Nižšie uvedené vykonávacie ustanovenia sa v súčasnosti revidujú vzhľadom na nariadenie Európskeho parlamentu (EÚ, Euratom) 2021/1163, ktorým sa stanovuje nový štatút pre európskeho ombudsmana.

Rozhodnutie európskeho ombudsmana o prijatí vykonávacích ustanovení

Článok 1 : Vymedzenie pojmov

Na účely týchto vykonávacích ustanovení:

a) „inštitúcia“ je inštitúcia, orgán, úrad alebo agentúra Európskej únie;

b) „štatút“ je rozhodnutie Európskeho parlamentu o úprave a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana ^[1];

c) „ombudsman“ je osoba volená Európskym parlamentom podľa článku 228 Zmluvy o fungovaní Európskej únie;

d) „sekretariát“ sa skladá z úradníkov a iných zamestnancov, ktorí pomáhajú ombudsmanovi;

e) „dokument“ je akýkoľvek obsah bez ohľadu na jeho médium (napísaný na papieri alebo uložený v elektronickej forme alebo zvukový, obrazový či audiovizuálny záznam).

Článok 2 : Príjem sťažností

2.1. Ombudsman prijíma sťažnosti predložené písomne, a to elektronicky alebo na papieri. Ombudsman prijme primerané opatrenia na pomoc osobám so zdravotným postihnutím pri uplatňovaní ich práva predložiť sťažnosť ombudsmanovi.

2.2. Sťažovateľ označí v sťažnosti všetky informácie, ktoré považuje za dôverné. Označenie týchto informácií sťažovateľom za dôverné nebráni ombudsmanovi, aby na účely vedenia vyšetrovania oznámil tieto informácie príslušnej inštitúcii.

2.3. Ombudsman nakladá s petíciou postúpenou ombudsmanovi Európskym parlamentom so súhlasom predkladateľa petície ako so sťažnosťou.

2.4. Vo vhodných prípadoch a so súhlasom sťažovateľa môže ombudsman postúpiť sťažnosť inému príslušnému orgánu.

Článok 3 : Prvotné spracovanie sťažností

3.1. Ombudsman stanoví, či sťažnosť patrí do jeho mandátu, a ak áno, či je prípustná podľa článku 2 štatútu. Sekretariát môže požiadať sťažovateľa, aby poskytol ďalšie informácie alebo dokumenty, ktoré umožnia ombudsmanovi uskutočniť toto stanovenie.

3.2. Ak sťažnosť nepatrí do mandátu ombudsmana alebo ak je neprípustná, ombudsman uzavrie spis sťažnosti.

3.3. Ombudsman rozhodne, či existujú dôvody na vyšetrovanie prípustnej sťažnosti. Ak sa ombudsman domnieva, že neexistujú dôvody na vykonanie vyšetrovania, uzavrie spis sťažnosti.

Článok 4 : Činnosti zhromažďovania informácií počas vyšetrovaní

4.1. Ak ombudsman nájde dôvody na otvorenie vyšetrovania, identifikuje tvrdenia sťažovateľa, ktoré patria do rozsahu pôsobnosti vyšetrovania.

4.2. Ombudsman môže požiadať príslušnú inštitúciu, aby v súvislosti s týmito tvrdeniami poskytla odpoveď. Ombudsman môže takisto požiadať príslušnú inštitúciu, aby vo svojej odpovedi uviedla svoj názor na konkrétne aspekty tvrdení a na konkrétne otázky vyplývajúce zo sťažnosti alebo s ňou súvisiace.

4.3. Ombudsman môže požiadať inštitúciu, aby mu poslala informácie alebo dokumenty. Ombudsman môže takisto po konzultácii s príslušnou inštitúciou zariadiť preskúmanie príslušných dokumentov.

