Jak zpracováváme osobní údaje při řešení stížností

Zpracování údajů

Stížnosti veřejnému ochránci práv a související korespondence často obsahují osobní údaje, jako jsou jména, kontaktní údaje a další informace spojené s identifikovatelnými osobami.

Stěžovatelé, kteří chtějí podat stížnost prostřednictvím on-line formuláře stížnosti, si musí vytvořit účet na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv. Při vytváření účtu musí stěžovatelé poskytnout osobní údaje, včetně svého jména, e-mailové adresy a státní příslušnosti. Veřejný ochránce práv smaže účty, které jsou neaktivní po dobu dvou let (tj. dva roky se k nim nikdo nepřihlásil). Po smazání účtu jsou osobní údaje anonymizovány a použity pouze pro statistické účely. Majitelé účtů jsou krátce před smazáním účtu informováni e-mailem. 

Evropská legislativa (nařízení 2018/1725) stanoví práva a povinnosti pro nakládání s osobními údaji ze strany institucí EU, včetně evropského veřejného ochránce práv. K těmto právům patří právo jednotlivce získat přístup ke svým údajům, které o něm tento úřad vede. Chcete-li uplatnit toto právo nebo získat více informací, obraťte se na náš úřad nebo našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.

Pokud se kterákoli osoba domnívá, že veřejný ochránce práv nenakládal řádně s jejími údaji, může se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů.

Důvěrnost stížnosti a informací

Žádáme stěžovatele, aby každý dokument nebo informaci, které považují za důvěrné, jasně takto označili již při jejich zaslání veřejnému ochránci práv.

Důvěrnost lze uplatnit pouze v případě, že by zveřejnění informací mělo nějaké nepříznivé dopady. Může se vztahovat například na finanční informace, citlivé informace z obchodního hlediska nebo osobní informace týkající se soukromé osoby. Důvěrnost nelze zaručit ve všech případech. Pokud veřejnému ochránci práv předložíte dokumenty, které kromě Vašich osobních údajů obsahují i osobní údaje jiné osoby, je velmi pravděpodobné, že je daná osoba bude moci od veřejného ochránce práv získat na základě toho, že uplatní svá práva na ochranu údajů. V každém případě byste měli očekávat, že Vaše stížnost i veškeré podkladové dokumenty budou v plném rozsahu poskytnuty instituci nebo orgánu, na něž si stěžujete, aby je tyto orgány a instituce mohly řádně prostudovat a zaslat veřejnému ochránci práv své vyjádření.

Prohlášení o zpracování osobních údajů

Prohlášení o zpracování osobních údajů v souvislosti s vyřizováním stížností a dotazů veřejným ochráncem práv naleznete zde.