1 artikla- Määritelmät

Näissä täytäntöönpanosäännöksissä tarkoitetaan

(a) "toimielimellä" Euroopan unionin toimielintä, elintä tai virastoa;

(b)  "ohjesäännöllä” Euroopan oikeusasiamiehen tehtävien hoitamista koskevaa ohjesääntöä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevia yleisiä ehtoja, jotka on annettu Euroopan parlamentin asetuksella[1];

(c)  "oikeusasiamiehellä" Euroopan parlamentin Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 228 artiklan mukaisesti valitsemaa henkilöä;

(d)  "sihteeristöllä" oikeusasiamiestä avustavia virkamiehiä ja muita toimihenkilöitä;

(e)  "asiakirjalla" mille tahansa välineelle (kirjallisesti paperille, sähköisesti tallennettua tai ääni-, kuva- tai ääni- ja kuvatallenteena) tallennettua sisältöä.

2 artikla- Kantelujen vastaanottaminen

2.1. Oikeusasiamies ottaa vastaan kanteluita, jotka on esitetty kirjallisesti. Hän toteuttaa asianmukaisia toimenpiteitä vammaisten henkilöiden avustamiseksi, jotta nämä voivat käyttää oikeuttaan kannella oikeusasiamiehelle.

2.2. Kantelijan on ilmoitettava tarvittaessa, mitä kanteluun sisältyviä tietoja hän pitää luottamuksellisina. Vaikka kantelija ilmoittaisi joidenkin tietojen olevan luottamuksellisia, oikeusasiamies voi välittää kyseiset tiedot asianomaiselle toimielimelle tutkimuksen suorittamista varten. Oikeusasiamies ilmoittaa toimielimelle, mitä tietoja kantelija pitää luottamuksellisina.

2.3. Oikeusasiamies voi aiheellisiksi katsomissaan tapauksissa siirtää kantelun kantelijan suostumuksella toiselle toimivaltaiselle viranomaiselle.

3 artikla- Kantelujen käsittely

3.1. Oikeusasiamies käsittelee kantelut millä tahansa Euroopan unionin toimielinten virallisella kielellä ja työkielellä.[2] Oikeusasiamies pitää yhteyttä kantelijaan kantelun kielellä, ellei kantelija hyväksy viestien vastaanottamista jollakin muulla Euroopan unionin toimielinten virallisella kielellä tai työkielellä.

3.2. Oikeusasiamies määrittelee, hyväksytäänkö kantelu tutkittavaksi ohjesäännön 2 artiklan 4 kohdan mukaisesti. Sihteeristö voi pyytää kantelijaa toimittamaan lisätietoja tai asiakirjoja, joiden avulla oikeusasiamies pystyy selvittämään kyseiset asiat.

3.3. Jos kantelua ei oteta tutkittavaksi, oikeusasiamies ilmoittaa asiasta kantelijalle ja lopettaa asian käsittelyn.

3.4. Jos oikeusasiamies katsoo, että kantelun, joka voidaan ottaa tutkittavaksi, tutkimiselle on perusteet, tutkimus aloitetaan. Jos oikeusasiamies katsoo, että tutkimuksen käynnistämiselle ei ole perusteita, mukaan lukien tapaukset, joissa kantelu on selvästi perusteeton, oikeusasiamies ilmoittaa asiasta kantelijalle ja lopettaa kantelun käsittelyn.

3.5. Tarvittaessa oikeusasiamies voi ilmoittaa asianomaiselle toimielimelle kanteluista, joita ei voida ottaa tutkittavaksi, tai kanteluista, joita koskevan tutkimuksen käynnistämiselle ei oikeusasiamiehen näkökulmasta ole perusteita.

3.6. Ohjesäännön 2 artiklan mukaisesti oikeusasiamies voi pitäessään sitä aiheellisena toteuttaa toimia sen varmistamiseksi, että kantelun käsittelyä priorisoidaan, ottaen huomioon kantelun erityisluonne, mukaan lukien väärinkäytösten paljastaminen ja häirintä.

3.7 Oikeusasiamies käsittelee häiritsevät viestit ja menettelyn väärinkäyttönä pidettävät kantelut asiaa koskevien hyväksyttyjen suuntaviivojen mukaisesti. Nämä suuntaviivat julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla.

4 artikla- Tietojen keruu tutkimusten aikana

4.1. Kun oikeusasiamies pitää tutkimuksen käynnistämistä perusteltuna, hän yksilöi ne kantelijan esittämät väitteet, jotka kuuluvat tutkittaviin seikkoihin.

