Euroopan hyvän hallintotavan säännöstö

Euroopan parlamentin hyväksymä säännöstö sisältää seuraavat säännöt^[1]:

1 artikla - Yleinen määräys

Toimielinten ja niiden henkilöstön on suhteissaan yleisöön kunnioitettava tämän päätöksen sisältämiä periaatteita, jotka muodostavat hyvän hallintotavan säännöstön, jäljempänä ”säännöstö”.

2 artikla - Henkilöllinen soveltamisala

1. Säännöstöä sovelletaan kaikkiin virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön, joihin sovelletaan henkilöstösääntöjä ja muuhun henkilöstöön sovellettavia palvelussuhteen ehtoja, kun he ovat tekemisissä yleisön kanssa. Jäljempänä virkamiehellä tarkoitetaan sekä virkamiehiä että muita toimihenkilöitä.

2. Toimielimet ja niiden hallinnot ryhtyvät aiheellisiin toimenpiteisiin varmistaakseen, että tämän säännöstön määräyksiä sovelletaan myös muihin sen palveluksessa työskenteleviin henkilöihin, kuten henkilöihin, jotka työskentelevät yksityisoikeudellisen sopimuksen nojalla, tai kansallisista virkamieskunnista siirrettyihin asiantuntijoihin ja harjoittelijoihin.

3. Yleisöllä tarkoitetaan luonnollisia henkilöitä ja oikeushenkilöitä siitä riippumatta, onko näiden asuinpaikka tai rekisteröity toimipaikka jäsenvaltiossa tai ei.

4. Tässä säännöstössä:
a. ”toimielimellä” tarkoitetaan EU:n toimielintä, elintä tai laitosta;
b. ”virkamiehellä” tarkoitetaan Euroopan unionin virkamiestä tai muuta toimihenkilöä.

3 artikla - Asiallinen soveltamisala

1. Tämä säännöstö sisältää hyvän hallintotavan yleiset periaatteet, joita sovelletaan kaikkiin toimielinten ja niiden hallinnon ja yleisön välisiin suhteisiin, jolleivät ne kuulu erityisten määräysten piiriin.

2. Tämän säännöstön periaatteita ei sovelleta toimielimen ja sen virkamiesten välisiin suhteisiin. Näistä suhteista määrätään henkilöstösäännöissä.

4 artikla - Lainmukaisuus

Virkamiehen on noudatettava lakia ja sovellettava EU:n lainsäädännössä annettuja sääntöjä ja menettelyjä. Virkamiehen on erityisesti huolehdittava siitä, että päätöksillä, jotka saattavat vaikuttaa yksityishenkilöiden oikeuksiin tai etuihin, on oikeusperusta, ja että niiden sisältö on lainmukainen.

5 artikla - Syrjinnästä pidättäytyminen

1. Käsitellessään yleisön esittämiä pyyntöjä ja päätöksiä tehdessään virkamiehen on varmistettava, että yhdenvertaisen kohtelun periaatetta kunnioitetaan. Samassa tilanteessa olevia yleisön jäseniä on kohdeltava samalla tavoin.

2. Jos kohtelussa ilmenee eroja, virkamiehen on varmistettava, että erot ovat perusteltuja kyseisen tapauksen objektiivisten ja asian kannalta merkityksellisten piirteiden vuoksi.

3. Virkamiehen on erityisesti vältettävä kaikkea yleisön jäsenten välistä epäoikeudenmukaista syrjintää, joka perustuu kansalaisuuteen, sukupuoleen, rotuun, ihonväriin tai etniseen taikka yhteiskunnalliseen alkuperään, geneettisiin ominaisuuksiin, kieleen, uskontoon tai vakaumukseen, poliittisiin tai muihin mielipiteisiin, kansalliseen vähemmistöön kuulumiseen, varallisuuteen, syntyperään, vammaisuuteen, ikään tai sukupuoliseen suuntautumiseen.

6 artikla - Suhteellisuus

1. Päätöksiä tehdessään virkamiehen on varmistettava, että toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa tavoitteisiin nähden. Virkamiehen on erityisesti vältettävä kansalaisten oikeuksien rajoittamista tai vaatimusten kohdistamista kansalaisiin, jos kyseiset rajoitukset tai vaatimukset eivät ole kohtuullisessa suhteessa toiminnan tavoitteisiin.

2. Päätöksiä tehdessään virkamiehen on kunnioitettava yksityishenkilöiden etujen ja yleisten etujen oikeudenmukaista tasapainoa.