4.4. Inštitúcia svoje odpovede na otázky uvedené v odsekoch 4.2 a 4.3 poskytne v lehote stanovenej ombudsmanom, ktorá za normálnych okolností neprekročí tri mesiace. Presná lehota na poskytnutie odpovede má byť primeraná s ohľadom na zložitosť a naliehavosť vyšetrovania. Ak sa ombudsman domnieva, že vyšetrovanie je vo verejnom záujme, lehota na odpoveď má byť čo najkratšia v rámci daných možností. Ak príslušná inštitúcia nie je v pozícii poskytnúť ombudsmanovi odpoveď v stanovenej lehote, podá odôvodnenú žiadosť o predĺženie.

4.5. Ombudsman môže požiadať príslušnú inštitúciu, aby zorganizovala stretnutie s ombudsmanom s cieľom objasniť otázky patriace do rozsahu pôsobnosti vyšetrovania.

4.6. Ombudsman môže uložiť úradníkom alebo iným zamestnancom inštitúcie povinnosť vypovedať v súlade s pravidlami stanovenými v štatúte. Ombudsman môže rozhodnúť, že osoba bude vypovedať dôverne.

4.7. Ombudsman môže na účely vykonávania vyšetrovania požiadať prostredníctvom svojho stáleho zastúpenia členský štát, aby poskytol informácie alebo dokumenty týkajúce sa údajného nesprávneho úradného postupu inštitúcie v súlade s pravidlami stanovenými v štatúte.

4.8. Ak inštitúcia alebo členský štát poskytuje ombudsmanovi informácie alebo dokumenty podľa odsekov 4.2, 4.3, 4.5 alebo 4.7, jasne uvedie, ktoré informácie považuje za dôverné. Ombudsman nezverejní tieto dôverné informácie sťažovateľovi ani verejnosti bez predchádzajúcej dohody s príslušnou inštitúciou alebo členským štátom.

4.9. Ak inštitúcia alebo členský štát neposkytne ombudsmanovi pomoc opísanú v odsekoch 4.2, 4.3, 4.5 alebo 4.7, ombudsman pripomenie príslušnej inštitúcii alebo členskému štátu, prečo je táto pomoc potrebná. Ak po diskusii s príslušnou inštitúciou alebo členským štátom nemožno vec vyriešiť k spokojnosti ombudsmana, ombudsman informuje Európsky parlament a požiada ho, aby prijal také opatrenia, aké považuje za vhodné.

4.10. Ombudsman môže na účely vykonávania vyšetrovania požiadať sťažovateľa alebo akúkoľvek tretiu stranu, aby mu poskytli informácie alebo dokumenty, alebo aby objasnili informácie alebo dokumenty, ktoré už ombudsmanovi poskytli. Ombudsman môže takisto požiadať o stretnutie so sťažovateľom s cieľom objasniť otázky patriace do rozsahu pôsobnosti vyšetrovania.

4.11. Ombudsman môže zadať vypracovanie štúdií alebo odborných správ, ktoré považuje za relevantné pre vyšetrovanie.

Článok 5 : Návrhy riešení

5.1. Ak sa ombudsman domnieva, že sťažnosť možno vyriešiť, hľadá riešenie spolu s príslušnou inštitúciou.

5.2. Príslušná inštitúcia odpovie na návrh riešenia ombudsmana v stanovenej lehote, ktorá za normálnych okolností neprekročí tri mesiace. Presná lehota na poskytnutie odpovede má byť primeraná s ohľadom na zložitosť a naliehavosť vyšetrovania. Ak sa ombudsman domnieva, že vyšetrovanie je vo verejnom záujme, lehota na odpoveď má byť čo najkratšia v rámci daných možností. Ak príslušná inštitúcia nie je v pozícii poskytnúť ombudsmanovi odpoveď v stanovenej lehote, podá odôvodnenú žiadosť o predĺženie.

5.3. Po tom, ako ombudsman získa odpoveď od príslušnej inštitúcie, poskytne sťažovateľovi kópiu návrhu riešenia a odpoveď inštitúcie na tento návrh. Sťažovateľ môže predložiť ombudsmanovi pripomienky v lehote jedného mesiaca.

Článok 6 : Zistenia a odporúčania

6.1. Ombudsman môže v priebehu vyšetrovania vydávať odporúčania na zlepšenie v súvislosti s otázkami týkajúcimi sa vyšetrovania.

