Evropski kodeks dobrog administrativnog ponašanja

Kodeks koji je usvojio Evropski parlament sadrži sljedeće značajne odredbe^[1]:

Član 1 - Opšte odredbe

U svojim odnosima s javnošću, institucije i njihovi službenici dužni su da poštuju načela definisana u ovom Kodeksu dobrog administrativnog ponašanja, u daljem tekstu: „Kodeks“.

Član 2 - Lično područje primene

1. Ovaj Kodeks se odnosi na sve službenike i ostale zaposlene na koje se primjenjuju regulative o zaposlenima i uslovi o zapošljavanju ostalih službenika, po pitanju njihovih odnosa s javnošću. Dalje u tekstu, termin „službenik“ odnosi se kako na službenike, tako i na ostale zaposlene.

2. Institucije i njihove uprave će preduzeti neophodne mjere kako bi obezbijedile da se odredbe iz ovog Kodeksa primjenjuju i na druga lica koja za njih rade, kao što su lica zaposlena po osnovu ugovora o djelu, privremeno preuzeti stručnjaci iz nacionalnih civilnih službi i pripravnici.

3. Termin „javnost“ označava fizička i pravna lica, bez obzira da li su nastanjeni ili imaju registrovano sedište u državi članici ili ne.

4. Za potrebe ovog Kodeksa:
a. termin „Institucija“ označava instituciju Evropske unije, tijelo, kancelariju ili agenciju;
b. „Službenik“ označava službenika ili drugog zaposlenog u Evropskoj uniji.

Član 3 - Materijalni obim primjene

1. Ovaj Kodeks sadrži opšta načela dobrog administrativnog ponašanja koja se primjenjuju na sve odnose institucija i njihovih uprava s javnošću, izuzev ukoliko su oni regulisani posebnim odredbama.

2. Načela ovog Kodeksa se ne primjenjuju na odnose između institucija i njihovih službenika. Ti odnosi su regulisani Kadrovskim propisima.

Član 4 - Zakonitost

Službenik je dužan da djeluje u skladu sa zakonom i primjenjuje propise i procedure definisane u zakonodavstvu Evropske unije. Službenik je posebno dužan da vodi računa o tome da odluke koje utiču na prava ili interese pojedinaca budu zakonski zasnovane i da njihov sadržaj bude u skladu sa zakonom.

Član 5 - Zabrana diskriminacije

1. Tokom postupanja sa zahtjevima iz javnosti i donošenja odluka, službenik je dužan da obezbijedi poštovanje načela jednakosti postupanja. Pripadnici javnosti koji se nalaze u istoj situaciji moraju imati sličan tretman.

2. Ukoliko dođe do bilo kakve razlike u tretmanu, službenik je dužan da obezbijedi da za to postoji obrazloženje zasnovano na objektivnim relevantnim okolnostima datog slučaja.

3. Službenik je posebno dužan da izbjegava bilo kakvu neopravdanu diskriminaciju između pripadnika javnosti na osnovu njihove nacionalnosti, pola, rase, boje, etničke ili društvene pripadnosti, porijekla, jezika, vjere ili uvjerenja, političkog ili nekog drugog mišljenja, pripadništva nacionalnoj manjini, imovine, rođenja, invaliditeta, starosti ili polne orijentacije.

Član 6 - Proporcionalnost

1. Prilikom donošenja odluka, službenik je dužan da obezbijedi da su mjere koje se preduzimaju primjerene željenom cilju. Službenik je posebno dužan da izbjegava ograničavanje prava građana ili nametanje troškova građanima, kada ta ograničenja ili troškovi nijesu u razumnoj mjeri primjereni svrsi mjere koja se primjenjuje.

2. Prilikom donošenja odluka, službenik je dužan da poštuje pravednu ravnotežu između interesa fizičkih lica i opšteg javnog interesa.

Član 7 - Zabrana zloupotrebe ovlašćenja

Ovlašćenja se mogu primjenjivati isključivo u svrhe za koje su data odgovarajućim odredbama. Službenik je posebno dužan da izbjegava korišćenje takvih ovlašćenja za potrebe koje nijesu zakonski utemeljene ili nijesu motivisane nikakvim javnim interesom.

