1 straipsnis- Apibrėžtys

Šiose įgyvendinimo nuostatose vartojamų sąvokų apibrėžtys:

(a) institucija – Europos Sąjungos institucija, įstaiga, organas ar agentūra;

(b)  statutas – Europos Parlamento reglamentas, nustatantis ombudsmeno pareigų atlikimo taisykles ir bendrąsias sąlygas[1];

(c)  ombudsmenas – asmuo, kurį renka Europos Parlamentas pagal Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 228 straipsnį;

(d)  sekretoriatą sudaro pareigūnai ir kiti tarnautojai, kurie padeda ombudsmenui;

(e)  dokumentas – bet kokio pobūdžio turinys, neatsižvelgiant į laikmeną (užrašytas popieriuje arba saugomas elektronine forma arba kaip garso, vaizdo ar audiovizualinis įrašas).

2 straipsnis- Skundų gavimas

2.1. Ombudsmenas priima raštu pateiktus skundus. Ombudsmenas imasi tinkamų priemonių, kad padėtų neįgaliesiems įgyvendinti savo teisę pateikti skundą ombudsmenui.

2.2. Skundo pateikėjas nurodo, kokia skunde pateikta informacija, jo manymu, yra konfidenciali. Tai, kad skundo pateikėjas tokią informaciją laiko konfidencialia, netrukdo ombudsmenui tyrimo tikslais perduoti informaciją atitinkamai institucijai. Ombudsmenas informuoja instituciją apie tai, kokią informaciją skundo pateikėjas laiko konfidencialia.

2.3. Atitinkamais atvejais ir skundo pateikėjui sutikus, ombudsmenas gali perduoti skundą kitai kompetentingai institucijai.

3 straipsnis- Skundų nagrinėjimas

3.1. Ombudsmenas nagrinėja skundus bet kuria oficialia ir darbine Europos Sąjungos institucijų kalba[2]. Ombudsmenas bendrauja su skundo pateikėju ta kalba, kuria pateiktas skundas, išskyrus atvejus, kai skundo pateikėjas sutinka gauti pranešimus kita Europos Sąjungos institucijų oficialiąja ir darbo kalba.

3.2. Ombudsmenas nustato, ar skundas yra priimtinas pagal statuto 2 straipsnio 4 dalį. Sekretoriatas gali prašyti skundo pateikėjo pateikti papildomą informaciją arba dokumentus, kurie padėtų ombudsmenui priimti sprendimą.

3.3. Jei skundas nepriimtinas, ombudsmenas apie tai atitinkamai informuoja skundo pateikėją ir baigia nagrinėti skundo bylą.

3.4. Jei ombudsmenas nusprendžia, kad yra pagrindo nagrinėti priimtiną skundą, jis pradeda tyrimą. Jei ombudsmenas mano, kad nėra pagrindo atlikti tyrimą, įskaitant atvejus, kai skundas yra akivaizdžiai nepagrįstas, ombudsmenas atitinkamai informuoja skundo pateikėją ir baigia nagrinėti skundo bylą.

3.5. Prireikus ombudsmenas gali informuoti atitinkamą instituciją apie nepriimtinus skundus ar skundus, kuriuose ombudsmenas nustato, kad nėra pagrindo pradėti tyrimą.

3.6. Pagal statuto 2 straipsnį, jei, ombudsmeno manymu, tai yra tikslinga, ombudsmenas gali imtis veiksmų siekdamas užtikrinti, kad skundas būtų nagrinėjamas prioriteto tvarka, atsižvelgdamas į konkretų skundo pobūdį, be kita ko, tokiose srityse kaip informavimas apie pažeidimus ir priekabiavimas.

3.7 Ombudsmenas nagrinėja piktavališkus pranešimus ir skundus, kurie prilygsta piktnaudžiavimui procesu, vadovaudamasis tuo tikslu priimtomis gairėmis. Šios gairės skelbiamos ombudsmeno interneto svetainėje.

4 straipsnis- Informacijos rinkimas vykdant tyrimus

4.1. Nustatęs pagrindą pradėti skundo tyrimą, ombudsmenas išsiaiškina, kurie skundo pateikėjo nurodyti kaltinimai patenka į tyrimo apimtį.