6.2. Ak ombudsman nezistí žiadny nesprávny úradný postup, prípadne ak zistí, že sa našlo riešenie alebo že ďalšie vyšetrovanie nie je odôvodnené, vyšetrovanie sa uzavrie rozhodnutím s uvedenými zisteniami. Ombudsman pošle rozhodnutie sťažovateľovi a príslušnej inštitúcii.

6.3. Ak ombudsman zistí nesprávny úradný postup, vydá príslušnej inštitúcii vhodné odporúčanie (odporúčania) podľa článku 3 ods. 6 štatútu a požiada príslušnú inštitúciu, aby v lehote troch mesiacov vydala k odporúčaniu (odporúčaniam) stanovisko. V stanovisku má byť uvedené, či a ako inštitúcia vykonala alebo plánuje vykonať odporúčanie (odporúčania). Ombudsman postúpi stanovisko sťažovateľovi, ktorý k nemu môže predložiť pripomienky v lehote jedného mesiaca.

6.4. Ak sa ombudsman dozvie, že vec, ktorú vyšetruje, sa stala predmetom súdneho konania, uzavrie vyšetrovanie a informuje o tom sťažovateľa a inštitúciu.

Článok 7 : Uzavretie vyšetrovania, v ktorom sa zistil nesprávny úradný postup, a správy Parlamentu

7.1. Ombudsman môže po analýze stanoviska príslušnej inštitúcie a prípadných pripomienok predložených sťažovateľom v súlade s článkom 6.3 tohto rozhodnutia uzavrieť vyšetrovanie s uvedením záverečných zistení.

7.2. Ombudsman pravidelne podáva správy o svojich vyšetrovaniach Európskemu parlamentu, a to aj formou výročnej správy.

7.3. Ombudsman môže Európskemu parlamentu predložiť osobitnú správu o vyšetrovaní, v ktorom zistí nesprávny úradný postup a ktoré považuje za významné z hľadiska verejného záujmu.

Článok 8 : Vyšetrovania z vlastného podnetu

8.1. Ombudsman vykonáva vyšetrovania z vlastného podnetu, ak na to nájde dôvody.

8.2. Postupy uplatňované pri vyšetrovaniach otvorených na základe sťažnosti sa uplatňujú v relevantnom rozsahu aj na vyšetrovania z vlastného podnetu.

Článok 9 : Úradný postup

9.1. Ak to ombudsman považuje za vhodné, môže prijať opatrenia na zabezpečenie, aby sa sťažnosť riešila ako priorita s ohľadom na strategické ciele.

9.2. Ombudsman bude v nevyhnutnom rozsahu informovať sťažovateľa o postupe vyšetrovania. Ak ombudsman považuje za potrebné objasniť sťažovateľovi akýkoľvek aspekt odpovede inštitúcie ombudsmanovi, môže sa rozhodnúť poskytnúť sťažovateľovi odpoveď príslušnej inštitúcie. Ak sa ombudsman rozhodne, môže poskytnúť sťažovateľovi aj kópiu svojho listu inštitúcii, v ktorom žiada o odpoveď.

9.3. Ombudsman môže zverejniť nedôverné informácie o postupe vyšetrovania. Ombudsman môže zverejniť svoje listy inštitúciám alebo členským štátom a ich odpovede, najmä ak sú vyšetrovania vo verejnom záujme.

9.4. Ombudsman si nechá v držbe dokumenty získané od inštitúcie alebo členského štátu počas vyšetrovania, ktoré táto inštitúcia alebo členský štát označili za dôverné, len dovtedy, kým prebieha vyšetrovanie. Ombudsman môže požiadať inštitúciu alebo členský štát, aby si uchovali tieto dokumenty počas obdobia najmenej piatich rokov po oznámení tejto inštitúcii alebo členskému štátu, že ombudsman už tieto dokumenty neuchováva.

9.5. Sťažovateľ má nárok nahliadnuť do spisu ombudsmana o sťažnosti, keď žiada o preskúmanie podľa článku 10 tohto rozhodnutia.