Član 8 - Nepristrasnost i nezavisnost

1. Službenik je dužan da bude nepristrasan i nezavisan. Službenik je dužan da se suzdrži od bilo kakve proizvoljne mjere koja će negativno uticati na pripadnike javnosti, kao i od bilo kog povlašćenog postupanja po bilo kom osnovu.

2. Ponašanje službenika nikada ne smije biti vođeno ličnim, porodičnim niti nacionalnim interesima, kao ni političkim pritiskom. Službenik ne smije učestvovati u donošenju odluke u kojoj on/ona, ili član njegove/njene uže porodice imaju finansijski interes.

Član 9 - Objektivnost

Prilikom donošenja odluka, službenik je dužan da uzme u obzir relevantne činjenice i svaku od njih pravilno odmjeri u odluci, kao i da izuzme sve elemente koji nijesu od značaja.

Član 10 - Legitimna očekivanja, dosljednost i savjetovanje

1. Službenik je dužan da bude dosljedan u svom ponašanju u upravi, kao i u pogledu upravnog postupanja u instituciji. Službenik je dužan da postupa prema uobičajenoj upravnoj praksi date institucije, osim ukoliko u pojedinim slučajevima postoji legitiman osnov za odstupanje od takve prakse. Ukoliko takav osnov postoji, on se mora evidentirati pismenim putem.

2. Službenik je dužan da poštuje zakonska i objektivna očekivanja pripadnika javnosti imajući u vidu način postupanja date institucije u prošlosti.

3. Službenik je dužan da po potrebi pruži savjete strankama o tome kako treba postupati u vezi sa predmetom čije rješavanje je u njegovoj/njenoj nadležnosti i što treba preduzeti po pitanju takvog predmeta.

Član 11 - Pravednost

Službenik je dužan da postupa nepristrasno, pravedno i razumno.

Član 12 - Predusretljivost

1. Službenik je dužan da u odnosima sa strankama bude uslužan, korektan, ljubazan i pristupačan. Prilikom odgovaranja na dopise, u telefonskim razgovorima i u prepisci putem elektronske pošte, službenik je dužan da nastoji da bude što više od pomoći i da pruži što iscrpnije i preciznije odgovore na postavljena pitanja.

2. Ukoliko službenik nije nadležan za određeni predmet, dužan/dužna je da uputi građanina na odgovarajućeg službenika.

3. U slučaju greške koja ima negativan uticaj na prava ili interese pripadnika javnosti, službenik je dužan da se građaninu za to izvini i nastoji da ispravi negativne posljedice prouzrokovane njegovom ili njenom greškom što je prije moguće, kao i da pripadnika javnosti obavijesti o svim pravima na pritužbu u skladu sa članom 19. ovog Kodeksa.

Član 13 - Odgovaranje na dopise na jeziku građanina

Službenik je dužan da se postara da svaki građanin Evropske unije ili bilo koji pripadnik javnosti koji se pismenim putem obrati instituciji na jednom od jezika Ugovora, dobije odgovor na istom tom jeziku. Isto važi i u mjeri u kojoj je to moguće po pitanju pravnih lica, kao što su udruženja (nevladine organizacije) i privredna društva.

Član 14 - Potvrda o prijemu i upućivanje na nadležnog službenika

1. Svaki dopis ili pritužba upućena instituciji mora dobiti potvrdu o prijemu u roku od dvije nedjelje, osim u slučaju ako se u okviru tog perioda može poslati odgovarajući odgovor.

2. Odgovor ili potvrda o prijemu mora sadržati ime i telefonski broj službenika koji radi na datom predmetu, kao i službu kojoj on/ona pripada.

3. Ukoliko se dopis ili pritužba zloupotrebljavaju ili šalju u prevelikom broju, ili u slučaju njihovog ponavljanja ili besmislenosti, nije potrebno slati potvrdu o prijemu niti odgovor.

Član 15 - Obaveza prosleđivanja nadležnoj službi institucije

1. Ako se dopis ili pritužba instituciji naslove ili pošalju Generalnom direktoratu, direktoratu ili jedinici koja nije nadležna za njihovo rješavanje, njene službe se moraju postarati da se predmet neodložno prenese nadležnoj službi institucije.

