Sjelljes së Mirë Administrative, të quajtur në vijim “Kodi”.

Neni 2 - Fushëveprimi personal

1. Të gjithë nëpunësit dhe të punonjësit e tjerë, të cilëve u referohet “Rregullorja e personelit” dhe “Kushtet e punësimit”, zbatojnë Kodin në marrëdhëniet me publikun. Në vijim, fjala “nëpunës” u referohet edhe nëpunësve edhe punonjësve të tjerë.

2. Institucionet dhe administratat e tyre marrin të gjitha masat e nevojshme për të siguruar që dispozitat e përcaktuara në këtë Kod të zbatohen edhe nga personat që punojnë për ta, duke përfshirë personat e punësuar në pajtim me kontrata ligjore private, ekspertë të deleguar përkohësisht nga shërbime në nivel shtetëror dhe të trajnuar.

3. Fjala “publik” u referohet personave fizikë dhe juridikë, pavarësisht nëse banojnë apo kanë selinë në një shtet anëtar ose joanëtar.

4. Për qëllimet e këtij Kodi:
a. Fjala “institucion” do të thotë një institucion, organ, zyrë ose agjenci e BE-së.
b. Fjala “nëpunës” do të thotë një nëpunës ose një punonjës tjetër të Bashkimit Evropian.

Neni 3 - Fusha materiale e zbatimit

1. Ky Kod përmban parimet e përgjithshme të sjelljes së mirë administrative, të cilat zbatohen në të gjitha marrëdhëniet e institucioneve dhe adminitratave të tyre me publikun, në qoftë se nuk u nënshtrohen dispozitave të veçanta.

2. Parimet e përcaktuara në këtë Kod nuk zbatohen në marrëdhëniet midis institucionit dhe nëpunësve të tyre. Këto marrëdhënie udhëhiqen nga rregulloret e personelit.

Neni 4 - Ligjshmëria

Nëpunësi vepron në përputhje me ligjin dhe zbaton rregullat dhe procedurat e përmbajtura në legjislacionin e BE-së. Nëpunësi duhet të tregojë kujdes të veçantë, për të siguruar që vendimet, të cilat prekin të drejtat apo interesat e individëve, që të jenë të bazuara në ligj dhe që përmbajtja e tyre të jetë në përputhje me ligjin.

Neni 5 - Mungesa e diskriminimit

1. Në lidhje me kërkesat nga publiku dhe marrjen e vendimeve, nëpunësi sigurohet që të respektohet parimi i barazisë së trajtimit. Anëtarët e publikut që janë në të njëjtën situatë do të trajtohen në një mënyrë të ngjashme.

2. Në qoftë se bëhet ndonjë ndryshim në trajtim, nëpunësi duhet të sigurohet se ndryshimi justifikohet nga të dhënat përkatëse objektive të çështjes konkrete.

3. Nëpunësi duhet të shmangë në veçanti çdo diskriminim të pajustifikuar në bazë të kombësisë, gjinisë, racës, ngjyrës, prejardhjes kombëtare ose shoqërore, karakteristikave gjenetike, gjuhës, fesë apo besimit, bindjes politike ose të natyre tjetër, përkatësisë në pakicë kombëtare, pronësisë, datëlindjes, paaftësisë, moshës ose orientimit seksual.

Neni 6 - Proporcionaliteti

1. Kur merr vendime, nëpunësi duhet të sigurohet se masat e marra janë proporcionale me qëllimin e synuar. Në veçanti, nëpunësi duhet të parandalojë kufizimin e të drejtave të qytetarëve apo imponimin e detyrimeve mbi ta, kur këto kufizime apo detyrime nuk janë në raport të arsyeshëm me qëllimin e synuar.

2. Kur merr vendime, nëpunësi duhet të respektojë drejtpeshimin midis interesave të personave privatë dhe interesit të përgjithshëm publik.

Neni 7 - Mungesa e keqpërdorimit të kompetencave

Kompetencat do të ushtrohen vetëm për qëllimet, për të cilat janë caktuar në bazë të dispozitave përkatëse. Në veçanti, nëpunësi parandalon përdorimin e këtyre kompetencave për qëllime që nuk bazohen në ligj ose që nuk justifikohen nga interesi publik.

Neni 8 - Paanshmëria dhe pavarësia

1. Nëpunësi duhet të jetë i paanshëm dhe i pavarur. Nëpunësi distancohet nga çdo veprim arbitrar që cenon anëtarët e publikut, si edhe nga çdo trajtim preferencial mbi çfarëdo baze.

