Kā mēs apstrādājam personas datus sūdzībās

Datu apstrāde

Sūdzības ombudam un saistītā sarakste bieži satur personas datus, piemēram, vārdus un uzvārdus, kontaktinformāciju un citu informāciju saistībā ar identificējamām personām.

Sūdzību iesniedzējiem ir jāizveido konts Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē, ja tie vēlas iesniegt sūdzību, izmantojot tiešsaistes sūdzības veidlapu. Veidojot kontu, sūdzību iesniedzējiem ir jānorāda personas dati, tostarp viņu vārds, uzvārds, e-pasta adrese un valstspiederība. Ombuds dzēš kontus, kas ir bijuši neaktīvi divus gadus (t. i., divus gadus bez pieteikšanās kontā). Kad konts ir dzēsts, personas datus anonimizē un izmanto tikai statistikas vajadzībām. Neilgi pirms dzēšanas kontu īpašnieki tiek informēti pa e-pastu. 

Saskaņā ar Eiropas tiesībām (Regula (ES) 2018/1725) pastāv tiesības un pienākumi attiecībā uz to, kā ES iestādes, tostarp Eiropas Ombuda birojs, apstrādā personas datus. Tas ietver personas tiesības iegūt piekļuvi savai informācijai, kas iesniegta birojam. Lai īstenotu šīs tiesības vai uzzinātu par to vairāk, lūdzu, sazinieties ar mūsu biroju vai mūsu datu aizsardzības inspektors.

Ja persona uzskata, ka ombuds viņa(-as) personas datus ir apstrādājis nepareizi, viņš(-a) var sazināties ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju.

Konfidencialitāte par Jūsu sūdzību un informāciju

Sūdzības iesniedzējiem uzreiz, sūtot sūdzību ombudam, ir skaidri jānorāda ikviens dokuments vai informācija, kuru viņi uzskata par konfidenciālu.

Konfidencialitātes principu var piemērot tikai tad, ja informācijas izpaušana varētu radīt kādas negatīvas sekas. To varētu, piemēram, piemērot finanšu informācijai, komerciāli sensitīvai informācijai vai personīgai informācijai par privātpersonu. Konfidencialitāti vienmēr nevar garantēt. Jo īpaši, ja iesniedzat ombudam dokumentus, kuri satur personas datus par kādu citu personu, šī persona, visticamāk, spēs iegūt šo informāciju no ombuda, izmantojot savas datu aizsardzības tiesības. Jebkurā gadījumā Jums jāapzinās, ka jūsu sūdzību un jebkurus citus apstiprinošos dokumentus var pilnībā atklāt iestādei vai struktūrai, par kuru sūdzaties, lai tā varētu pienācīgi tos saprast un atbildēt ombudam.

Paziņojums par personas datu apstrādi

Paziņojumu par personas datu apstrādi saistībā ar ombuda veikto sūdzību un izmeklēšanu izskatīšanu var atrast šeit.