4.2. Oikeusasiamies voi pyytää asianomaista toimielintä vastaamaan kyseisiin väitteisiin. Oikeusasiamies voi myös pyytää asianomaista toimielintä esittämään vastauksessaan näkemyksensä väitteiden tietyistä näkökohdista ja muista yksittäisistä seikoista, jotka käyvät ilmi kantelusta tai liittyvät siihen.

4.3. Toimielimet toimittavat oikeusasiamiehelle ohjesäännön 5 artiklan mukaisesti tutkimusta varten hänen pyytämänsä tiedot, mukaan lukien asiakirjat. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä voi tutkia tietoja ja tarkastaa asiakirjoja joko asianomaisen toimielimen tiloissa tai sähköisesti. EU:n turvallisuusluokitellut tiedot annetaan käytettäväksi asianomaisen toimielimen tiloissa, ellei oikeusasiamiehen kanssa muusta sovita.

4.4. Edellä 4.2 ja 4.3 kohdassa mainittuja seikkoja koskevat toimielimen vastaukset on annettava oikeusasiamiehen asettamassa määräajassa, joka on yleensä enintään kolme kuukautta. Tarkka määräaika vastauksen antamiselle asetetaan kohtuulliseksi, ja siinä otetaan huomioon tutkimuksen monimutkaisuus ja kiireellisyys. Jos oikeusasiamies pitää tutkimusta yleisen edun kannalta merkityksellisenä, vastauksen määräaika asetetaan kohtuullisuus huomioon ottaen mahdollisimman lyhyeksi. Jos asianomainen toimielin ei pysty antamaan vastausta asetetussa määräajassa, se voi esittää määräajan pidentämisestä perustellun pyynnön.

4.5. Oikeusasiamies voi pyytää asianomaista toimielintä järjestämään tapaamisen oikeusasiamiehen tutkimusryhmän kanssa selventääkseen tutkimuksen alaan kuuluvia seikkoja.

4.6. Oikeusasiamies voi kuulla toimielimen virkamiehiä tai muuta henkilöstöä ohjesäännön 7 artiklan mukaisesti.

4.7. Oikeusasiamies voi tutkimuksen tekemistä varten pyytää jäsenvaltiota sen pysyvän edustuston välityksellä toimittamaan toimielimen toimintaa koskevaan väitettyyn hallinnolliseen epäkohtaan liittyviä tietoja tai asiakirjoja ohjesäännön velvoitteiden mukaisesti.

4.8. Kun toimielin tai jäsenvaltio toimittaa oikeusasiamiehelle tietoja tai asiakirjoja 4.2, 4.3, 4.5 tai 4.7 kohdan mukaisesti, on sen yksilöitävä selkeästi EU:n turvallisuusluokitellut tiedot tai muut luottamuksellisiksi katsomansa tiedot. Oikeusasiamies ei paljasta tällaisia tietoja kantelijalle eikä yleisölle ilman asianomaisen toimielimen tai jäsenvaltion toimivaltaisen viranomaiset etukäteen antamaa kirjallista suostumusta. Oikeusasiamies käsittelee EU:n turvallisuusluokiteltuja tietoja ohjesäännön ja EU:n turvallisuusluokiteltuihin tietoihin pääsyä koskevista turvallisuussäännöistä ja -menettelyistä tehdyn oikeusasiamiehen päätöksen sääntöjä noudattaen.

4.9. Oikeusasiamiehen pyynnöstä toimielimet antavat vastauksensa kantelun kielellä. Oikeusasiamies voi pyytää tarvittaessa toimielintä toimittamaan asiaankuuluvista asiakirjoista jäljennöksiä kantelun kielellä. Tällaisen pyynnön esittäessään oikeusasiamies ottaa huomioon oikeasuhteisuuden kantelijan tarpeisiin nähden ja kohtuullisuuden toimielinten resursseihin nähden.

4.10. Oikeusasiamies pitää hallussaan asiakirjoja tai tietoja, jotka on saatu toimielimeltä tai jäsenvaltiolta tutkimuksen aikana ja jotka kyseinen toimielin tai jäsenvaltio on yksilöinyt luottamuksellisiksi, mukaan lukien EU:n turvallisuusluokitellut tiedot, ainoastaan niin kauan kuin tutkimus on käynnissä, eikä tämän päätöksen 9.3 kohdan mukaisesti esitettyjen tarkistuspyyntöjen käsittelyaika ole päättynyt. Tällaiset asiakirjat tai tiedot hävitetään sen jälkeen, kun tutkimus on päättynyt ja määräaika tarkistuspyyntöjen käsittelylle on kulunut umpeen. Oikeusasiamies voi pyytää toimielintä tai jäsenvaltiota säilyttämään tällaiset asiakirjat tai tiedot vähintään viiden vuoden ajan sen jälkeen kun niille on ilmoitettu, ettei oikeusasiamies säilytä enää kyseisiä asiakirjoja.

