Niže navedene Provedbene odredbe trenutno su u postupku revizije radi usklađivanja s Uredbom (EU, Euratom) 2021/1163 Europskog parlamenta o novom Statutu Europskog ombudsmana.

Odluka Europskog ombudsmana o donošenju provedbenih odredbi

Članak 1. : Definicije

Za potrebe ovih provedbenih odredbi:

(a) „institucija” znači institucija, tijelo, ured ili agencija EU-a;

(b) „Statut” znači Odluka Europskog parlamenta o propisima i općim uvjetima obavljanja dužnosti Ombudsmana ^[1];

(c) „Ombudsman” je osoba koju bira Europski parlament u skladu s člankom 228. Ugovora o funkcioniranju Europske unije;

(d) „Tajništvo” čine dužnosnici i drugi službenici koji pomažu Ombudsmanu;

(e) „dokument” znači svaki sadržaj, bez obzira na medij (napisan na papiru ili pohranjen u elektroničkom obliku ili kao zvučna, vizualna ili audiovizualna snimka).

Članak 2. : Primanje pritužbi

2.1. Ombudsman prihvaća pritužbe podnesene pisanim putem, u elektroničkom ili papirnatom obliku. Ombudsman poduzima odgovarajuće mjere pomoći osobama s invaliditetom kako bi one ostvarile svoje pravo na podnošenje pritužbe Ombudsmanu.

2.2. Podnositelj pritužbe označava sve informacije u pritužbi koje smatra povjerljivima. Označavanje informacija povjerljivima ne sprječava Ombudsmana u prenošenju tih informacija instituciji o kojoj je riječ za potrebe provođenja istrage.

2.3. Zahtjev koji mu proslijedi Europski parlament uz pristanak podnositelja zahtjeva Ombudsman smatra pritužbom.

2.4. Kada je to moguće, te uz pristanak podnositelja pritužbe, Ombudsman može proslijediti pritužbu drugom nadležnom tijelu.

Članak 3. : Početna obrada pritužbi

3.1. Ombudsman utvrđuje je li pritužba u njegovoj nadležnosti, a ako jest, utvrđuje je li ona prihvatljiva u skladu s člankom 2. Statuta. Tajništvo može zatražiti da podnositelj pritužbe pruži dodatne informacije ili dokumente kako bi Ombudsman mogao donijeti odluku o tome.

3.2. Ako pritužbe nije u nadležnosti Ombudsmana ili nije prihvatljiva, Ombudsman zatvara dosje o pritužbi.

3.3. Ombudsman odlučuje postoji li osnova za istragu o prihvatljivoj pritužbi. Ako Ombudsman smatra da ne postoji osnova za provođenje istrage, zatvara dosje o pritužbi.

Članak 4. : Prikupljanje informacija tijekom istraga

4.1. Kada Ombudsman utvrdi da postoji osnova za pokretanje istrage, utvrđuje navode podnositelja pritužbe koji pripadaju u područje istrage.

4.2. Ombudsman od predmetne institucije može zatražiti odgovor na te navode. Ombudsman od predmetne institucije može zatražiti i da u svom odgovoru istakne svoj stav o pojedinim aspektima navoda i pitanjima koja proizlaze iz pritužbe ili su s njom povezana.

4.3. Ombudsman može zatražiti od institucije da mu pošalje informacije ili dokumente. Nakon savjetovanja s predmetnom institucijom Ombudsman također može dogovoriti i pregled odgovarajućih dokumenata.

4.4. Odgovori institucije na pitanja navedena u stavcima 4.2. i 4.3. moraju se podnijeti u roku koji odredi Ombudsman, a koji u normalnim okolnostima nije dulji od tri mjeseca. Točan vremenski okvir za podnošenje odgovora mora biti razuman, uzimajući u obzir složenost i hitnost istrage. Ako Ombudsman smatra da istraga predstavlja javni interes, vremenski okvir za odgovor mora biti što je moguće kraći. Ako predmetna institucija ne može Ombudsmanu pružiti odgovor unutar utvrđenog vremenskog okvira, podnosi obrazloženi zahtjev za produljenje roka.

4.5. Ombudsman od predmetne institucije može zatražiti da organizira sastanak s njim kako bi razjasnili pitanja koja pripadaju u područje istrage.

4.6. Ombudsman može zatražiti da dužnosnici ili drugi službenici institucije svjedoče u skladu s pravilima utvrđenima u Statutu. Ombudsman može odlučiti da te osobe svjedoče u povjerenju.

4.7. Za potrebe provođenja istrage Ombudsman može zatražiti da određena država članica putem svog stalnog predstavništva pruži informacije ili dokumente povezane s navodnim nepravilnostima u postupanju institucije, u skladu s pravilima utvrđenima u Statutu.

4.8. Kada institucija ili država članica Ombudsmanu pruži informacije ili dokumente u skladu sa stavcima 4.2., 4.3., 4.5. ili 4.7., mora jasno označiti informacije koje smatra povjerljivima. Ombudsman ne smije otkrivati te povjerljive informacije niti podnositelju pritužbe niti javnosti bez prethodnog pristanka institucije ili države članice o kojoj je riječ.

