You have a complaint against an EU institution or body?

Wie wir personenbezogene Daten bei Beschwerden verarbeiten

Datenverarbeitung

Bei der Ombudsstelle eingereichte Beschwerden und damit zusammenhängende Korrespondenz enthalten häufig personenbezogene Daten wie Namen, Kontaktangaben und weitere Informationen zu bestimmbaren natürlichen Personen.

Beschwerdeführer*innen müssen auf der Website der Europäischen Ombudsstelle ein Konto anlegen, wenn sie eine Beschwerde über das Online-Beschwerdeformular einreichen möchten. Bei der Erstellung eines Kontos müssen die Beschwerdeführer*innen personenbezogene Daten angeben, unter anderem ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und ihre Staatsangehörigkeit. Die Europäische Ombudsstelle löscht Konten, bei denen es zwei Jahre lang keinerlei Aktivitäten gab (z. B. wenn sich zwei Jahre lang niemand angemeldet hat). Nach der Löschung des Kontos werden die personenbezogenen Daten anonymisiert und nur für statistische Zwecke verwendet. Kurz vor der Löschung werden die Kontoinhaber per E-Mail benachrichtigt. 

Für den Umgang mit personenbezogenen Daten durch die Organe der EU, einschließlich der Europäischen Ombudsstelle, bestehen im Rahmen des europäischen Rechts (Verordnung (EU) 2018/1725) Rechte und Pflichten. Dazu zählt das Recht einer natürlichen Person auf Auskunft über ihre bei diesem Amt geführten personenbezogenen Daten. Um diese Rechte auszuüben oder weitere Informationen einzuholen, wenden Sie sich bitte an unser Amt oder unseren Datenschutzbeauftragten.

Wenn eine Person der Meinung ist, dass die Ombudsstelle mit ihren personenbezogenen Daten nicht ordnungsgemäß umgegangen ist, kann sie sich an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden.

Vertraulichkeit Ihrer Beschwerde und Informationen

Die Beschwerdeführer*innen werden gebeten, Dokumente oder Informationen, die sie für vertraulich erachten, bei der Übermittlung an die Ombudsstelle eindeutig zu kennzeichnen.

Eine vertrauliche Behandlung ist nur möglich, wenn eine Offenlegung der Informationen nachteilige Auswirkungen zur Folge hat. Dies kann beispielsweise bei finanziellen Informationen, wirtschaftlich sensiblen Informationen oder personenbezogenen Informationen über eine natürliche Person der Fall sein. Vertraulichkeit kann nicht immer garantiert werden. Insbesondere wenn Sie an die Ombudsstelle Dokumente übermitteln, die personenbezogene Daten über eine andere Person als Sie selbst enthalten, ist es sehr wahrscheinlich, dass diese Person unter Ausübung ihrer Rechte auf Datenschutz diese Daten von der Ombudsstelle erhalten kann. In jedem Fall sollten Sie davon ausgehen, dass Ihre Beschwerde und etwaige Belege vollständig dem Organ oder der Einrichtung offengelegt werden, über die Sie sich beschweren, damit diesen ein angemessenes Verständnis und eine Antwort an die Ombudsstelle ermöglicht werden.

Erklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Erklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Beschwerden und Untersuchungen durch die Europäische Ombudsstelle kann hier aufgerufen werden.