4.11. Ellei toimielin tai jäsenvaltio tarjoa oikeusasiamiehelle 4.2, 4.3, 4.5 ja 4.7 kohdassa tarkoitettua apua, oikeusasiamies muistuttaa asianomaista toimielintä tai jäsenvaltiota siitä, miksi apu on välttämätöntä. Ellei asiaa saada ratkaistua asianomaisen toimielimen tai jäsenvaltion kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen oikeusasiamiestä tyydyttävällä tavalla, oikeusasiamies voi ilmoittaa asiasta Euroopan parlamentille, joka toteuttaa sopiviksi katsomansa toimet.

4.12. Tutkimuksen tekemistä varten oikeusasiamies voi pyytää kantelijaa tai kolmatta osapuolta toimittamaan tietoja tai asiakirjoja tai selventämään oikeusasiamiehelle jo toimitettuja tietoja tai asiakirjoja. Tarvittaessa oikeusasiamies voi pyytää kantelijan näkemyksiä toimielimen kannasta sanotun kuitenkaan rajoittamatta ohjesäännön 5 artiklan 8 kohdan soveltamista. Oikeusasiamies voi myös pyytää tapaamista kantelijan kanssa selventääkseen tutkimuksen piiriin kuuluvia seikkoja. Oikeusasiamies voi päättää tutkimuksen, jos kantelija ei ole toimittanut pyydettyjä tietoja, jotka ovat tarpeen tutkimuksen loppuun saattamiseksi.

4.13. Oikeusasiamies voi teettää tutkimuksia tai asiantuntijaraportteja, joiden katsotaan olevan merkityksellisiä oikeusasiamiehen toimivallan käytön kannalta, esimerkiksi ohjesäännön 2 artiklan 6 kohdassa mainituissa tapauksissa.

5 artikla- Ratkaisuehdotukset

5.1. Jos oikeusasiamies katsoo, että kanteluun on löydettävissä sovintoratkaisu, oikeusasiamies pyrkii saamaan aikaan sovintoratkaisun asianomaisen toimielimen kanssa hallinnollisen epäkohdan poistamiseksi.

5.2. Asianomaisen toimielimen on vastattava oikeusasiamiehen sovintoratkaisuehdotukseen annetussa määräajassa, joka on yleensä enintään kolme kuukautta. Tarkka määräaika vastauksen antamiselle asetetaan kohtuulliseksi, ja siinä otetaan huomioon tutkimuksen monimutkaisuus ja kiireellisyys. Jos oikeusasiamies pitää tutkimusta yleisen edun kannalta merkityksellisenä, vastauksen määräaika asetetaan kohtuullisuus huomioon ottaen mahdollisimman lyhyeksi. Jos asianomainen toimielin ei pysty antamaan vastausta asetetussa määräajassa, se voi esittää määräajan pidentämisestä perustellun pyynnön.

5.3. Oikeusasiamies tiedottaa kantelijalle ehdotetusta sovintoratkaisusta ja toimielimen vastauksesta asianomaiseen ehdotukseen saatuaan kyseessä olevan toimielimen vastauksen. Kantelija voi esittää oikeusasiamiehelle huomautuksia kuukauden kuluessa.

6 artikla- Tulokset, suositukset ja tutkimusten päättäminen

6.1. Oikeusasiamies voi tehdä parannusehdotuksia tutkimuksen aikana.

6.2. Jos oikeusasiamies ei havaitse hallinnollista epäkohtaa, jos sovintoratkaisuun on päästy tai jos lisätutkimukset eivät ole perusteltuja, tutkimus päätetään, ja päätöksessä ilmoitetaan tutkimuksen tulokset. Päätöksessään tutkimuksen päättämisestä oikeusasiamies voi ehdottaa parannuksia tutkimuksen aikana havaittuihin seikkoihin. Oikeusasiamies toimittaa päätöksen kantelijalle ja asianomaiselle toimielimelle.

