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Trattamento dei dati personali nei reclami

Trattamento dei dati

Le denunce presentate al Mediatore e la corrispondenza connessa contengono spesso dati personali quali nomi, recapiti ai fini del contatto e altre informazioni relative a persone identificabili.

I denuncianti devono creare un account sul sito web del Mediatore europeo se desiderano presentare una denuncia tramite il modulo di denuncia online. Quando creano un account, i denuncianti devono fornire alcuni dati personali, tra cui il loro nome, l’indirizzo di posta elettronica e la nazionalità. Il Mediatore europeo cancella gli account rimasti inattivi per due anni (ossia quelli a cui il titolare non accede da due anni) Una volta cancellato l’account, i dati personali vengono resi anonimi e utilizzati esclusivamente a fini statistici. I titolari di account ricevono una notifica per posta elettronica poco tempo prima della cancellazione. 

Per il trattamento dei dati personali da parte di istituzioni dell’UE, incluso il Mediatore europeo, la legislazione europea (Regolamento (UE) 2018/1725) prevede diritti e obblighi, tra cui il diritto di una persona di ottenere l’accesso ai propri dati detenuti da questo Ufficio. Per esercitare questi diritti o per avere maggiori informazioni, può contattare il nostro Ufficio il nostro responsabile della protezione dei dati.

Se una persona ritiene che il Mediatore non abbia trattato correttamente i suoi dati, può contattare il Garante europeo della protezione dei dati.

Riservatezza della denuncia e delle informazioni

I denuncianti devono identificare chiaramente e sin dalla trasmissione al Mediatore ogni documento o informazione che considerano essere di natura riservata.

La riservatezza può essere invocata solamente nel caso in cui la divulgazione delle informazioni comporti effetti pregiudizievoli; questo vale ad esempio per dati finanziari, informazioni commercialmente sensibili o informazioni personali riguardanti un privato cittadino. La riservatezza non può essere garantita in ogni circostanza. In particolare, se si presentano al Mediatore documenti contenenti dati personali di terzi, tali terzi con ogni probabilità potranno ottenerli dal Mediatore esercitando i propri diritti in materia di protezione dei dati. In ogni caso, si deve prevedere che la denuncia e gli eventuali documenti di supporto siano messi interamente a disposizione dell’istituzione od organismo cui si riferisce la denuncia, in modo che tale istituzione od organismo possa prenderne conoscenza adeguatamente e rispondere al Mediatore.

Informativa per il trattamento dei dati personali

L’informativa per il trattamento dei dati personali nel contesto della gestione delle denunce e delle indagini del Mediatore europeo è disponibile qui.