4.2. Ombudsmenas gali prašyti, kad atitinkama institucija pateiktų atsakymą dėl minėtų kaltinimų. Ombudsmenas taip pat gali prašyti, kad atitinkama institucija savo pateiktame atsakyme išdėstytų nuomonę dėl konkrečių kaltinimo aspektų ir konkrečių klausimų, kurie kyla dėl skundo, arba yra su juo susiję.

4.3. Ombudsmeno prašymu institucijos pagal statuto 5 straipsnį pateikia ombudsmenui visą tyrimui reikalingą informaciją, įskaitant dokumentus. Ombudsmeno tyrimo grupė gali nagrinėti informaciją ir tikrinti dokumentus atitinkamos institucijos patalpose arba elektroninėmis priemonėmis. ES įslaptinta informacija pateikiama atitinkamos institucijos patalpose, nebent su ombudsmenu būtų susitarta kitaip.

4.4. Institucijos atsakymai šio straipsnio 2 ir 3 dalyse nurodytais klausimais pateikiami per ombudsmeno nustatytą terminą, kuris paprastai neviršija trijų mėnesių. Tikslus terminas atsakymui pateikti turi būti pagrįstas ir nustatomas atsižvelgiant į tyrimo sudėtingumą ir skubumą. Jei ombudsmenas mano, kad tyrimas yra susijęs su viešuoju interesu, terminas atsakymui pateikti turi būti kuo trumpesnis. Jei atitinkama institucija negali pateikti atsakymo per nustatytą terminą, ji pateikia pagrįstą prašymą pratęsti terminą.

4.5. Ombudsmenas gali paprašyti atitinkamos institucijos surengti susitikimą su ombudsmeno tyrimo grupe, kad išsiaiškintų į tyrimo sritį patenkančius klausimus.

4.6. Vadovaudamasis statuto 7 straipsniu, ombudsmenas gali išklausyti institucijos pareigūnus ar kitus tarnautojus.

4.7. Kad atliktų tyrimą, ombudsmenas, laikydamasis statute nustatytų taisyklių, per savo nuolatinę atstovybę gali paprašyti valstybės narės pateikti informaciją arba dokumentus, susijusius su įtariamu netinkamu institucijos administravimu.

4.8. Kai institucija ar valstybė narė pateikia ombudsmenui informaciją ar dokumentus pagal šio straipsnio 2, 3, 5 ar 7 dalis, ji aiškiai nurodo ES įslaptintą informaciją ar bet kokią kitą informaciją, kurią ji laiko konfidencialia. Ombudsmenas be išankstinio raštiško atitinkamos valstybės narės institucijos arba kompetentingos valdžios institucijos sutikimo neatskleidžia tokios informacijos nei skundo pateikėjui, nei visuomenei. Ombudsmenas tvarko ES įslaptintą informaciją laikydamasis statute ir ombudsmeno sprendime dėl saugumo taisyklių ir procedūrų, susijusių su galimybe susipažinti su ES įslaptinta informacija, nustatytų taisyklių.

4.9. Ombudsmeno prašymu institucijos savo atsakymus pateikia ta kalba, kuria pateiktas skundas. Prireikus ombudsmenas gali paprašyti institucijų pateikti atitinkamų dokumentų kopijas skundo kalba. Teikdamas tokį prašymą, ombudsmenas veikia proporcingai atsižvelgdamas į skundo pateikėjo poreikius ir pagrįstai atsižvelgdamas į institucijos išteklius.

4.10. Ombudsmenas saugo dokumentus ar informaciją, kuriuos tyrimo metu gavo iš institucijos ar valstybės narės ir kuriuos ta institucija ar valstybė narė pripažino konfidencialiais, įskaitant ES įslaptintą informaciją, tik tol, kol vyksta tyrimas ir nėra pasibaigęs laikotarpis, per kurį turi būti išnagrinėtas prašymas dėl peržiūros, pateiktas pagal šio sprendimo 9 straipsnio 3 dalį. Tokie dokumentai ar informacija sunaikinami užbaigus tyrimą ir pasibaigus bet kurio prašymo dėl peržiūros nagrinėjimo laikotarpiui. Ombudsmenas gali prašyti institucijos ar valstybės narės saugoti tokius dokumentus ar informaciją bent penkerius metus po to, kai jiems pranešama, kad ombudsmenas nebesaugo dokumentų ar informacijos.

