Sådan behandler vi personoplysninger i forbindelse med klager

Databehandling

Klager til Ombudsmanden og korrespondance i tilknytning hertil indeholder ofte personoplysninger, såsom navne, kontaktoplysninger og andre oplysninger vedrørende identificerbare fysiske personer.

Klagere skal oprette en konto på Den Europæiske Ombudsmands websted, hvis de ønsker at indgive en klage via onlineklageformularen. Ved oprettelse af en konto skal klagerne give personoplysninger, herunder deres navn, e-mailadresse og nationalitet. Ombudsmanden sletter konti, der har været inaktive i to år (dvs. to år, hvor der ikke er logget på kontoen). Når kontoen er slettet, anonymiseres personoplysningerne og anvendes kun til statistiske formål. Kontohaverne underrettes via e-mail kort før sletningen. 

Europæisk ret (forordning (EU) nr. 2018/1725) fastlægger rettigheder og forpligtelser vedrørende behandling af personoplysninger i EU-institutionerne, herunder Den Europæiske Ombudsmand. Disse omfatter en fysisk persons ret til at få adgang til de oplysninger, som dette kontor er i besiddelse af om personen. For at udøve disse rettigheder eller få flere oplysninger kan du kontakte vores kontor eller vores databeskyttelsesansvarlig.

Hvis en person mener, at Ombudsmanden ikke har behandlet hans eller hendes personoplysninger korrekt, kan vedkommende kontakte Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Fortrolighed af din klage og dine oplysninger

Klager anmodes om klart at angive, hvilke dokumenter eller oplysninger denne anser for fortrolige, så snart de fremsendes til Ombudsmanden.

Fortrolighed kan kun finde anvendelse, når det ville have negative virkninger, hvis oplysningerne blev videregivet. Fortrolighed kunne f.eks. gælde for finansielle oplysninger, kommercielt følsomme oplysninger eller personlige oplysninger om en privatperson. Fortrolighed kan ikke altid garanteres. Navnlig hvis du til Ombudsmanden fremsender dokumenter, der indeholder personoplysninger om andre end dig selv, vil den pågældende person med stor sandsynlighed kunne få dem fra Ombudsmanden ved at udøve sine databeskyttelsesrettigheder. Under alle omstændigheder bør du forvente, at din klage og eventuelle bilag vil blive delt fuldt ud med den institution eller det organ, du klager over, således at de bedre kan forstå den og svare Ombudsmanden.

Erklæring om behandling af personoplysninger

Erklæringen om behandling af personoplysninger i forbindelse med Ombudsmandens behandling af klager og undersøgelser findes her.