2. Sjellja e tij nuk duhet të udhëhiqet nga interesa personale, familjare apo shtetërore ose nga presioni politik. Nëpunësi nuk duhet të marrë pjesë në një vendim, në të cilin ai apo ajo, ose ndonjë anëtar i afërt i familjes së tij apo të saj, ka një interes financiar.

Neni 9 - Objektiviteti

Kur merr vendime, nëpunësi duhet të marrë parasysh të gjithë faktorët relevantë dhe t’i japë secilit prej tyre peshën e duhur në vendim, duke lënë jashtë njëkohësisht ndonjë element jorelevant.

Neni 10 - Pritshmëritë legjitime, konsekuenca dhe këshillimi

1. Nëpunësi duhet të jetë konsekuent në sjelljen e vet administrative, si edhe me veprimtarinë administrative të institucionit. Nëpunësi duhet të ndjekë praktikat normale administrative të institucionit, përveç rastit kur ka arsye legjitime për t’u distancuar nga këto praktika në një situatë të veçantë. Në rast se arsye të tilla ekzistojnë, ato duhen regjistruar me shkrim.

2. Nëpunësi duhet të respektojë pritshëmritë legjitime dhe të arsyeshme që anëtarët e publikut kanë duke pasur parasysh mënyrën si ka vepruar institucioni në të kaluarën.

3. Nëse është e nevojshme, nëpunësi këshillon publikun për mënyrën se si duhet të veprojë në një çështje që hyn në fushën e tij të kompetencave.

Neni 11 - Korrektësia

Nëpunësi vepron në mënyrë të paanshme, korrekte dhe të arsyeshme.

Neni 12 - Sjellshmëria

1. Nëpunësi duhet të jetë i orientuar ndaj punës, i drejtë, i sjellshëm dhe i arritshëm në sjelljen e tij me publikun. Kur përgjigjet në korrespondencë, telefonata ose letra elektronike, nëpunësi duhet të përpiqet të jetë sa më i dobishëm dhe duhet të përgjigjet në mënyrë sa më të plotë dhe të saktë të jetë e mundur ndaj pyetjeve që i janë drejtuar.

2. Në qoftë se nëpunësi nuk përgjigjet për çështjen e përmendur, ai drejton qytetarin te nëpunësi i duhur.

3. Në qoftë se ndodh një gabim që cenon të drejtat ose interesat e një anëtari të publikut, nëpunësi kërkon ndjesë për gabimin, përpiqet të korrigjojë pasojat negative të gabimit të tij në mënyrën më të shpejtë të mundur dhe informon anëtarin e publikut për çdo të drejtë apelimi në pajtim me nenin 19 të Kodit.

Neni 13 - Përgjigja në letra në gjuhën e qytetarit

Nëpunësi sigurohet që çdo qytetar i BE-së apo anëtar të publikut, i cili shkruan në institucion në një prej gjuhëve të traktatit, të marrë përgjigje në të njëjtën gjuhë. Kjo duhet të zbatohet aq sa është e mundur edhe për persona juridikë, siç janë shoqatat (OJQ-të) dhe kompanitë.

Neni 14 - Njoftimi i marrjes dhe vënia në dijeni e nëpunësit kompetent

1. Për çdo letër ose ankesë që dërgohet në institucion lëshohet një njoftim i marrjes brenda një periudhe prej dy javësh, përveç rastit kur një përgjigje kuptimplotë mund të dërgohet brenda kësaj periudhe.

2. Përgjigja ose njoftimi i marrjes mban emrin dhe numrin e telefonit të nëpunësit që merret me këtë çështje, si edhe shërbimin, në të cilin ai punon.

3. Nuk lëshohet asnjë përgjigje ose vërtetim për njoftimin e marrjes, në rast se letrat ose ankesat përbëjnë shpërdorim, për shkak të numrit të tyre të tepruar ose të karakterit të tyre përsëritës dhe të pakuptimshëm.

Neni 15 - Detyrimi i transferimit te shërbimi kompetent i institucionit

1. Nëse një letër ose ankesë ndaj institucionit i adresohet ose transmetohet një drejtorie të përgjithshme, drejtorie ose njësie, që nuk ka kompetenca për t’u marrë me të, shërbimet do të garantojnë se skedari do t’i transferohet pa vonesë shërbimit kompetent të institucionit.