4.9. Ako institucija ili država članica Ombudsmanu ne pruži pomoć iz stavaka 4.2., 4.3., 4.5. ili 4.7., Ombudsman mora podsjetiti predmetnu instituciju ili državu članicu zašto je to potrebno. Ako se nakon rasprave s predmetnom institucijom ili državom članicom pitanje ne može razriješiti na način koji zadovoljava Ombudsmana, Ombudsman obavještava Europski parlament i od njega traži da poduzme bilo koju mjeru koju smatra primjerenom.

4.10. Za potrebe provođenja istrage Ombudsman može zatražiti od podnositelja pritužbe ili bilo koje treće strane da mu pruži informacije ili dokumente ili da pojasni informacije ili dokumente koji su već dostavljeni. Ombudsman može zatražiti i sastanak s podnositeljem pritužbe kako bi se razjasnila pitanja koja pripadaju u područje istrage.

4.11. Ombudsman može zatražiti izradu studija ili stručnih izvješća koje smatra važnima za istragu.

Članak 5. : Prijedlozi rješenja

5.1. Ako Ombudsman smatra da se pritužba može riješiti, traži rješenje zajedno s predmetnom institucijom.

5.2. Ta institucija odgovara na Ombudsmanov prijedlog rješenja unutar određenog roka koji u normalnim okolnostima nije dulji od tri mjeseca. Točan vremenski okvir za podnošenje odgovora mora biti razuman, uzimajući u obzir složenost i hitnost istrage. Ako Ombudsman smatra da istraga predstavlja javni interes, vremenski okvir za odgovor mora biti što je moguće kraći. Ako predmetna institucija Ombudsmanu ne može pružiti odgovor unutar utvrđenog vremenskog okvira, podnosi obrazloženi zahtjev za produljenje roka.

5.3. Ombudsman podnositelju pritužbe dostavlja presliku prijedloga rješenja i odgovora institucije na taj prijedlog nakon što pribavi odgovor predmetne institucije. Podnositelj pritužbe može predati svoje komentare Ombudsmanu unutar jednog mjeseca.

Članak 6. : Rezultati istrage i preporuke

6.1. Ombudsman može tijekom istrage predložiti poboljšanja u vezi s pitanjima na koja se odnosi istraga.

6.2. Ako Ombudsman ne utvrdi nepravilnost u postupanju ili zaključi da je postignuto rješenje ili da nisu opravdane daljnje istrage, istraga se zatvara, uz odluku u kojoj se navode rezultati istrage. Ombudsman odluku šalje podnositelju pritužbe i predmetnoj instituciji.

6.3. Ako Ombudsman utvrdi nepravilnost u postupanju, upućuje odgovarajuću preporuku (ili preporuke) predmetnoj instituciji u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta i od institucije traži dostavu mišljenja o preporuci (preporukama) unutar tri mjeseca. U mišljenju se navodi je li i kako institucija provela ili namjerava provesti preporuku (preporuke). Ombudsman mišljenje prosljeđuje podnositelju pritužbe, koji može podnijeti svoje komentare unutar jednog mjeseca.

6.4. Ako Ombudsman sazna da je predmet njegove istrage postao predmet u sudskom postupku, on zatvara istragu i o tome obavještava podnositelja pritužbe i instituciju.

Članak 7. : Zatvaranje istraga u kojima je otkrivena nepravilnost u postupanju i izvještaji Parlamentu

7.1. Nakon analize mišljenja institucije o kojoj je riječ i eventualnih komentara koje podnositelj pritužbe podnese u skladu sa stavkom 6.3. ove Odluke, Ombudsman može zatvoriti istragu, utvrđujući konačne rezultate istrage.

7.2. Ombudsman redovito izvještava Europski parlament o istragama, uključujući i putem godišnjih izvješća.

7.3. Ombudsman Europskom parlamentu može podnijeti posebno izvješće o svim istragama u kojima otkrije nepravilnosti u postupanju i koje smatra važnima za javni interes.

Članak 8. : Istrage na vlastitu inicijativu

8.1. Ombudsman na vlastitu inicijativu provodi istrage za koje pronađe osnovu.

8.2. Na istrage pokrenute na vlastitu inicijativu primjenjuju se postupci koji se primjenjuju na istrage pokrenute nakon pritužbe, u mjeri u kojoj su oni relevantni.

Članak 9. : Faze postupka

9.1. Ako Ombudsman smatra primjerenim, može poduzeti određene korake kako bi osigurao da se pritužba obrađuje kao prioritetni predmet, uzimajući u obzir strateške ciljeve.

