You have a complaint against an EU institution or body?

Kif nipproċessaw id-data personali fl-ilmenti

Ipproċessar tad-data

L-ilmenti lill-Ombudsman u l-korrespondenza relatata ta' sikwit ikun fihom data personali, bħal ismijiet, dettalji ta' kuntatt u informazzjoni oħra relatata ma' individwi identifikabbli.

L-ilmentaturi jridu joħolqu kont fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew jekk ikunu jixtiequ jressqu lment permezz tal-formola tal-ilmenti online. Meta joħolqu kont, l-ilmentaturi jridu jipprovdu data personali, inkluż isimhom, l-indirizz tal-email u n-nazzjonalità tagħhom. L-Ombudsman iħassar kontijiet li jkunu baqgħu inattivi għal sentejn (jiġifieri sentejn mingħajr ma wieħed jilloggja fil-kont). Ladarba l-kont jitħassar, id-data personali tiġi anonimizzata u tintuża għal finijiet ta’ statistika biss. Is-sidien tal-kontijiet jiġu nnotifikati permezz ta’ email ftit qabel it-tħassir. 

Hemm drittijiet u obbligi taħt il-liġi Ewropea (Regolament (UE) 2018/1725) dwar kif id-data personali tiġi ġestita mill-istituzzjonijiet tal-UE, inkluż l-Ombudsman Ewropew. Dawn jinkludu d-dritt ta' individwu li jikseb aċċess għall-informazzjoni tiegħu jew tagħha stess miżmuma minn dan l-Uffiċċju. Biex teżerċita dawn id-drittijiet jew biex issir taf aktar, jekk jogħbok ikkuntattja lill-Uffiċċju tagħna għall-Protezzjoni tad-Data.

Jekk persuna tikkunsidra li l-Ombudsman ma ġġestixxietx id-data personali tagħha sew, din il-persuna tista' tikkuntattja lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

Kunfidenzjalità tal-ilment u tal-informazzjoni tiegħek

L-ilmentaturi huma mitlubin jidentifikaw b'mod ċar kwalunkwe dokument jew informazzjoni li huma jikkunsidraw kunfidenzjali minnufih meta jibagħtuhom lill-Ombudsman.

Il-kunfidenzjalità tista' tapplika biss jekk ikun hemm xi effett avvers li kieku l-informazzjoni kellha tiġi żvelata. Tista', pereżempju, tapplika għal informazzjoni finanzjarja, informazzjoni kummerċjalment sensittiva jew informazzjoni personali dwar individwu privat. Il-kunfidenzjalità ma tistax tiġi ggarantita dejjem. B'mod partikolari, jekk tippreżenta dokumenti lill-Ombudsman li fihom id-data personali ta' xi ħadd iżda li mhumiex tiegħek, dik il-persuna wisq probabbli li ser tkun tista' tiksibha mingħand l-Ombudsman, filwaqt li teżerċita d-drittijiet ta' protezzjoni tad-data tagħha. Fi kwalunkwe każ, għandek tistenna li l-ilment u kwalunkwe dokument ta' appoġġ tiegħek jiġu kondiviżi b'mod sħiħ mal-istituzzjoni jew mal-korp li inti qed tagħmel ilment dwaru, sabiex huma jkunu jistgħu jifhmuh bis-sħiħ u jirrispondu lill-Ombudsman.

Dikjarazzjoni għall-ipproċessar ta’ data personali

Id-dikjarazzjoni għall-ipproċessar ta’ data personali fil-kuntest tal-indirizzar tal-ilmenti u l-investigazzjonijiet tal-Ombudsman tista’ tinstab hawnhekk.