7 artikla - Vallan väärinkäytöstä pidättäytyminen

Valtuuksia on käytettävä yksinomaan niihin tarkoituksiin, joita varten ne kyseisissä säädöksissä annetaan. Virkamiehen on erityisesti vältettävä valtuuksien käyttämistä tarkoituksiin, joilla ei ole oikeusperustaa tai jotka eivät ole perusteltavissa julkisen edun nimissä.

8 artikla - Puolueettomuus ja riippumattomuus

1. Virkamiehen on oltava puolueeton ja riippumaton. Virkamiehen on pidättäydyttävä kaikista mielivaltaisista toimista, jotka vaikuttavat kielteisesti yleisön jäseniin, sekä kaikesta suosivasta kohtelusta syystä riippumatta.

2. Virkamiehen käyttäytymistä eivät koskaan saa ohjata henkilökohtaiset, perheeseen liittyvät tai kansalliset edut tai poliittinen painostus. Virkamies ei saa osallistua päätöksiin, joissa kyseessä on hänen itsensä tai hänen läheisen perheenjäsenensä taloudellinen etu.

9 artikla - Objektiivisuus

Päätöksiä tehdessään virkamiehen on otettava huomioon keskeiset seikat, painottaen kutakin niistä aiheellisella tavalla, ja suljettava kaikki asiaankuulumattomat seikat tarkastelun ulkopuolelle.

10 artikla - Perustellut odotukset, johdonmukaisuus ja neuvonta

1. Virkamiehen on toimittava johdonmukaisesti sekä oman hallintokäytäntönsä että kyseisen toimielimen hallinnollisen toiminnan suhteen. Virkamiehen on noudatettava toimielimen tavanomaisia hallintokäytäntöjä, jollei hänellä ole laillista syytä poiketa kyseisistä käytännöistä yksittäistapauksessa. Jos tällainen syy on olemassa, perustelut on esitettävä kirjallisesti.

2. Virkamiehen on kunnioitettava perusteltuja ja kohtuullisia odotuksia, joita yleisön jäsenillä on toimielimen aikaisemman toiminnan perusteella.

3. Virkamiehen on tarvittaessa annettava yleisölle neuvoja siitä, miten jokin hänen toimialaansa kuuluva asia on pantava vireille ja miten asian käsittelyssä on meneteltävä.

11 artikla - Oikeudenmukaisuus

Virkamiehen on toimittava puolueettomasti, oikeudenmukaisesti ja kohtuullisesti.

12 artikla - Palveluperiaate

1. Virkamiehen on suhteissaan yleisöön oltava palveluhenkinen, asiallinen, kohtelias ja yleisön käytettävissä. Vastatessaan kirjeisiin, puheluihin tai sähköpostiviesteihin virkamiehen on pyrittävä toimimaan mahdollisimman avuliaasti ja vastaamaan esitettyihin kysymyksiin mahdollisimman täydellisesti ja täsmällisesti.

2. Jos virkamies ei ole vastuussa kyseisestä asiasta, hänen on ohjattava kansalainen asiasta vastaavan virkamiehen puoleen.

3. Jos tapahtuu virhe, joka vaikuttaa kielteisesti yksityishenkilön oikeuksiin tai etuihin, virkamiehen on esitettävä anteeksipyyntönsä, pyrittävä mahdollisimman nopeasti korjaamaan tehdystä virheestä aiheutuneet kielteiset seuraukset ja ilmoitettava yksityishenkilölle tällä olevista valitusmahdollisuuksista säännöstön 19 artiklan mukaisesti.

13 artikla - Kirjeisiin vastaaminen kansalaisen kielellä

Virkamiehen on varmistettava, että kaikki unionin kansalaiset tai yksityishenkilöt, jotka kirjoittavat toimielimelle jollakin perustamissopimusten kielistä, saavat vastauksen samalla kielellä. Sama koskee mahdollisuuksien mukaan oikeushenkilöitä, kuten yhdistyksiä (valtiosta riippumattomia järjestöjä) ja yrityksiä.

14 artikla - Vastaanottoilmoitus ja asiasta vastaavan virkamiehen osoittaminen

1. Kaikista toimielimelle lähetetyistä kirjeistä tai kanteluista on lähetettävä vastaanottoilmoitus kahden viikon kuluessa, paitsi jos vastaus asiakysymykseen voidaan lähettää tuon ajan kuluessa.

2. Vastauksessa tai vastaanottoilmoituksessa on ilmoitettava asiaa käsittelevän virkamiehen nimi ja puhelinnumero sekä yksikkö, johon tämä kuuluu.

3. Vastaanottoilmoitusta tai vastausta ei tarvitse lähettää tapauksissa, joissa kirjeet tai kantelut ovat häiritseviä liiallisen määränsä takia tai itseään toistavan tai aiheettoman luonteensa vuoksi.