9.2. U mjeri u kojoj je to potrebno, Ombudsman obavještava podnositelja pritužbe o tijeku istrage. Ako Ombudsman smatra potrebnim razjasniti podnositelju pritužbe bilo koji aspekt odgovora institucije upućenog Ombudsmanu, može mu dostaviti odgovor predmetne institucije. Ako to Ombudsman odluči, podnositelju pritužbe također može dostaviti presliku svog pisma instituciji u kojemu traži odgovor.

9.3. Ombudsman može objaviti nepovjerljive informacije o tijeku istrage. U istragama od javnog interesa Ombudsman može objaviti pisma koja šalje institucijama ili državama članicama i odgovore na njih.

9.4. Ombudsman zadržava dokumente koje dobije od institucije ili države članice tijekom istrage, a koje ta institucija ili država članica proglasi povjerljivima, samo tijekom trajanja istrage. Ombudsman od institucije ili države članice može zatražiti da zadrže te dokumente na razdoblje od najmanje pet godina nakon što im pošalje obavijest da on više ne zadržava te dokumente.

9.5. Podnositelj pritužbe ima pravo na uvid u Ombudsmanov dosje o pritužbi kada podnosi zahtjev za preispitivanje u skladu s člankom 10. ove Odluke.

9.6. Ombudsman donosi pravila o javnom pristupu dokumentima na temelju Uredbe (EZ) br. 1049/2001 ^[2].

9.7. Za potrebe zaštite opravdanih interesa podnositelja pritužbe ili treće strane, Ombudsman može informacije u pritužbi ili drugim dokumentima proglasiti povjerljivima na vlastitu inicijativu.

9.8. S uvredljivim porukama i pritužbama koje predstavljaju zlouporabu postupka Ombudsman postupa u skladu sa smjernicama koje je donio u tu svrhu.

9.9. Ombudsman može odlučiti prekinuti istragu na zahtjev podnositelja pritužbe. To ne sprječava Ombudsmana da na vlastitu inicijativu pokrene istragu o predmetu pritužbe.

9.10. Ombudsman može zatvoriti istragu ako podnositelj pritužbe ne uspije pružiti zatražene informacije ili komentare.

Članak 10. : Zahtjevi za preispitivanje

10.1. Podnositelj pritužbe ima pravo zatražiti preispitivanje odluke donesene u skladu sa stavcima 3.2. i 3.3. ove Odluke, kao i preispitivanje bilo kojeg zaključka u odluci o zatvaranju istrage, osim ako je zaključak da je došlo do nepravilnosti u postupanju.

10.2. Detaljna pravila o načinu na koji Ombudsman obrađuje zahtjeve za preispitivanje utvrđuju se u odluci Ombudsmana.

Članak 11. : Prijenos obveze obrade pritužbe

Ombudsman može dio postupka obrade pritužbe prenijeti na Tajništvo. Tajništvo obavještava podnositelja pritužbe o pravu na podnošenje zahtjeva Ombudsmanu za preispitivanje bilo koje odluke koju donese Tajništvo.

Članak 12. : Suradnja s pučkim pravobraniteljima i sličnim tijelima u državama članicama

Ombudsman može surađivati s pučkim pravobraniteljima i sličnim tijelima u državama članicama, uključujući i putem Europske mreže pučkih pravobranitelja.

Članak 13. : Jezici

13.1. Svatko se može obratiti Ombudsmanu pisanim putem na bilo kojem jeziku Ugovora, i to u vezi s bilo kojim pitanjem u nadležnosti Ombudsmana. Ombudsman sastavlja odgovor na tom jeziku Ugovora.

13.2. Pritužba Ombudsmanu može se podnijeti na bilo kojem jeziku Ugovora. Ombudsman s podnositeljem pritužbe komunicira na tom jeziku.

13.3. U iznimnim okolnostima Ombudsman može zatražiti da institucije pruže preslike odgovarajućih dokumenata na jeziku na kojemu je napisana pritužba. Pri podnošenju takvog zahtjeva Ombudsman djeluje razmjerno s potrebama podnositelja pritužbe i razumno s obzirom na resurse institucija.

Članak 14. : Stupanje na snagu

14.1. Ombudsman stavlja izvan snage provedbene odredbe donesene 8. srpnja 2002. i izmijenjene 5. travnja 2004. i 3. prosinca 2008.

14.2. Ova Odluka stupa na snagu 1. rujna 2016. Primjenjuje se na sve istrage koje su u tijeku na taj dan, istrage pokrenute na taj dan i sve pritužbe o kojima Ombudsman u tom trenutku još nije zauzeo stav.

14.3. Ombudsman o ovoj Odluci obavještava predsjednika Europskog parlamenta.

14.4. Ombudsman ovu Odluku objavljuje u Službenom listu i na internetskim stranicama Ombudsmana.

 

[1] Donio Parlament 9. ožujka 1994. (SL L 113, 4.5.1994., str. 15.); izmijenjena odlukama Parlamenta od 14. ožujka 2002. (SL L 92, 9.4.2002., str. 13.) i 18. lipnja 2008. (SL L 189, 17.7.2008., str. 25.).

[2] Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL L 145, 31.5.2001., str. 43.).