Evropský kodex řádné správní praxe

Kodex přijatý Evropským parlamentem obsahuje tato substantivní ustanovení^[1]:

Článek 1 - Obecná ustanovení

Instituce a jejich úředníci dodržují ve styku s veřejností zásady stanovené v tomto Kodexu řádné správní praxe, dále jen „Kodex“.

Článek 2 - Osobní rozsah působnosti

1. Kodex se týká všech úředníků a ostatních zaměstnanců, pro které platí služební řád a pracovní řád ostatních zaměstnanců, pokud jde o jejich vztahy k veřejnosti. Dále se termín „úředník“ vztahuje na úředníky i ostatní zaměstnance.

2. Instituce a jejich správní orgány přijmou nezbytná opatření, aby zajistily, že se ustanovení uvedená v tomto Kodexu budou týkat také ostatních osob pracujících pro ně, například osob zaměstnaných na základě soukromoprávních smluv, přidělených odborníků národních státních správ a stážistů.

3. Pojmem „veřejnost“ se rozumí fyzické a právnické osoby, ať už bydlí nebo mají sídlo v členském státě či nikoliv.

4. Pro účely tohoto Kodexu:
a. pojmem „instituce“ se rozumí orgány, instituce a jiné subjekty EU;
b. „úředníkem“ se rozumí úředník nebo jiný pracovník Evropské unie.

Článek 3 -Věcný rozsah působnosti

1. Tento Kodex obsahuje všeobecné zásady řádné správní praxe, které se týkají všech vztahů institucí a jejich správních orgánů s veřejností, pokud se neřídí zvláštními ustanoveními.

2. Zásady vytyčené v tomto Kodexu neplatí pro vztahy mezi institucemi a jejich úředníky. Tyto vztahy se řídí služebním řádem.

Článek 4 - Zákonnost

Úředník jedná podle práva a uplatňuje pravidla a postupy stanovené v právních předpisech Unie. Úředník zejména dbá, aby rozhodnutí, která se týkají práv nebo zájmů jednotlivců, měla základ v právních předpisech a aby jejich obsah odpovídal právním předpisům.

Článek 5 - Nediskriminace

1. Při vyřizování žádostí veřejnosti a při přijímání rozhodnutí zajistí úředník dodržování zásady rovnosti zacházení. S příslušníky veřejnosti, kteří jsou ve stejné situaci, se jedná podobným způsobem.

2. Uplatňuje-li se jakýkoli rozdíl v zacházení, zajistí úředník, aby tento rozdíl byl odůvodněn objektivními relevantními rysy daného případu.

3. Úředník se zejména vyvaruje jakékoliv neodůvodněné diskriminace jednotlivých příslušníků veřejnosti na základě národnosti, pohlaví, rasy, barvy pleti, etnického či sociálního původu, genetických vlastností, jazyka, náboženství nebo víry, politického či jiného přesvědčení, příslušnosti k národnostní menšině, majetku, rodu, postižení, věku či sexuální orientace.

Článek 6 - Přiměřenost

1. Při rozhodování úředník zajistí, že přijatá opatření budou přiměřená sledovanému cíli. Úředník se musí zejména vyvarovat omezení práv občanů nebo stanovení poplatků z nich, pokud tato omezení či poplatky nejsou v přijatelném vztahu k účelu uskutečněné činnosti.

2. Při přijímání rozhodnutí zachovává úředník spravedlivou rovnováhu mezi zájmy soukromých osob a obecným veřejným zájmem.

Článek 7 - Zákaz zneužití pravomoci

Pravomoci se uplatňují výhradně k účelům, ke kterým byly uděleny příslušnými ustanoveními. Úředník se zejména vyvaruje využívání těchto pravomocí pro účely, které nejsou založeny na právních předpisech nebo nejsou motivovány žádným veřejným zájmem.

Článek 8 - Nestrannost a nezávislost

1. Úředník je nestranný a nezávislý. Úředník upustí od jakéhokoliv svévolného činu, který by nepříznivě ovlivnil příslušníky veřejnosti, i od jakéhokoliv přednostního zacházení z jakýchkoliv důvodů.

2. Chování úředníka nesmí být nikdy vedeno osobním, rodinným či národním zájmem nebo politickým tlakem. Úředník se neúčastní rozhodování, na němž má on sám nebo blízký člen jeho rodiny finanční zájem.

Článek 9 - Objektivita

Při přijímání rozhodnutí bere úředník v úvahu důležité faktory a každému z nich přikládá při rozhodování správnou váhu a současně vyloučí z rozhodování jakýkoli nepodstatný prvek.

Článek 10 - Oprávněná očekávání, konzistence a doporučení

1. Úředník je konzistentní ve svém správním chování i ve vztahu k administrativní činnosti dané instituce. Úředník jedná podle obvyklých úředních postupů dané instituce, pokud v určitém jednotlivém případě neexistují oprávněné důvody odchýlit se od těchto postupů; tyto důvody musejí být písemně zaznamenány.