4.11. Jei institucija ar valstybė narė nesuteikia ombudsmenui šio straipsnio 2, 3, 5 ir 7 dalyse aprašytos pagalbos, ombudsmenas atitinkamai institucijai ar valstybei narei primena, kodėl tokia pagalba yra būtina. Jei po aptarimo su atitinkama institucija ar valstybe nare klausimo negalima išspręsti ombudsmenui priimtinu būdu, ombudsmenas gali apie tai informuoti Europos Parlamentą, kuris imasi atitinkamų veiksmų.

4.12. Siekdamas atlikti tyrimą, ombudsmenas gali prašyti skundo pateikėjo ar bet kurios trečiosios šalies pateikti ombudsmenui informaciją ar dokumentus arba paaiškinti jau pateiktą informaciją ar dokumentus. Atitinkamais atvejais ombudsmenas, nepažeisdamas statuto 5 straipsnio 8 dalies, gali prašyti skundo pateikėjo pateikti nuomonę dėl institucijos pozicijos. Ombudsmenas taip pat gali prašyti surengti susitikimą su skundo pateikėju, kad būtų išaiškinti į tyrimo apimtį patenkantys klausimai. Ombudsmenas gali nutraukti tyrimą, jei skundo pateikėjas nepateikė kurios nors prašomos informacijos, būtinos tyrimui užbaigti.

4.13. Ombudsmenas gali užsakyti tyrimus arba ekspertų ataskaitas, kurios laikomos svarbiomis ombudsmeno įgaliojimų vykdymui, įskaitant statuto 2 straipsnio 6 dalyje nurodytus atvejus.

5 straipsnis- Pasiūlymai dėl sprendimo būdų

5.1. Jei ombudsmenas mano, kad skundą galima išspręsti, jis kartu su atitinkama institucija ieško sprendimo, kaip pašalinti netinkamo administravimo atvejį.

5.2. Atitinkama institucija atsako į ombudsmeno pasiūlymą dėl sprendimo per nustatytą terminą, kuris paprastai neviršija trijų mėnesių. Tikslus terminas atsakymui pateikti turi būti pagrįstas ir nustatomas atsižvelgiant į tyrimo sudėtingumą ir skubumą. Jei ombudsmenas mano, kad tyrimas yra susijęs su viešuoju interesu, terminas atsakymui pateikti turi būti kuo trumpesnis. Jei atitinkama institucija negali pateikti atsakymo per nustatytą terminą, ji pateikia pagrįstą prašymą pratęsti terminą.

5.3. Ombudsmenas, gavęs atitinkamos institucijos atsakymą, informuoja skundo pateikėją apie siūlomą sprendimą ir apie institucijos atsakymą į tą pasiūlymą. Skundo pateikėjas per vieną mėnesį gali pateikti ombudsmenui pastabas.

6 straipsnis- Nustatyti faktai, rekomendacijos ir tyrimų užbaigimas

6.1. Tyrimo metu ombudsmenas gali teikti pasiūlymus dėl patobulinimų.

6.2. Jei ombudsmenas nenustato netinkamo administravimo atvejo, yra rastas sprendimas arba nėra pagrindo atlikti daugiau tyrimų, tyrimas užbaigiamas priimant sprendimą, kuriame išdėstomi nustatyti faktai. Sprendime, kuriuo užbaigiamas tyrimas, ombudsmenas gali pasiūlyti patobulinimus, susijusius su tyrimo metu nustatytomis problemomis. Ombudsmenas sprendimą nusiunčia skundo pateikėjui ir atitinkamai institucijai.

6.3. Jei ombudsmenas nustato netinkamo administravimo atvejį, jis atitinkamai institucijai pateikia atitinkamą (-as) rekomendaciją (-as) pagal statuto 4 straipsnio 1 dalį ir paprašo atitinkamos institucijos per tris mėnesius pateikti nuomonę dėl rekomendacijos (-ų). Nuomonėje nurodoma, ar institucija įgyvendino arba ketina įgyvendinti rekomendaciją (-as) ir, jei taip, kaip ji tai ketina padaryti. Ombudsmenas persiunčia nuomonę skundo pateikėjui, kuris per vieną mėnesį gali pateikti pastabas.