9.6. Ombudsman prijme pravidlá o verejnom prístupe k dokumentom na základe nariadenia (ES) č. 1049/2001 ^[2].

9.7. Ombudsman môže na účely ochrany legitímnych záujmov sťažovateľa alebo tretej strany z vlastného podnetu označiť informácie v sťažnosti alebo v iných dokumentoch za dôverné.

9.8. Ombudsman nakladá s urážlivou komunikáciou a so sťažnosťami, ktoré predstavujú zneužitie procesu, v súlade s usmerneniami prijatými ombudsmanom na tieto účely.

9.9. Ombudsman môže rozhodnúť o skončení vyšetrovania na žiadosť sťažovateľa. To nebráni ombudsmanovi otvoriť vyšetrovanie predmetu sťažnosti z vlastného podnetu.

9.10. Ombudsman môže uzavrieť vyšetrovanie, keď sťažovateľ neposkytol požadované informácie alebo pripomienky.

Článok 10 : Žiadosti o preskúmanie

10.1. Sťažovateľ má právo požiadať o preskúmanie rozhodnutia prijatého podľa článkov 3.2 a 3.3 tohto rozhodnutia a akéhokoľvek zistenia v rozhodnutí o uzavretí vyšetrovania s výnimkou zistenia nesprávneho úradného postupu.

10.2. Podrobné pravidlá o tom, ako ombudsman rieši žiadosti o preskúmanie, budú stanovené v rozhodnutí ombudsmana.

Článok 11 : Delegovanie riešenia sťažnosti

Ombudsman môže delegovať časti procesu riešenia sťažnosti na sekretariát. Sekretariát informuje sťažovateľa o jeho práve požiadať ombudsmana o preskúmanie každého rozhodnutia prijatého sekretariátom.

Článok 12 : Spolupráca s ombudsmanmi a podobnými orgánmi v členských štátoch

Ombudsman môže spolupracovať s ombudsmanmi a podobnými orgánmi v členských štátoch, a to aj prostredníctvom Európskej siete ombudsmanov.

Článok 13 : Jazyky

13.1. Každá osoba môže napísať ombudsmanovi v akomkoľvek jazyku zmluvy v súvislosti s akoukoľvek vecou, ktorá patrí do právomocí ombudsmana. Ombudsman vypracuje odpoveď v tomto jazyku zmluvy.

13.2. Sťažnosť možno predložiť ombudsmanovi v akomkoľvek jazyku zmluvy. Ombudsman bude komunikovať so sťažovateľom v tomto jazyku.

13.3. Za výnimočných okolností môže ombudsman požiadať inštitúcie o poskytnutie kópií príslušných dokumentov v jazyku sťažovateľa. Pri podávaní tejto žiadosti ombudsman koná primerane k potrebám sťažovateľa a s ohľadom na prostriedky inštitúcií.

Článok 14 : Nadobudnutie účinnosti

14.1. Ombudsman ruší vykonávacie ustanovenia prijaté 8. júla 2002, ktoré boli zmenené 5. apríla 2004 a 3. decembra 2008.

14.2. Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť 1. septembra 2016. Vzťahuje sa na všetky prebiehajúce vyšetrovania k tomuto dátumu, všetky vyšetrovania otvorené v tento deň a všetky sťažnosti, v súvislosti s ktorými ombudsman k tomuto dátumu ešte nezaujal stanovisko.

14.3. Ombudsman informuje o tomto rozhodnutí predsedu Európskeho parlamentu.

14.4. Ombudsman uverejní toto rozhodnutie v úradnom vestníku a na webovej lokalite ombudsmana.

 

[1] Prijaté Parlamentom 9. marca 1994 (Ú. v. ES L 113, 4.5.1994, s. 15) a zmenené jeho rozhodnutiami zo 14. marca 2002 (Ú. v. ES L 92, 9.4.2002, s. 13) a z 18. júna 2008 (Ú. v. EÚ L 189, 17.7.2008, s. 25).

[2] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (Ú. v. ES L 145, 31.5.2001, s. 43).