2. Úředník musí brát zřetel na oprávněná a přiměřená očekávání veřejnosti s ohledem na jednání dané instituce v minulosti.

3. Úředník v případě potřeby doporučuje veřejnosti, jak postupovat v záležitosti, která je v jeho působnosti, a jak vyřizovat tuto záležitost.

Článek 11 - Spravedlnost

Úředník jedná nestranně, spravedlivě a rozumně.

Článek 12 - Zdvořilost

1. Úředník si uvědomuje své úkoly, ve styku s veřejností je korektní, zdvořilý a přístupný. Ve svých odpovědích na dopisy, telefonické hovory a elektronickou poštu se úředník snaží být co nejvíce nápomocen a odpovídá co nejúplněji a nejpřesněji na položené otázky.

2. Jestliže úředník za danou záležitost neodpovídá, odkáže občana na příslušného úředníka.

3. Dojde-li k omylu, který nepříznivě ovlivní práva nebo zájmy některého příslušníka veřejnosti, úředník se za něj omluví a snaží se co nejúčelněji napravit záporné vlivy vyplývající z jeho omylu a informuje příslušníka veřejnosti o jakýchkoli právech na odvolání v souladu s článkem 19 Kodexu.

Článek 13 - Odpovědi na dopisy v jazyce občana

Úředník dbá na to, aby každý občan Unie nebo jakýkoli příslušník veřejnosti, který dané instituci napíše v jednom z jazyků Smlouvy, obdržel odpověď ve stejném jazyce. Totéž platí, je-li to možné, pro právnické osoby, jako jsou sdružení (nevládní organizace) a obchodní společnosti.

Článek 14 - Potvrzení přijetí a označení odpovědného úředníka

1. Na každý dopis či stížnost zaslanou instituci pisatel obdrží během dvou týdnů potvrzení o přijetí, pokud v této lhůtě nemůže být zaslána úplná odpověď.

2. Odpověď nebo potvrzení o přijetí obsahuje jméno a telefonní číslo úředníka, který se záležitostí zabývá, a příslušné oddělení, ke kterému daný úředník patří.

3. Potvrzení o přijetí ani odpověď není třeba zasílat v případech, kdy jsou dopisy nebo stížnosti nemístné pro svůj nadměrný počet nebo pro opakovanost či bezpředmětnost.

Článek 15 - Povinnost postoupit záležitost příslušnému oddělení instituce

1. Pokud je dopis či stížnost zaslaná instituci adresována nebo předána generálnímu ředitelství, ředitelství či útvaru, který není oprávněn se jí zabývat, jeho oddělení zajistí, aby byla tato záležitost bezodkladně postoupena příslušnému oddělení instituce.

2. Oddělení, které původně dopis či stížnost obdrželo, uvědomí pisatele o tomto postoupení a uvede jméno a telefonní číslo úředníka, jemuž byla záležitost předána k vyřízení.

3. Úředník upozorní příslušníka veřejnosti nebo organizaci na jakékoliv chyby či opomenutí v dokumentech a poskytne příležitost k jejich nápravě.

Článek 16 - Právo být vyslechnut a činit prohlášení

1. V případech, kde se jedná o práva nebo zájmy jednotlivců, úředník zajistí, aby v každém stupni rozhodování bylo dodrženo právo na obhajobu.

2. Každý příslušník veřejnosti má právo v případech, kdy má být přijato rozhodnutí dotýkající se jeho práv nebo zájmů, předložit ještě před rozhodnutím písemné připomínky a v případě potřeby ústně přednést své poznatky.

Článek 17 - Přiměřená lhůta pro rozhodování

1. Úředník zajistí, aby rozhodnutí o každé žádosti nebo stížnosti předložené instituci bylo přijato v přiměřené lhůtě, bez prodlení a v každém případě nejpozději do dvou měsíců od data přijetí. Stejné pravidlo platí pro odpovědi na dopisy příslušníků veřejnosti a pro reakce na administrativní poznámky, které úředník zaslal svým nadřízeným s žádostí o vydání pokynů k rozhodnutím, která mají být přijata.

2. Pokud žádost nebo stížnost zaslaná instituci nemůže být kvůli složitosti záležitosti, které se týká, rozhodnuta ve výše uvedené lhůtě, úředník o tom co nejdříve uvědomí pisatele. V takovém případě by mělo konečné rozhodnutí pisateli být sděleno v co nejkratší možné době.

Článek 18 - Povinnost sdělit důvody rozhodnutí

1. Každé rozhodnutí instituce, které může nepříznivě ovlivnit práva či zájmy soukromé osoby, musí uvádět důvody, na nichž se zakládá, a jasně označit důležitá fakta a právní základ rozhodnutí.

2. Úředník se vyvaruje přijímání takových rozhodnutí, která jsou založena na nedostatečných či nejasných základech nebo neobsahují individuální odůvodnění.

3. Není-li možné kvůli velkému počtu osob dotčených podobnými rozhodnutími sdělit podrobně důvody rozhodnutí a zasílají-li se proto standardní odpovědi, úředník dodatečně poskytne individuální odůvodnění občanovi, který o to výslovně požádá.