6.3. Jos oikeusasiamies havaitsee hallinnollisen epäkohdan, hän antaa asianomaiselle toimielimelle tarvittaessa asianmukaisen suosituksen (asianmukaiset suositukset) ohjesäännön 4 artiklan 1 kohdan mukaisesti ja pyytää asianomaista toimielintä esittämään suosituksesta (suosituksista) lausunnon kolmen kuukauden kuluessa. Lausunnossa on ilmoitettava, onko toimielin toteuttanut tai aikooko se toteuttaa suosituksen (suositukset), ja jos on tai jos aikoo, miten se on tämän tehnyt tai aikoo sen tehdä. Oikeusasiamies välittää lausunnon kantelijalle, joka voi esittää lausunnosta huomautuksia kuukauden kuluessa.

6.4. Tutkittuaan asianomaisen toimielimen lausunnon ja kantelijan 6.3 kohdan mukaisesti mahdollisesti toimittamat huomautukset oikeusasiamies voi päättää tutkimuksen ja esittää tutkimuksen tulokset. Jos oikeusasiamies päättää tutkimuksen ja havaitsee hallinnollisen epäkohdan, oikeusasiamies voi toistaa mahdolliset aiemmin annetut suositukset.

6.5. Jos oikeusasiamies saa tietää tutkimansa asian käsittelyn käynnistyneen tuomioistuimessa, hän päättää tutkimuksen ja ilmoittaa asiasta kantelijalle ja toimielimelle.

7 artikla- Parlamentille annettavat kertomukset

7.1. Oikeusasiamies raportoi tutkimuksistaan säännöllisesti Euroopan parlamentille, myös vuosikertomuksessa, johon sisältyy arvio oikeusasiamiehen suositusten, ratkaisuehdotusten ja parannusehdotusten noudattamisesta. Raporttiin on tarvittaessa sisällytettävä myös häirintään, väärinkäytösten paljastamiseen ja toimielinten sisäisiin eturistiriitoihin liittyvien oikeusasiamiehen tutkimusten tulokset.

7.2. Oikeusasiamies voi toimittaa Euroopan parlamentille erityiskertomuksen ilmoitettuaan asianomaiselle toimielimelle, että tällainen kertomus tehdään. Siinä voidaan käsitellä mitä tahansa tutkimusta, jossa oikeusasiamies havaitsee hallinnollisen epäkohdan ja jota oikeusasiamies pitää yleisen edun kannalta erityisen tärkeänä.

8 artikla- Oma-aloitteiset tutkimukset ja seurantatutkimukset

8.1. Ohjesäännön 1 artiklan 3 kohdassa ja 3 artiklan 3 kohdassa määriteltyjen velvollisuuksiensa mukaisesti oikeusasiamies tekee oma-aloitteisia tutkimuksia, joita hän pitää perusteltuina.

8.2. Oikeusasiamies voi tutkimusten ulkopuolella olla kirjallisesti yhteydessä toimielimiin parantaakseen tietämystä, jakaakseen havaintoja tai kerätäkseen tietoa hallinnollisista käytännöistä. Oikeusasiamies voi ohjesäännön 1 artiklan 3 kohdan rajoissa ja 3 artiklan 3 kohdan mukaisesti päättää suorittaa oma-aloitteisia tutkimuksia toimielinten kanssa käydyn yhteydenpidon perusteella.

8.3. Kantelun perusteella käynnistettyihin tutkimuksiin sovellettavia menettelyjä sovelletaan 8.1 ja 8.2 kohdan mukaisiin oma-aloitteisiin tutkimuksiin siltä osin kuin ne ovat kyseisten tutkimusten kannalta merkityksellisiä.

9 artikla- Kantelijan oikeudet menettelyssä

9.1. Oikeusasiamies tiedottaa kantelijalle tutkimuksen etenemisestä.

9.2. Kantelija voi missä tahansa tutkimuksen vaiheessa esittää huomautuksia tai antaa lisätietoja, jotka eivät ole olleet tiedossa kantelun tekemisen ajankohtana ja jotka kuuluvat oikeusasiamiehen tutkimuksen soveltamisalaan.

9.3. Kantelijalla on oikeus pyytää tarkistamaan päätöstä tämän päätöksen 3.3 ja 3.4 kohdan mukaisesti sekä muita tutkimuksen päätteeksi annetussa päätöksessä ilmoitettuja tutkimuksen tuloksia paitsi ei hallinnollisen epäkohdan toteamista. Yksityiskohtaiset säännöt siitä, miten oikeusasiamies käsittelee tarkistuspyynnöt, esitetään oikeusasiamiehen päätöksessä, ja ne julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla.

