Miként kezeljük a személyes adatokat a panaszok kivizsgálása során?

Adatfeldolgozás

Az ombudsmanhoz intézett panaszok és a kapcsolódó levelek gyakran tartalmaznak személyes adatokat, például neveket, elérhetőségeket és más, azonosítható személyekre vonatkozó információkat.

Amennyiben a panasztevő az online panaszbejelentő űrlapon keresztül szeretne panaszt benyújtani, létre kell hoznia egy felhasználói fiókot az európai ombudsman honlapján. A felhasználói fiók létrehozásakor a panasztevőnek meg kell adnia személyes adatait, beleértve a nevét, az e-mail-címét és az állampolgárságát. Az ombudsman törli a két évig inaktív fiókokat (vagyis azokat, amelyekbe a felhasználó két évig nem jelentkezett be). A fiók törlése után a személyes adatokat anonimizálják és kizárólag statisztikai célokra használják fel. A fióktulajdonost röviddel a törlés előtt e-mailben értesítik. 

A vonatkozó európai jogszabály (2018/1725/EK rendelet) különféle jogokat és kötelezettségeket ír elő a személyes adatoknak az uniós intézmények, köztük az európai ombudsman általi kezelésére nézve. Idetartozik például, hogy a személynek joga van betekinteni a hivatal birtokában lévő, rá vonatkozó információkba. Ha szeretne élni ezekkel a jogokkal, vagy bővebb tájékoztatást szeretne, kérjük, forduljon a hivatalhoz vagy hivatalunk adatvédelmi tisztviselőjéhez.

Amennyiben egy személy úgy véli, hogy az európai ombudsman nem megfelelően kezelte a személyes adatait, az európai adatvédelmi biztoshoz fordulhat.

A panasz és az információk bizalmas kezelése

Kérjük a panaszosokat, hogy az ombudsmannak küldött információk és dokumentumok közül rögtön az elküldéskor jelöljék meg azokat, amelyeket bizalmasnak tekintenek.

A titoktartást csak akkor lehet érvényesíteni, ha az információk nyilvánosságra kerülése valamilyen hátrányos következménnyel járna. A titoktartás alkalmazható például pénzügyi információkra, üzleti szempontból érzékeny információkra vagy egy magánszemélyre vonatkozó személyes információkra. A titoktartást nem mindig lehet garantálni. Ha például olyan dokumentumokat nyújt be az ombudsmanhoz, amelyekben valaki más személyes adatai is szerepelnek, az illető személy az adatvédelmi jogaival élve minden valószínűség szerint kikérheti ezeket az ombudsmantól. Arra mindenképpen számítania kell, hogy a panaszát és a hozzá tartozó bizonyító dokumentumokat a panaszban érintett intézmény vagy szerv teljes egészében meg fogja kapni, hogy alaposan megismerhesse és válaszolhasson az ombudsmannak.

Nyilatkozat a személyes adatok kezeléséről

A személyes adatoknak a panaszok és vizsgálatok ombudsman általi kezelésével összefüggésben történő kezelésére vonatkozó nyilatkozat itt érhető el.