6.4. Ombudsmenas, išnagrinėjęs atitinkamos institucijos nuomonę ir visas skundo pateikėjo pagal šio straipsnio 3 dalį pateiktas pastabas, gali užbaigti tyrimą, pateikdamas išvadas. Jei ombudsmenas užbaigia tyrimą nustatęs netinkamo administravimo atvejį, jis gali pakartoti bet kurią (-ias) anksčiau pateiktą (-as) rekomendaciją (-as).

6.5. Jei ombudsmenas sužino, kad dėl jo tiriamo klausimo buvo pradėta teismo byla, jis užbaigia tyrimą ir apie tai informuoja skundo pateikėją bei instituciją.

7 straipsnis- Pranešimai Parlamentui

7.1. Ombudsmenas reguliariai praneša Europos Parlamentui apie ombudsmeno tyrimus, be kita ko, parengdamas metinę ataskaitą, kurioje pateikiamas ombudsmeno rekomendacijų laikymosi vertinimas, pasiūlymai dėl sprendimų ir pasiūlymai dėl patobulinimų. Prireikus į pranešimą taip pat įtraukiami ombudsmeno tyrimų, susijusių su priekabiavimu, pranešimais apie pažeidimus ir interesų konfliktais institucijose, rezultatai.

7.2. Ombudsmenas Europos Parlamentui gali pateikti specialųjį pranešimą, prieš tai informavęs atitinkamą instituciją, kad toks pranešimas bus pateiktas. Specialiajame pranešime gali būti pateikiama informacija apie visus tyrimus, kuriuose ombudsmenas nustato netinkamo administravimo atvejį ir kurie, ombudsmeno nuomone, yra ypač svarbūs ginant viešąjį interesą.

8 straipsnis- Tyrimai savo iniciatyva ir tolesni tyrimai

8.1. Vadovaudamasis statuto 1 straipsnio 3 dalyje ir 3 straipsnio 3 dalyje apibrėžtomis ombudsmeno pareigomis, ombudsmenas savo iniciatyva atlieka tyrimus, jei nustato pagrindą jiems pradėti.

8.2. Net ir nevykdydamas su tyrimais susijusios veiklos, ombudsmenas gali raštu kreiptis į institucijas siekdamas didinti informuotumą, dalytis pastebėjimais arba rinkti informaciją apie administravimo praktiką. Neviršydamas statuto 1 straipsnio 3 dalies apribojimų ir vadovaudamasis jo 3 straipsnio 3 dalimi, po tokių kreipimųsi į institucijas ombudsmenas gali nuspręsti atlikti tyrimus savo iniciatyva.

8.3. Procedūros, taikomos tyrimams, pradėtiems gavus skundą, savo iniciatyva pradėtiems tyrimams taikomos pagal šio straipsnio 1 ir 2 dalis tiek, kiek jie susiję su tais tyrimais.

9 straipsnis- Skundo pateikėjo procesinės teisės

9.1. Ombudsmenas nuolat informuoja skundo pateikėją apie tyrimo eigą.

9.2. Bet kuriuo tyrimo etapu skundo pateikėjas gali pateikti pastabas arba papildomą informaciją, kuri nebuvo žinoma skundo pateikimo metu ir kuri patenka į ombudsmeno tyrimo sritį.

9.3. Skundo pateikėjas turi teisę prašyti peržiūrėti pagal šio sprendimo 3 straipsnio 3 ir 4 dalis priimtą sprendimą, taip pat bet kokią išvadą, pateiktą sprendime, kuriuo užbaigiamas tyrimas, išskyrus išvadą dėl netinkamo administravimo atvejo. Išsamios taisyklės dėl tvarkos, taikomos ombudsmenui nagrinėjant prašymus dėl peržiūros, nustatomos ombudsmeno sprendime ir skelbiamos ombudsmeno interneto svetainėje.