15 artikla - Velvollisuus siirtää asia toimielimen asiasta vastaavaan yksikköön

1. Jos toimielimelle osoitettu kirje tai kantelu on osoitettu tai välitetty pääosastolle, osastolle tai yksikölle, joka ei ole toimivaltainen käsittelemään sitä, toimielimen yksiköiden on varmistettava, että asiakirja välitetään viipymättä toimielimen asiasta vastaavaan yksikköön.

2. Kirjeen tai kantelun alun perin vastaanottaneen yksikön on ilmoitettava sen esittäjälle tästä siirrosta sekä ilmoitettava sen virkamiehen nimi ja puhelinnumero, jolle asiakirja on välitetty.

3. Virkamiehen on ilmoitettava yksityishenkilölle tai organisaatiolle asiakirjoissa mahdollisesti esiintyvistä puutteista ja annettava näille mahdollisuus niiden korjaamiseen.

16 artikla - Oikeus tulla kuulluksi ja antaa lausuntoja

1. Yksityishenkilöiden oikeuksia tai etuja koskevissa tapauksissa virkamiehen on varmistettava, että puolustautumisoikeutta kunnioitetaan päätöksentekomenettelyn kaikissa vaiheissa.

2. Kaikilla yleisön jäsenillä on tapauksissa, joissa heidän oikeuksiinsa tai etuihinsa vaikuttava päätös tulee tehtäväksi, oikeus antaa kirjallisia lausuntoja ja tarvittaessa esittää suullisia huomautuksia ennen päätöksentekoa.

17 artikla - Päätöksenteon kohtuulliset määräajat

1. Virkamiehen on varmistettava, että kaikista toimielimille esitetyistä pyynnöistä tai kanteluista tehdään päätös kohtuullisen määräajan kuluessa, viivyttelemättä ja joka tapauksessa viimeistään kahden kuukauden kuluttua niiden vastaanottamisesta. Sama määräys koskee yleisön lähettämiin kirjeisiin vastaamista sekä vastaamista niihin hallinnollisiin muistioihin, jotka virkamies on lähettänyt esimiehilleen päätöksentekoa koskevien ohjeiden pyytämiseksi.

2. Jos toimielimelle esitetystä pyynnöstä tai kantelusta ei siinä käsitellyn asian monimutkaisuuden vuoksi voida tehdä päätöstä edellä tarkoitetun määräajan kuluessa, virkamiehen on ilmoitettava tästä esittäjälle mahdollisimman pian. Tällaisessa tapauksessa lopullisesta päätöksestä on ilmoitettava esittäjälle mahdollisimman pian.

18 artikla - Päätösten perustelemisvelvollisuus

1. Kaikki toimielimen päätökset, jotka saattavat vaikuttaa kielteisesti yksityishenkilön oikeuksiin tai etuihin, on perusteltava ilmoittamalla selvästi keskeiset tosiasiat ja päätöksen oikeusperusta.

2. Virkamiehen on vältettävä tekemästä päätöksiä, joiden perustelut ovat puutteelliset tai epämääräiset tai jotka eivät sisällä tapauskohtaisia perusteluja.

3. Jos samanlaiset päätökset koskevat niin suurta henkilöiden määrää, että päätöksen perusteluja ei voida yksityiskohtaisesti esittää, ja jos tästä johtuen annetaan vakiomuotoisia vastauksia, virkamiehen on myöhemmin annettava tapauskohtaiset perustelut kansalaiselle, joka nimenomaisesti sellaisia pyytää.

19 artikla - Valitusmahdollisuuksien osoittaminen

1. Sellaisessa toimielimen päätöksessä, joka saattaa vaikuttaa kielteisesti yksityishenkilön oikeuksiin tai etuihin, on viitattava käytettävissä oleviin valitusmahdollisuuksiin päätöksen vastustamiseksi. Päätöksessä on erityisesti ilmoitettava oikeussuojakeinojen luonteesta, elimistä, joissa niitä voidaan käyttää, sekä niiden käytön määräajoista.

2. Päätöksissä on erityisesti viitattava mahdollisuuteen nostaa kanne ja kannella oikeusasiamiehelle Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 263 ja 228 artiklassa vastaavasti määrätyllä tavalla.

20 artikla - Päätöksestä ilmoittaminen

1. Virkamiehen on varmistettava, että päätöksestä, joka vaikuttaa henkilöiden oikeuksiin tai etuihin ilmoitetaan kyseiselle henkilölle tai kyseisille henkilöille kirjallisesti heti kun päätös on tehty.

2. Virkamiehen on pidättäydyttävä tiedottamasta päätöksestä muille ennen kuin kyseiselle henkilölle tai kyseisille henkilöille on ilmoitettu siitä.