9.4. Kun kantelija tekee tarkistuspyynnön 9.3 kohdan mukaisesti, hänellä on oikeus pyytää saada tutustua kantelua koskevaan oikeusasiamiehen asiakirja-aineistoon. Siinä olevien tietojen luovuttamisessa kantelijalle on noudatettava ohjesäännössä vahvistettuja sääntöjä ja erityisesti sen 5 artiklan 8 kohtaa.

9.5. Kantelijan tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen suojaamiseksi oikeusasiamies voi määritellä kantelussa tai muissa asiakirjoissa olevat tiedot luottamuksellisiksi, mistä hän ilmoittaa toimielimelle. Poikkeuksellisissa olosuhteissa, kuten väärinkäytösten paljastamista koskevissa kanteluissa, oikeusasiamies voi päättää olla ilmoittamatta kantelun tekijän henkilöllisyyttä asianomaiselle toimielimelle.

9.6. Kantelija voi peruuttaa kantelun missä tahansa tutkimuksen vaiheessa. Tämä ei estä oikeusasiamiestä aloittamasta oma-aloitteista tutkimusta kantelun kohteena olleesta aiheesta.

10 artikla- Toimielinten oikeudet menettelyssä

Oikeusasiamies varmistaa, että toimielimet pidetään ajan tasalla oikeusasiamiehen tutkimuksista ja niiden tuloksista ja että niille annetaan mahdollisuus esittää huomautuksia ja todistusaineistoa tämän päätöksen ja ohjesäännön mukaisesti.

11 artikla- Kantelun käsittelyn siirtäminen

Oikeusasiamies voi siirtää osia kantelun käsittelyyn kuuluvasta prosessista sihteeristölle. Sihteeristö ilmoittaa kantelijalle oikeudesta pyytää oikeusasiamiestä tarkistamaan oikeusasiamiehen tai sen sihteeristön tekemää päätöstä oikeusasiamiehen tarkistuspyyntöjä koskevan päätöksen mukaisesti.

12 artikla- Yhteistyö jäsenvaltioiden oikeusasiamiesten ja vastaavien elinten kanssa

12.1. Oikeusasiamies voi tehdä yhteistyötä jäsenvaltioiden oikeusasiamiesten ja vastaavien elinten kanssa, ja yhteistyö voi tapahtua myös Euroopan oikeusasiamiesten verkoston kautta ohjesäännön mukaisesti.

12.2. Euroopan oikeusasiamiesten verkoston jäsenet voivat esittää oikeusasiamiehelle tiedusteluja Euroopan unioniin liittyvistä asioista. Oikeusasiamies voi, jos pitää sitä aiheellisena, pyytää asiaankuuluvalta toimielimeltä vastausta tiedusteluun.

13 artikla- Tutkimuksia koskevien tietojen julkaiseminen

Oikeusasiamies voi julkaista tutkimuksen etenemisestä tietoja, jotka eivät ole turvallisuusluokiteltuja tai luottamuksellisia. Oikeusasiamies voi etenkin yleistä etua koskevissa tutkimuksissa julkistaa yhteydenpidon toimielinten tai jäsenvaltioiden kanssa, jollei ohjesäännön 5 artiklan 8 kohdassa säädetyistä edellytyksistä muuta johdu.

14 artikla- Voimaantulo

14.1. Oikeusasiamies kumoaa 20. heinäkuuta 2016 annetut soveltamissäännökset.

14.2. Tämä päätös tulee voimaan 10. lokakuuta 2023. Sitä sovelletaan kaikkiin kyseisenä päivänä meneillään oleviin tutkimuksiin, kaikkiin kyseisenä päivänä aloitettaviin tutkimuksiin ja kaikkiin kanteluihin, joihin oikeusasiamies ei tuolloin ole vielä esittänyt kantaansa.

14.3. Oikeusasiamies julkaisee tämän päätöksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä sekä oikeusasiamiehen verkkosivustolla.\

 

Tehty Strasbourgissa 21. kesäkuuta 2023.

Emily OʼREILLY

Euroopan oikeusasiamies

 

[1] EUVL L 253, 16.7.21, s. 1–10.

[2] Euroopan oikeusasiamies teki Espanjan kuningaskunnan kanssa hallinnollisen sopimuksen, jonka mukaan Euroopan oikeusasiamiehen ja Espanjan kansalaisten ja asukkaiden välisessä viestinnässä voidaan virallisesti käyttää espanjan/kastilian kielen lisäksi myös muita kieliä, joilla on Espanjan vuoden 1978 perustuslain mukaisesti tunnustettu asema.