You have a complaint against an EU institution or body?

Cum prelucrăm datele cu caracter personal în cadrul plângerilor

Prelucrarea datelor

Plângerile adresate Ombudsmanului și corespondența aferentă conțin deseori date cu caracter personal, precum nume, date de contact și alte informații referitoare la persoane fizice identificabile.

Reclamanții trebuie să își creeze un cont pe site-ul Ombudsmanului European dacă doresc să depună o plângere prin intermediul formularului de depunere online a plângerilor. La crearea unui cont, reclamanții trebuie să furnizeze date personale, inclusiv numele lor, adresa lor de e-mail și naționalitatea lor. Ombudsmanul șterge conturile care au rămas inactive timp de doi ani (adică doi ani fără conectare la cont). După ștergerea contului, datele personale sunt anonimizate și utilizate exclusiv în scopuri statistice. Titularii conturilor sunt informați prin e-mail cu puțin timp înainte de ștergere. 

Legislația europeană (Regulamentul (UE) 2018/1725) prevede drepturi și obligații legate de gestionarea datelor cu caracter personal de către instituțiile UE, inclusiv de către Ombudsmanul European. Printre acestea se numără dreptul unei persoane de a obține acces la informațiile despre ea însăși pe care le deține Biroul nostru. Pentru a vă exercita aceste drepturi sau pentru mai multe informații, vă rugăm să contactați Biroul Ombudsmanului European sau responsabilul nostru pentru protecția datelor.

Dacă o persoană consideră că datele sale cu caracter personal au fost gestionate de Ombudsman în mod necorespunzător, aceasta poate contacta Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.

Confidențialitatea plângerii și a informațiilor primite de la dumneavoastră

Reclamanții trebuie să precizeze clar toate documentele sau informațiile pe care le consideră confidențiale, în momentul în care acestea sunt trimise Ombudsmanului.

Păstrarea confidențialității este posibilă doar în cazul în care dezvăluirea informațiilor ar genera un prejudiciu. De exemplu, se poate aplica în cazul informațiilor financiare, al informațiilor sensibile din punct de vedere comercial sau al informațiilor personale referitoare la o persoană particulară. Confidențialitatea nu poate fi garantată întotdeauna. Mai precis, dacă transmiteți Ombudsmanului documente care conțin date personale referitoare la o altă persoană decât dumneavoastră, acea persoană va fi cel mai probabil în măsură să obțină accesul la informațiile respective, exercitându-și drepturile în materie de protecție a datelor. În orice caz, trebuie să vă așteptați ca plângerea dumneavoastră, împreună cu documentele justificative, să fie puse integral la dispoziția instituției sau organismului care face obiectul reclamației, pentru a-i da posibilitatea să înțeleagă exact la ce se referă plângerea și să transmită un răspuns Ombudsmanului.

Declarație privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Declarația privind prelucrarea datelor cu caracter personal în contextul gestionării plângerilor și anchetelor de către Ombudsman poate fi găsită aici.