Henkilötietojen käsittely kanteluissa

Tietojenkäsittely

Oikeusasiamiehelle tehdyt kantelut ja niihin liittyvät asiakirjat sisältävät usein henkilötietoja, kuten nimiä, yhteystietoja ja muita tunnistettavissa oleviin yksittäisiin henkilöihin liittyviä tietoja.

Verkkokantelulomakkeella tehtävää kantelua varten on luotava tili Euroopan oikeusasiamiehen verkkosivustolla. Tiliä varten on annettava henkilötietoja, muun muassa nimi, sähköpostiosoite ja kansalaisuus. Oikeusasiamies poistaa tilit, joita ei ole käytetty kahteen vuoteen (jos tilille ei ole kirjauduttu kahteen vuoteen). Kun tili on poistettu, henkilötiedot anonymisoidaan ja niitä käytetään vain tilastoja varten. Tilien omistajille ilmoitetaan sähköpostitse hieman ennen tilin poistamista. 

Euroopan unionin lainsäädännössä (asetus (EU) 2018/1725) säädetään siitä, miten EU:n toimielinten, myös Euroopan oikeusasiamiehen, on käsiteltävä henkilötietoja. Lainsäädännön mukaan henkilöllä on oikeus saada tutustua oikeusasiamiehen toimiston hallussa oleviin kyseistä henkilöä koskeviin tietoihin. Lisätietoja tämän oikeuden käyttämisestä antaa oikeusasiamiehen toimisto tai tietosuojavastaavamme.

Jos henkilö katsoo, ettei oikeusasiamies ole käsitellyt hänen henkilötietojaan asianmukaisesti, hän voi ottaa yhteyttä Euroopan tietosuojavaltuutettuun.

Kantelun ja tietojen luottamuksellisuus

Kantelijoita kehotetaan erittelemään selkeästi luottamuksellisina pitämänsä asiakirjat tai tiedot heti lähettäessään kyseiset asiakirjat tai tiedot oikeusasiamiehelle.

Tietojen luottamuksellisuus voidaan säilyttää vain, jos niiden paljastamisesta aiheutuisi haittaa. Luottamuksellisina voidaan pitää esimerkiksi taloudellisia tietoja, liiketoiminnan kannalta arkaluonteisia tietoja tai yksityishenkilöä koskevia henkilötietoja. Luottamuksellisuutta ei voida aina taata. Erityisesti jos toimitat oikeusasiamiehelle asiakirjoja, jotka sisältävät jotakuta toista koskevia tietoja, tällä toisella henkilöllä on hyvin todennäköisesti oikeus saada kyseiset tiedot oikeusasiamieheltä käyttämällä henkilötietojen suojaan liittyviä oikeuksia. Joka tapauksessa kannattaa asennoitua niin, että kantelu ja kaikki sen tueksi esitetyt asiakirjat jaetaan kokonaan kantelun kohteena olevan toimielimen tai elimen kanssa, jotta tämä ymmärtää kantelun asianmukaisesti ja pystyy vastaamaan oikeusasiamiehelle.

Seloste henkilötietojen käsittelystä

Täällä on seloste henkilötietojen käsittelystä, joka koskee oikeusasiamiehelle osoitettuja kanteluita ja tämän tekemiä tutkimuksia.