9.4. Teikdamas prašymą dėl peržiūros pagal šio straipsnio 3 dalį, skundo pateikėjas turi teisę prašyti leisti susipažinti su ombudsmeno pradėta skundo byla. Byloje esančios informacijos atskleidimas skundo pateikėjui turi atitikti statute nustatytas taisykles, visų pirma jo 5 straipsnio 8 dalį.

9.5. Siekdamas apsaugoti teisėtus skundo pateikėjo arba trečiosios šalies interesus, ombudsmenas gali nustatyti, kad skunde arba kituose dokumentuose esanti informacija yra konfidenciali, ir apie tai informuoti instituciją. Išimtinėmis aplinkybėmis, pavyzdžiui, nagrinėjant skundus, susijusius su informavimu apie pažeidimus, ombudsmenas gali nuspręsti nepranešti skundo pateikėjo tapatybės atitinkamai institucijai.

9.6. Skundo pateikėjas gali atsiimti skundą bet kuriame tyrimo etape. Tai netrukdo ombudsmenui pradėti tyrimo savo iniciatyva dėl skundo dalyko.

10 straipsnis- Institucijų procesinės teisės

Ombudsmenas užtikrina, kad institucijos būtų nuolat informuojamos apie ombudsmeno tyrimus ir jų rezultatus ir kad joms būtų suteikta galimybė teikti pastabas ir įrodymus, kaip numatyta šiame sprendime ir statute.

11 straipsnis- Skundo nagrinėjimo įgaliojimų delegavimas

Ombudsmenas gali perleisti sekretoriatui tam tikrus su skundų nagrinėjimo procedūra susijusius įgaliojimus. Sekretoriatas informuoja skundo pateikėją apie teisę prašyti ombudsmeno peržiūrėti ombudsmeno ar jo sekretoriato priimtą sprendimą, kaip numatyta ombudsmeno sprendime dėl prašymų peržiūrėti sprendimą.

12 straipsnis- Bendradarbiavimas su ombudsmenais ir kitomis panašaus pobūdžio įstaigomis valstybėse narėse

12.1. Vadovaudamasis statutu, ombudsmenas gali bendradarbiauti su ombudsmenais ir panašiomis valstybių narių įstaigomis, be kita ko, per Europos ombudsmenų tinklą.

12.2. Europos ombudsmenų tinklo nariai gali teikti ombudsmenui užklausas su Europos Sąjunga susijusiais klausimais. Jei ombudsmenas mano, kad tai tikslinga, jis gali prašyti atitinkamos institucijos atsakyti į užklausą.

13 straipsnis- Informacijos apie tyrimus skelbimas

Ombudsmenas gali viešai paskelbti neįslaptintą ir nekonfidencialią informaciją apie tyrimo eigą. Visų pirma, vykdydamas viešojo intereso tyrimus, ombudsmenas gali viešai keistis informacija su institucijomis arba valstybėmis narėmis, laikydamasis statuto 5 straipsnio 8 dalyje nustatytų sąlygų.

14 straipsnis- Įsigaliojimas

14.1. Ombudsmenas panaikina 2016 m. liepos 20 d. priimtas įgyvendinimo nuostatas.

14.2. Šis sprendimas įsigalioja 2023 m. spalio 10 d. Jis taikomas visiems tą dieną vykstantiems tyrimams, visiems tą dieną pradėtiems tyrimams ir visiems skundams, dėl kurių ombudsmenas tą dieną dar nėra priėmęs sprendimo.

14.3. Ombudsmenas šį sprendimą paskelbia Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje ir ombudsmeno interneto svetainėje.

 

Priimta Strasbūre, 2023 m. birželio 21 d.

Emily O'Reilly

Europos ombudsmenė

 

[1] OL L 253, 2021 7 16, p. 1–10.

[2] Europos ombudsmenas su Ispanijos Karalyste sudarė administracinį susitarimą, pagal kurį Europos ombudsmenui palaikant ryšius su Ispanijos piliečiais ir gyventojais oficialiai be ispanų arba kastilų kalbos leidžiama oficialiai vartoti kitas kalbas, kurių statusas yra pripažintas 1978 m. Ispanijos Konstitucijoje.