2. Shërbimi që ka marrë letrën ose ankesën fillimisht informon autorin për transferimin e dokumentit dhe i tregon emrin dhe numrin e telefonit të nëpunësit, të cilit i është dërguar skedari.

3. Nëpunësi njofton anëtarin e publikut ose organizatën për ndonjë gabim apo lënie jashtë në dokumentet, duke ofruar mundësi për t’i korrigjuar.

Neni 16 - E drejta për t’u dëgjuar dhe për të bërë deklarata

1. Në rastet kur përfshihen të drejtat apo interesat e individëve, nëpunësi siguron që e drejta e mbrojtjes të respektohet në çdo etapë të procedurës vendimmarrëse.

2. Çdo anëtar i publikut ka të drejtën të paraqesë komente me shkrim kur preken të drejtat ose interesat e tij. Gjithashtu, në rast nevoje, ka të drejtën të paraqesë vërejtje me gojë para se të merret vendimi.

Neni 17 - Afati i arsyeshëm për marrjen e vendimeve

1. Nëpunësi siguron që vendimi në lidhje me ndonjë kërkesë ose ankesë ndaj institucionit të merret brenda një afati të arsyeshëm, pa vonesë. Në çdo rast, afati nuk duhet të tejkalojë dy muaj nga data e marrjes. I njëjti rregull zbatohet kur nëpunësi përgjigjet në letrat nga anëtarët e publikut, si edhe në rast të notave administrive që nëpunësi u dërgon eprorëve të vet, me të cilat kërkon udhëzime në lidhje me vendimet që do të merren.

2. Në qoftë se kërkesa apo ankesa ndaj institucionit nuk mund të zgjidhet brenda afatit të lartpërmendur për shkak të kompleksitetit të çështjes, nëpunësi njofton autorin sa më shpejt. Në këtë rast, vendimi përfundimtar i njoftohet autorit brenda afatit më të shkurtër të mundur.

Neni 18 - Detyrimi për të arsyetuar vendimet

1. Çdo vendim i institucionit që mund të cenojë të drejtat apo interesat e një personi privat duhet të përmbajë arsyetimin e tij, duke përmendur qartë faktet relevante dhe bazat ligjore të vendimit.

2. Nëpunësi duhet të parandalojë marrjen e vendimeve në bazë të arsyeve të shkurtra apo të paqarta ose pa përmendur arsyetimin individual.

3. Në qoftë se, për shkak të numrit të madh të personave të prekura nga vendime tilla, nuk ka mundësi të komunikohen me hollësi arsyet dhe vendimet, ose në rast të dërgimit të përgjigjeve të standardizuara, nëpunësi duhet t’i shpjegojë arsyet individuale qytetarit që i kërkon shprehimisht.

Neni 19 - Paralajmërimi për të drejtën e apelit

1. Vendimi i marrë nga një institucion, i cili mund të cenojë interesat e një personi privat, duhet të përmbajë një paralajmërim për të drejtën e apelit, me të cilën vendimi mund të kundërshtohet. Në veçanti, duhet të përcaktohet natyra e zgjidhjes ligjore, organet, para të cilave e drejta e apelit mund të ushtrohet, dhe kufizimet ligjore për ushtrimin e saj.

2. Në veçanti, vendimet duhet të përmbajnë referime në mundësi për të nisur procese ligjore dhe për t’i paraqitur ankesa Avokatit të Popullit,, në kushtet e përcaktuara në nenet 263 dhe 228 të traktatit për funksionimin e Bashkimit Evropian.

Neni 20 - Njoftimi i vendimit

1. Nëpunësi sigurohet që personat, të drejtat e të cilëve cenohen nga një vendim, njoftohen me shkrim për vendimin, sapo ky të merret.

2. Nëpunësi nuk ua komunikon vendimin burimeve të tjera, derisa personi apo personat e cenuar të jenë informuar.

Neni 21 - Mbrojtja e të dhënave

1. Nëpunësi që punon me të dhëna personale në lidhje me një qytetar respekton jetën private të individit në përputhje me dispozitat e Rregullores (KE) 45/2001 të Parlamentit Evropian dhe të Këshillit të 18 dhjetorit 2000 për mbrojtjen e individëve në lidhje me përpunimin e të dhënave personale nga institucionet dhe organet e Komunitetit, si edhe për lëvizjen e lirë të të dhënave ^[2].