21 artikla - Tietosuoja

1. Kansalaisen henkilötietoja käsittelevän virkamiehen on kunnioitettava yksilöiden yksityisyyttä ja koskemattomuutta yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18. joulukuuta 2000 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti^[2].

2. Virkamiehen on erityisesti vältettävä henkilötietojen käyttämistä laittomiin tarkoituksiin tai tällaisten tietojen välittämistä henkilöille, joilla ei ole niihin oikeutta.

22 artikla - Tiedustelu

1. Virkamiehen on vastuullaan olevissa tapauksissa vastattava yleisön jäsenten esittämiin tiedusteluihin. Virkamiehen on aiheellisissa tapauksissa annettava neuvoja siitä, miten käynnistää hallinnollinen menettely hänen toimivaltaansa kuuluvalla alueella. Virkamiehen on huolehdittava siitä, että annetut tiedot ovat selkeitä ja ymmärrettäviä.

2. Jos suullinen tiedustelu on liian monimutkainen tai liian laaja käsiteltäväksi, virkamiehen on pyydettävä kyseistä henkilöä esittämään pyyntönsä kirjallisesti.

3. Jos virkamies ei voi antaa pyydettyjä tietoja niiden luottamuksellisuuden vuoksi, hänen on tämän säännöstön 18 artiklan mukaisesti ilmoitettava kyseiselle henkilölle syyt, joiden vuoksi hän ei voi antaa tietoja.

4. Jos virkamieheltä pyydetään tietoja asioista, joista hän ei ole vastuussa, hänen on ohjattava pyynnön esittäjä asiasta vastaavan henkilön puoleen sekä ilmoitettava tämän nimi ja puhelinnumero. Jos virkamies saa toista yhteisön toimielintä koskevia tiedusteluja, hänen on ohjattava pyynnön esittäjä kyseisen toimielimen puoleen.

5. Virkamiehen on aiheellisissa tapauksissa ja pyynnön aiheen mukaan ohjattava tietoja pyytävä henkilö toimielimen tiedotuksesta vastaavan yksikön puoleen.

23 artikla - Pyynnöt saada tutustua asiakirjoihin

1. Jos virkamieheltä pyydetään lupaa saada tutustua toimielimen asiakirjoihin, hänen on toimittava toimielimen antamien sääntöjen mukaisesti ja noudattaen asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 annettuja yleisiä periaatteita ja rajoituksia^[3].

2. Jos virkamies ei voi noudattaa suullista pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin, kansalaista on kehotettava esittämään pyyntö kirjallisesti.

24 artikla - Riittävä kirjanpito

Toimielimen osastojen on pidettävä riittävää kirjaa saapuvasta ja lähtevästä postista, vastaanottamistaan asiakirjoista sekä toteuttamistaan toimenpiteistä.

25 artikla - Säännöstön julkisuus

1. Toimielin ryhtyy tehokkaisiin toimenpiteisiin tiedottaakseen yleisölle sillä tämän säännöstön mukaisesti olevista oikeuksista. Se asettaa tekstin mahdollisuuksien mukaan saataville sähköisessä muodossa verkkosivuilleen.

2. Komissio julkaisee ja jakelee säännöstöä kaikkien toimielinten puolesta kansalaisille esitteenä.

26 artikla - Oikeus kannella Euroopan oikeusasiamiehelle

Jos toimielin tai virkamies laiminlyö tässä säännöstössä esitettyjen periaatteiden noudattamisen, asiasta voidaan kannella Euroopan oikeusasiamiehelle Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 228 artiklan ja Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön mukaisesti^[4].

27 artikla - Käyttöönoton tarkastaminen

Kukin toimielin tarkastaa säännöstön täytäntöönpanoa toiminnassaan kahden vuoden kuluttua säännöstön käyttöönotosta. Toimielin ilmoittaa tarkastuksen tuloksista Euroopan oikeusasiamiehelle.

 

[1] Seuraava teksti on päivitetty ottaen huomioon Lissabonin sopimuksen tuomat muutokset perussopimusten nimikkeisiin ja niiden artiklojen numerointiin sekä vuonna 2008 tehdyt muutokset Euroopan oikeusasiamiehen ohjesääntöön. Painovirheitä ja kielellisiä virheitä on myös korjattu.

[2] EYVL L 8/1, 12.1.2001.

[3] EYVL L 145/43, 31.5.2001.

[4] Euroopan parlamentin päätös oikeusasiamiehen tehtävien hoitamista koskevasta ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista. EYVL 1994 L 113, s. 15, sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna 18. kesäkuuta 2008 tehdyllä Euroopan parlamentin päätöksellä 2008/587/EY, Euratom, EUVL 2008 L 189, s. 25.