You have a complaint against an EU institution or body?

Privacyverklaring met betrekking tot openbare evenementen van de Europese Ombudsman

1) Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

De Europese Ombudsman, via

a) de eenheid Communicatie;

b) de eenheid Personeelszaken, Administratie en Begroting;

c) het kabinet van de directeur.

2) Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

De eenheid Communicatie coördineert, organiseert en beheert externe activiteiten in overeenstemming met het beleid van de Europese Ombudsman. De eenheid verzamelt daarom gegevens om

a) uitnodigingen en informatie te zenden naar potentiële sprekers en deelnemers;

b) inschrijving voor evenementen en de follow-up daarvan mogelijk te maken;

c) de uitwisseling van standpunten en toekomstige samenwerking met en tussen sprekers en deelnemers te bevorderen;

d) financiële en contractuele betrekkingen met sprekers, deelnemers en leveranciers te faciliteren;

e) reisbureaus (binnen een raamovereenkomst van het Europees Parlement) in staat te stellen reis- en verblijfregelingen te treffen;

f) aan beveiligingseisen te voldoen;

g) mededelingen te doen over de werkzaamheden van de Ombudsman.

3) Wat is de juridische grondslag voor het verzamelen van gegevens?

a) Het Statuut van de Europese Ombudsman[1]

b) Artikel 5, lid 1, onder a) van Verordening (EG) nr. 2018/1725: “... de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang ...”

c) Artikel 5, lid 1, onder d) van Verordening (EG) nr. 2018/1725: “... de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden”.

4) Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

a) De namen van sprekers, deelnemers en externe leveranciers.

b) E-mailadressen en telefoonnummers van sprekers, deelnemers en externe leveranciers.

c) De functiebenamingen en cv’s van sprekers.

d) De bankgegevens van sprekers en externe leveranciers.

e) Namen van de werkgevers van sprekers, deelnemers en externe leveranciers.

f) Afbeeldingen, zoals foto’s, alsook video- en audio-opnames tijdens evenementen.

g) Afbeeldingen en audio- en video-opnamen die potentiële sprekers hebben aangeleverd.

5) Wie heeft toegang tot deze gegevens?

a) Medewerkers van de eenheid Communicatie, de eenheid Personeelszaken, Administratie en Begroting en van het kabinet van de directeur, die voor de organisatie van de openbare evenementen van de Ombudsman de beschikking moeten hebben over persoonsgegevens.

b) De reisbureaus van wier diensten de Ombudsman gebruikmaakt (in het kader van een raamovereenkomst van het Europees Parlement), die daarom de beschikking moeten hebben over de namen, geboortedata en contactgegevens van sprekers, en in sommige gevallen, ook deelnemers.

c) Fotografen en geluidstechnici onder contact bij de Ombudsman maken foto’s en audio- en video-opnamen van sprekers en andere deelnemers aan de evenementen.

d) De deelnemers aan de openbare evenementen van de Ombudsman ontvangen een lijst met de namen, functies en werkgevers van de aanwezigen.

e) De Ombudsman publiceert foto’s en video’s van de evenementen op zijn website, in zijn jaarverslag, via de social media en in de jaarlijkse nieuwsbrief van het Europese Netwerk van ombudsmannen. Gewoonlijk worden sprekers afgebeeld, met hun naam, functie en de naam van hun werkgever. Al deze persoonsgegevens zijn toegankelijk voor het publiek.

f) Een samenvatting van een evenement, met namen, functies en de namen van de werkgevers van sprekers, plus foto’s, kunnen via de interne nieuwsbrief van de Ombudsman ter beschikking worden gesteld aan de medewerkers van de organisatie.

6) Hoe lang bewaren wij deze gegevens?

De persoonsgegevens van deelnemers worden vijf jaar bewaard, waarna ze worden gewist. De namen, contactgegevens en afbeeldingen van sprekers worden voor historische doeleinden opgeslagen.

De gegevens, in het bijzonder de namen en foto’s van sprekers, die op de website van de Ombudsman en via zijn social media worden gepubliceerd, blijven daar toegankelijk.

7) Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

a) U kunt toegang vragen tot uw persoonsgegevens en verzoeken om bevestiging of schrapping. Zend daartoe een e-mail naar eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Uw verzoek zal zonder onnodige vertraging in behandeling worden genomen. Weigering moet naar behoren worden gemotiveerd.

b) Wanneer u zich voor een evenement inschrijft, vragen wij u of er foto’s van u mogen worden gemaakt en of deze door de Ombudsman voor communicatiedoeleinden mogen worden gebruikt. Hebt u enig bezwaar of bent u eerst daarmee akkoord gegaan maar bent u later van mening veranderd, dan kunt u contact opnemen met het team Communicatie via eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Het team zal zoveel mogelijk proberen rekening te houden met uw bezwaren (dit is onder meer afhankelijk van de inrichting van de ruimte).

c) We vragen u ook of u wilt worden opgenomen op onze contactlijsten, zodat wij u kunnen informeren over onze activiteiten. In al onze berichten naar u kunt u, indien u dat wilt, zich van de lijsten laten schrappen.

8) Met wie moet u contact opnemen als u nog vragen hebt?

De eenheid Communicatie: eo-comm-contact@ombudsman.europa 

9) Met wie moet u contact opnemen als u zich zorgen maakt over de manier waarop de Ombudsman met uw persoonsgegevens is omgegaan?

a) De functionaris voor gegevensbescherming: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

b) De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming www.edps.europa.eu

 

[1]Besluit van het Europees Parlement inzake het Statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt. Aangenomen door het Parlement op 9 maart 1994 (PB L 113 van 4.5.1994, blz. 15) en gewijzigd bij diens besluiten van 14 maart 2002 (PB L 92 van 9.4.2002, blz. 13) en 18 juni 2008 (PB L 189 van 17.7.2008, blz. 25).