Så behandlar vi personuppgifter i samband med klagomål

Uppgiftsbehandling

Klagomål till ombudsmannen och relaterad korrespondens omfattar ofta personuppgifter såsom namn, kontaktuppgifter och annan information som rör identifierbara personer.

Klagande måste skapa ett konto på Europeiska ombudsmannens webbplats om de vill inge ett klagomål via det elektroniska klagomålsformuläret. När du skapar ett konto måste du tillhandahålla personuppgifter, däribland namn, e-postadress och nationalitet. Ombudsmannen raderar konton som inte har använts på två år (dvs. två år utan att användaren har loggat in på kontot). När kontot har raderats anonymiseras personuppgifterna, och de kommer endast att användas för statistiska ändamål. Kontoinnehavaren underrättas per e-post kort innan kontot raderas. 

I EU-lagstiftningen fastställs rättigheter och skyldigheter (Förordning (EU) 2018/1725) för hur personuppgifter ska hanteras av EU:s institutioner, däribland Europeiska ombudsmannen. Dessa omfattar individens rätt att få tillgång till uppgifter om honom eller henne som denna myndighet innehar. Om du vill veta hur du gör för att utöva dessa rättigheter eller vill ha mer information, kontakta vårt kontor eller vårt personuppgiftsombud.

Om en person anser att ombudsmannen inte har hanterat hans eller hennes personuppgifter på lämpligt sätt kan han eller hon kontakta Europeiska datatillsynsmannen.

Sekretess för ditt klagomål och dina uppgifter

De klagande ombes tydligt ange om de anser att någon handling eller information är konfidentiell i samband med att de skickar denna till ombudsmannen.

Informationen i fråga kan endast klassas som konfidentiell om spridning av den kan medföra negativa effekter. Detta kan exempelvis gälla ekonomisk information, känslig affärsinformation eller personuppgifter om en privatperson. Sekretess kan inte alltid garanteras. Om du skickar in handlingar som innehåller personuppgifter om någon annan än dig själv kommer denna person sannolikt kunna få tillgång till dessa från ombudsmannen genom att utöva sina uppgiftsskyddsrättigheter. Du bör vara beredd på att ditt klagomål och eventuella styrkande handlingar delas fullt ut med den institution eller det organ som du klagar på så att de verkligen kan förstå klagomålet och svara ombudsmannen.

Meddelande om behandling av personuppgifter

Meddelandet om behandling av personuppgifter i samband med ombudsmannens hantering av klagomål och undersökningar hittar du här.