2. Služba koja je prvobitno primila dopis ili pritužbu dužna je da o tome obavijesti pošiljaoca i navede ime i telefonski broj službenika kome je predmet proslijeđen.

3. Službenik je dužan da upozori pripadnika javnosti ili organizaciju o bilo kakvim greškama ili propustima u dokumentu i pruži im priliku da ih isprave.

Član 16 - Pravo na saslušanje i davanje izjava

1. U slučajevima kada su prava ili interesi pojedinaca u pitanju, službenik je dužan da obezbijedi da se u svakoj fazi postupka odlučivanja poštuje pravo na odbranu.

2. Svaki pripadnik javnosti ima pravo da u slučaju kada se mora donijeti odluka koja utiče na njegova/njena prava dostavi pismeni komentar i po potrebi prije donošenja odluke iznese usmene primjedbe.

Član 17 - Razuman rok za donošenje odluka

1. Službenik je dužan da obezbijedi da odluka o svakom zahtjevu ili pritužbi instituciji bude donijeta u razumnom vremenskom roku, bez odlaganja, a u svakom slučaju najkasnije dva mjeseca od dana prijema. Isto pravilo se primjenjuje na odgovore na dopise pripadnika javnosti i na odgovore na administrativne bilješke koje je službenik poslao svojim nadređenima zahtijevajući uputstva po pitanju odluka koje treba donijeti.

2. Ako se po zahtjevu ili pritužbi instituciji zbog složenosti pokrenutog predmeta ne može donijeti odluka u gore navedenom roku, službenik je dužan da o tome što je prije moguće obavijesti pošiljaoca. U tom slučaju, konačna odluka treba da se prenese pošiljaocu u najkraćem mogućem roku.

Član 18 - Obaveza davanja obrazloženja za odluke

1. Svaka odluka institucije koja može negativno uticati na prava ili interese fizičkog lica mora da sadrži obrazloženje za njeno donošenje i sadržati relevantne činjenice i zakonski osnov takve odluke.

2. Službenik je dužan da izbjegava donošenje odluka koje su zasnovane na kratkim ili nejasnim osnovama ili koje ne sadrže pojedinačno obrazloženje.

3. Ukoliko zbog velikog broja lica na koja se odnose slične odluke nije moguće detaljno iznijeti obrazloženje odluke i ako se zbog toga šalju tipski odgovori, službenik je dužan da naknadno građaninu koji je to izričito zatražio dostavi pojedinačno obrazloženje.

Član 19 - Navođenje mogućnosti prigovora

1. Odluka institucije koja može negativno uticati na prava ili interese fizičkog lica mora sadržati navod o mogućem prigovoru kojim se osporava data odluka. Posebno se mora navesti priroda pravnih lijekova, tijela kod kojih se oni mogu ostvariti i vremenski rokovi za njihovu primjenu.

2. Odluke posebno moraju da ukazuju na mogućnost pokretanja sudskih postupaka i pritužbi ombudsmanu prema uslovima navedenim u odnosnim članovima 263 i 228 Ugovora o funkcionisanju Evropske unije.

Član 20 - Obavještavanje o odluci

1. Službenik je dužan da obezbijedi da lica na čija prava ili interese odluka utiče budu obaviješteni o takvoj odluci pismenim putem, čim ona bude donijeta.

2. Službenik je dužan da se suzdrži od obavještavanja ostalih izvora o datoj odluci, dok ne bude obaviješteno odgovarajuće lice ili lica.

Član 21 - Zaštita podataka

1. Službenik koji se bavi ličnim podacima građana dužan je da poštuje privatnost i integritet pojedinaca u skladu sa odredbama Regulative (EZ) 45/2001 Evropskog parlamenta i Savjeta od 18. decembra 2000 o zaštiti ličnih podataka od strane institucija i tijela Zajednice i o slobodnom protoku takvih podataka^[2].

2. Službenik je posebno dužan da izbjegava obradu ličnih podataka u svrhe koje nijesu zakonite ili da prenosi takve podatke neovlašćenim licima.