2. Në veçanti, nëpunësi shmang përpunimin e të dhënave personale për qëllime jolegjitime apo transmetimin e të dhënave ndaj personave të paautorizuar.

Neni 22 - Kërkesat për informacion

1. Kur nëpunësi përgjigjet për çështjen përkatëse, u ofron anëtarëve të publikut informacionin që kërkojnë. Kur është e nevojshme, nëpunësi ofron këshillë për mënyrën se si niset një procedurë administrative në fushën e tij të kompetencës. Nëpunësi kujdeset që informacioni i komunikuar të jetë i qartë dhe i kuptueshëm.

2. Në qoftë se kërkesa me gojë për informacion është tepër e komplikuar ose e gjerë, nëpunësi mund të këshillojë personin për mënyrën se si të formulojë kërkesën e tij apo të saj me shkrim.

3. Në qoftë se nëpunësi nuk mund të zbulojë informacionin e kërkuar për shkak të konfidencialitetit të tij, ai informon personin e interesuar për arsyet për të cilat nuk mund t’ia komunikojë informacionin në përputhje me nenin 18 të këtij Kodi.

4. Në rast të kërkesave për informacion lidhur me çështje, që nuk janë nën përgjegjësinë e tij apo saj, nëpunësi e drejton kërkuesin te personi kompetent, duke i komunikuar emrin dhe numrin e tij të telefonit. Në rast të kërkesave për informacion në lidhje me një institucion tjetër të BE-së, nëpunësi e drejton kërkuesin tek ai institucion.

5. Në rast nevoje dhe në varësi të subjektit të kërkesës, nëpunësi e drejton personin që kërkon informacion te shërbimi i institucionit që përgijigjet për ofrimin e informacionit ndaj publikut.

Neni 23 - Kërkesat për akses publik dokumente

1. Nëpunësi merret me kërkesat për akses në dokumente në përputhje me rregullat e miratuara nga institucioni, si edhe me parimet dhe kufizimet e përcaktuara në Rregulloren (KE) 1049/2001 ^[3].

2. Nëse nëpunësi nuk mund të përmbushë një kërkesë me gojë për akses në dokumente, qytetari duhet të këshillohet për mënyrën se si ta formulojë me shkrim.

Neni 24 - Mbajtja e regjistrave të përshtatshëm

Departamentet e institucionit mbajnë regjistra të përshtatshëm për postën hyrëse dhe dalëse, dokumentet e marra dhe masat e zbatuara.

Neni 25 - Publiciteti për Kodin

1. Institucioni merr masa të efektshme për të informuar publikun për të drejtat që kanë në përputhje me këtë Kod. Nëse ka mundësi, teksti në formë elektronike vihet në dispozicion në faqen e institucionit në internet.

2. Në emër të të gjitha institucioneve, Komisioni boton dhe ua shpërndan Kodin qytetarëve në formë broshure.

Neni 26 - E drejta e ankesës para Avokatit Evropian të Popullit

Mospërmbushja e parimeve të parashikuara në Kod nga ana e institucionit ose e nëpunësit mund të jetë subjekt i një ankese para Avokatit Evropian të Popullit, në përputhje me nenin 228 të traktatit për funksionimin e Bashkimit Evropian dhe Statutin e Avokatit Evropian të Popullit ^[4].

Neni 27 - Shqyrtimi i veprimeve

Çdo institucion shqyrton implementimin e Kodit pas dy vitesh nga fillimi i veprimeve dhe njofton Avokatin Evropian të Popullit për rezultatet e shqyrtimit.

[1] Teksti vijues është azhurnuar për të marrë parasysh ndryshimet që ka sjellë Traktati i Lisbonës në nomenklaturën e traktateve dhe numërimin e neneve, si edhe rishikimin e vitit 2008 të statutit të Avokatit të Popullit. Janë korrigjuar disa gabime shtypshkrimi dhe gjuhësore.

[2] Gazeta Zyrtare L 8/1, 12.1.2001.

[3] Gazeta Zyrtare L 145/43, 31.5.2001.

[4] Vendimi i Parlamentit Evropian për rregulloret dhe kushtet e përgjithshme në lidhje me përmbushjen e detyrimeve të Avokatit Evropian të Popullit. Gazeta Zyrtare 1994 L 113, f. 15, të ndryshuar me anë të Vendimit të Parlamentit Evropian 2008/587/KE, Euratom, të datës 18 qershor 2008, Gazeta Zyrtare 2008 L 189, f. 25.