Článek 19 - Uvedení možností odvolání

1. Rozhodnutí, které může nepříznivě ovlivnit práva či zájmy soukromé osoby, musí obsahovat označení způsobů odvolání, které jsou k dispozici pro účely přezkoumání rozhodnutí. Musí zejména uvádět povahu opravných prostředků, orgány, u nichž je možno tyto prostředky uplatnit, a taktéž lhůty pro jejich uplatnění.

2. Rozhodnutí musí zejména odkazovat na možnost projednání věci soudem a podání stížnosti veřejnému ochránci práv za podmínek stanovených v článcích 263 a 228 Smlouvy o fungování Evropské unie.

Článek 20 - Oznámení rozhodnutí

1. Úředník zajistí, aby osoby, jejichž práva či zájmy jsou dotčeny rozhodnutím, byly o takovém rozhodnutí informovány písemně, a to neprodleně po jeho přijetí.

2. Dokud není informována dotčená osoba nebo osoby, úředník se zdrží sdělování rozhodnutí jiným zdrojům.

Článek 21 - Ochrana osobních údajů

1. Úředník, který pracuje s osobními údaji občana, ctí soukromí a čest jedince v souladu s ustanoveními nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů^[2].

2. Úředník zejména nesmí zpracovávat osobní údaje k nezákonným účelům nebo předávat takové údaje k tomu neoprávněným osobám.

Článek 22 - Žádosti o informace

1. Pokud je úředník zodpovědný za danou záležitost, poskytne příslušníkům veřejnosti informace, o které žádají. Je-li to vhodné, doporučí úředník, jak zahájit správní řízení v oblasti jeho působnosti. Úředník dbá o to, aby sdělovaná informace byla jasná a srozumitelná.

2. Je-li ústní žádost o poskytnutí informace příliš složitá nebo příliš rozsáhlá, doporučí úředník dotčené osobě, aby svůj požadavek formulovala písemně.

3. Nemůže-li úředník informaci vzhledem k její důvěrné povaze zveřejnit, sdělí v souladu s článkem 18 tohoto Kodexu dotčené osobě důvody, proč nemůže informaci podat.

4. V případě žádostí o informace v záležitostech, za které není daný úředník zodpovědný, odkáže úředník žadatele na kompetentní osobu a uvede její jméno a telefonní číslo. V případě žádostí o informace týkající se jiné instituce EU odkáže úředník žadatele na tuto instituci.

5. V závislosti na předmětu požadavku odkáže úředník v případě potřeby osobu požadující informaci na oddělení instituce odpovědné za poskytování informací veřejnosti.

Článek 23 - Žádosti o veřejný přístup k dokumentům

1. Úředník vyřizuje žádosti o přístup k dokumentům v souladu s pravidly přijatými institucí a v souladu s obecnými zásadami a omezeními stanovenými v nařízení (ES) č. 1049/2001^[3].

2. Jestliže úředník nemůže vyhovět ústní žádosti o přístup k dokumentům, doporučí občanu, aby žádost formuloval písemně.

Článek 24 - Vedení dostatečných záznamů

Oddělení instituce si vede přiměřené záznamy o příchozí a odchozí poště, o přijatých dokumentech a o přijímaných opatřeních.

Článek 25 - Propagace Kodexu

1. Instituce přijme účinná opatření, aby informovala veřejnost o právech, která občanům náleží podle tohoto Kodexu. Pokud je to možné, zpřístupní text v elektronické podobě na své webové stránce.

2. Komise za všechny instituce vydá a rozšíří Kodex mezi občany ve formě brožury.

Článek 26 - Právo podat stížnost evropskému veřejnému ochránci práv

Jakékoliv nedodržení zásad stanovených v tomto Kodexu ze strany instituce či úředníka může být předmětem stížnosti evropskému veřejnému ochránci práv v souladu s článkem 228 Smlouvy o fungování Evropské unie a se Statutem evropského veřejného ochránce práv^[4].

Článek 27 - Kontrola činnosti

Každá instituce po dvou letech od zavedení Kodexu prověří jeho uplatňování v praxi a o výsledcích kontroly informuje evropského veřejného ochránce práv.

[1] Následující text byl aktualizován s cílem zohlednit změny provedené Lisabonskou smlouvou v názvosloví Smluv a v číslování jejich článků stejně jako změnu Statutu veřejného ochránce práv z roku 2008. Některé typografické a jazykové chyby byly též opraveny.

[2] Úř. věst. L 8, 12.1.2001, s. 1.

[3] Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43.

[4] Rozhodnutí Evropského parlamentu 94/262/ESUO, ES, Euratom o pravidlech a obecných podmínkách pro výkon funkce veřejného ochránce práv (Úř. věst. L 113, 4.5.1994, s. 15), ve znění rozhodnutí Evropského parlamentu 2008/587/ES, Euratom ze dne 18. června 2008 (Úř. věst. L 189, 17.7.2008, s. 25).