Informatie over de verwerking van persoonsgegevens in verband met klachten

Gegevensverwerking

Bij de Ombudsman ingediende klachten en hiermee samenhangende correspondentie bevatten vaak persoonsgegevens, zoals namen, contactgegevens en andere informatie over identificeerbare personen.

Klagers moeten een account aanmaken op de website van de Europese Ombudsman als zij een klacht willen indienen via het onlineklachtenformulier. Bij het aanmaken van een account moeten de klagers persoonsgegevens invoeren, waaronder hun naam, e-mailadres en nationaliteit. De Ombudsman verwijdert accounts die twee jaar lang inactief zijn (d.w.z. dat er twee jaar lang niet is ingelogd op het account). Wanneer het account is verwijderd, worden persoonsgegevens geanonimiseerd en enkel voor statistische doeleinden gebruikt. Eigenaren van accounts krijgen kort voor de verwijdering een melding per e-mail. 

Krachtens het Europese recht (Verordening (EU) 2018/1725) gelden er rechten en plichten bij de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen van de Europese Unie, zoals de Europese Ombudsman. Eén hiervan is het recht van personen om toegang te verkrijgen tot informatie die op hen betrekking heeft en die door dit bureau wordt bewaard. Om genoemde rechten uit te oefenen of nadere informatie te verkrijgen, kunt u contact opnemen met ons bureau of onze functionaris voor gegevensbescherming.

Eenieder die meent dat de Ombudsman niet naar behoren is omgegaan met zijn of haar persoonsgegevens, kan zich wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Vertrouwelijkheid van uw klacht en informatie

Klagers wordt verzocht, meteen bij de indiening bij de Ombudsman, duidelijk aan te geven welk document of welke informatie zij als vertrouwelijk beschouwen.

Een vertrouwelijke behandeling is alleen mogelijk indien de openbaring van de informatie nadelige gevolgen zou hebben. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij financiële informatie, commercieel gevoelige informatie of persoonlijke informatie over een particulier. Vertrouwelijkheid kan niet altijd worden gegarandeerd. Meer bepaald, indien u de Ombudsman documenten overlegt met persoonsgegevens van iemand anders dan uzelf, zal de persoon in kwestie zeer waarschijnlijk de informatie kunnen opvragen bij de Ombudsman, gebruik makend van zijn recht op gegevensbescherming. U moet er in ieder geval van uitgaan dat uw klacht en eventuele begeleidende documenten geheel worden gedeeld met de instelling of het orgaan waarover uw klacht gaat. Deze instelling of dit orgaan kan de klacht zo naar behoren begrijpen en de Ombudsman een antwoord geven.

Verklaring voor de verwerking van persoonsgegevens

De verklaring voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de behandeling van klachten en onderzoeken door de Ombudsman is hier te vinden.