Član 22 - Zahtjevi za informacijama

1. Službenik je dužan da kada je odgovoran za predmet o kome se radi, dostavi pripadnicima javnosti informacije koje oni zatraže. Kada je to primjereno, službenik je dužan da daje savjete o tome kako se pokreće upravni postupak u okviru njegovog/njenog djelokruga odgovornosti. Službenik je dužan da vodi računa o tome da prenijete informacije budu jasne i razumljive.

2. Kada je usmeni zahtjev za informacijama previše složen ili obiman da bi moglo da se na njega odgovori, službenik je dužan da tu osobu posavjetuje o tome kako da formuliše svoj zahtjev pismenim putem.

3. Kada službenik ne smije da objelodani zatraženu informaciju zbog njene povjerljive prirode, on/ona je dužan/ dužna da u skladu sa članom 18. ovog Kodeksa navede datoj osobi razloge zbog kojih nije u mogućnosti da prenese tu informaciju.

4. Prilikom zahtjeva za informacijama o pitanjima za koje nije nadležan, službenik je dužan da podnosioca zahtjeva uputi na nadležno lice i navede njegovo/njeno ime i telefonski broj. Prilikom zahtjeva za informacijama u vezi sa nekom drugom institucijom Evropske unije, službenik je dužan da podnosioca zahtjeva uputi na tu instituciju.

5. Ukoliko je to primjereno, službenik je dužan da u zavisnosti od predmeta zahtjeva, uputi lice koje traži informaciju na službu institucije koja je odgovorna za pružanje informacija javnosti.

Član 23 - Zahtjevi za javnu dostupnost dokumentacije

1. Službenik je dužan da sa zahtjevima za javnom dostupnošću dokumentacije postupa u skladu sa pravilima koje je usvojila institucija i u skladu sa opštim načelima i ograničenjima definisanim Regulativom (EZ) 1049/2001^[3].

2. Ukoliko službenik ne može da postupi prema usmenom zahtjevu za javnu dostupnost dokumentacije, građaninu će se savjetovati da zahtjev uputi u pismenom obliku.

Član 24 - Vođenje odgovarajuće evidencije

Odjeljenja institucije dužna su da vode odgovarajuću evidenciju o svojoj primljenoj i otpremljenoj pošti, primljenoj dokumentaciji i mjerama koje preduzmu.

Član 25 - Objavljivanje Kodeksa

1. Institucija je dužna da preduzme efikasne mjere za obavještavanje javnosti o pravima koja imaju prema ovom Kodeksu. Ukoliko je to moguće, dužna je da na svojoj Web stranici tekst učini dostupnim u elektronskom obliku.

2. Komisija je dužna da u ime svih institucija objavi i distribuira Kodeks građanima u vidu brošure.

Član 26 - Pravo na pritužbu Evropskom ombudsmanu

Svaki eventualni propust institucije ili službenika da postupi prema načelima definisanim u ovom Kodeksu može biti predmet pritužbe Evropskom ombudsmanu u skladu sa članom 228 Ugovora o funkcionisanju Evropske unije i Statutom Evropskog ombudsmana^[4].

Član 27 - Revizija rada

Svaka institucija je dužna da izvrši reviziju svoje primjene Kodeksa nakon dvije godine rada i obavijesti Evropskog ombudsmana o rezultatima svoje revizije.

 

[1] Tekst koji slijedi ažuriran je tako da su njime obuhvaćene izmjene koje je Ugovor iz Lisabona uveo u nomenklaturu Ugovora i u pogledu numerisanja članova, kao i reviziju Statuta ombudsmana iz 2008. Takođe su ispravljene izvjesne tipografske i jezičke greške.

[2] Sl. list L8/1, 12.1.2001.

[3] Sl. list L 145/43, 31.5.2001.

[4] Odluka Evropskog parlamenta i Opšti uslovi koji se primjenjuju na izvršavanje dužnosti ombudsmana. Sl. list broj 1994 L 113 str. 15, sa najnovijim izmjenama i dopunama putem Odluke Evropskog parlamenta broj 2008/587/EZ, Euratom od 18. juna 2008, Sl. list broj 2008 L 189 str. 25.