Ako spracúvame osobné údaje uvedené v sťažnostiach

Spracúvanie údajov

Sťažnosti na kanceláriu ombudsmana a súvisiaca korešpondencia často obsahujú osobné údaje ako mená, kontaktné údaje a ďalšie informácie týkajúce sa identifikovateľných jedincov.

Na podanie sťažnosti prostredníctvom online formulára sťažnosti sa vyžaduje vytvorenie konta na webovom sídle európskeho ombudsmana. Pri vytvorení konta musia sťažovatelia poskytnúť osobné údaje vrátane mena, e-mailovej adresy a štátneho občianstva. Kontá, ktoré sú neaktívne počas dvoch rokov (t. j.  dva roky bez prihlásenia sa do účtu), úrad ombudsmana odstráni. Po odstránení konta sa osobné údaje anonymizujú a použijú len na štatistické účely. Majiteľom konta sa krátko pred odstránením účtu pošle e-mailové oznámenie. 

Európska legislatíva (nariadenie (EÚ) 2018/1725) stanovuje práva a povinnosti súvisiace so spôsobom spracúvania osobných údajov v rámci inštitúcií EÚ, a to vrátane Európskeho Ombudsmana. Patrí sem právo jedinca na získanie prístupu k jeho alebo jej informáciám, ktorými naša kancelária disponuje. Na využitie týchto práv a získanie ďalších informácií kontaktujte našu kanceláriu alebo našu zodpovednú osobu pre spracúvanie osobných údajov.

Ak jedinec usúdi, že ombudsman nenakladá s jeho alebo jej osobnými údajmi správne, môže sa obrátiť na európskeho kontrolóra pre ochranu údajov.

Dôvernosť sťažnosti a informácií

Žiadame sťažovateľov o jasnú identifikáciu všetkých dokumentov a informácií, ktoré môžu byť podľa nich považované za dôverné, hneď ako ich postúpia ombudsmanovi.

Dôvernosť je možné uplatniť iba v prípade, ak by malo zverejnenie informácií nežiaduce následky. Mohlo by sa to týkať napríklad finančných informácií, citlivých obchodných informácií alebo osobných informácií o súkromnej osobe. Dôvernosť nie je možné zaručiť v každom prípade. Môže sa to stať najmä vtedy, ak dokumenty zaslané ombudsmanovi obsahujú okrem Vašich aj iné údaje. Osoba, ktorej sa údaje týkajú, k nim bude mať u ombudsmana prístup na základe svojho práva na ochranu údajov. V každom prípade by ste však mali očakávať, že Vaša sťažnosť a akékoľvek podporné dokumentu budú sprístupnené vo svojej úplnosti inštitúcii alebo subjektu, na ktorý sa sťažujete, aby títo mohli veci správne porozumieť a reagovať na ňu u ombudsmana.

Vyhlásenie o spracúvaní osobných údajov

Vyhlásenie o spracúvaní osobných údajov v súvislosti s vybavovaním sťažností a vyšetrovaniami je k dispozícii tu.